Stel service-items in voor vergaderruimtes en beheer alle aanvragen op één plek! De functie Catering en diensten van deskbird helpt je om de kantoororganisatie te stroomlijnen en zorgt ervoor dat alles wat je teams nodig hebben, beschikbaar is op het juiste moment en de juiste plek.
Met Catering en diensten kun je items (zoals drankjes, snacks of diensten) definiëren en toewijzen aan je vergaderruimtes. Medewerkers kunnen deze diensten aanvragen bij het boeken van een ruimte, en geselecteerde beheerders kunnen alle binnenkomende aanvragen beheren via een speciaal dashboard.
- Diensten instellen in de Admin
- Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes
- Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering
- Aanvragen monitoren via het Serviceaanvragen-dashboard
- Servicegegevens exporteren
- FAQ en bekende beperkingen
1. Diensten instellen in de Admin
Ga naar Admin > Vergaderruimtes > Catering en diensten.
Hier kun je:
- 👤 Gebruikers toevoegen die toegang hebben tot het serviceaanvragen-dashboard
- ➕ Categorieën en items toevoegen, zoals workshopmateriaal, catering of speciale items
- ✏️ Bestaande categorieën bewerken of 🗑️ verwijderen met het pen- of prullenbak-icoon
- 📤 Gegevens exporteren (zie onderaan het artikel)
Bij het aanmaken of bewerken van een categorie kun je het volgende instellen:
-
Categorienaam
- E-mailadres van de aanbieder (degene die de aanvragen ontvangt, kan een externe aanbieder zijn)
- Publieke notities (zichtbaar voor aanvragers)
- Kostencentercode: Geen, Optioneel of Verplicht
- Categorie-items: Je kunt items definiëren op naam, type en hoeveelheidlimiet
- Buffertijden: Stel tijd in voor/na vergaderingen (geldt alleen binnen deskbird – niet gesynchroniseerd met Outlook/Google)
2. Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes
Om diensten voor specifieke ruimtes te activeren:
- Ga naar Admin > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes
- Selecteer een vergaderruimte
- Zet de schakelaar "Catering en diensten inschakelen" aan
- Wijs de juiste servicecategorieën toe aan de ruimte
Hierdoor kunnen medewerkers diensten aanvragen bij het boeken van deze specifieke ruimte.
⚠️ Let op: Het verwijderen van een categorie uit een ruimte verwijdert niet automatisch bestaande aanvragen. Beheerders kunnen deze indien nodig handmatig annuleren.
3. Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering
Wanneer een medewerker een ruimte boekt waarvoor diensten zijn ingeschakeld:
- Ziet hij of zij de optie "Diensten aanvragen"
- Bij het aanklikken hiervan opent een venster waarin je:
- Beschikbare service-items kunt selecteren (bijv. Drankjes, Snacks, Flip-overs)
- Hoeveelheden kunt kiezen
- Extra notities kunt toevoegen
Boekingen voor vergaderruimtes met bijbehorende serviceaanvragen worden weergegeven met een beker-icoon in het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. De aanvrager krijgt hiervan ook een melding in de boekingsbevestiging.
4. Aanvragen monitoren via het Serviceaanvragen-dashboard
Gebruikers die zijn toegevoegd onder "Gebruikers toevoegen die toegang hebben tot catering en diensten" zien nu een nieuw tabblad in het hoofdmenu: Aanvragen.
Via dit dashboard kunnen zij:
-
Lopende en eerdere serviceaanvragen bekijken
- Filteren op vergaderruimte, aanvrager of categorie
- Op een aanvraag klikken om te zien:
- Aangevraagde items
- Vergaderdetails
- Notities
- Kostenplaats
- Buffertijden-instellingen
Dit dashboard is alleen-lezen en helpt coördinatoren of facilitair managers om ervoor te zorgen dat elke dienst goed wordt voorbereid.
⚠️ Let op: Na het maken van een boeking wordt er altijd een e-mailmelding gestuurd naar het adres dat is opgegeven bij E-mailadres van de aanbieder bij het instellen van de categorie. Aanbieders kunnen extern zijn en hoeven geen toegang tot deskbird te hebben.
5. Servicegegevens exporteren
In het Catering en diensten admin-paneel kun je alle categorie- en itemgegevens exporteren door op "Gegevens exporteren" te klikken. Dit is handig voor rapportages of om te delen met externe dienstverleners.
Je CSV-export bevat:
- E-mailadres van de aanvrager
- E-mailadres van de aanbieder
- Vergaderdata en -tijden
- Aangevraagde categorieën en items
- Aangepaste velden (zoals vrije tekstnotities of kostenplaatsen)
6. FAQ en bekende beperkingen
- ❌ Het is momenteel niet mogelijk om serviceaanvragen direct vanuit het dashboard te exporteren (binnenkort beschikbaar!)
- ❌ Voor terugkerende afspraken zijn cateringaanvragen momenteel niet beschikbaar
Wat is het verschil tussen Catering en diensten en Vergaderruimteapparatuur?
Catering en diensten zijn tijdelijke, vergaderspecifieke aanvragen (zoals drankjes of flip-overs), terwijl apparatuur verwijst naar vaste voorzieningen in een ruimte (zoals een tv of whiteboard). Diensten kun je per vergadering toevoegen en filteren bij het boeken; apparatuur is vast aanwezig.
Wie heeft toegang tot Catering en diensten?
- Beheerders stellen categorieën in, activeren deze per ruimte en exporteren gegevens.
- Organisatoren voegen diensten toe bij het boeken van een ruimte.
- Geautoriseerde gebruikers (zoals facilitair managers) zien en beheren aanvragen in het dashboard.
- Dienstverleners ontvangen e-mailnotificaties met alle aanvraagdetails—geen deskbird-account nodig.