Catering & diensten – deskbird Help Center

Eén vergaderruimte bij elk abonnement, meer met Rooms Plus

Stel service-items in voor vergaderruimtes en beheer alle verzoeken op één plek! De functie Catering & diensten van deskbird helpt je om de kantoororganisatie te stroomlijnen en zorgt ervoor dat alles wat je teams nodig hebben beschikbaar is, precies waar en wanneer het nodig is.

Met Catering & diensten kun je items (zoals drankjes, snacks of diensten) definiëren en toewijzen aan je vergaderruimtes. Medewerkers kunnen deze diensten aanvragen bij het boeken van een vergaderruimte, en geselecteerde admins kunnen alle binnenkomende dienstverzoeken beheren via een speciaal dashboard.

Elk abonnement bevat Catering & diensten voor één vergaderruimte. Wil je het in meer ruimtes aanbieden, dan heb je Rooms Plus nodig. Zie Feature Availability.

Diensten instellen in de Admin
Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes
Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering
Verzoeken beheren op de pagina Verzoeken
Dienstverzoeken goedkeuren of afwijzen
Servicegegevens exporteren
Veelgestelde vragen en bekende beperkingen

1. Diensten instellen in de Admin

Ga naar Admin > Vergaderruimtes: Catering & diensten en selecteer het kantoor bovenaan de pagina.

Hier kun je:

👤 Onder Toegang klik je op het pen-icoon naast Geautoriseerde gebruikers om te kiezen wie dienstverzoeken voor dit kantoor mag zien en beheren op de pagina Verzoeken
✅ Onder Goedkeuringen zet je Goedkeuringen voor dienstverzoeken inschakelen aan als verzoeken eerst beoordeeld moeten worden voordat ze uitgevoerd worden (zie Dienstverzoeken goedkeuren of afwijzen)
➕ Categorieën en items toevoegen, zoals workshopmateriaal, catering of speciale items
✏️ Bestaande categorieën bewerken of 🗑️ verwijderen met het pen- of prullenbakicoon
📤 Gegevens exporteren (zie onderaan het artikel)

Bij het aanmaken of bewerken van een categorie kun je instellen:

Categorienaam
E-mailadres aanbieder (degene die de verzoeken ontvangt, kan een externe aanbieder zijn)
Publieke notities (zichtbaar voor aanvragers)
Kostenplaatscode: Geen, Optioneel of Verplicht
Items: Klik op "+ Klik hier om een item toe te voegen" om een item aan de categorie toe te voegen. Voor elk item kun je instellen:
- Itemnaam (verplicht)
- Itemtype: Vrije tekst, Aantal of Selectie
- Markeren als verplicht — zet deze aan als het item verplicht moet worden ingevuld bij een aanvraag
Gebruik het sleep-icoon om items te herschikken, het kopieer-icoon om een item te dupliceren, of het prullenbakicoon om het te verwijderen. Klik op "Voorbeeldformulier" (rechtsboven in het itemspaneel) om te zien hoe het aanvraagformulier eruitziet voor medewerkers voordat je de categorie opslaat.
Buffertijden: Stel tijd in voor/na vergaderingen. Deze waarden gelden alleen als deze categorie wordt aangevraagd bij een boeking (alleen binnen deskbird – niet gesynchroniseerd met Outlook/Google). Zie Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes voor hoe categorie-buffers samenwerken met de standaard buffertijden van de ruimte.

2. Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes

Zo activeer je diensten voor specifieke ruimtes:

Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes
Selecteer een vergaderruimte
Zet de schakelaar "Catering & diensten inschakelen" aan
Wijs de juiste Dienstencategorieën toe aan de ruimte
Stel de Standaard buffertijden in voor en na vergaderingen. Beschikbare opties zijn 0, 5, 10, 15 of 20 minuten

Hierdoor kunnen medewerkers diensten aanvragen bij het boeken van deze specifieke ruimte.

Hoe standaard buffertijden werken

Standaard buffertijden blokkeren de ruimte voor en na een vergadering, zodat het cateringteam tijd heeft om de ruimte voor te bereiden, bestelde items te leveren en alles klaar te maken voordat de vergadering begint.

Buffertijden kunnen op twee plekken worden ingesteld, en beide regelen hetzelfde soort tijdsblok — alleen op een ander niveau:

Ruimteniveau (Etages & ruimtes): de minimale, standaard buffer die op elke boeking in die ruimte wordt toegepast
Categorieniveau (Catering & diensten): alleen toegepast als die specifieke categorie wordt aangevraagd

Als beide gelden, geldt de langste waarde per kant van de vergadering — de tijden worden nooit bij elkaar opgeteld. Er is geen vaste "ruimte boven categorie"-prioriteit: de effectieve buffer wordt voor vóór en na de vergadering apart berekend, steeds met de hoogste waarde. Hetzelfde maximum geldt als meerdere aangevraagde categorieën verschillende buffertijden hebben.

Voorbeeld:

	Ruimte-instelling	Aangevraagde categorie	Effectieve buffer
Voor de vergadering	10 min	20 min	20 min
Na de vergadering	5 min	0 min	5 min

💡 Aanbevolen instelling: gebruik de ruimteniveau-waarden voor de schoonmaak- of voorbereidingstijd die altijd gereserveerd moet worden, en stel alleen op categorieniveau extra tijd in als een specifieke dienst meer tijd nodig heeft.

⚠️ Let op: Als je een categorie uit een ruimte verwijdert, worden bestaande verzoeken niet automatisch verwijderd. Admins kunnen deze handmatig annuleren als dat nodig is.

3. Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering

Wanneer een medewerker een ruimte boekt waarvoor diensten zijn ingeschakeld:

Ziet diegene de optie "Diensten aanvragen"
Als je hierop klikt, worden de items getoond die door de admin voor die categorie zijn ingesteld. Welke items zichtbaar zijn, hangt af van de instellingen van de admin en kunnen zijn:
- Vrije tekst-items (bijvoorbeeld voor speciale verzoeken of opmerkingen)
- Aantal-items (bijvoorbeeld om aan te geven hoeveel drankjes of snacks)
- Selectie-items (bijvoorbeeld om te kiezen uit vooraf ingestelde opties)
Items die door de admin als verplicht zijn gemarkeerd, moeten worden ingevuld voordat het verzoek kan worden ingediend.

Boekingen voor vergaderruimtes met bijbehorende dienstverzoeken worden weergegeven met een beker-icoon in het tabblad Boek > Vergaderruimtes. De aanvrager krijgt hiervan ook een melding in de boekingsbevestiging.

Als goedkeuringen zijn ingeschakeld, wordt het verzoek eerst ter goedkeuring verzonden. De organisator ontvangt een e-mail zodra het verzoek is ingediend, en nog een als het verzoek is goedgekeurd of afgewezen.

4. Verzoeken beheren op de pagina Verzoeken

Geautoriseerde gebruikers en gebruikers met de Beheerder van dienstverzoeken-functie voor een kantoor zien Verzoeken in het hoofdmenu. Open het tabblad Diensten om de dienstverzoeken voor het geselecteerde kantoor bovenaan de pagina te bekijken.

Op het tabblad Diensten kun je:

Wisselen tussen Aankomende en Voltooide verzoeken
De lijst verfijnen met Filter en de volgorde aanpassen met Sorteer: Vergaderdatum
Elk verzoek in één oogopslag zien in de kolommen Datum & tijd, Verzoek, Vergaderruimte, Aangevraagd door, Buffertijd en Status. Beweeg met je muis over het aantal categorieën of items in de kolom Verzoek om elke categorie, de status en de bestelde items te zien.
Meerdere verzoeken selecteren met de selectievakjes om bulkacties toe te passen
Klik op een verzoek om Verzoekdetails te openen:
- Overzicht: de aangevraagde categorieën en items, inclusief extra notities
- Verzoekdetails: status, vergaderruimte, datum en tijd, wie het heeft aangevraagd en wanneer
- Kopieer link: deel een directe link naar het verzoek met een collega

De kolom Status en de status van het verzoek verschijnen alleen als goedkeuringen zijn ingeschakeld. Coördinatoren en facilitair managers gebruiken deze pagina om te zorgen dat elke dienst op tijd wordt voorbereid en, als goedkeuringen aanstaan, om verzoeken goed te keuren of af te wijzen.

⚠️ Let op: Globale admins zien dienstverzoeken niet automatisch. Alleen geautoriseerde gebruikers en beheerders van dienstverzoeken van een kantoor kunnen deze openen; anderen zien Geen toegang tot dienstverzoeken in dit kantoor. Wil je zelf met verzoeken werken, voeg jezelf dan toe onder Toegang in Admin > Vergaderruimtes: Catering & diensten.

⚠️ Let op: Na het maken van een boeking wordt er altijd een e-mailmelding gestuurd naar het adres dat is ingesteld bij de E-mailadres aanbieder bij het instellen van de categorie. Als goedkeuringen aanstaan, wordt deze e-mail verstuurd zodra het verzoek is goedgekeurd. Aanbieders kunnen extern zijn en hebben mogelijk geen toegang tot deskbird.

5. Dienstverzoeken goedkeuren of afwijzen

Als goedkeuringen zijn ingeschakeld, blijven nieuwe dienstverzoeken In afwachting tot een geautoriseerde gebruiker of een beheerder van dienstverzoeken van het kantoor ze beoordeelt. Goedkeuringen staan standaard uit.

Goedkeuringen inschakelen

Ga naar Admin > Vergaderruimtes: Catering & diensten en selecteer het kantoor bovenaan de pagina.
Zet onder Goedkeuringen de optie Goedkeuringen voor dienstverzoeken inschakelen aan.

De instelling geldt voor alle categorieën van het geselecteerde kantoor. Het is niet mogelijk om alleen voor sommige categorieën goedkeuring te vereisen. Zet je goedkeuringen weer uit, dan worden nieuwe verzoeken automatisch goedgekeurd en blijft de pagina Verzoeken beschikbaar zonder goedkeuringsacties of statussen.

Een verzoek beoordelen

Ga naar Verzoeken > Diensten > Aankomend.
Klik op een verzoek om Verzoekdetails te openen.
In Overzicht kun je elke categorie goedkeuren of afwijzen met het vinkje of het kruisje. Elke categorie wordt apart beoordeeld, dus je kunt bijvoorbeeld de catering goedkeuren en de apparatuur afwijzen in hetzelfde verzoek.
Wil je alle openstaande categorieën in één keer beoordelen, gebruik dan Snelle acties > Alles goedkeuren of Alles afwijzen. Bij alles goedkeuren moet je bevestigen, en deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Als je een categorie afwijst, vul je een Reden in (maximaal 100 tekens) en klik je op Afwijzen. De reden wordt getoond bij het verzoek.

Je kunt een verzoek ook direct in de lijst goedkeuren of afwijzen met het vinkje of het kruisje in de kolom Status.

De organisator ontvangt een e-mail zodra een verzoek is goedgekeurd of afgewezen.

💡 Tip: Als de vergaderruimte zelf boekingsgoedkeuring vereist, moet de ruimte eerst worden goedgekeurd. Het dienstverzoek verschijnt pas daarna ter goedkeuring.

Statussen van verzoeken

Status	Betekenis
`In afwachting`	Het verzoek wacht op een beslissing.
`Goedgekeurd`	Alle categorieën zijn goedgekeurd.
`Afgewezen`	Alle categorieën zijn afgewezen.
`Gedeeltelijk goedgekeurd`	Sommige categorieën zijn goedgekeurd, andere zijn afgewezen of geannuleerd.

⚠️ Belangrijk: Een verzoek dat niet is goedgekeurd vóór de start van de vergadering wordt automatisch geannuleerd, net als bij boekingsgoedkeuringen voor ruimtes. Als alleen sommige categorieën op tijd zijn goedgekeurd, worden alleen de openstaande categorieën geannuleerd en krijgt het verzoek de status Gedeeltelijk goedgekeurd.

6. Servicegegevens exporteren

In het adminpaneel van Catering & diensten kun je alle categorie- en itemgegevens exporteren door op "Gegevens exporteren" te klikken. Dit is handig voor rapportages of om te delen met externe dienstverleners.

Je CSV-export bevat:

E-mailadres van aanvrager
E-mailadres aanbieder
Vergaderdata en -tijden
Categorieën en aangevraagde items
Aangepaste velden (zoals vrije tekstnotities of kostenplaatsen)

7. Veelgestelde vragen en bekende beperkingen

❌ Het is momenteel niet mogelijk om dienstverzoeken direct vanuit het dashboard te exporteren (binnenkort beschikbaar!)
❌ Voor terugkerende evenementen zijn cateringaanvragen momenteel niet beschikbaar

Dienstverzoeken zijn alleen zichtbaar voor de bevoegde gebruikers en beheerders van dienstverzoeken van een kantoor. Zo voorkomen we dat admins elk verzoek in het bedrijf ontvangen. Om verzoeken voor een kantoor te zien en te beheren, voeg jezelf toe onder Toegang in Admin > Vergaderruimtes: Catering & diensten, of vraag om de Beheerder van dienstverzoeken functie voor dat kantoor.

Categorieën die nog in behandeling zijn bij de start van de vergadering worden automatisch geannuleerd. Categorieën die al goedgekeurd waren, blijven goedgekeurd en het verzoek krijgt dan de status Gedeeltelijk goedgekeurd.

Nee. Goedkeuringen inschakelen voor dienstverzoeken geldt voor alle categorieën van een kantoor. Je kunt het wel per kantoor aan- of uitzetten. Als goedkeuringen aanstaan, kunnen goedkeurders nog steeds sommige categorieën van een verzoek goedkeuren en andere afwijzen.

De organisator ontvangt een e-mail wanneer het verzoek ter goedkeuring wordt ingediend en nog een e-mail wanneer het verzoek is goedgekeurd of afgewezen.

Catering & diensten zijn tijdelijke, vergaderspecifieke aanvragen (zoals drankjes of flip-overs), terwijl Apparatuur verwijst naar vaste voorzieningen in een ruimte (zoals een tv of whiteboard). Diensten kun je per vergadering toevoegen en filteren bij het boeken; apparatuur is vast aanwezig.

Ja. In het Items-paneel van een categorie kunnen admins items toevoegen van het type Vrije tekst, Aantal of Selectie, elk verplicht maken, en ze naar wens herschikken of verwijderen. Gebruik Formuliervoorbeeld om te controleren hoe het aanvraagformulier eruitziet voordat je opslaat.

De langste waarde geldt, apart berekend voor vóór en na de vergadering. Buffertijden worden nooit bij elkaar opgeteld en geen van beide heeft voorrang. Als een ruimte 10 minuten vóór en 5 minuten na reserveert, en de aangevraagde categorie 20 minuten vóór en 0 minuten na, dan blokkeert de boeking 20 minuten vóór en 5 minuten na. Als er meerdere categorieën met verschillende buffertijden worden aangevraagd, wordt de hoogste waarde gebruikt.

Nee. Buffertijden worden alleen binnen deskbird gerespecteerd en worden niet gesynchroniseerd met Outlook of Google Agenda.

Admins (globale admins en kantoor admins) stellen categorieën en hun items in, activeren ze per ruimte en exporteren gegevens.
Organisatoren voegen diensten toe bij het boeken van een ruimte.
Bevoegde gebruikers (zoals facilitair managers) en gebruikers met de Beheerder van dienstverzoeken functie voor een kantoor zien en beheren verzoeken op de Verzoeken pagina. Met goedkeuringen ingeschakeld, keuren ze ook verzoeken goed of af. Globale admins zien verzoeken alleen als ze zijn toegevoegd onder Toegang of die functie hebben.
Dienstverleners ontvangen e-mailmeldingen met alle details van het verzoek—geen deskbird-account nodig.

Er is geen functie of recht waarmee je kunt beperken wie diensten mag aanvragen. Iedereen die een vergaderruimte kan boeken waar Catering & diensten is ingeschakeld, kan een dienstaanvraag toevoegen aan die boeking. Om het te beperken:

Schakel Catering & diensten alleen in bij de ruimtes waar diensten aangeboden moeten worden, via Admin > Werkplek > Etages & ruimtes (zie Catering & diensten inschakelen voor vergaderruimtes).
Zet de toegang van de ruimte op Beperkte toegang in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, zodat alleen geselecteerde gebruikers of groepen de ruimte kunnen boeken en diensten kunnen aanvragen (zie Toegang beheren). Globale Admins, Kantoor Admins en Managers kunnen nog steeds elke ruimte boeken.
Wijs elke categorie alleen toe aan de ruimtes waar deze beschikbaar moet zijn, via Dienstencategorieën op de ruimte.
Zet Goedkeuringen inschakelen voor dienstverzoeken aan in Admin > Vergaderruimtes: Catering & diensten, zodat elk verzoek wordt beoordeeld voordat het wordt uitgevoerd (zie Dienstverzoeken goedkeuren of afwijzen).

Nee. Organisatoren kiezen geen aanbieder: elke categorie heeft zijn eigen E-mailadres aanbieder en het verzoek gaat naar de aanbieder van de betreffende categorie. Als één verzoek items bevat uit meerdere categorieën met verschillende e-mailadressen, ontvangt elke aanbieder alleen de items van zijn eigen categorie.

Aanbieders krijgen een e-mailmelding wanneer een verzoek wordt aangemaakt, gewijzigd of geannuleerd. Met goedkeuringen ingeschakeld, wordt de aanbieder pas geïnformeerd als het verzoek is goedgekeurd.