Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace

Met boekingsgoedkeuringen houd je controle over wie een vergaderruimte krijgt, zelfs als die ruimte is gesynchroniseerd met Google Calendar. Zodra goedkeuringen zijn ingeschakeld, wacht elke aanvraag voor de ruimte op een beslissing in plaats van automatisch bevestigd te worden. Goedkeurders kunnen beslissen in deskbird, resource managers kunnen direct in Google Calendar beslissen, en beide kanten blijven binnen enkele seconden gesynchroniseerd. Zo hoeft niemand twee systemen te controleren.

1. Voor je begint
2. De ruimtekalender instellen in Google
3. Boekingsgoedkeuringen inschakelen in deskbird
4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken
5. Terugkerende vergaderingen en overlappende aanvragen
6. Je instellingen testen
7. Problemen oplossen
8. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Zorg dat het volgende geregeld is voordat je goedkeuringen instelt:

• Je Google Workspace is gekoppeld in deskbird onder Admin > Integraties > Verdiepingen & ruimtes kalendersynchronisatie, en de vergaderruimte is gekoppeld aan de bijbehorende Google resourcekalender. Als de synchronisatie nog niet is ingesteld, doe dit dan eerst.
• Je bedrijf heeft het Rooms Plus-pakket, waarin boekingsgoedkeuringen zijn inbegrepen.
• Je weet welk Google-account is gebruikt om de Workspace te koppelen (de koppelende admin). Je hebt dit account nodig bij De ruimtekalender instellen in Google.
• Iemand met beheertoegang tot de resourcekalender van de ruimte in Google Calendar kan de onderstaande wijzigingen uitvoeren – meestal een Google Workspace-beheerder.

💡 Goedkeuringen worden per ruimte ingesteld. Ruimtes zonder goedkeuringen blijven precies werken zoals voorheen.

2. De ruimtekalender instellen in Google

Doe dit in Google Calendar voor elke ruimte waarvoor goedkeuring vereist is:

1. Open de kalenderinstellingen van de ruimte: Google Calendar > de ruimte onder je agenda’s > drie puntjes > Instellingen en delen.
2. Onder Uitnodigingen automatisch accepteren, kies Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda. Hierdoor stopt de ruimte met automatisch antwoorden, zodat elke aanvraag op een beslissing wacht.
3. Onder Delen met specifieke mensen of groepen, voeg je het koppelende admin-account toe met de machtiging Wijzigingen aanbrengen en delen beheren.
4. Optioneel: als sommige mensen ook direct in Google Calendar moeten kunnen beslissen, deel de ruimtekalender dan op dezelfde manier met hen (Wijzigingen aanbrengen en delen beheren) en vraag ze om meldingen voor die agenda aan te zetten zodat ze nieuwe aanvragen zien.

⚠️ Stap 3 wordt het vaakst overgeslagen. De standaardinstelling van Google geeft zelfs admins alleen-lezen toegang tot ruimtekalenders. Zonder schrijfrechten worden boekingen wel gesynchroniseerd, maar kunnen goedkeuringen en afwijzingen niet worden teruggeschreven naar Google en lijken ze geen effect te hebben.

💡 Als je stap 2 overslaat, blijft de ruimte elke uitnodiging automatisch accepteren, en deskbird volgt dat: elke boeking wordt direct als goedgekeurd weergegeven.

3. Boekingsgoedkeuringen inschakelen in deskbird

Doe dit als admin in de deskbird webapp:

1. Ga naar Admin > Verdiepingen & ruimtes en open het kantoor en de verdieping waar de ruimte bij hoort.
2. Open de instellingen van de vergaderruimte.
3. Schakel Boekingsgoedkeuringen in.
4. Selecteer minstens één goedkeurder. Elke gebruiker in het bedrijf kan goedkeurder zijn.
5. Sla op.

Dat is de volledige deskbird-instelling. Goedkeurders hebben geen rechten nodig in Google Calendar – ze beslissen in deskbird, en deskbird schrijft de beslissing namens hen naar de ruimtekalender.

4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken

deskbird en de Google-kalender van de ruimte spiegelen elkaar in beide richtingen. Het antwoord van de ruimte in Google bepaalt de boekingsstatus in deskbird:

Boeken vanaf beide kanten

• Een ruimte geboekt in deskbird wordt aangemaakt als in behandeling, en het evenement verschijnt op de Google-kalender van de ruimte zonder antwoord van de ruimte.
• Een evenement aangemaakt in Google Calendar met de ruimte toegevoegd verschijnt in deskbird als een aanvraag in behandeling.
• Goedkeurders beslissen op de Aanvragen-pagina in deskbird; resource managers kunnen beslissen in Google Calendar. Beide beslissingen tellen even zwaar en worden binnen enkele seconden gespiegeld. Als een beslissing uit Google komt, wordt in de aanvraagdetails Google Calendar als beslisser genoemd.

Wat gebeurt er na een beslissing

• Een goedkeuring zorgt ervoor dat de ruimte de uitnodiging in Google accepteert. Een afwijzing zorgt ervoor dat de ruimte deze afwijst, en de organisator ontvangt de standaardmelding van Google.
• Afgewezen evenementen blijven als geweigerde items op de ruimtekalender staan. deskbird verwijdert nooit items uit een klantkalender.
• Google ondersteunt geen opmerkingen bij een afwijzing, dus de organisator ziet alleen een standaardafwijzing zonder reden. De reden is altijd zichtbaar in deskbird: afgewezen door een goedkeurder, geweigerd in Google Calendar, geannuleerd in Google Calendar, of automatisch afgewezen.

Wijzigingen door de organisator

• Het verplaatsen of aanpassen van de vergadering reset het antwoord van de ruimte, waardoor de boeking weer in behandeling wordt voor het nieuwe tijdslot aan beide kanten.
• Het annuleren van het evenement terwijl het nog in behandeling is, sluit de aanvraag als afgewezen af, met als reden “Geannuleerd in Google Calendar”.
• Als niemand beslist voordat de vergadering begint, wordt de aanvraag automatisch afgewezen.

Een afgewezen boeking opnieuw activeren

• Het antwoord van de ruimte in Google wijzigen van Nee naar Ja maakt van een afgewezen boeking weer een goedgekeurde. Veranderen naar Misschien zet het weer op in behandeling, en het verplaatsen van een afgewezen vergadering opent deze opnieuw als in behandeling op het nieuwe tijdstip.
• Dit werkt alleen voor vergaderingen die nog niet zijn afgelopen, en alleen voor beslissingen die in Google Calendar zijn gemaakt. Een afwijzing in deskbird is definitief, en een boeking die is afgewezen vanwege een bufferconflict komt alleen terug als dat conflict niet meer bestaat.

💡 Als een melding van Google ooit verloren gaat, zorgt een achtergrondcontrole er een paar keer per dag voor dat de goedkeuringsstatus wordt vergeleken, zodat beide kanten automatisch op hetzelfde resultaat uitkomen.

5. Terugkerende vergaderingen en overlappende aanvragen

• Eén beslissing voor de hele reeks: het goedkeuren van een terugkerende vergadering geldt voor de hele reeks. Losse afspraken kunnen alsnog apart worden goedgekeurd of afgewezen in deskbird en in Google.
• De reeks beantwoorden in Google: als iemand het hoofdevenement van de reeks in Google beantwoordt, overschrijft Google de antwoorden voor alle losse afspraken. deskbird past daarna zijn eigen beslissingen per afspraak weer toe, zodat beide agenda’s overeenkomen met de beslissingen in deskbird.
• Eén afspraak afwijzen in Google maakt dat tijdslot weer vrij in deskbird.
• “Deze en volgende” splitst de reeks in Google. deskbird ontvangt het tweede deel als een aparte reeks.
• Overlappende aanvragen worden niet automatisch afgewezen. Omdat de ruimte niet meer zelf antwoordt, kunnen er meerdere aanvragen tegelijk in behandeling zijn voor hetzelfde tijdslot. Door er één goed te keuren blijven de andere in behandeling, zodat de goedkeurder zelf kiest welke hij afwijst.

6. Je instellingen testen

Met een check van vijf minuten weet je zeker dat alles goed werkt:

1. Boek de ruimte in deskbird. De boeking staat op in behandeling en het evenement verschijnt op de Google-kalender van de ruimte zonder antwoord van de ruimte.
2. Keur de boeking goed in deskbird. Het antwoord van de ruimte verandert binnen enkele seconden naar geaccepteerd in Google.
3. Maak een evenement aan in Google Calendar en voeg de ruimte toe. Er verschijnt een aanvraag in behandeling in deskbird. Wijs deze af, en de ruimte wijst de uitnodiging af in Google.

⚠️ Als stap 2 niet zichtbaar is in Google, of de boeking springt terug naar in behandeling, dan ontbreekt het delen van de kalender uit De ruimtekalender instellen in Google. Dit is veruit de meest voorkomende oorzaak.

7. Problemen oplossen

8. Veelgestelde vragen