Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace

Met boekingsgoedkeuringen houd je controle over wie een vergaderruimte krijgt, zelfs als die ruimte is gesynchroniseerd met Google Agenda. Zodra goedkeuringen zijn ingeschakeld, wacht elk verzoek voor de ruimte op een beslissing in plaats van automatisch bevestigd te worden. Goedkeurders kunnen beslissen in deskbird, resourcebeheerders kunnen direct in Google Agenda beslissen, en beide kanten blijven binnen enkele seconden gesynchroniseerd, zodat niemand twee systemen hoeft te controleren.

1. Voor je begint
2. Stel de kameragenda in Google in
3. Schakel boekingsgoedkeuringen in deskbird in
4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken
5. Terugkerende vergaderingen en overlappende verzoeken
6. Test je setup
7. Problemen oplossen
8. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Zorg dat het volgende geregeld is voordat je goedkeuringen instelt:

• Je Google Workspace is gekoppeld in deskbird onder Admin > Bedrijf: Integraties (rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren), en de vergaderruimte is gekoppeld aan de bijbehorende Google resource agenda. Als de ruimte al gesynchroniseerd wordt, is dit geregeld en kun je verder met Stel de kameragenda in Google in.
• Als de synchronisatie nog niet is ingesteld, moet een Google Workspace Super Admin dit één keer voor het hele bedrijf doen: voeg de deskbird OAuth-client toe als Trusted onder Security > Access and data control > API controls > App access control, voeg de deskbird-client toe met de benodigde agenda- en resource-rechten onder Manage Domain Wide Delegation, en koppel vervolgens de Google tenant in deskbird terwijl je bent ingelogd als Super Admin. De client-ID's en scopes vind je in Vergaderruimtes synchroniseren met Google Workspace.
• Je bedrijf heeft het Rooms Plus-pakket, waarin boekingsgoedkeuringen zijn inbegrepen.
• Je weet welk Google-account is gebruikt om de Workspace te koppelen (de koppelende admin). Dit account heb je nodig bij Stel de kameragenda in Google in.
• Iemand met beheer-toegang tot de resource agenda van de ruimte in Google Agenda kan de onderstaande wijzigingen uitvoeren – meestal een Google Workspace admin.

💡 Goedkeuringen worden per ruimte ingesteld. Ruimtes zonder goedkeuringen blijven precies werken zoals voorheen.

⚠️ Let op: Ruimtes met goedkeuringen kunnen momenteel niet geboekt worden via Kioskmodus.

2. Stel de kameragenda in Google in

Doe dit in Google Agenda voor elke ruimte waarvoor goedkeuring vereist is:

1. Open de agenda-instellingen van de ruimte: Google Agenda > de ruimte onder je agenda's > drie puntjes > Instellingen en delen.
2. Onder Uitnodigingen automatisch accepteren, kies Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda. Hierdoor reageert de ruimte niet meer automatisch en wacht elk verzoek op een beslissing.
3. Onder Delen met specifieke personen of groepen, voeg je het koppelende admin-account toe met de machtiging Wijzigingen aanbrengen en delen beheren.
4. Optioneel: als sommige mensen ook direct in Google Agenda mogen beslissen, deel de kameragenda dan op dezelfde manier met hen (Wijzigingen aanbrengen en delen beheren) en vraag hen om meldingen voor die agenda aan te zetten zodat ze nieuwe verzoeken zien.

⚠️ Stap 3 wordt het vaakst vergeten. De standaardinstelling van Google geeft zelfs admins alleen-lezen toegang tot kameragenda's. Zonder schrijfrechten worden boekingen wel gesynchroniseerd, maar kunnen goedkeuringen en afwijzingen niet worden teruggeschreven naar Google en lijken ze geen effect te hebben.

💡 Als je stap 2 overslaat, blijft de ruimte elke uitnodiging automatisch accepteren, en deskbird spiegelt dat: elke boeking wordt direct als goedgekeurd weergegeven.

3. Schakel boekingsgoedkeuringen in deskbird in

Doe dit in de deskbird webapp als admin:

1. Ga naar Admin > Etages & ruimtes en open het kantoor en de verdieping waar de ruimte bij hoort.
2. Open de instellingen van de vergaderruimte.
3. Schakel Boekingsgoedkeuringen in.
4. Selecteer minstens één goedkeurder. Elke gebruiker in het bedrijf kan goedkeurder zijn.
5. Sla op.

Dat is de volledige deskbird-instelling. Goedkeurders hebben geen rechten nodig in Google Agenda – ze beslissen in deskbird, en deskbird schrijft de beslissing namens hen naar de kameragenda.

4. Hoe goedkeuringen dagelijks werken

deskbird en de Google agenda van de ruimte spiegelen elkaar in beide richtingen. Het antwoord van de ruimte in Google bepaalt de boekingsstatus in deskbird:

Boeken vanaf beide kanten

• Een ruimte geboekt in deskbird wordt aangemaakt als in behandeling, en het evenement verschijnt op de Google agenda van de ruimte zonder antwoord van de ruimte. De boeking staat als in behandeling in de agenda en in de boekingenlijst van de gebruiker.
• In deskbird houdt een boeking in behandeling het tijdslot vast, zodat niemand anders het daar kan boeken. Drag & drop in deskbird houdt ook rekening met de goedkeuringsregels.
• Een evenement aangemaakt in Google Agenda met de ruimte toegevoegd verschijnt in deskbird als een verzoek in behandeling.
• Goedkeurders beslissen onder Verzoeken > Boekingen in deskbird; resourcebeheerders kunnen beslissen in Google Agenda. Beide beslissingen tellen even zwaar en worden binnen enkele seconden gespiegeld. Als een beslissing uit Google komt, wordt in de details van het verzoek Google Agenda als beslisser genoemd.
• Het tabblad Verzoeken omvat Vergaderruimtes en Catering & diensten verzoeken. Elk verzoek heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, uitgenodigden en huidige status.

Wat gebeurt er na een beslissing

• Een goedkeuring zorgt ervoor dat de ruimte de uitnodiging in Google accepteert. Een afwijzing laat de ruimte deze weigeren, en de organisator ontvangt de standaardmelding van Google.
• Afgewezen evenementen blijven als geweigerde items op de agenda van de ruimte staan. deskbird verwijdert nooit items uit een klantagenda.
• Google ondersteunt geen opmerkingen bij een weigering, dus de organisator ziet alleen een standaardweigering zonder reden. De reden is altijd zichtbaar in deskbird: afgewezen door een goedkeurder, geweigerd in Google Agenda, geannuleerd in Google Agenda, of automatisch afgewezen.

Wijzigingen door de organisator

• Het verplaatsen of aanpassen van de vergadering reset het antwoord van de ruimte, waardoor de boeking weer in behandeling wordt voor het nieuwe tijdslot aan beide kanten.
• Het annuleren van het evenement terwijl het nog in behandeling is, sluit het verzoek af als afgewezen, met als reden “Geannuleerd in Google Agenda”.
• Als niemand beslist voordat de vergadering begint, wordt het verzoek automatisch afgewezen.

Een afgewezen boeking opnieuw activeren

• Het antwoord van de ruimte in Google wijzigen van Nee naar Ja maakt van een afgewezen boeking weer een goedgekeurde. Veranderen naar Misschien zet het weer op in behandeling, en het verplaatsen van een afgewezen vergadering opent het opnieuw als in behandeling op het nieuwe tijdstip.
• Dit werkt voor losse vergaderingen en voor individuele afspraken binnen een reeks. Een terugkerende reeks die als geheel is afgewezen, blijft afgewezen.
• Dit werkt alleen voor vergaderingen die nog niet zijn afgelopen, en alleen voor beslissingen die in Google Agenda zijn genomen. Een afwijzing in deskbird is definitief, en een boeking die is afgewezen vanwege een buffertijd-conflict komt alleen terug als dat conflict niet meer bestaat.

💡 Als een melding van Google ooit verloren gaat, zorgt een achtergrondcontrole elke 6 uur dat de goedkeuringsstatus wordt gesynchroniseerd, zodat beide kanten automatisch overeenkomen.

5. Terugkerende vergaderingen en overlappende verzoeken

• Eén beslissing voor de hele reeks: een terugkerende vergadering wordt als één verzoek beoordeeld. Goedkeuren of afwijzen geldt voor de hele reeks in één keer.
• Antwoord op de reeks in Google: als iemand de hoofdafspraak van de reeks in Google beantwoordt, overschrijft Google de antwoorden voor alle losse afspraken. deskbird past daarna zijn eigen beslissingen per afspraak weer toe, zodat beide agenda's overeenkomen met de beslissingen in deskbird.
• Eén afspraak weigeren in Google maakt dat tijdslot weer vrij in deskbird.
• De hele reeks afwijzen is definitief: een reeks die als geheel is afgewezen, kan niet worden teruggedraaid door het antwoord van de ruimte in Google te wijzigen.
• “Deze en volgende” splitst de reeks in Google. deskbird ontvangt het tweede deel als een aparte reeks.
• Overlappende verzoeken worden niet automatisch afgewezen. Google Agenda voorkomt dubbele boekingen niet automatisch, en de ruimte reageert niet meer zelf, dus kunnen er meerdere verzoeken tegelijk in behandeling zijn voor hetzelfde tijdslot. Als je er één goedkeurt, blijven de andere in behandeling; degene die beslist moet de overige verzoeken handmatig afwijzen.

6. Test je setup

Met een check van vijf minuten weet je zeker dat alles goed is ingesteld:

1. Boek de ruimte in deskbird. De boeking staat als in behandeling, en het evenement verschijnt op de Google agenda van de ruimte zonder antwoord van de ruimte.
2. Keur de boeking goed in deskbird. Het antwoord van de ruimte verandert binnen enkele seconden naar geaccepteerd in Google.
3. Maak een evenement aan in Google Agenda en voeg de ruimte toe. Er verschijnt een verzoek in behandeling in deskbird. Wijs het af, en de ruimte weigert de uitnodiging in Google.

⚠️ Als stap 2 niet zichtbaar is in Google, of de boeking springt terug naar in behandeling, ontbreekt het delen van de agenda uit Stel de kameragenda in Google in. Dit is veruit de meest voorkomende oorzaak.

7. Problemen oplossen

8. Veelgestelde vragen