Vergaderruimtes synchroniseren met Google Workspace

Koppel deskbird met Google Workspace om de beschikbaarheid en boekingen van vergaderruimtes te synchroniseren tussen deskbird en je Google Agenda. Zodra de koppeling is gemaakt, kunnen gebruikers direct in deskbird ruimtes boeken terwijl alle boekingen gesynchroniseerd blijven met je Google-ruimteagenda's.

1. Vereisten
2. Domeinbrede delegatie instellen in Google Admin
3. Google koppelen in deskbird
4. Vergaderruimtes importeren
5. Vergaderruimtes boeken tussen verschillende tenants
6. Veelgestelde vragen

1. Vereisten

• Beheerdersrechten: je hebt een Google Workspace Super Admin-account nodig.
• Gebruik een browser: rond de installatie af in een webbrowser.
• Agenda-aanbieder is leidend: ruimteboekingen worden uiteindelijk geaccepteerd of geweigerd door de resourceagenda van de ruimte in Google. Als Google een boeking weigert, wordt deze uit deskbird verwijderd.

2. Domeinbrede delegatie instellen in Google Admin

1. Open de Google Admin-console (Super Admin vereist).
2. Ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-regelaars.
3. Klik onder Domeinbrede delegatie op Domeinbrede delegatie beheren.
4. Klik op Nieuw toevoegen.
5. Voer Client-ID in: 108092835268664080778
6. Voeg bij OAuth-scopes de volgende scopes toe en klik op Autoriseren:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

3. Google koppelen in deskbird

1. Ga naar Beheer > Integraties.
2. Klik op Koppelen (of Synchronisatie bijwerken als je al een koppeling hebt).
3. Selecteer Google.
4. Log in met je Google-beheerder account.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.

4. Vergaderruimtes importeren

Nadat Google Workspace is gekoppeld, kun je je ruimtes importeren in deskbird:

1. Ga naar Beheer > Verdiepingen & ruimtes.
2. Klik op + Gebied toevoegen en kies vergaderruimte.
3. Kies Ruimte importeren uit Microsoft of Google.
4. Selecteer ruimtes van je gekoppelde tenant en importeer ze.

⚠️ Belangrijk: om ruimtes in de importlijst te laten verschijnen, moeten ze als resource zijn aangemaakt in Google Workspace en de categorie CONFERENCE_ROOM gebruiken.

💡 Zodra ruimtes zijn geïmporteerd, kun je conferentielinks aanmaken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).

💡 De zoekfunctie houdt exact rekening met de naam van de ruimte (inclusief spelling en leestekens). Voer de naam van de ruimte in zoals deze in de provider-directory staat.

5. Vergaderruimtes boeken tussen verschillende tenants

In een Google-omgeving met meerdere huurders voorkomen beveiligingsbeleid vaak dat gebruikers in de ene tenant direct resources (zoals vergaderruimtes) kunnen boeken in een andere tenant. deskbird lost dit op door een uniforme boekingslaag te bieden die werkt over al je tenants heen.

💡 Meerdere huurders is beschikbaar met het Rooms Plus-abonnement. Je kunt meerdere Google- en Microsoft-tenants toevoegen. Om een extra tenant toe te voegen, ga je naar Beheer > Integraties, open je bestaande synchronisatie en klik je op Synchronisatie bijwerken.

Hoe het werkt

• Uniforme zichtbaarheid: alle gebruikers, ongeacht hun eigen tenant, kunnen de actuele beschikbaarheid van elke vergaderruimte binnen de hele organisatie zien.
• Fallback-boekingslogica: als een gebruiker geen directe rechten heeft om een specifieke ruimte te boeken, gebruikt deskbird een fallback-mechanisme. Hierbij wordt het admin_email dat aan die specifieke agendaresource is gekoppeld gebruikt om de boeking te regelen.
• Naadloze ervaring: voor de eindgebruiker verloopt het proces direct en onzichtbaar. Ze selecteren simpelweg een ruimte en boeken deze — deskbird zorgt ervoor dat de agenda-uitnodiging correct wordt geaccepteerd en gesynchroniseerd op de achtergrond.

Belangrijkste voordelen

• Geen complexe koppelingen: je hoeft geen ingewikkelde cross-domain configuraties of gastaccounts voor elke gebruiker te beheren.
• Eén bron van waarheid: voorkomt dubbele boekingen doordat alle tenants dezelfde live agenda-data gebruiken.
• Zelfstandigheid voor gebruikers: medewerkers kunnen zelf een ruimte vinden en boeken, waar ze die dag ook werken, zonder tussenkomst van IT.

6. Veelgestelde vragen