Vergaderruimtes synchroniseren met Google Workspace

Verbind deskbird met Google Workspace om de beschikbaarheid van vergaderruimtes en boekingen tussen deskbird en je Google Agenda te synchroniseren. Zodra de koppeling is gemaakt, kunnen gebruikers direct in deskbird vergaderruimtes boeken terwijl alle boekingen gesynchroniseerd blijven met je Google kameragenda's.

1. Vereisten
2. Sta de deskbird-app toe in Google Admin
3. Stel domeinbrede delegatie in in Google Admin
4. Koppel Google in deskbird
5. Importeer vergaderruimtes
6. Vergaderruimtes boeken over meerdere tenants
7. Veelgestelde vragen

1. Vereisten

• Admin-rechten: je hebt een Google Workspace Super Admin-account nodig.
• Gebruik een browser: rond de installatie af in een webbrowser.
• Agenda is leidend: boekingen van vergaderruimtes worden uiteindelijk geaccepteerd of geweigerd door de resourcekalender van de ruimte in Google. Als Google een boeking weigert, wordt deze uit deskbird verwijderd.

2. Sta de deskbird-app toe in Google Admin

Als je organisatie externe toegang tot Google-diensten beperkt, blokkeert Google het deskbird-aanmeldproces voordat er agenda-gegevens kunnen worden opgevraagd. Om dit te voorkomen, voeg je de deskbird OAuth-client toe in App access control en markeer je deze als Trusted.

1. Open de Google Admin console en ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-besturingselementen. Je kunt ook deze directe link gebruiken: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. Klik onder App access control op Beheer toegang van apps van derden.
3. Klik in de lijst Geconfigureerde apps op Nieuwe app configureren.
4. Selecteer OAuth-appnaam of client-ID.
5. Plak de deskbird OAuth-client-ID en klik op Zoeken:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Wijs in de resultaten naar de deskbird-app en klik op Selecteren.
7. Vink het vakje aan voor de deskbird client-ID en klik op Selecteren.
8. Bepaal het toepassingsbereik van de configuratie: pas deze toe op je hele organisatie, of op de specifieke organisatie-eenheden waarvan gebruikers deskbird gaan gebruiken.
9. Selecteer Trusted en klik op Configureren.

Na de installatie verschijnt deskbird in de lijst Geconfigureerde apps met het type Web, de hierboven getoonde client-ID en het door jou gekozen toegangsniveau.

💡 Google biedt drie toegangsniveaus. Trusted geeft een app toegang tot alle Google-diensten, inclusief beperkte. Limited geeft alleen toegang tot onbeperkte diensten, en Blocked weigert toegang volledig. deskbird vereist Trusted omdat de ruimte-synchronisatie gebruikmaakt van beperkte Agenda- en Directory-rechten.

⚠️ Belangrijk: de client-ID die je hier gebruikt is niet dezelfde als die voor domeinbrede delegatie in de volgende stap. Beide stappen zijn vereist en gebruiken elk hun eigen ID.

💡 Het configureren van de app vereist het admin-privilege Service-instellingen, dat is inbegrepen in de Super Admin-functie. De lijst Toegankelijke apps wordt 24–48 uur na het toekennen of intrekken van een token bijgewerkt, dus recente wijzigingen zijn daar mogelijk niet direct zichtbaar.

3. Stel domeinbrede delegatie in in Google Admin

1. Open de Google Admin console (Super Admin vereist).
2. Ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-besturingselementen.
3. Klik onder Domeinbrede delegatie op Beheer domeinbrede delegatie.
4. Klik op Nieuw toevoegen.
5. Voer de Client-ID in: 108092835268664080778
6. Voeg bij OAuth-scopes de volgende scopes toe en klik op Autoriseren:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Koppel Google in deskbird

1. Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties.
2. Klik in de rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren onder Agenda's op Synchronisatie instellen (of Beheren als er al een tenant is gekoppeld).
3. Selecteer Google (in het Beheren-venster: Google-tenant toevoegen).
4. Log in met je Google admin-account.
5. Geef alle gevraagde toestemmingen en volg de stappen op het scherm.

5. Importeer vergaderruimtes

Nadat Google Workspace is gekoppeld, kun je je vergaderruimtes importeren in deskbird:

1. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en selecteer de verdieping.
2. Klik op + Gebied toevoegen en kies Vergaderruimte.
3. Kies Ruimte importeren uit Microsoft of Google en klik op Doorgaan.
4. Selecteer vergaderruimtes uit je gekoppelde tenant en importeer ze.

⚠️ Belangrijk: om vergaderruimtes in de importlijst te laten verschijnen, moeten ze als resource zijn aangemaakt in Google Workspace en de categorie CONFERENCE_ROOM gebruiken.

💡 Zodra vergaderruimtes zijn geïmporteerd, kun je link meetings aanmaken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).

💡 De zoekfunctie houdt exact rekening met de naam van de vergaderruimte (inclusief spelling en leestekens). Voer de naam in zoals deze in de provider-directory staat.

6. Vergaderruimtes boeken over meerdere tenants

In een Google-omgeving met meerdere tenants voorkomen beveiligingsbeleid vaak dat gebruikers in de ene tenant direct resources (zoals vergaderruimtes) in een andere tenant kunnen boeken. deskbird lost dit op door een uniforme boekingslaag te bieden die werkt over al je tenants heen.

💡 Meerdere huurders is beschikbaar met Rooms Plus, of met Desks Professional en hoger. Je kunt meerdere Google- en Microsoft-tenants toevoegen. Om een extra tenant toe te voegen, ga je naar Admin > Bedrijf: Integraties, klik je op Beheren in de rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren en kies je Google-tenant toevoegen of Microsoft-tenant toevoegen.

Hoe het werkt

• Uniforme zichtbaarheid: alle gebruikers, ongeacht hun eigen tenant, kunnen de realtime beschikbaarheid van elke vergaderruimte in de hele organisatie zien.
• Fallback-boekingslogica: als een gebruiker geen directe rechten heeft om een bepaalde vergaderruimte te boeken, gebruikt deskbird een fallback-mechanisme. Hierbij wordt het admin_email dat aan die specifieke agenda-resource is gekoppeld gebruikt om de boeking te regelen.
• Transparant voor gebruikers: boekingen worden direct op de achtergrond verwerkt. Gebruikers selecteren gewoon een vergaderruimte en bevestigen — deskbird regelt de cross-tenant agenda-synchronisatie automatisch.

Belangrijkste voordelen

• Geen complexe trusts: je hoeft geen ingewikkelde cross-domain configuraties of gastaccounts voor elke gebruiker te beheren.
• Eén bron van waarheid: voorkomt dubbele boekingen doordat alle tenants dezelfde live agenda-data gebruiken.
• Geen IT-interventie nodig: gebruikers kunnen vergaderruimtes boeken in elke gekoppelde tenant zonder tussenkomst van IT.

7. Veelgestelde vragen