Vergaderruimtes synchroniseren met Google Workspace

Verbind deskbird met Google Workspace om de beschikbaarheid en boekingen van vergaderruimtes te synchroniseren tussen deskbird en je Google Agenda. Zodra de koppeling is gemaakt, kunnen gebruikers direct in deskbird ruimtes boeken terwijl alle boekingen gesynchroniseerd blijven met je Google-ruimteagenda’s.

1. Vereisten
2. Sta de deskbird-app toe in Google Admin
3. Stel domeinbrede delegatie in in Google Admin
4. Koppel Google in deskbird
5. Vergaderruimtes importeren
6. Vergaderruimtes boeken tussen huurders
7. Veelgestelde vragen

1. Vereisten

• Beheerdersrechten: je hebt een Google Workspace Super Admin-account nodig.
• Gebruik een browser: rond de installatie af in een webbrowser.
• Agenda-aanbieder is leidend: boekingen van ruimtes worden uiteindelijk geaccepteerd of geweigerd door de resourceagenda van de ruimte in Google. Als Google een boeking weigert, wordt deze uit deskbird verwijderd.

2. Sta de deskbird-app toe in Google Admin

Als je organisatie het gebruik van externe apps voor Google-diensten beperkt, blokkeert Google het deskbird-aanmeldproces voordat er agenda-gegevens kunnen worden opgevraagd. Om dit te voorkomen, voeg je de deskbird OAuth-client toe bij App-toegangsbeheer en markeer je deze als Vertrouwd.

1. Open de Google Admin-console en ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-beheer. Je kunt ook deze directe link gebruiken: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. Klik onder App-toegangsbeheer op Toegang van apps van derden beheren.
3. Klik in de lijst Geconfigureerde apps op Nieuwe app configureren.
4. Selecteer OAuth-appnaam of client-ID.
5. Plak de deskbird OAuth-client-ID en klik op Zoeken:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Wijs in de resultaten naar de deskbird-app en klik op Selecteren.
7. Vink het vakje aan voor de deskbird client-ID en klik op Selecteren.
8. Bepaal het bereik van de configuratie: pas deze toe op je hele organisatie, of op de specifieke organisatie-eenheden waarvan gebruikers deskbird gaan gebruiken.
9. Selecteer Vertrouwd en klik op Configureren.

Na de installatie verschijnt deskbird in de lijst Geconfigureerde apps met het type Web, de hierboven getoonde client-ID en het door jou gekozen toegangsbereik.

💡 Google biedt drie toegangsniveaus. Vertrouwd geeft een app toegang tot alle Google-diensten, inclusief beperkte. Beperkt geeft alleen toegang tot onbeperkte diensten, en Geblokkeerd weigert alle toegang. deskbird heeft Vertrouwd nodig omdat de synchronisatie van ruimtes gebruikmaakt van beperkte Agenda- en Directory-rechten.

⚠️ Belangrijk: de client-ID die je hier gebruikt is niet dezelfde als die voor domeinbrede delegatie in de volgende stap. Beide stappen zijn vereist en gebruiken elk hun eigen ID.

💡 Het configureren van de app vereist het Service-instellingen beheerdersrecht, dat standaard in de Super Admin-rol zit. De lijst Toegankelijke apps wordt 24–48 uur na het toekennen of intrekken van een token bijgewerkt, dus recente wijzigingen zijn daar mogelijk niet direct zichtbaar.

3. Stel domeinbrede delegatie in in Google Admin

1. Open de Google Admin-console (Super Admin vereist).
2. Ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-beheer.
3. Klik onder Domeinbrede delegatie op Domeinbrede delegatie beheren.
4. Klik op Nieuw toevoegen.
5. Voer in bij Client-ID: 108092835268664080778
6. Voeg bij OAuth-scopes de volgende scopes toe en klik op Autoriseren:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Koppel Google in deskbird

1. Ga naar Beheer > Integraties.
2. Klik op Koppelen (of Synchronisatie bijwerken als je al een koppeling hebt).
3. Selecteer Google.
4. Log in met je Google-beheerder account.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde rechten en volg de stappen op het scherm.

5. Vergaderruimtes importeren

Nadat je Google Workspace hebt gekoppeld, kun je je ruimtes importeren in deskbird:

1. Ga naar Beheer > Verdiepingen & ruimtes.
2. Klik op + Gebied toevoegen en kies Vergaderruimte.
3. Kies Ruimte importeren uit Microsoft of Google.
4. Selecteer ruimtes uit je gekoppelde huurder en importeer ze.

⚠️ Belangrijk: om ruimtes in de importlijst te laten verschijnen, moeten ze als resource zijn aangemaakt in Google Workspace en de categorie CONFERENCE_ROOM gebruiken.

💡 Zodra ruimtes zijn geïmporteerd, kun je conferentielinks aanmaken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).

💡 De zoekfunctie houdt exact rekening met de naam van de ruimte (inclusief spelling en leestekens). Voer de naam in zoals deze in de provider-directory staat.

6. Vergaderruimtes boeken tussen huurders

In een Google-omgeving met meerdere huurders voorkomen beveiligingsbeleid vaak dat gebruikers in de ene huurder direct resources (zoals vergaderruimtes) in een andere huurder kunnen boeken. deskbird lost dit op door een centrale boekingslaag te bieden die werkt over al je huurders heen.

💡 Meerdere huurders is beschikbaar met het Rooms Plus-abonnement. Je kunt meerdere Google- en Microsoft-huurders toevoegen. Om een extra huurder toe te voegen, ga je naar Beheer > Integraties, open je bestaande synchronisatie en klik je op Synchronisatie bijwerken.

Hoe het werkt

• Gecentraliseerd overzicht: alle gebruikers, ongeacht hun eigen huurder, kunnen de actuele beschikbaarheid van elke vergaderruimte in de hele organisatie zien.
• Fallback-boekingslogica: als een gebruiker geen directe rechten heeft om een bepaalde ruimte te boeken, gebruikt deskbird een fallback-mechanisme. Hierbij wordt het admin_email dat aan die specifieke agenda-resource is gekoppeld gebruikt om de boeking te regelen.
• Transparant voor gebruikers: boekingen worden direct op de achtergrond verwerkt. Gebruikers kiezen gewoon een ruimte en bevestigen — deskbird regelt de kalendersynchronisatie tussen huurders automatisch.

Belangrijkste voordelen

• Geen complexe koppelingen: je hoeft geen ingewikkelde cross-domain instellingen of gastaccounts voor elke gebruiker te beheren.
• Eén bron van waarheid: voorkomt dubbele boekingen doordat alle huurders dezelfde live agenda-data gebruiken.
• Geen IT nodig: gebruikers kunnen ruimtes boeken bij elke gekoppelde huurder zonder tussenkomst van IT.

7. Veelgestelde vragen