Stel service-items in en beheer ze voor vergaderruimtes—en volg alle verzoeken op één plek! De functie Catering en diensten van Deskbird helpt je om kantooroperaties te stroomlijnen en zorgt ervoor dat alles wat je teams nodig hebben beschikbaar is wanneer en waar het ertoe doet.
Catering en diensten stelt je in staat om items (zoals drankjes, snacks of diensten) te definiëren en toe te wijzen aan je vergaderruimtes. Werknemers kunnen deze diensten aanvragen bij het boeken van een ruimte—en geselecteerde beheerders kunnen alle binnenkomende verzoeken beheren via een speciaal dashboard.
- Diensten instellen in het beheerderspaneel
- Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes
- Diensten boeken tijdens een vergaderruimte reservering
- Verzoeken monitoren via het Serviceverzoeken-dashboard
- Servicegegevens exporteren
- FAQ en bekende beperkingen
1. Diensten instellen in het beheerderspaneel
Ga naar Beheerderspaneel > Vergaderruimtes > Catering en diensten.
Hier kun je:
- 👤 Gebruikers toevoegen die toegang hebben tot het serviceverzoeken-dashboard
- ➕ Categorieën en items toevoegen, zoals workshopmateriaal, catering of speciale items
- ✏️ Bestaande categorieën bewerken of 🗑️ verwijderen met behulp van de pen- of prullenbakpictogrammen
- 📤 Gegevens exporteren (zie onderaan het artikel)
Bij het maken of bewerken van een categorie kun je configureren:
-
Categorienaam
- Provider e-mail (wie de verzoeken ontvangt, kan een externe provider zijn)
- Openbare notities (zichtbaar voor aanvragers)
- Kostencentercode: Geen, Optioneel, of Vereist
- Categorie-items: Je kunt items definiëren op naam, type en hoeveelheidslimiet
- Buffertijden: Stel tijd in voor/na vergaderingen (alleen gerespecteerd binnen deskbird – niet gesynchroniseerd met Outlook/Google)
2. Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes
Om diensten voor specifieke rooms te activeren:
- Ga naar Beheerderspaneel > Kantoorconfiguratie > Verdiepingen & ruimtes
- Selecteer een vergaderruimte
- Schakel de "Catering en diensten inschakelen" schakelaar in
- Wijs de juiste Servicecategorieën toe aan de ruimte
Dit zorgt ervoor dat werknemers diensten kunnen aanvragen bij het boeken van deze specifieke ruimte.
⚠️ Opmerking: Het verwijderen van een categorie uit een ruimte verwijdert niet automatisch bestaande verzoeken. Beheerders kunnen ervoor kiezen om deze indien nodig handmatig te annuleren.
3. Diensten boeken tijdens een vergaderruimte reservering
Wanneer een werknemer een ruimte boekt met ingeschakelde diensten:
- Zien ze een "Diensten aanvragen" optie
- Door hierop te klikken opent een venster waarin ze kunnen:
- Beschikbare service-items selecteren (bijv. Drankjes, Snacks, Flip-overs)
- Hoeveelheden kiezen
- Extra notities toevoegen
Boekingen voor vergaderruimtes met bijbehorende serviceverzoeken worden weergegeven met een bekerpictogram in de Boek > Vergaderruimtes tab. De aanvrager wordt ook op de hoogte gebracht in hun boekingsbevestiging.
4. Verzoeken monitoren via het Serviceverzoeken-dashboard
Gebruikers die zijn toegevoegd onder "Gebruikers toevoegen die toegang hebben tot catering en diensten" zien nu een nieuwe tab in het hoofdmenu: Verzoeken.
Dit dashboard stelt hen in staat om:
- Bekijk lopende en eerdere serviceverzoeken
- Gebruik filters zoals vergaderruimte, aanvrager of categorie
- Klik op een verzoek om te zien:
- Aangevraagde items
- Vergaderdetails
- Notities
- Kostencentrum
- Buffertijdinstellingen
Dit dashboard is alleen-lezen en helpt coördinatoren of facilitair managers ervoor te zorgen dat elke dienst adequaat is voorbereid.
⚠️ Opmerking: Na het maken van een boeking wordt er altijd een e-mailmelding verzonden naar het adres dat is gedefinieerd in de Provider e-mail bij het instellen van de categorie. Providers kunnen extern zijn en hebben mogelijk geen toegang tot deskbird.
5. Servicegegevens exporteren
In het Catering en diensten beheerderspaneel kun je alle categorie- en itemgegevens exporteren door op "Gegevens exporteren" te klikken. Dit is handig voor rapportage of om te delen met externe serviceproviders.
Je CSV-export bevat:
- E-mail van de aanvrager
- E-mail van de provider
- Vergaderdata en -tijden
- Categorieën en items aangevraagd
- Aangepaste invoer (zoals vrije tekstnotities of kostencentra)
6. FAQ en bekende beperkingen
- ❌ Het is momenteel niet mogelijk om serviceverzoeken direct vanuit het dashboard te exporteren (binnenkort beschikbaar!)
- ❌ Voor terugkerende evenementen zijn cateringverzoeken momenteel niet beschikbaar
Wat is het verschil tussen Catering & Services en Vergaderruimteapparatuur?
Catering & Services zijn tijdelijke, vergaderspecifieke verzoeken (zoals drankjes of flip-overs), terwijl Apparatuur verwijst naar permanente voorzieningen in een ruimte (zoals een tv of whiteboard). Services kunnen per vergadering worden toegevoegd en gefilterd bij het boeken; apparatuur is vast.
Wie heeft toegang tot Catering & Services?
- Beheerders configureren categorieën, activeren ze per ruimte en exporteren gegevens.
- Organisatoren voegen services toe bij het boeken van een ruimte.
- Geautoriseerde gebruikers (zoals facilitair managers) zien en beheren verzoeken in het dashboard.
- Serviceproviders ontvangen e-mailmeldingen met alle details van de verzoeken—geen deskbird-account vereist.