Catering & Services

Rooms Plus

Stel service-items in voor vergaderruimtes en beheer alle aanvragen op één plek! Met de functie Catering en diensten van deskbird stroomlijn je de kantoororganisatie en zorg je dat alles wat je teams nodig hebben, beschikbaar is waar en wanneer het telt.

Met Catering en diensten kun je items (zoals drankjes, snacks of diensten) definiëren en koppelen aan je vergaderruimtes. Medewerkers kunnen deze diensten aanvragen bij het boeken van een ruimte, en geselecteerde beheerders kunnen alle binnenkomende aanvragen beheren via een speciaal dashboard.

1. Diensten instellen in de Admin
2. Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes
3. Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering
4. Aanvragen volgen via het Service-aanvragen dashboard
5. Servicegegevens exporteren
6. FAQ en bekende beperkingen

1. Diensten instellen in de Admin

Ga naar Admin > Vergaderruimtes > Catering en diensten.

Hier kun je:

• 👤 Gebruikers toevoegen die toegang hebben tot het service-aanvragen dashboard
   
• ➕ Categorieën en items toevoegen, zoals workshopmateriaal, catering of speciale items
• ✏️ Bestaande categorieën bewerken of 🗑️ verwijderen met het pen- of prullenbak-icoon
• 📤 Gegevens exporteren (zie onderaan het artikel)

Bij het aanmaken of bewerken van een categorie kun je instellen:

• Categorienaam
   
• Provider e-mail (wie de aanvragen ontvangt, kan een externe leverancier zijn)
• Publieke notities (zichtbaar voor aanvragers)
• Kostencentercode: Geen, Optioneel of Verplicht

• Items: Klik op "+ Klik hier om een item toe te voegen" om een item aan de categorie toe te voegen. Per item kun je instellen:

  • Itemnaam (verplicht)
  • Itemtype: Vrije tekst, Aantal of Selectie
  • Markeren als verplicht — zet aan om het item verplicht te maken bij aanvragen

  Gebruik het sleep-icoon om items te herschikken, het kopieer-icoon om een item te dupliceren, of het prullenbak-icoon om te verwijderen. Klik op "Formuliervoorbeeld" (rechtsboven in het Items-paneel) om te zien hoe het aanvraagformulier eruitziet voor medewerkers voordat je de categorie opslaat.

• Buffertijden: Stel tijd in voor/na vergaderingen. Deze waarden gelden alleen als deze categorie wordt aangevraagd bij een boeking (alleen binnen deskbird – niet gesynchroniseerd met Outlook/Google). Zie Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes voor hoe categorie-buffers samenwerken met de standaard buffertijden van de ruimte.

2. Catering en diensten inschakelen voor vergaderruimtes

Om diensten te activeren voor specifieke ruimtes:

1. Ga naar Admin > Werkplek > Verdiepingen & ruimtes
2. Selecteer een vergaderruimte
3. Zet de schakelaar "Catering en diensten inschakelen" aan
4. Koppel de juiste Servicecategorieën aan de ruimte
5. Stel de Standaard buffertijden in voor en na vergaderingen. Beschikbare opties zijn 0, 5, 10, 15 of 20 minuten

Zo kunnen medewerkers diensten aanvragen bij het boeken van deze specifieke ruimte.

Hoe standaard buffertijden werken

Standaard buffertijden blokkeren de ruimte voor en na een vergadering, zodat het cateringteam tijd heeft om de ruimte klaar te maken, bestelde items te leveren en alles gereed te maken voordat de vergadering begint.

Buffertijden kunnen op twee plekken worden ingesteld, en beide regelen hetzelfde type blokkering van de ruimte—maar dan op een ander niveau:

• Ruimte-niveau (Verdiepingen & ruimtes): de minimale, standaard buffer die op elke boeking in die ruimte wordt toegepast
• Categorie-niveau (Catering en diensten): alleen toegepast als die specifieke categorie wordt aangevraagd

Als beide gelden, wint de langste waarde per kant van de vergadering—de tijden worden nooit bij elkaar opgeteld. Er is geen vaste "ruimte boven categorie" prioriteit: de effectieve buffer wordt per kant (voor en na) apart bepaald, steeds met de hoogste waarde. Hetzelfde geldt als meerdere aangevraagde categorieën verschillende buffertijden hebben.

Voorbeeld:

💡 Aanbevolen instelling: gebruik de ruimte-instellingen voor schoonmaak- of voorbereidingstijd die altijd nodig is, en stel alleen op categorie-niveau extra tijd in als een specifieke dienst dat vereist.

⚠️ Let op: Het verwijderen van een categorie uit een ruimte verwijdert niet automatisch bestaande aanvragen. Beheerders kunnen deze handmatig annuleren indien nodig.

3. Diensten boeken bij een vergaderruimte-reservering

Wanneer een medewerker een ruimte boekt waarvoor diensten zijn ingeschakeld:

• Ziet diegene de optie "Diensten aanvragen"

• Door hierop te klikken verschijnen de items die door de admin voor die categorie zijn ingesteld. Welke items getoond worden, hangt af van de instellingen van de admin, en kunnen zijn:

  • Vrije tekst items (bijvoorbeeld voor speciale verzoeken of opmerkingen)
  • Aantal items (bijvoorbeeld om aan te geven hoeveel drankjes of snacks)
  • Selectie items (bijvoorbeeld om te kiezen uit vooraf ingestelde opties)

  Items die door de admin als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ingevuld worden voordat de aanvraag kan worden verstuurd.

Boekingen voor vergaderruimtes met bijbehorende service-aanvragen zijn te herkennen aan een beker-icoon in het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. De aanvrager krijgt hiervan ook een melding in de boekingsbevestiging.

4. Aanvragen volgen via het Service-aanvragen dashboard

Gebruikers die zijn toegevoegd onder "Gebruikers toevoegen die toegang hebben tot catering en diensten" zien nu een nieuw tabblad in het hoofdmenu: Aanvragen.

In dit dashboard kunnen zij:

• Lopende en eerdere service-aanvragen bekijken
   
• Filteren op vergaderruimte, aanvrager of categorie
   
• Op een aanvraag klikken om te zien:
  • Aangevraagde items
  • Vergaderdetails
  • Notities
  • Kostenplaats
  • Buffertijden-instellingen

Dit dashboard is alleen-lezen en helpt coördinatoren of facilitair managers om te zorgen dat elke dienst goed wordt voorbereid.

⚠️ Let op: Na het maken van een boeking wordt er altijd een e-mail gestuurd naar het adres dat is opgegeven bij Provider e-mail bij het instellen van de categorie. Providers kunnen extern zijn en hoeven geen deskbird-account te hebben.

5. Servicegegevens exporteren

In het admin-paneel Catering en diensten kun je alle categorie- en itemgegevens exporteren door op "Gegevens exporteren" te klikken. Dit is handig voor rapportages of om te delen met externe dienstverleners.

Je CSV-export bevat:

• E-mailadres van de aanvrager
• E-mailadres van de provider
• Vergaderdata en -tijden
• Aangevraagde categorieën en items
• Aangepaste invoer (zoals vrije tekstnotities of kostenplaatsen)

6. FAQ en bekende beperkingen

• ❌ Het is momenteel niet mogelijk om service-aanvragen direct vanuit het dashboard te exporteren (binnenkort beschikbaar!)
• ❌ Voor terugkerende afspraken zijn catering-aanvragen momenteel niet beschikbaar