Kalendersynchronisatie voor planningsstatus en vergaderruimtes

1. Ga naar Admin Portal > Integraties.
2. Klik op Verbinden (of Update synchronisatie als je al een verbinding hebt).
3. Selecteer Microsoft.
4. Log in met een Global Administrator account.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.

1. Open de Microsoft Entra ID (Azure) portal.
2. Ga naar Enterprise applications.
3. Selecteer de deskbird app (deskbird Calendar Sync).
4. Open in het menu aan de linkerkant Machtigingen.
5. Klik op Beheerdersgoedkeuring verlenen voor <jouw bedrijfsnaam> en accepteer alle machtigingen.

Tip: Je kunt toegang beperken tot specifieke agenda's met behulp van een Microsoft Application Access Policy.

• Place.Read.All
  Hiermee kan deskbird informatie over bedrijfsruimtes lezen (bijv. vergaderruimtes en kamerlijsten) zodat ruimtes in deskbird kunnen worden geïmporteerd.
• Calendars.ReadWrite
  Hiermee kan deskbird evenementen in kameragenda's maken, lezen, bijwerken en verwijderen om boekingen van vergaderruimtes gesynchroniseerd te houden.

Dit zijn machtigingen op applicatieniveau, wat betekent dat deskbird toegang heeft tot de Microsoft Graph API als een applicatie (niet namens een gebruiker).

1. Open de Google Admin console (Super Admin vereist).
2. Ga naar Beveiliging > Toegang en gegevensbeheer > API-controles.
3. Onder Domeinbrede delegatie, klik op Beheer domeinbrede delegatie.
4. Klik op Nieuwe toevoegen.
5. Voer Client-ID in: 108092835268664080778
6. Voeg in OAuth-scopes de onderstaande scopes toe en klik op Autoriseren.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Ga naar Admin Portal > Integraties.
2. Klik op Verbinden (of Synchronisatie bijwerken als je al een verbinding hebt).
3. Selecteer Google.
4. Log in met je Google admin account.
5. Geef toestemming voor alle gevraagde machtigingen en volg de stappen op het scherm.

Wat gebruikers in hun agenda's zien

• Microsoft Outlook: statussen worden weergegeven als hele dag evenementen.
• Google Agenda: statussen verschijnen als werk locatie vermeldingen.

Type evenement hangt af van de geselecteerde status:

• Kantoor en Thuiswerkplek → werk locatie vermeldingen
• Afwezig en aangepaste statussen → hele dag evenementen

1. Open de deskbird web app.
2. Ga naar Admin Portal > Verdiepingen & Ruimtes.
3. Klik op + Gebied toevoegen en selecteer Vergaderruimte.
4. Voer de details van de ruimte in (naam, capaciteit, etc.) en klik op Opslaan.

💡 Handmatig aangemaakte vergaderruimtes kunnen niet worden gesynchroniseerd met Google of Microsoft agenda's.

Stap 1 – Stel Rooms kalendersynchronisatie in

• Ga naar Admin Portal > Integraties > Rooms kalendersynchronisatie.
• Kies Google of Microsoft en voltooi de providerinstellingen hierboven.

Stap 2 – Importeren van rooms

• Ga naar Admin Portal > Verdiepingen & Ruimtes > + Gebied toevoegen > Vergaderruimte > Ruimte importeren van Microsoft of Google.
• Selecteer rooms van je verbonden tenant en importeer ze.

Opmerkingen

• Microsoft: nieuw aangemaakte of bijgewerkte rooms kunnen tot 48 uur duren om te verschijnen.
• Google: zorg ervoor dat de ruimtecategorie is ingesteld op CONFERENCE_ROOM.
• Acceptatie & afwijzing: de resourcekalender van de ruimte in Google/Microsoft bepaalt of een boeking wordt geaccepteerd. Als een boeking wordt afgewezen, wordt deze verwijderd uit deskbird.

💡 Zodra rooms zijn geïmporteerd, kun je conferentielinks maken bij het boeken van vergaderruimtes in deskbird (afhankelijk van je providerinstellingen).

💡 Zoeken respecteert de naam van de ruimte exact (inclusief spelling en interpunctie). Voer de naam van de ruimte in zoals weergegeven in de provider directory.

In Microsoft Outlook worden planningsstatussen weergegeven als hele dag evenementen. Dit geldt bijvoorbeeld voor Afwezig en alle aangepaste statussen.

Ja. deskbird respecteert beperkingen die zijn geconfigureerd in Outlook/Exchange (bijv. "kan niet meer dan 6 maanden van tevoren worden geboekt"). Het verzoek kan aanvankelijk succesvol lijken, maar als Outlook het afwijst, wordt de gebruiker op de hoogte gebracht en blijft de boeking niet in deskbird.

Beperkingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast: boekingen die voor de regel werd ingeschakeld zijn gemaakt, worden niet beïnvloed (zelfde gedrag als Microsoft).

deskbird kan Outlook-beperkingen niet omzeilen. De resourcekalender van de kamer bepaalt of een boeking wordt geaccepteerd. Als Outlook het verzoek afwijst (bijv. gebruiker niet toegestaan, goedkeuring vereist), wordt de boeking na de afwijzing uit deskbird verwijderd.

In Google Agenda verschijnen planningsstatussen als werkplekvermeldingen voor Kantoor en Thuiswerkplek.

Afwezig en alle aangepaste statussen worden weergegeven als hele dag evenementen.

Zorg ervoor dat de kamer is ingesteld als een resource in Google Workspace en (voor de beste compatibiliteit) de categorie CONFERENCE_ROOM gebruikt. Controleer ook of domeinbrede delegatie correct is geconfigureerd en alle vereiste scopes zijn geautoriseerd.

Ja. Google is de bron van waarheid voor kameracceptatie. Als een kamerkalender een boekingsverzoek afwijst, blijft de boeking niet in deskbird staan.