Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft – deskbird Help Center

Wanneer een vergaderruimte is gesynchroniseerd met Microsoft 365, kan deskbird vereisen dat boekingsaanvragen eerst goedgekeurd worden voordat ze bevestigd zijn — maar de beslissing wordt genomen door de mailbox van de ruimte in Exchange, en deskbird volgt die beslissing. In dit artikel lees je hoe dat werkt en hoe je het instelt. Voor ruimtes die direct in deskbird zijn aangemaakt, zie Goedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes.

Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes
Voor je begint
Goedkeuringen instellen
Goedkeuringsaanvragen beheren
Problemen oplossen
Veelgestelde vragen

1. Hoe goedkeuringen werken bij gesynchroniseerde ruimtes

Bij een gesynchroniseerde ruimte hebben twee systemen een mening over dezelfde boeking: deskbird en de mailbox van de ruimte in Exchange. Om die op één lijn te houden, is Outlook leidend. Wat de mailbox van de ruimte beslist, is wat deskbird laat zien, en goedkeuren in deskbird is een manier om namens de ruimte te antwoorden.

Beide kanten kunnen beslissen, en beide kunnen van gedachten veranderen:

Wat gebeurt er	Resultaat
Een gebruiker boekt een ruimte die goedkeuring vereist	De boeking blijft `In afwachting` terwijl de mailbox van de ruimte deze vasthoudt, en de ruimte toont de vergadering als voorlopig in Outlook
Een gedelegeerde accepteert de aanvraag in Outlook	deskbird keurt de boeking goed en toont deze als `Beslist in Outlook`
Een gedelegeerde wijst de aanvraag af in Outlook	deskbird wijst de boeking af en annuleert deze
Een goedkeurder keurt de aanvraag goed in deskbird	deskbird accepteert namens de ruimte, en de ruimte wordt als geboekt weergegeven in Outlook
Een goedkeurder wijst de aanvraag af in deskbird	De ruimte wijst af, en het evenement wordt uit de agenda van de ruimte verwijderd
Iemand verplaatst de boeking naar een andere tijd of ruimte	Deze moet opnieuw worden goedgekeurd, aan beide kanten
Een beslissing wordt teruggedraaid in Outlook	deskbird volgt. Een goedgekeurde boeking kan weer `In afwachting` worden, of direct worden afgewezen

💡 Let op: Wijzigingen worden meestal binnen 10 tot 60 seconden doorgevoerd, beide kanten op. deskbird wacht bewust tot Exchange is uitgepiept voordat er op een beslissing wordt gereageerd.

⚠️ Waarschuwing: Ruimtes met goedkeuringen ingeschakeld kunnen momenteel niet geboekt worden via de Kioskmodus.

2. Voor je begint

Je hebt het volgende nodig:

Het Rooms plus-pakket. Zonder dit pakket kun je goedkeuringen niet inschakelen.
Een gesynchroniseerde ruimte. De ruimte in deskbird moet gekoppeld zijn aan de Exchange-mailbox van de ruimte, en je Microsoft-tenant moet verbonden zijn. Als boekingen die in deskbird zijn gemaakt al in Outlook verschijnen (en andersom), is dit al geregeld.
Hulp van een Exchange-beheerder. De mailbox van de ruimte moet in Microsoft worden geconfigureerd, en die instellingen zijn niet zichtbaar voor deskbird. Als je zelf geen Exchange-beheerder bent, betrek dan de collega die dat wel is voordat je begint.

⚠️ Waarschuwing: Goedkeuringen op een gesynchroniseerde ruimte bestaan alleen als de mailbox van de ruimte is ingesteld om een gedelegeerde te vragen. De standaardinstelling van Exchange is om elke boeking direct te accepteren, wat betekent dat aanvragen meteen worden goedgekeurd zodra ze zijn aangemaakt. Goedkeuringen inschakelen in deskbird verandert de mailbox niet — dit is de meest voorkomende reden waarom goedkeuringen niet lijken te werken.

💡 Let op: Goedkeuringen voor gesynchroniseerde ruimtes ondersteunen momenteel alleen Microsoft 365. Ruimtes die met Google Calendar zijn gesynchroniseerd behouden hun huidige gedrag en ondersteunen nog geen goedkeuringen.

3. Goedkeuringen instellen

Begin eerst aan de Exchange-kant, daarna in deskbird, en controleer vervolgens met een echte boeking. Plan een werksessie in: Exchange-instellingen hebben 5 tot 30 minuten nodig om door te voeren.

3.1 Stap 1 — Stel de mailbox van de ruimte in Exchange in

Deze stap wordt uitgevoerd door een Exchange-beheerder binnen je organisatie. Bepaal eerst wie de aanvragen goedkeurt: kies één of meer personen die de boekingsaanvragen van de ruimte in Outlook ontvangen. In Exchange zijn dit de gedelegeerden van de ruimte. Houd deze lijst gelijk aan de goedkeurders die je later in deskbird toevoegt.

Stel vervolgens de mailbox van de ruimte in via het Exchange-beheercentrum:

Ga naar Resources > Rooms & equipment en selecteer de ruimte.
Onder Beheer gedelegeerden-instellingen, kies de optie om gedelegeerden te selecteren die boekingsaanvragen kunnen accepteren of weigeren, en voeg de gekozen personen toe.
Onder Beheer boekingsinstellingen, verhoog het boekingsvenster of verwijder die limiet (aanbevolen). Standaard staat deze op 180 dagen, wat korter is dan de einddatums die deskbird gebruikt voor terugkerende boekingen. Zet het op minimaal 400 dagen, of op het maximum van 1080 dagen als je geen praktische limiet wilt.
Sla op en wacht 5 tot 30 minuten tot de wijziging is doorgevoerd.

💡 Let op: Dezelfde configuratie kan ook via Exchange Online PowerShell worden toegepast, wat handig is als je meerdere ruimtes tegelijk wilt instellen. Dit is optioneel — het Exchange-beheercentrum is de aanbevolen route.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Om te controleren wat de huidige instellingen van een mailbox zijn:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Stap 2 — Schakel goedkeuringen in deskbird in

Open de instellingen van de ruimte onder Admin > Verdiepingen & ruimtes.
Schakel goedkeuringen in voor de ruimte. Zodra dit is ingeschakeld, wordt de ruimte gemarkeerd als Goedkeuring vereist.
Voeg goedkeurders toe. Dit zijn de mensen die aanvragen in deskbird kunnen goedkeuren. We raden aan om dezelfde mensen toe te voegen als in Exchange.

💡 Let op: Er hoeft verder niets te worden ingeschakeld. Zodra een gesynchroniseerde ruimte goedkeuringen aan heeft staan, volgt deskbird automatisch de beslissingen van de mailbox van de ruimte.

💡 Let op: De goedkeurders in deskbird en de gedelegeerden in Exchange zijn twee aparte lijsten. Technisch gezien mogen ze verschillen, maar ze gelijk houden voorkomt verwarring over wie verantwoordelijk is voor een beslissing.

3.3 Stap 3 — Controleer de instellingen

Test met een echte boeking van iemand die geen Exchange-gedelegeerde is voor de ruimte.

Controleer of de boeking een aanvraag aanmaakt. Boek de ruimte in deskbird. De boeking moet als In afwachting in deskbird staan, de ruimte moet de vergadering als voorlopig tonen in Outlook, en de gedelegeerde moet een aanvraagmail ontvangen. Als de boeking zichzelf binnen enkele seconden goedkeurt, staat de mailbox nog op automatisch accepteren — ga terug naar stap 3.1.
Controleer of beslissingen beide kanten op werken. Laat de gedelegeerde accepteren in Outlook: binnen een minuut moet deskbird de boeking als goedgekeurd tonen met het label Beslist in Outlook. Bij een tweede boeking, keur goed in deskbird: binnen een minuut moet Outlook de ruimte als geaccepteerd en bezet tonen. Bij een derde, wijs af in Outlook: deskbird moet deze afwijzen en annuleren.
Controleer terugkerende boekingen. Maak een terugkerende boeking die zo ver vooruitloopt als je gebruikers nodig hebben. Als deze na een paar seconden in de lijst met afgewezen boekingen verdwijnt, loopt de reeks voorbij het boekingsvenster van de ruimte — verhoog deze zoals beschreven in stap 3.1.

3.4 Veelgemaakte instelfouten

Testen als gedelegeerde. Boekingen van een gedelegeerde zelf kunnen de goedkeuring helemaal overslaan, waardoor het lijkt alsof goedkeuringen niet werken.
Uitgaan van een standaardinstelling. Ruimtes die zijn aangemaakt in het Exchange-beheercentrum en ruimtes die zijn aangemaakt in het Microsoft 365-beheercentrum kunnen met verschillende instellingen beginnen. Controleer altijd de ruimte zelf en ga niet uit van een standaard.
Te vroeg testen. Exchange-instellingen hebben 5 tot 30 minuten nodig om door te voeren. Meteen na opslaan testen laat meestal het oude gedrag zien.
Het boekingsvenster op 180 dagen laten staan. Terugkerende boekingen die daar voorbij gaan, worden door Exchange na een paar seconden afgewezen.
AutomateProcessing staat op AutoUpdate. Als de mailbox eerder via PowerShell is ingesteld, kan deze waarde verkeerd staan. Bij een mailbox van een ruimte betekent AutoUpdate dat gedelegeerden nooit aanvragen ontvangen, dus niemand wordt gevraagd. Dit moet AutoAccept zijn.

4. Goedkeuringsaanvragen beheren

Beheerders beheren aanvragen onder Aanvragen > Boekingen. Dit tabblad bevat vergaderruimtes én Catering & Services-aanvragen, zodat je alle openstaande goedkeuringen op één plek kunt bekijken. Elke aanvraag heeft een eigen detailpagina met de ruimte, datum en tijd, organisator, genodigden en huidige status.

Goedkeuren of afwijzen hier betekent ook dat je namens de ruimte in Outlook antwoordt. Daarom raden we aan om goedkeuringen in deskbird af te handelen in plaats van in Outlook: je ziet het volledige boekingsoverzicht en iedereen ziet dezelfde status. Aanvragen die in Outlook worden beslist, verschijnen in deskbird met het label Beslist in Outlook.

💡 Let op: Een goedkeuring kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit deskbird. Om de ruimte weer vrij te maken, annuleer je de boeking of laat je een gedelegeerde deze afwijzen in Outlook.

5. Problemen oplossen

Symptoom	Waarschijnlijkste oorzaak	Wat te doen
Boekingen worden direct goedgekeurd en niemand wordt gevraagd	De mailbox van de ruimte accepteert alles automatisch in plaats van een gedelegeerde te vragen	Stel de mailbox opnieuw in zoals beschreven in stap 3.1
Een boeking blijft `In afwachting` en niemand heeft een aanvraag ontvangen	Er is geen gedelegeerde ingesteld, of `AutomateProcessing` staat op `AutoUpdate`	Controleer beide in stap 3.1
De eigen boekingen van de tester worden altijd goedgekeurd	De tester is een gedelegeerde voor de ruimte	Test als iemand die geen gedelegeerde is
Een terugkerende boeking verdwijnt enkele seconden na aanmaken	De reeks loopt voorbij het boekingsvenster van de ruimte	Verkort de reeks, of verhoog het boekingsvenster zoals beschreven in stap 3.1
Een goedkeuring in deskbird verschijnt niet in Outlook	Meestal alleen vertraging. De agenda van de ruimte wordt eerder bijgewerkt dan het overzicht van de organisator, en Outlook desktop slaat gegevens op in cache	Wacht een minuut en controleer dan de agenda van de ruimte in Outlook op het web in plaats van het overzicht van de organisator
Goedkeuringsinstellingen zijn niet zichtbaar in deskbird	Het Rooms plus-pakket ontbreekt, of goedkeuringen zijn nog niet ingeschakeld voor je bedrijf	Neem contact op met het supportteam van deskbird
Er wordt helemaal niets gesynchroniseerd voor een ruimte, beide kanten op	De kalendersynchronisatie van de ruimte is verlopen	Neem contact op met het supportteam van deskbird zodat de verbinding opnieuw kan worden ingesteld
Een goedgekeurde boeking werd vanzelf weer `In afwachting`	Exchange heeft de ruimte weer in de wacht gezet, en deskbird volgt	Verwacht gedrag. Als dit herhaaldelijk gebeurt bij dezelfde ruimte, neem contact op met het supportteam van deskbird
Een boeking werd geannuleerd en niemand in deskbird heeft dit gedaan	Het evenement is verwijderd uit de agenda van de ruimte aan de Microsoft-kant	Controleer de agenda van de organisator en de mailboxgeschiedenis van de ruimte

6. Veelgestelde vragen

Nog niet. Goedkeuringen voor gesynchroniseerde ruimtes ondersteunen momenteel alleen Microsoft 365. Ondersteuning voor Google Calendar is gepland.

In een gesynchroniseerde ruimte sturen beide systemen een melding naar de goedkeurder: deskbird stuurt zijn eigen verzoekmelding en Exchange stuurt de e-mail met het boekingsverzoek van de ruimte. Als dit storend is, kunnen goedkeurders in Outlook een regel aanmaken om de Exchange-verzoekmails te archiveren of te filteren, en alleen met de meldingen van deskbird werken.

Ja. Door de agenda van de ruimte toe te voegen aan Outlook worden openstaande verzoeken zichtbaar, en kun je ze daar accepteren of weigeren. deskbird volgt die beslissing. We raden nog steeds aan om goed te keuren in deskbird, waar je het volledige boekingsoverzicht hebt en waar het verzoek samen met alle andere goedkeuringen wordt bijgehouden.

Er wordt geen individuele deskbird-goedkeurder geregistreerd. Het verzoek wordt gemarkeerd als Beslist in Outlook, omdat de beslissing is genomen in de mailbox van de ruimte en niet in deskbird. Wil je bij elke beslissing een naam van een goedkeurder, keur dan goed in deskbird.

Ja. Omdat Outlook leidend is, gaat een goedgekeurde boeking weer naar In afwachting als de mailbox van de ruimte deze opnieuw in de wacht zet, en wordt deze geannuleerd als de ruimte het verzoek afwijst. Dit betekent ook dat een eerder afgewezen verzoek opnieuw goedgekeurd kan worden — bijvoorbeeld als de vergadering wordt verplaatst naar een tijdstip dat de ruimte wel accepteert.

Nee. Om de ruimte weer vrij te maken, kun je de boeking annuleren of een gemachtigde het verzoek in Outlook laten weigeren.

Technisch gezien niet — de twee lijsten staan los van elkaar. In de praktijk raden we sterk aan om ze gelijk te houden. Als ze verschillen, komen verzoeken bij de ene groep mensen in Outlook en bij een andere groep in deskbird terecht, en is het onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de beslissing.

Instellingen die je in Exchange wijzigt, worden binnen 5 tot 30 minuten actief. Zodra alles werkt, worden goedkeuringsbeslissingen tussen Outlook en deskbird meestal binnen 10 tot 60 seconden gesynchroniseerd, in beide richtingen.