Met Workforce instellingen kun je bepalen hoe planning werkt binnen je organisatie in deskbird. Op één pagina kun je het plannen van halve dagen inschakelen, de planningsstatussen aanpassen die je gebruikers zien (inclusief hun kleur, pictogram en of ze voor een halve dag gekozen kunnen worden), en regelen hoe ver terug verschillende functies oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo sluit je planningsinstellingen perfect aan op de manier waarop je teams echt werken.
- Toegang tot Workforce instellingen
- Een halve dag inplannen
- Toegang tot oude planningen
- Planningsstatussen
- Veelgestelde vragen
1. Toegang tot Workforce instellingen
Workforce instellingen worden beheerd door algemene beheerders in Admin.
Om de pagina te openen, ga je naar Admin > Workforce > Workforce instellingen.
Vanaf hier kun je drie gebieden instellen:
- Een halve dag inplannen: schakel het plannen van halve dagen voor alle gebruikers in of uit.
- Toegang tot oude planningen: bepaal hoe ver terug gebruikers en admins oude planningen kunnen bekijken en bewerken.
- Planningsstatussen: beheer de statussen die gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek, inclusief de kleur en het pictogram per status en of een status voor een halve dag gekozen kan worden.
Elke sectie heeft eigen knoppen voor Opslaan en Resetten. Wijzigingen worden pas actief nadat je op Opslaan klikt.
2. Een halve dag inplannen
Met het plannen van halve dagen kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen, bijvoorbeeld Kantoor in de ochtend en Remote werken in de middag. Dit is handig voor teams met flexibele hybride werkvormen, gesplitste diensten of gedeeltelijke vrije dagen.
Een halve dag inplannen inschakelen
- Ga naar Admin > Workforce > Workforce instellingen.
- Zet onder Een halve dag inplannen de schakelaar Schakel halve dag planning in voor alle gebruikers in deskbird aan.
- Klik op Opslaan.
Na inschakelen kunnen gebruikers twee verschillende statussen voor dezelfde dag plannen. Bij het instellen van beleid kun je bepalen hoe halve dagen worden berekend, zodat de registratie en naleving kloppen.
Als bepaalde statussen alleen voor hele dagen gebruikt mogen worden (bijvoorbeeld Remote werken), kun je dit per status beperken met de instelling Halve dag ingeschakeld. Zie Halve dagen per status toestaan.
Bepaal het midden van de dag
Het midden van de dag bepaalt hoe een werkdag wordt gesplitst en heeft invloed op boekingsperiodes en aanwezigheidsregistratie.
Om dit in te stellen, ga je naar Admin > Werkplek > Kantoor instellingen en stel je het midden van de dag in (bijvoorbeeld 13:00) voor het betreffende kantoor.
💡 Tip: HRIS-synchronisatie van halve dag afwezigheden wordt ondersteund voor Personio, HiBob, Factorial en HRWorks. Een halve dag inplannen moet ingeschakeld zijn; anders worden deze afwezigheden als hele dag gesynchroniseerd. Zie voor details HRIS-integratie: Afwezigheden.
3. Toegang tot oude planningen
In de sectie Toegang tot oude planningen bepaal je hoe ver terug verschillende gebruikersfuncties oude planningen kunnen bekijken en bewerken. Zo kun je de toegang tot planningen afstemmen op de compliance-, HR- en rapportage-eisen van je bedrijf.
Je kunt twee aparte functiegroepen instellen, elk met een eigen periode voor bekijken en bewerken.
Reguliere gebruikers, groepsmanagers en lijnmanagers
Bepaalt toegang tot planningen van collega’s (bekijken), eigen planningen (bekijken en bewerken) en planningen van beheerde collega’s (bekijken en bewerken).
- Bekijk toegang: aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bekijken.
- Bewerk toegang: aantal weken terug dat deze gebruikers planningen kunnen bewerken.
Algemene beheerders, kantoorbeheerders, managers en bijbehorende aangepaste functies
Bepaalt toegang tot alle planningen van collega’s (bekijken en bewerken). Dit geldt ook voor alle aangepaste functies met de rechten Planning van alle gebruikers bekijken en Planning van alle gebruikers beheren.
- Bekijk toegang: aantal weken terug dat deze functies planningen kunnen bekijken.
- Bewerk toegang: aantal weken terug dat deze functies planningen kunnen bewerken.
Configuratieregels
- Zowel de periode voor bekijken als bewerken kan worden ingesteld van 0 tot 52 weken.
- Als je een waarde op 0 zet, is toegang tot oude planningen volledig uitgeschakeld voor die functiegroep.
- De bewerkperiode mag niet langer zijn dan de bekijkperiode: gebruikers moeten een planning kunnen zien voordat ze deze kunnen bewerken.
- De standaardwaarde is 1 week voor zowel bekijken als bewerken. Bedrijven die niets aanpassen, behouden deze standaard.
Als je wijzigingen hebt gemaakt, klik je op Opslaan om ze toe te passen. Klik op Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken.
⚠️ Belangrijk: Wie op welke planning kan handelen, hangt nog steeds af van de functie van de gebruiker (algemene beheerder, kantoorbeheerder, manager, groepsmanager, lijnmanager) of de rechten van een aangepaste functie. De instellingen voor oude planningen bepalen alleen de periode voor die toegang, niet welke planningen elke functie kan bereiken.
4. Planningsstatussen
Planningsstatussen bepalen de opties waaruit gebruikers kunnen kiezen bij het plannen van hun werkweek, bijvoorbeeld Kantoor, Remote werken, Afwezig of Zakenreis. Je kunt deze statussen aanpassen zodat ze aansluiten bij hoe jouw organisatie werkt, en elke status een eigen kleur en pictogram geven zodat ze overal in het product direct herkenbaar zijn.
Status-eigenschappen
Elke planningsstatus heeft de volgende eigenschappen:
- Statustype: kies een vooraf gedefinieerd type (Kantoor, Remote werken, Afwezig, Zakenreis) of kies Aangepast om je eigen status te maken.
- Aangepaste weergavenaam: stel eventueel een aangepaste naam in die gebruikers zien in plaats van het standaardlabel. Let op: vooraf ingestelde planningsstatussen worden automatisch vertaald, maar als je een aangepaste weergavenaam toevoegt, vervalt deze automatische vertaling. Voor aangepaste statussen is een weergavenaam verplicht.
- Kleur: kies een kleur om elke status visueel te onderscheiden in planningen en analytics.
- Pictogram: kies een passend pictogram uit de lijst met suggesties zodat de status in één oogopslag herkenbaar is.
- Halve dag ingeschakeld: bepaal of gebruikers de status voor een halve dag kunnen kiezen. Als dit uit staat, kan de status alleen voor een hele dag gekozen worden.
- Actief / Inactief: bepaal of de status beschikbaar is voor gebruikers. Inactieve statussen zijn verborgen in het planningsoverzicht.
Statuskleur en pictogram instellen
Planningsstatussen hebben een vernieuwde uitstraling met consistente kleuren in deskbird. Als beheerder bepaal je hoe elke status eruitziet:
- Ga naar Admin > Workforce > Workforce instellingen en open de sectie Planningsstatussen.
- Selecteer de status die je wilt opmaken.
- Kies een kleur en een pictogram uit de lijst met suggesties.
- Klik op Opslaan.
De opmaak die je instelt, geldt overal waar de status verschijnt, zowel op web als mobiel:
- Persoonlijke feed
- Wekelijkse voorkeuren
- Planning van collega’s
- Planning van je team
- Collega feed
💡 Tip: De opmaak wordt automatisch gesynchroniseerd. Zodra je opslaat, zien alle gebruikers de nieuwe kleur en het nieuwe pictogram. Zij hoeven niets te doen.
Halve dagen per status toestaan
Als het plannen van halve dagen is ingeschakeld, kun je per planningsstatus bepalen of gebruikers deze voor een halve dag mogen kiezen. Dit is handig als sommige statussen (bijvoorbeeld Remote werken) alleen voor hele dagen gepland mogen worden, terwijl andere flexibel blijven.
- Ga naar Admin > Workforce > Workforce instellingen en open de sectie Planningsstatussen.
- Zet in de kolom Halve dag ingeschakeld de schakelaar uit voor elke status die alleen voor hele dagen gebruikt mag worden. Laat hem aan voor statussen die voor hele én halve dagen gebruikt mogen worden.
- Klik op Opslaan.
Wat gebruikers zien op web en mobiel:
- Halve dag ingeschakeld aan: gebruikers kunnen de status kiezen voor een hele dag en voor de eerste of tweede helft van een dag.
- Halve dag ingeschakeld uit: gebruikers kunnen de status nog steeds kiezen voor een hele dag. Als ze Halve dag inschakelen onder Jouw status, verschijnt de status niet in de dropdowns Eerste helft en Tweede helft.
Er verandert niets aan je bestaande statussen totdat een beheerder deze instelling aanpast.
⚠️ Belangrijk: Halve dag ingeschakeld bepaalt alleen de beschikbaarheid van halve dagen voor een individuele status. Het schakelt het plannen van halve dagen voor het hele bedrijf niet in of uit (zie Een halve dag inplannen), en het verbergt of deactiveert de status niet.
Een planningsstatus toevoegen
Klik op + Planningsstatus toevoegen om een nieuwe status aan te maken. De nieuwe status verschijnt onderaan de lijst. Kies een statustype, voeg eventueel een aangepaste weergavenaam toe, kies een kleur en pictogram, en zorg dat de schakelaar op Actief staat. Klik daarna op Opslaan.
Statussen herschikken
Planningsstatussen worden aan gebruikers getoond in de volgorde die je hier instelt. Gebruik de gripmarkeringen (⠟) aan de linkerkant van elke rij om statussen te verslepen naar de gewenste volgorde, en klik daarna op Opslaan.
Een planningsstatus verwijderen
Klik op het prullenbak-icoon aan de rechterkant van een rij om een status te verwijderen. Als er nog planningen zijn die deze status gebruiken, krijg je een dialoogvenster waarin je kunt kiezen uit twee acties:
- Migreren van bestaande planningen naar een andere planningsstatus, en daarna de huidige verwijderen.
- Direct verwijderen: alle planningen en analytics die aan deze status gekoppeld zijn, worden permanent verwijderd.
⚠️ Belangrijk: Ander kantoor is een standaardstatus die niet bewerkt of verwijderd kan worden. Deze verschijnt onder de status Kantoor in de webapp.
5. Veelgestelde vragen
Alleen algemene beheerders hebben toegang tot en kunnen Workforce instellingen bewerken. Aangepaste functies met de juiste admin-rechten kunnen deze pagina ook openen.
Als een halve dag inplannen wordt uitgeschakeld, kunnen gebruikers geen nieuwe halve dagen meer inplannen. Bestaande halve dagen blijven in het systeem staan, maar worden weergegeven als hele dagen totdat het beleid wordt herzien.
deskbird vergelijkt de geboekte tijden met het midden van de kantoorwerktijd (zie Het midden van de dag instellen). Een boeking die volledig vóór het midden ligt, telt als de eerste helft; een boeking volledig erna telt als de tweede helft; en een boeking die over het midden heen gaat, telt als een hele dag. De berekening gebeurt op basis van de geboekte tijden, niet op basis van de daadwerkelijke tijd die iemand op kantoor was.
Een halve dag inplannen moet ingeschakeld zijn. Als dit uitstaat, kan een middagboekingen voor een bureau (bijvoorbeeld van 14:00 tot 17:00) alsnog als een hele Kantoor dag voor die gebruiker tellen, waardoor aanwezigheidsrapporten meer kantoordagen tonen dan er daadwerkelijk zijn geweest.
Ja. Ga naar Admin > Workforce > Workforce instellingen, open Planningsstatussen en zet Halve dag ingeschakeld uit voor elke status die alleen als hele dag beschikbaar moet zijn. Klik daarna op Opslaan. Alle andere statussen blijven beschikbaar voor zowel hele als halve dagen.
Controleer deze twee instellingen in Admin > Workforce > Workforce instellingen:
- Een halve dag inplannen: halve dagen moeten voor alle gebruikers ingeschakeld zijn.
- Halve dag ingeschakeld (onder Planningsstatussen): als dit uitstaat voor de status, kunnen gebruikers deze alleen voor een hele dag kiezen.
Nee. Het bewerkingsvenster kan niet verder teruggaan dan het weergavevenster. Gebruikers moeten een planning kunnen zien voordat ze deze kunnen bewerken. Als je de toegang tot bekijken lager instelt dan de toegang tot bewerken, past deskbird de bewerktoegang automatisch aan.
Zet zowel Toegang bekijken als Toegang bewerken op 0 weken voor de betreffende groep, en klik daarna op Opslaan. Met deze instelling kunnen gebruikers in die groep geen planningen uit het verleden bekijken of bewerken.
Een status deactiveren verbergt deze in het planningsoverzicht, zodat gebruikers hem niet meer kunnen kiezen, maar bestaande planningen en analytics die de status gebruiken blijven behouden. Een status verwijderen haalt deze permanent weg. Afhankelijk van de gekozen optie worden bestaande planningen gemigreerd naar een andere status of samen met hun analytics verwijderd.
Voorgedefinieerde statussen (Kantoor, Remote werken, Afwezig, Zakenreis) hebben ingebouwde vertalingen voor alle ondersteunde talen. Als je een aangepaste weergavenaam toevoegt, ziet deskbird dit als het voorkeurslabel van jouw organisatie en wordt deze aan alle gebruikers in alle talen getoond zonder vertaling.
Nee. Kleuren en pictogrammen worden eenmalig ingesteld door een beheerder in Admin > Workforce > Workforce instellingen en gelden voor iedereen in de organisatie. Gebruikers zien de opmaak, maar kunnen deze niet aanpassen.
Nee. De opmaak wordt automatisch gesynchroniseerd zodra je op Opslaan klikt, en gebruikers zien de nieuwe kleur en het pictogram de volgende keer dat ze deskbird openen op web of mobiel.
Overal waar een planningsstatus wordt getoond: de persoonlijke feed, wekelijkse voorkeuren, planning van collega’s, je teamplanning en de collega feed, zowel op web als mobiel.