Gebruikers beheren hun eigen profielinstellingen door op hun profielfoto-icoon linksonder in de webapp te klikken. Dit opent het menu Profielinstellingen. De meeste instellingen — profielfoto, tijdsnotatie, taal, privacy en meldingsvoorkeuren — worden volledig door de gebruiker zelf beheerd. Voor een volledige uitleg kun je gebruikers verwijzen naar Je profiel beheren in de sectie Voor gebruikers van dit helpcentrum.
Als admin zijn er een paar gebieden die overlappen met profielinstellingen:
1. Gebruikersinformatie bijwerken
Gebruikers kunnen hun eigen voor- en achternaam aanpassen via hun profielinstellingen, tenzij hun naam wordt gesynchroniseerd vanuit een extern systeem. In dat geval kunnen gebruikers hun naam niet aanpassen en moeten ze contact opnemen met een admin. Bedrijfsnaam en e-mailadres kunnen alleen door een admin worden gewijzigd. Om deze te wijzigen, ga je naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers, open je het profiel van de gebruiker en pas je het daar aan.
💡 Als jouw organisatie HRIS- of SCIM-synchronisatie gebruikt, moeten naam- en e-mailwijzigingen in het bronsysteem worden gedaan — updates worden dan automatisch doorgezet naar deskbird.
2. Kantoorfuncties
Gebruikers kunnen zichzelf kantoorfuncties toewijzen (BHV’er, Brandwacht, Ontruimingsassistent, Sleutelhouder) via hun profielinstellingen — maar alleen als jouw organisatie dit heeft ingeschakeld. Jij beheert deze schakelaar via Admin > Kantoorinstellingen. Als zelftoewijzing is uitgeschakeld, is de optie voor gebruikers grijs weergegeven en moeten ze contact opnemen met een admin om een functie toegewezen te krijgen.
3. Toegewezen ruimtes
Wanneer je een middel (desk, parkeerplek, enz.) permanent aan een gebruiker toewijst via Admin > Verdiepingen & ruimtes, verschijnt die toewijzing in het tabblad Profiel > Jouw ruimtes > Toegewezen ruimtes van de gebruiker. Gebruikers kunnen de naam van het middel, de locatie en zien of geautomatiseerde boeking is ingeschakeld. Toegewezen ruimtes worden automatisch voor de gebruiker geboekt als geautomatiseerde boeking aanstaat of wanneer ze hun status op Kantoor zetten.
Gebruikers stellen hun standaard boekingsuren in via Profiel > Hybride voorkeuren > Standaard boekingsuren. Deze uren gelden voor hun desk- en parkeerboekingen, inclusief geautomatiseerde boekingen van toegewezen middelen.
Favoriete ruimtes — middelen die gebruikers hebben opgeslagen voor snelle toegang — zijn ook zichtbaar in dit tabblad, maar worden volledig door de gebruiker zelf beheerd.
4. Voertuigen en kentekenplaten
Als je voor ten minste één parkeergebied een kenteken verplicht stelt, verschijnt er een sectie Voertuigen op gebruikersprofielen. Gebruikers kunnen daar hun voertuigen opslaan (kenteken en een optionele naam) en één voertuig als standaard markeren. Het standaardvoertuig wordt gebruikt voor parkeerboekingen in gebieden waar een kenteken verplicht is, inclusief snel boeken en geautomatiseerde boeking.
Als admin kun je voertuigen toevoegen, bewerken of verwijderen namens gebruikers: ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers, open de gebruiker en kies Voertuigen. Je kunt ook kentekenplaten in bulk importeren of exporteren via CSV. Als je de verplichting later uitzet, blijven opgeslagen voertuigen op de gebruikersprofielen staan.
Kentekenbeheer is beschikbaar op Desks Professional en hoger. Voor de stappen en alle details, zie Kentekenbeheer.