Beheer van kentekens

Desks Professional en hoger

Met kentekenbeheer kun je de voertuigen van je medewerkers die ze meenemen naar kantoor verzamelen en bijhouden, en een kenteken verplicht stellen voor de parkeerterreinen waar dat nodig is. In plaats van kentekens in spreadsheets te bewaren, kun je ze per gebied afdwingen, in een paar seconden opzoeken van wie een voertuig is, en nauwkeurige gegevens doorgeven aan je garagebeheerder, slagboomsysteem of beveiligingsteam.

1. Voor je begint
2. Een kenteken verplicht stellen voor een parkeerterrein
3. Wat medewerkers zien bij het boeken
4. Kentekens beheren namens gebruikers
5. Kentekens importeren en exporteren in bulk
6. Achterhalen van wie een kenteken is
7. Kentekens zien in de boekingenlijst en export
8. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

Voor wie is dit?
Kentekenbeheer is beschikbaar in de Desks Professional en Enterprise abonnementen, op het web en in de mobiele app. Admins stellen het in; medewerkers slaan hun voertuigen op en kiezen er één bij het boeken.

Een paar uitgangspunten die bepalen hoe je dit instelt:

• Kentekens worden opgeslagen op het gebruikersprofiel, niet op individuele boekingen. Elke medewerker kan meerdere voertuigen opslaan (kenteken en voertuignaam) en er één als standaard instellen.
• De verplichting wordt per parkeerterrein ingesteld. Medewerkers wordt alleen om een kenteken gevraagd in de gebieden waar je dit aanzet. Alle andere parkeerterreinen blijven zoals ze zijn.
• In de mobiele app is de sectie Voertuigen op het profiel van de medewerker voor iedereen zichtbaar. Op het web verschijnt deze alleen voor medewerkers die minstens één parkeerterrein kunnen zien waar een kenteken verplicht is. Medewerkers die al een voertuig hebben opgeslagen, houden de sectie op het web, zodat ze het kunnen bekijken of verwijderen.
• Het standaard kenteken wordt gebruikt door automatiseringen. Snel boeken en geautomatiseerde boekingen gebruiken het zonder extra stap, zodat geplande boekingen blijven werken in gebieden waar een kenteken verplicht is.
• Een kenteken kan maar op één actieve parkeerboeking tegelijk staan.

2. Een kenteken verplicht stellen voor een parkeerterrein

Stel kentekens alleen verplicht waar je garage, slagboomsysteem of beveiligingsteam ze echt nodig heeft.

1. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en selecteer het betreffende kantoor.
2. Open het parkeerterrein dat je wilt instellen.
3. Schakel onder Vehicle license plate management de optie Vereis een kenteken in.
4. Sla je wijzigingen op.

Vanaf nu wordt iedereen die een plek boekt in dat gebied gevraagd om een kenteken te bevestigen, en wordt hun standaard kenteken gebruikt voor geautomatiseerde boekingen.

⚠️ Let op: De verplichting geldt alleen voor nieuwe boekingen. Bestaande boekingen zonder kenteken blijven ongewijzigd.

💡 Tip: Herhaal dit per gebied. Een ondergrondse garage met slagboom kan kentekens vereisen, terwijl een open parkeerterrein dat niet hoeft.

💡 Tip: Wil je dat medewerkers hun voertuigen alvast opslaan voordat je kentekens verplicht stelt? Zet de verplichting aan voor een parkeerterrein dat medewerkers kunnen zien. Een beperkt gebied werkt zolang het niet verborgen is voor gebruikers zonder toegang. Ze zien het gebied en de sectie Voertuigen op het web, maar kunnen het nog steeds niet boeken.

3. Wat medewerkers zien bij het boeken

Als je weet hoe het voor medewerkers werkt, kun je makkelijker vragen beantwoorden nadat je de verplichting hebt aangezet. De flow is hetzelfde op het web en in de mobiele app.

• Parkeerterreinen waar een kenteken verplicht is, zijn gemarkeerd op de plattegrond en in het geavanceerde boekingspaneel, zodat medewerkers de verplichting zien voordat ze bij de bevestiging komen.
• Medewerkers slaan hun voertuigen op in de sectie Voertuigen van hun eigen profiel en stellen er één in als standaard. Ze kunnen daar op elk moment voertuigen toevoegen, bewerken of verwijderen.
• Bij het boeken van een plek in een gebied waar een kenteken verplicht is, zien ze het bericht Voor deze parkeerplaats is een kenteken verplicht, en hun standaardvoertuig is vooraf geselecteerd in het veld Voertuig. Ze kunnen dit bevestigen, wisselen naar een ander opgeslagen voertuig, of direct in het boekingsproces een nieuw kenteken toevoegen. Nieuwe kentekens worden automatisch aan hun profiel toegevoegd.
• Snel boeken en geautomatiseerde boekingen gebruiken het standaard kenteken zonder extra stap, zodat medewerkers met terugkerende parkeerboekingen niet worden onderbroken.
• Managers en groepsmanagers kunnen parkeerplaatsen boeken voor de mensen die ze beheren. Als de collega voertuigen heeft opgeslagen, kiest de boeker er één in het veld Voertuig. Heeft de collega geen voertuigen, dan verschijnt een melding dat de medewerker of een admin er eerst één moet toevoegen.

💡 Tip: Als je dit uitrolt, herinner medewerkers er dan aan hun standaard kenteken aan te passen als ze overstappen op een huurauto, poolauto of bedrijfsauto. Anders worden hun geautomatiseerde boekingen aan het verkeerde voertuig gekoppeld.

4. Kentekens beheren namens gebruikers

Je kunt kentekens beheren voor collega’s. Dit is handig voor gedeelde bedrijfsauto’s, voor mensen die hun profiel zelden openen, of als een kenteken verkeerd is ingevoerd.

1. Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Selecteer de gebruiker die je wilt aanpassen.
3. Open hun sectie Voertuigen.
4. Voeg een kenteken toe, bewerk of verwijder het, en stel in welk kenteken standaard is.

Kentekens zijn ook zichtbaar en bewerkbaar in het zijpaneel van de gebruiker, zodat je een kenteken kunt corrigeren zonder het scherm te verlaten waar je in werkt.

De gebruikerslijst heeft ook de filters Met kenteken en Zonder kenteken, en het zoekveld vindt zowel kentekens als namen. Gebruik deze om te zien wie er nog een voertuig moet toevoegen voordat je de verplichting aanzet.

5. Kentekens importeren en exporteren in bulk

Als je voertuiggegevens al ergens anders bijhoudt, bijvoorbeeld in een lijst van je garagebeheerder, hoef je niet elk kenteken handmatig in te voeren. Kentekens maken deel uit van de gebruikerslijst, dus je beheert ze in bulk op dezelfde manier als andere gebruikersgegevens.

Kentekens exporteren:

1. Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Klik op Export CSV.
3. Selecteer Alle gebruikers exporteren, of Gebruikers exporteren met huidige filters en sortering om alleen de gefilterde resultaten te exporteren.

Het CSV-bestand bevat de opgeslagen kentekens per gebruiker. Lees meer in Exports.

Kentekens importeren:

Voeg kentekens voor meerdere gebruikers tegelijk toe of werk ze bij door het bewerkte CSV-bestand te uploaden via de CSV-gebruikersupload op dezelfde pagina. Vul de kentekens in de kolom Kentekens in en scheid meerdere kentekens met een puntkomma, bijvoorbeeld B ER 007; M UC 123. Voor alle stappen, zie Gebruikers toevoegen, bijwerken en verwijderen met CSV-upload.

💡 Tip: Exporteer eerst de gebruikerslijst en gebruik deze als sjabloon. Zo komt de kolomstructuur overeen met wat de import verwacht.

6. Achterhalen van wie een kenteken is

Als een onbekende auto een plek blokkeert of een collega vaststaat bij de slagboom, hoef je niet meer rond te vragen.

1. Zoek het kenteken op in deskbird.
2. Het bijbehorende voertuig laat zien bij welke gebruiker het hoort.
3. Vanaf daar kun je de parkeerboekingen van die persoon bekijken en contact opnemen.

Dit is de snelste manier om te achterhalen "van wie is deze auto?" en om te controleren of een voertuig in de garage daadwerkelijk een geldige boeking voor die dag heeft.

7. Kentekens zien in de boekingenlijst en export

De boekingenlijst bevat een kolom Kenteken, zodat je in één oogopslag ziet welke voertuigen je op je parkeerterreinen kunt verwachten.

Als je boekingen exporteert via Admin > Boekingen > Boekingen exporteren naar .xlsx, bevat het bestand ook het kenteken en de voertuignaam voor elke parkeerboeking. Zo kun je eenvoudig een complete daglijst aan je garagebeheerder of beveiligingsteam geven zonder extra werk.

Gebruik beide om parkeerboekingen voor een bepaalde dag te controleren, ontbrekende of dubbele kentekens te signaleren en nauwkeurige voertuiggegevens te delen.

8. Veelgestelde vragen