Dit artikel beschrijft de systeemrollen die beschikbaar zijn in deskbird en welke acties elke rol mag uitvoeren. Gebruik dit als naslagwerk bij het toewijzen van rollen aan gebruikers binnen je organisatie.
Naast systeemrollen kun je ook aangepaste functies definiëren om precies de juiste rechten aan je team te geven. Lees hier meer: Aangepaste functies en hun rechten
1. Overzicht van rechten
De onderstaande tabel laat zien welke acties elke systeemrol in deskbird kan uitvoeren:
| Taak | Gebruiker | Groepsmanager | Manager | Office Admin | Global Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Een ruimte voor zichzelf boeken | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eigen status instellen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Boeken voor andere gebruikers in hun groep * | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Status instellen voor gebruikers in hun groep(en) | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Status instellen voor alle gebruikers in het bedrijf | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Kantoorconfiguratie en boekingsregels wijzigen (per kantoor) | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Gebruikers en rollen beheren (behalve Global Admins toewijzen), gebruikers uitnodigen via e-mail | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Gebruikers aanmaken, bijwerken, deactiveren en verwijderen via .csv | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Andere Global Admins toewijzen | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Boekingsregels wijzigen voor alle kantoren | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Toegang tot Workforce / Office analytics ** | ❌ | Beperkt | Volledig | Volledig | Volledig |
| Toegang tot Office analytics ** | ❌ | ❌ | ❌ | Beperkt | Volledig |
| Boeken namens bezoekers (Boeking voor gasten) *** | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | ✅ | ✅ |
| Details van vergaderruimte zien als de beschermde modus actief is | Alleen als deelnemer | Alleen voor beheerde groep | ✅ | ✅ | ✅ |
| Toegang tot Service Requests dashboard (catering) **** | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk |
| API/SCIM-token genereren en beheren | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
* (Groeps)managers kunnen voor anderen boeken, tenzij de toegang tot het gebied is beperkt voor de geselecteerde persoon en het gebied voor hen verborgen is.
** Beperkte toegang: Groepsmanagers en office admins kunnen alleen data zien van de groep(en) en/of kantoor(s) die ze beheren.
*** Voorwaardelijk: Kan ingesteld worden via Admin > Boekingsinstellingen > Boeking voor gasten
**** Voorwaardelijk: Toegang kan gegeven worden via Admin > Catering & services > Gebruikers met toegang tot het services dashboard.
2. Rolbeschrijvingen & best practices
- Gebruiker: Dit is de standaardrol voor elke gewone medewerker. Gebruikers kunnen Desks of ruimtes voor zichzelf boeken en hun eigen status instellen (bijvoorbeeld thuiswerken, op kantoor), maar kunnen niet namens anderen handelen of instellingen aanpassen.
- Groepsmanager: Ideaal voor teamleiders, HR-medewerkers of office assistants. Groepsmanagers kunnen boekingen en statussen beheren voor gebruikers in de groep(en) die ze beheren, maar hebben geen toegang tot globale of kantoorbrede admin-instellingen.
- Manager: Deze rol heeft een bredere scope dan groepsmanagers. Managers kunnen namens elke gebruiker binnen het bedrijf handelen, maar kunnen geen instellingen wijzigen. Dit wordt meestal gebruikt voor senior HR of afdelingshoofden.
-
Office Admin: Office Admins kunnen instellingen beheren voor één of meerdere specifieke kantoren, inclusief boekingsregels en kantoorconfiguratie. Ze beheren ook gebruikers, maar kunnen geen Global Admin-rollen toewijzen. Deze rol moet alleen worden toegekend aan getrainde personen die bekend zijn met de deskbird-instellingen.
💡 Let op: Zorg er bij het toewijzen van deze rol voor dat ook de betreffende kantoor(s) waartoe de gebruiker toegang moet hebben in hun profiel zijn ingesteld. Anders krijgen ze een foutmelding bij het openen van het Admin-paneel. - Global Admin: De hoogste rol in deskbird. Global Admins hebben onbeperkte toegang tot het hele account, inclusief het verwijderen van gebruikers, instellingen wijzigen voor alle kantoren en andere Global Admins toewijzen. Deze rol is bedoeld voor een klein aantal deskbird-experts binnen je bedrijf.