Aangepaste functies en machtigingen

Desks Professional en hoger

Aangepaste functies stellen Algemene beheerders in staat om lichte, aanvullende functies aan te maken die specifieke machtigingen geven (zoals het beheren van bezoeken of het exporteren van analyses) zonder de kernfunctie van een gebruiker te wijzigen. Zo kun je gebruikers precies de toegang geven die ze nodig hebben, voor specifieke of alle kantoren, terwijl de systeemfuncties duidelijk en consistent blijven.

Lees meer over systeemfuncties hier: Systeemfuncties en machtigingen

1. Overzicht
2. Systeemfuncties vs. aangepaste functies
3. Aangepaste functies beheren
4. Beschikbare machtigingen voor aangepaste functies
5. Huidige beperkingen
6. FAQ

1. Overzicht

Op de pagina Functies & machtigingen kunnen Algemene beheerders bepalen wie wat mag doen in deskbird.

Deze pagina vind je onder:

Admin > Gebruikersbeheer: Functies & machtigingen

Hier komen de volgende onderdelen samen:

• Systeemfuncties die vooraf zijn ingesteld door deskbird
• Aangepaste functies die door je organisatie worden aangemaakt en beheerd

Voor wie is dit?
Deze functie is beschikbaar voor Algemene beheerders. Het is beschikbaar in Desks Professional en hoger.

Belangrijk concept:
Aangepaste functies worden altijd toegevoegd aan de kernfunctie van een gebruiker. Ze kunnen machtigingen toevoegen, maar kunnen geen machtigingen verwijderen die door een systeemfunctie zijn toegekend.

2. Systeemfuncties vs. aangepaste functies

Functies in deskbird zijn verdeeld in twee categorieën.

• Systeemfuncties
  • Vooraf ingesteld door deskbird
  • Kunnen niet verwijderd worden
  • Elke gebruiker heeft precies één kernfunctie (bijvoorbeeld: Algemene beheerder, Kantoorbeheerder, Manager, Groepsmanager, Gebruiker)
  • Sommige vooraf ingestelde functies kunnen ook als extra functie bestaan (bijvoorbeeld: Beheerder van dienstverzoeken, Bezoekersreceptionist), afhankelijk van de modules waarop je bent geabonneerd, zoals Vergaderruimtes of Bezoekersbeheer
• Aangepaste functies
  • Gedefinieerd en beheerd door je organisatie
  • Kunnen worden bewerkt of verwijderd
  • Gebruikers kunnen meerdere aangepaste functies hebben
  • Altijd aanvullend: ze breiden machtigingen uit, beperken ze nooit

Deze scheiding helpt om de kerntaken stabiel te houden en toch flexibel machtigingen te beheren.

3. Aangepaste functies beheren

Al het rolbeheer gebeurt op de pagina Functies & machtigingen.

Een aangepaste functie aanmaken

1. Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Functies & machtigingen.
2. Klik in het gedeelte Aangepaste functies op Aangepaste functie toevoegen.
3. Voer een Naam en optioneel een Beschrijving in.
4. Selecteer de machtigingen die je wilt toekennen met de schakelaars.
5. Klik op Opslaan.

Tip: Gebruik duidelijke, doelgerichte namen zoals "Data-analist" of "Ontvangst" om het toewijzen van functies later makkelijker te maken.

Gebruikers toewijzen aan een aangepaste functie

Je kunt aangepaste functies op twee manieren toewijzen.

Optie A: Vanuit de functie zelf

1. Open Admin > Gebruikersbeheer: Functies & machtigingen.
2. Klik in de tabel Aangepaste functies op het persoonspictogram bij de functie.
3. Klik op Begunstige toevoegen.
4. Selecteer één of meer gebruikers.
5. Kies of de functie geldt voor:
   • Kantoor/kantoren selecteren, of
   • Alle kantoren
6. Klik op Bevestigen.

Let op: Als Alle kantoren is geselecteerd, worden nieuw aangemaakte kantoren automatisch toegevoegd aan het bereik van de functie van de gebruiker.

Optie B: Vanuit het gebruikersprofiel

1. Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Open het gebruikersprofiel.
3. Open het tabblad Functie.
4. Voeg de relevante functie(s) toe onder Extra functie(s).
5. Sla je wijzigingen op.

Beide methoden geven dezelfde machtigingen; kies de manier die het beste bij je werkwijze past.

💡 Tip: Je kunt de gebruikerslijst filteren op aangepaste functies om snel te zien welke gebruikers welke functie(s) hebben toegewezen gekregen.

4. Beschikbare machtigingen voor aangepaste functies

Aangepaste functies kunnen machtigingen bevatten uit de volgende gebieden.

* Opmerkingen over de machtiging Gebruikers beheren

• Groepszichtbaarheid is van toepassing: als zichtbaarheid op basis van groepen is ingeschakeld, kunnen gebruikers alleen anderen toewijzen aan groepen waarvan ze deel uitmaken of die ze beheren.
• Gebruikers met deze machtiging kunnen geen systeem- of aangepaste functies van andere gebruikers wijzigen in de interface.

5. Huidige beperkingen

• Als je Workforce-Analytics machtigingen geeft, kunnen gebruikers momenteel alle workforce-gegevens zien, ongeacht de kantoren die aan de functie zijn gekoppeld. In een toekomstige update wordt het mogelijk om Workforce-Analytics per kantoor te beperken via aangepaste functies.
• Voor Groepsmanagers blijft de zichtbaarheid van workforce-analytics beperkt tot de groepen die ze beheren.

6. FAQ