Aangepaste functies en machtigingen

Desks Professional en hoger

Aangepaste functies geven Global Admins de mogelijkheid om lichte, aanvullende functies aan te maken die bepaalde rechten geven (zoals het beheren van bezoeken of het exporteren van analytics) zonder de hoofdrol van een gebruiker in het systeem te veranderen. Zo kun je gebruikers precies de toegang geven die ze nodig hebben, voor specifieke of alle kantoren, terwijl de systeemrollen duidelijk en consistent blijven.

Lees hier meer over systeemrollen: Systeemrollen en rechten

1. Overzicht
2. Systeemrollen vs. aangepaste functies
3. Aangepaste functies beheren
4. Beschikbare rechten voor aangepaste functies
5. Huidige beperkingen
6. FAQ

1. Overzicht

Op de pagina Rollen & rechten kunnen Global Admins bepalen wie wat mag doen in deskbird.

Je vindt deze pagina onder:

Admin > Gebruikersbeheer: Rollen & rechten

Hier komen de volgende onderdelen samen:

• Systeemrollen die vooraf zijn ingesteld door deskbird
• Aangepaste functies die door je organisatie worden aangemaakt en beheerd

Voor wie is dit?
Deze functie is beschikbaar voor Global Admins. Het is beschikbaar in Desks Professional en hoger.

Belangrijk concept:
Aangepaste functies worden altijd toegevoegd aan de hoofdrol van een gebruiker. Ze kunnen rechten toevoegen, maar kunnen geen rechten wegnemen die door een systeemrol zijn toegekend.

2. Systeemrollen vs. aangepaste functies

Rollen in deskbird zijn verdeeld in twee categorieën.

• Systeemrollen
  • Vooraf ingesteld door deskbird
  • Kunnen niet verwijderd worden
  • Elke gebruiker heeft precies één hoofdrol (bijvoorbeeld: Global administrator, Office administrator, Manager, Group manager, User)
  • Sommige vooraf ingestelde rollen kunnen als extra rol bestaan (bijvoorbeeld: Service request manager, Visitor receptionist), afhankelijk van of je specifieke modules zoals Rooms of Bezoekersbeheer hebt geactiveerd
• Aangepaste functies
  • Gedefinieerd en beheerd door je organisatie
  • Kunnen worden bewerkt of verwijderd
  • Gebruikers kunnen meerdere aangepaste functies hebben
  • Altijd aanvullend: ze breiden rechten uit, beperken ze nooit

Deze scheiding zorgt ervoor dat de kerntaken stabiel blijven, terwijl je flexibel rechten kunt beheren.

3. Aangepaste functies beheren

Al het rolbeheer gebeurt op de pagina Rollen & rechten.

Een aangepaste functie aanmaken

1. Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Rollen & rechten.
2. Klik in het gedeelte Aangepaste functies op Aangepaste functie toevoegen.
3. Vul een Naam en eventueel een Beschrijving in.
4. Selecteer de rechten die je wilt toekennen met de schakelaars.
5. Klik op Opslaan.

Tip: Gebruik duidelijke, doelgerichte namen zoals "Data-analist" of "Receptie" om het toewijzen van functies later makkelijker te maken.

Gebruikers toewijzen aan een aangepaste functie

Je kunt aangepaste functies op twee manieren toewijzen.

Optie A: Vanuit de functie zelf

1. Open Admin > Gebruikersbeheer: Rollen & rechten.
2. Klik in de tabel Aangepaste functies op het persoon-icoon bij de functie.
3. Klik op Toewijzing toevoegen.
4. Selecteer één of meer gebruikers.
5. Kies of de functie geldt voor:
   • Selecteer kantoor/kantoren, of
   • Alle kantoren
6. Klik op Bevestigen.

Let op: Als Alle kantoren is geselecteerd, worden nieuw aangemaakte kantoren automatisch toegevoegd aan het bereik van de gebruiker voor deze functie.

Optie B: Vanuit het gebruikersprofiel

1. Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers.
2. Open het gebruikersprofiel.
3. Open het tabblad Functie.
4. Voeg de relevante functie(s) toe onder Extra functie(s).
5. Sla je wijzigingen op.

Beide methodes geven dezelfde rechten; kies de manier die het beste bij jouw werkwijze past.

💡 Tip: Je kunt de gebruikerslijst filteren op aangepaste functies om snel te zien welke gebruikers welke functie(s) hebben.

4. Beschikbare rechten voor aangepaste functies

Aangepaste functies kunnen rechten bevatten uit de volgende gebieden.

* Opmerkingen over het recht Gebruikers beheren

• Groepszichtbaarheid is van toepassing: als zichtbaarheid op basis van groepen is ingeschakeld, kunnen gebruikers alleen anderen toewijzen aan groepen waarvan ze deel uitmaken of die ze beheren.
• Gebruikers met dit recht kunnen geen systeem- of aangepaste functies van andere gebruikers wijzigen in de interface.

5. Huidige beperkingen

• Als je Workforce analytics rechten geeft, kunnen gebruikers momenteel alle workforce-data zien, ongeacht de kantoren die aan de functie zijn gekoppeld. In een toekomstige update kun je Workforce analytics via aangepaste functies per kantoor beperken.
• Voor Groepsmanagers blijft de zichtbaarheid van workforce analytics beperkt tot de groepen die ze beheren.

6. FAQ