Met groepsboeking zet je in één keer een heel team bij elkaar in één gebied. Jij kiest het gebied, de tijd en de mensen, en deskbird wijst automatisch een bureau toe aan iedereen. Zo hoef je niet meer bureau voor bureau te boeken voor teamdagen, onboardingweken of workshops. Groepsboeking is beschikbaar in de deskbird webapp voor Admins, Managers en Groepsmanagers.
- Hoe groepsboeking werkt
- Voor je begint
- Bureaus boeken voor een groep
- Hoe bureaus worden toegewezen
- Wat gebeurt er met bestaande boekingen
- Veelgestelde vragen
1. Hoe groepsboeking werkt
Een groepsboeking geldt voor één gebied, één dag en één gedeeld tijdsblok voor minimaal 2 personen. Je kunt hele groepen toevoegen, losse personen, of allebei. Voor je bevestigt, zie je wie welk bureau krijgt.
- Iedereen in de boeking krijgt een bureau in hetzelfde gebied.
- deskbird kiest het bureau voor elke persoon (zie Hoe bureaus worden toegewezen).
- Als iemand al een bureauboeking heeft op dat moment, wordt die vervangen door de groepsboeking (zie Wat gebeurt er met bestaande boekingen).
💡 Tip: Wil je een bureau boeken voor één collega? Zie Een bureau boeken namens een collega. Voor externe bezoekers, zie Een bureau boeken voor een gast.
2. Voor je begint
- Functie: Groepsmanagers kunnen boeken voor leden van de groepen die ze beheren. Managers, Office Admins en Global Admins kunnen ook groepen boeken, net als gebruikers met een aangepaste functie die Boekingen beheren voor andere gebruikers bevat. Andere gebruikers kunnen geen groepsboekingen maken.
- Plan: Desks Professional en hoger.
- Apparaat: de deskbird webapp. Groepsboeking is niet beschikbaar in de mobiele app.
- Mensen: minimaal 2 personen per groepsboeking.
- Ruimte: een gebied met genoeg vrije bureaus voor iedereen die je wilt boeken.
⚠️ Andere plannen: Bij andere plannen zien Office Admins en Global Admins de optie Groep met een upgrade-melding. Managers, Groepsmanagers en gebruikers zien deze optie niet.
3. Bureaus boeken voor een groep
- Open Boek in de deskbird webapp en kies de datum en verdieping.
- Klik op een gebied op de plattegrond en kies Geavanceerd, of klik op de gebiedskaart in de lijstweergave. Het boekingsvenster opent.
- Onder Boek voor:, selecteer Groep.
- Stel de begin- en eindtijd in, of zet Hele dag aan. Het tijdsblok geldt voor iedereen in de boeking.
- Bij Groepen of personen toevoegen op naam zoek je een groep of persoon en selecteer je deze. Groepen tonen het aantal leden tussen haakjes. Herhaal tot iedereen die je wilt boeken in de lijst staat (minimaal 2 personen).
- Controleer de lijst onder N personen in deze boeking. Elke groep heeft een eigen blok, en personen die je los toevoegt staan onder Individueel toegevoegd. Bij elke persoon zie je het bureau dat ze krijgen, en Lijstweergave toont elk bureau in het gebied met de persoon die erop geboekt is. Vink iemand uit om die persoon weg te laten, klik op het kruisje naast een groep om de hele groep te verwijderen, of klik op Deselecteer alles om alles leeg te maken.
- Klik op Groepsboeking bevestigen (N).
- Er verschijnt een dialoogvenster met het aantal boekingen dat wordt aangemaakt en het tijdsblok waarin overlappende boekingen worden vervangen. Klik op Boekingen bevestigen (N) om te boeken, of op Terug om iets aan te passen.
De teller naast de gebiedsnaam (bijvoorbeeld 8/10 bureaus beschikbaar) laat zien hoeveel bureaus er nog vrij zijn nadat iedereen in de lijst een bureau heeft, zodat je snel ziet of iedereen past.
💡 Tip: Groepsboeking bevestigen blijft uitgeschakeld tot er minimaal 2 personen in de lijst staan en iedereen een bureau heeft. Zijn er meer mensen dan vrije bureaus? Haal dan mensen uit de lijst of kies een groter gebied.
Na bevestigen zie je in een dialoogvenster hoeveel bureaus er geboekt zijn voor welke dag. Bekijk boekingen opent de lijst met alle boekingen voor die dag, en Klaar sluit het venster. Iedereen in de groep krijgt een agenda-uitnodiging en een e-mail voor hun nieuwe boeking. Als een boeking niet kan worden aangemaakt, krijg je een melding met de naam van de persoon en de reden. Het sluiten van het boekingsvenster annuleert de groepsboeking niet.
4. Hoe bureaus worden toegewezen
deskbird wijst iedereen een bureau toe in het gekozen gebied, in deze volgorde:
- Hun toegewezen bureau.
- Hun favoriete bureau in dat gebied.
- Het bureau dat ze al geboekt hebben in dat gebied.
- Elk vrij bureau in het gebied.
Je ziet het resultaat voor je bevestigt: het bureaunummer naast elke naam in de lijst, en de plek van iedereen op de plattegrond in Kaartweergave.
5. Wat gebeurt er met bestaande boekingen
- Als iemand in de groep al een bureauboeking heeft die overlapt met het tijdsblok, wordt die vervangen door de groepsboeking.
- Als iemand al is ingecheckt op een overlappende boeking, wordt die boeking niet vervangen. Die eindigt zodra de groepsboeking begint.
- Mensen van wie de boeking wordt vervangen, krijgen een e-mail. Daarin staat de oude boeking doorgestreept, de nieuwe boeking, wie de groepsboeking heeft gemaakt, en een knop Bekijk je boekingen.
⚠️ Controleer de preview: Vervangen gebeurt voor iedereen in de lijst tegelijk. Controleer de mensen en bureaus goed voor je op Boekingen bevestigen (N) klikt, vooral bij collega’s die misschien al ergens anders een bureau hebben geboekt voor die tijd.
6. Veelgestelde vragen
Controleer het volgende:
- Je gebruikt de deskbird webapp. Groepsboeking is niet beschikbaar in de mobiele app.
- Je functie is Groepsmanager, Manager, Office Admin of Global Admin, of je hebt een aangepaste functie met Boekingen beheren voor andere gebruikers.
- Je bedrijf heeft Desks Professional of hoger. Bij andere plannen zien admins Groep met een upgrade-melding, en anderen zien deze optie niet.
Als dit allemaal klopt en je ziet de optie nog steeds niet, vraag dan je Admin om je functie te controleren.
Controleer het volgende:
- Er staan minimaal 2 personen in de lijst. Een groepsboeking heeft minstens 2 personen nodig; voor één collega kies je Medewerker in plaats daarvan.
- Iedereen in de lijst heeft een bureau. Zijn er meer mensen dan vrije bureaus? Haal dan mensen uit de lijst of kies een groter gebied.
Nee. Een groepsboeking geldt voor één dag, dus Meer datums is uitgeschakeld als Groep geselecteerd is. Maak voor elke dag een aparte groepsboeking. Wil je meerdere datums voor één collega boeken? Kies dan Medewerker en gebruik Meer datums (zie Een bureau boeken namens een collega).
Niet allemaal:
- De instelling die voorkomt dat gebruikers en groepsmanagers meer dan één bureau tegelijk boeken, blokkeert een groepsboeking niet. De groepsboeking vervangt de overlappende bureauboeking.
- Het maximale boekingsbereik van de mensen die je toevoegt, blokkeert een groepsboeking ook niet. Je kunt dus verder vooruit boeken dan zij zelf zouden kunnen.
Zie Boekingsinstellingen.
Nee. Groepsmanagers kunnen alleen boeken voor leden van de groepen die ze beheren. Wil je iemand anders boeken? Vraag dan een Manager of een Admin.
Ja. Iedereen in een groepsboeking krijgt een agenda-uitnodiging en een e-mail voor hun nieuwe boeking, en de boeking verschijnt in hun boekingen. Als de groepsboeking een van hun bureauboekingen heeft vervangen, krijgen ze ook een e-mail met de oude en de nieuwe boeking en de naam van degene die de groepsboeking heeft gemaakt.
Nee. Het sluiten van het boekingsvenster annuleert de boeking niet. deskbird blijft de boekingen aanmaken en geeft een melding als het klaar is, of noemt de persoon en de reden als een boeking mislukt.
Nee. Groepsboeking is alleen beschikbaar in de deskbird webapp. Wil je voor één collega boeken op mobiel? Zie Een bureau boeken namens een collega.