Systeemfuncties en machtigingen – deskbird Help Center

Dit artikel beschrijft de systeemfuncties die beschikbaar zijn in deskbird en welke acties elke functie mag uitvoeren. Gebruik dit als naslagwerk wanneer je functies toewijst aan gebruikers binnen je organisatie.

Naast systeemfuncties kun je ook aangepaste functies definiëren om precies de juiste rechten aan je team te geven. Lees hier meer: Aangepaste functies en hun rechten

Overzicht van rechten
Functiebeschrijvingen

1. Overzicht van rechten

De onderstaande tabel laat zien welke acties beschikbaar zijn voor elke systeemfunctie in deskbird:

Taak	Gebruiker	Groepsmanager	Manager	Office Admin	Global Admin
Een resource voor zichzelf boeken	✅	✅	✅	✅	✅
Eigen status instellen	✅	✅	✅	✅	✅
Voor andere gebruikers in hun groep boeken *	❌	✅	✅	✅	✅
Bureaus boeken voor een groep mensen in één gebied (groepsboeking) *****	❌	Alleen voor beheerde groepen	✅	✅	✅
De status instellen voor gebruikers in hun groep(en)	❌	✅	✅	✅	✅
Status instellen voor alle gebruikers in het bedrijf	❌	❌	✅	✅	✅
Kantoorinstellingen en boekingsregels wijzigen (per kantoor)	❌	❌	❌	✅	✅
Gebruikers en functies beheren (behalve Global Admins toewijzen), gebruikers uitnodigen via e-mail	❌	❌	❌	✅	✅
Gebruikers aanmaken, bijwerken, deactiveren en verwijderen via .csv	❌	❌	❌	❌	✅
Andere Global Admins toewijzen	❌	❌	❌	❌	✅
Boekingsregels wijzigen voor alle kantoren	❌	❌	❌	❌	✅
Toegang tot Workforce / Office-analytics **	❌	Beperkt	Volledig	Volledig	Volledig
Toegang tot Office-analytics **	❌	❌	❌	Beperkt	Volledig
Boeken namens bezoekers (reservering voor gasten) ***	Voorwaardelijk	Voorwaardelijk	Voorwaardelijk	✅	✅
Details van vergaderruimtes zien wanneer de beschermde modus actief is	Alleen als deelnemer	Alleen voor beheerde groep	✅	✅	✅
Toegang tot dashboard Dienstverzoeken (catering) ****	Voorwaardelijk	Voorwaardelijk	Voorwaardelijk	Voorwaardelijk	Voorwaardelijk
API/SCIM-token genereren en beheren	❌	❌	❌	❌	✅

* (Groeps)managers kunnen boekingen maken voor anderen, tenzij de toegang tot het gebied beperkt is voor de geselecteerde persoon en het gebied voor hen verborgen is.

** Beperkte toegang: Groepsmanagers en office admins kunnen alleen data zien van de groep(en) en/of kantoor(s) die ze beheren.

*** Voorwaardelijk: Kan ingesteld worden via Admin > Boekingsinstellingen > Reservering voor gasten

**** Voorwaardelijk: Toegang kan verleend worden via Admin > Catering & diensten > Gebruikers met toegang tot het services-dashboard.

***** Desks Professional en hoger, alleen via de webapp. Gebruikers met een aangepaste functie die Boekingen beheren voor andere gebruikers bevat, kunnen dit ook gebruiken. Bij andere abonnementen zien Office Admins en Global Admins de optie Groep met een upgrade-melding. Zie Bureaus boeken voor een heel team.

2. Functiebeschrijvingen & best practices

Gebruiker: Dit is de standaardfunctie voor elke gewone medewerker. Gebruikers kunnen zelf bureaus of vergaderruimtes boeken en hun eigen status instellen (bijvoorbeeld thuiswerken of op kantoor), maar kunnen niet namens anderen handelen of instellingen aanpassen.
Groepsmanager: Ideaal voor teamleiders, HR-medewerkers of office assistants. Groepsmanagers kunnen boekingen en statussen beheren voor gebruikers in de groep(en) die ze beheren, maar hebben geen toegang tot globale of kantoorbrede admin-instellingen.
Manager: Deze functie heeft een bredere reikwijdte dan groepsmanagers. Managers kunnen namens elke gebruiker binnen het bedrijf handelen, maar kunnen geen instellingen wijzigen. Dit wordt meestal gebruikt voor senior HR of afdelingshoofden.
Office Admin: Office Admins kunnen instellingen beheren voor één of meerdere specifieke kantoren, waaronder boekingsregels en kantoorconfiguratie. Ze beheren ook gebruikers, maar kunnen geen Global Admins toewijzen. Deze functie moet alleen worden toegekend aan getrainde personen die bekend zijn met de deskbird-instellingen.
💡 Let op: Als je deze functie toewijst, zorg er dan ook voor dat de betreffende kantoor(s) waartoe de gebruiker toegang moet hebben, zijn ingesteld in hun profiel. Anders krijgen ze een foutmelding bij het openen van het Admin-paneel.
Global Admin: De hoogste functie in deskbird. Global Admins hebben onbeperkte toegang tot het hele account, inclusief het verwijderen van gebruikers, instellingen wijzigen voor alle kantoren en andere Global Admins toewijzen. Deze functie moet alleen worden toegekend aan een klein aantal deskbird-experts binnen je bedrijf.