Het begrijpen van rollen en rechten in deskbird is essentieel om ervoor te zorgen dat gebruikers het juiste toegangsniveau hebben, of ze nu voor zichzelf boeken, een team beheren of kantoorbrede instellingen configureren. In dit artikel vind je een duidelijk overzicht van elke rol en de acties die daarbij horen.
Naast systeemrollen kun je ook aangepaste functies definiëren om precies de juiste rechten aan je team toe te kennen. Lees hier meer: Aangepaste functies en hun rechten
1. Overzicht van rechten
In de onderstaande tabel zie je welke acties beschikbaar zijn voor elke systeemrol in deskbird:
| Taak | Gebruiker | Groepsmanager | Manager | Office Admin | Global Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Een ruimte voor zichzelf boeken | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eigen status instellen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Boeken voor andere gebruikers in hun groep * | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Status instellen voor gebruikers in hun groep(en) | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Status instellen voor alle gebruikers in het bedrijf | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Kantoorinrichting en boekingsregels wijzigen (per kantoor) | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Gebruikers en rollen beheren (behalve toewijzen van Global Admins), gebruikers uitnodigen via e-mail | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Gebruikers aanmaken, bijwerken, deactiveren en verwijderen via .csv | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Andere Global Admins toewijzen | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Boekingsregels wijzigen voor alle kantoren | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Toegang tot Workforce / Office analytics ** | ❌ | Beperkt | Volledig | Volledig | Volledig |
| Toegang tot Office analytics ** | ❌ | ❌ | ❌ | Beperkt | Volledig |
| Boeken namens bezoekers (Boeking voor gasten) *** | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | ✅ | ✅ |
| Details van vergaderruimte zien als de beschermde modus actief is | Alleen als deelnemer | Alleen voor beheerde groep | ✅ | ✅ | ✅ |
| Toegang tot Service Requests dashboard (catering) **** | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk | Voorwaardelijk |
| API/SCIM-token genereren en beheren | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
* (Groeps)managers kunnen voor anderen boeken, tenzij de toegang tot het gebied voor de geselecteerde persoon beperkt is en het gebied voor hen verborgen is.
** Beperkte toegang: Groepsmanagers en Office Admins kunnen alleen data zien van de groep(en) en/of het kantoor/de kantoren die zij beheren.
*** Voorwaardelijk: Kan worden ingesteld via Admin > Boekingsinstellingen > Boeking voor gasten
**** Voorwaardelijk: Toegang kan worden verleend via Admin > Catering & services > Gebruikers met toegang tot het services dashboard.
2. Rolbeschrijvingen & best practices
- Gebruiker: Dit is de standaardrol voor elke gewone medewerker. Gebruikers kunnen zelf Desks of ruimtes boeken en hun eigen status instellen (bijvoorbeeld thuiswerken of op kantoor), maar kunnen niet namens anderen handelen of instellingen aanpassen.
- Groepsmanager: Ideaal voor teamleiders, HR-medewerkers of office assistants. Groepsmanagers kunnen boekingen en statussen beheren voor gebruikers in de groep(en) die zij aansturen, maar hebben geen toegang tot globale of kantoorbrede admin-instellingen.
- Manager: Deze rol heeft een breder bereik dan groepsmanagers. Managers kunnen namens elke gebruiker binnen het bedrijf handelen, maar kunnen geen instellingen wijzigen. Deze rol wordt meestal gebruikt voor senior HR of afdelingshoofden.
-
Office Admin: Office Admins kunnen instellingen beheren voor één of meerdere specifieke kantoren, waaronder boekingsregels en kantoorconfiguratie. Ze beheren ook gebruikers, maar kunnen geen Global Admin-rollen toewijzen. Deze rol moet alleen worden toegekend aan getrainde personen die bekend zijn met de deskbird-instellingen.
💡 Let op: Zorg er bij het toewijzen van deze rol voor dat ook het juiste kantoor/de juiste kantoren in het profiel van de gebruiker zijn ingesteld. Anders krijgen ze een foutmelding bij het openen van het Admin-paneel. - Global Admin: De hoogste rol in deskbird. Global Admins hebben onbeperkte toegang tot het hele account, inclusief het verwijderen van gebruikers, het aanpassen van instellingen voor alle kantoren en het toewijzen van andere Global Admins. Deze rol is bedoeld voor een klein aantal deskbird-experts binnen je organisatie.