deskbird maakt het makkelijk om te plannen waar je elke dag werkt. Of dat nu op kantoor, op afstand of ergens anders is, je kunt je status handmatig instellen of je planning automatiseren met wekelijkse voorkeuren.
- Handmatig plannen
- Plannen met wekelijkse voorkeuren
- Geautomatiseerde boekingen
- Plannen voor een andere gebruiker
- Volg collega`s
1. Handmatig plannen
Als je bedrijf de Schedule-add-on heeft ingeschakeld, kun je je dagelijkse status direct bijwerken vanuit je Persoonlijk overzicht. Je kunt ook het tabblad Collega's gebruiken om je werk te plannen. Daar kun je de planning tot een week terug aanpassen.
- Ga naar het tabblad Schedule. Dit opent standaard wanneer je inlogt.
- Klik op een willekeurige dag, bijvoorbeeld Vandaag of Morgen.
- Selecteer je gewenste status:
- Kantoor
- Mobiel werken
- Afwezig
- Zakenreis
- Vakantie
🔧 Opmerking: Deze opties kunnen door je bedrijf aangepast zijn. Als de Desks-add-on actief is, word je bij het kiezen van Kantoor gevraagd om een desk voor die dag te boeken.
Status wordt gereset als de laatste boeking wordt geannuleerd
Wanneer je je laatste boeking van de dag annuleert (desks, parkeerplaatsen of andere middelen — vergaderruimtes uitgezonderd) en je status nog op Kantoor staat, vraagt deskbird je om deze bij te werken. Zo blijft de aanwezigheid van je team en op kantoor altijd actueel.
Je kunt ervoor kiezen om:
- over te schakelen naar een andere status (bijv. Mobiel werken, Afwezig),
- de status volledig te resetten, of
- de status te laten zoals hij is.
💡 Goed om te weten: Deze melding verschijnt alleen bij je eigen annuleringen en als je status Kantoor is. Andere statussen (zoals Mobiel werken of Zakenreis) worden nooit aangepast. Annuleringen door een beheerder en automatische annuleringen door gemiste check-ins geven geen melding.
2. Plannen met wekelijkse voorkeuren
Met de functie Wekelijkse voorkeuren kun je je wekelijkse planning automatisch instellen op basis van je vaste gewoontes.
💡 Deze functie is beschikbaar vanaf het Desks Business-abonnement, of met de Workforce Business & Enterprise-abonnementen.
- Klik op je profielfoto of initialen linksonder.
- Selecteer Jouw voorkeuren.
- Kies je status voor elke werkdag (maandag t/m vrijdag).
- Klik op Opslaan om je voorkeuren toe te passen.
🛠️ Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen.
🚫 Op dit moment worden zaterdag en zondag niet ondersteund.
Het systeem plant in eerste instantie tot 2 maanden vooruit; na de eerste instelling schuift het systeem elke maand automatisch door, zodat er steeds een maand afvalt en een nieuwe maand wordt toegevoegd. Zo blijft je planning altijd up-to-date.
⚠️ Door beperkingen van Microsoft en Google wordt de planningsstatus van wekelijkse voorkeuren niet gesynchroniseerd met een gekoppelde agenda.
3. Geautomatiseerde boekingen
Geautomatiseerde boekingen voorkomt herhaaldelijk boeken door je wekelijkse voorkeuren te koppelen aan de maximale boekingsperiode.
Beheerders kunnen dit inschakelen via Admin > Desks, parkeren & overige: Boekingsinstellingen > Geautomatiseerde boekingen, waar ze kunnen bepalen of gebruikers automatisering voor desks en parkeren mogen activeren.
Gebruikers vinden hun instellingen onder Profielfoto/initialen > Profielinstellingen: Hybride voorkeuren, waar ze desks of parkeerplaatsen kunnen aan- of uitzetten. De boekingslogica volgt een prioriteitsvolgorde: toegewezen ruimtes worden als eerste geboekt, daarna favorieten, vervolgens historisch meest gebruikte middelen, zones en verdiepingen, en tot slot een willekeurige toewijzing. Verzoeken buiten de maximale boekingsperiode van de gebruiker worden uitgesteld en automatisch verwerkt op de eerstvolgende mogelijke datum.
💡 Het uitschakelen van geautomatiseerde boeking heeft geen invloed op reeds gemaakte boekingen.
💡 Toekomstige boekingen worden aangemaakt zodra elk kantoor verwerkt is. Omdat kantoren gelijkmatig over de dag verdeeld worden, verschijnen boekingen geleidelijk — dus als er iets ontbreekt, kan het later alsnog toegevoegd worden zodra dat kantoor aan de beurt is.
4. Plannen voor een andere gebruiker
Beheerders en managers kunnen de werkweek voor andere gebruikers plannen, zowel individueel als voor groepen. Dit helpt om de aanwezigheid van het team te coördineren en af te stemmen op de behoeften van het bedrijf.
- Ga naar het gedeelte Schedule en kies het tabblad Collega's naast Persoonlijk overzicht.
- Selecteer in het dropdownmenu Alle, Volgend of een groep.
- Door te selecteren open je hun planning. Je kunt nu per dag statussen kiezen zoals Kantoor, Mobiel werken of Zakenreis.
- Klik op Opslaan om te bevestigen. Als meldingen zijn ingeschakeld, worden teamleden per e-mail geïnformeerd.
- Optioneel kun je voor het opslaan een notitie toevoegen voor extra context.
📣 Deze functie is vooral handig voor teamleiders en managers die proactief willen plannen voor hun teams.
5. Volg collega`s
Wil je weten wanneer je favoriete collega`s op kantoor of thuis werken, zodat je daar rekening mee kunt houden? Met de functie Volg collega`s zie je hun planning in één oogopslag.
- Klik op een dag in je Persoonlijk overzicht.
- In een zijpaneel zie je wie er op kantoor gepland staan.
- Volg je nog niemand? Klik dan op Volg collega`s om te beginnen.
- Klik op de ⭐ naast een naam om diegene te volgen. Een paarse ster betekent dat je die persoon volgt.
- Gebruik filters om te zoeken op kantoorrol (bijv. BHV'er, bedrijfshulpverlener).
- Schakel tussen de tabbladen Alle of Volgend.
Je kunt ook naar het tabblad Collega's naast je Persoonlijk overzicht gaan voor een weekoverzicht van hun planning.
🖼️ Tip: Voeg een profielfoto toe om je overzicht makkelijker te scannen.
💡 Opmerking: Afhankelijk van de privacy-instellingen van je bedrijf zijn sommige collega`s mogelijk niet zichtbaar.