Met Hybride werkbeleid neemt deskbird het tijdrovende en handmatige rekenwerk uit handen om bij te houden hoeveel dagen medewerkers op kantoor of thuis zijn geweest. De aanwezigheid van medewerkers wordt automatisch bijgehouden, wat tijd bespaart en menselijke fouten minimaliseert, zodat managers zich op andere taken kunnen richten. Door een minimum of maximum aantal dagen voor thuiswerken of aanwezigheid op kantoor in te stellen, moedig je medewerkers aan hun week zelfstandig te plannen binnen een duidelijk kader.
- Een beleid aanmaken
- Bestaande beleid bewerken / verwijderen
- Wat zien managers / medewerkers?
- Veelgestelde vragen
1. Een beleid aanmaken
💡 Let op: Alleen globale Admins kunnen Hybride werkbeleid aanmaken of bewerken.
⚠️ Limieten van het abonnement: Bij Desks Free en Business kan je bedrijf in totaal één Hybride werkbeleid hebben. Zowel actieve als geplande beleid tellen mee, dus je kunt geen opvolgend beleid inplannen zolang er een actief is. Goedkeuringsstromen waarbij managers betrokken zijn, zijn niet beschikbaar op deze abonnementen. Desks Professional en hoger biedt onbeperkt beleid en alle goedkeuringsstromen. Zie Beschikbaarheid van functies voor details.
Om een beleid aan te maken, ga je naar Admin > Workforce > Hybride werkbeleid en klik je op Beleid toevoegen. De setup bestaat uit drie stappen: Configuratie, Begunstigden en Extra info.
Regels instellen voor een beleid
In de stap Configuratie bepaal je hoe medewerkers geacht worden te werken:
- Kantoor: Stel het minimum aantal dagen in dat medewerkers op kantoor werken.
- Op afstand: Stel het maximum aantal dagen in dat medewerkers op afstand mogen werken.
- Beleidsregel toevoegen: Combineer twee regels in één beleid, bijvoorbeeld een minimum aantal kantoordagen per week en een maximum aantal thuiswerkdagen per maand.
- Periode: Kies of een regel geldt per week, per maand of per jaar.
⚠️ Belangrijk voor jaarlijkse beleid: Aanwezigheidsgegevens worden na een bepaalde periode geanonimiseerd. De standaard is 180 dagen, en dit is de aanbevolen instelling: persoonlijke aanwezigheidsgegevens worden alleen zo lang bewaard als meestal nodig is. De gegevens zelf worden niet verwijderd, maar de koppeling met de individuele gebruiker wordt verwijderd.
Een jaarlijks beleid heeft een volledig jaar aan gebruikers-gekoppelde data nodig om correct te tellen. Met de aanbevolen periode van 180 dagen vallen dagen uit de eerste helft van het jaar weg naarmate het jaar vordert.
Als je een jaarlijks beleid wilt uitvoeren, moet de anonimiseringstermijn worden verlengd tot minimaal 366 dagen. Controleer voordat je dit aanvraagt bij je functionaris gegevensbescherming of degene die verantwoordelijk is voor gegevensbewaring binnen je organisatie of je persoonlijke aanwezigheidsgegevens zo lang mag bewaren. Gegevens langer bewaren dan de aanbevolen standaard is een bewuste keuze van je organisatie. Zodra dat duidelijk is, neem contact op met support@deskbird.com om de periode aan te passen. De wijziging is niet met terugwerkende kracht: gebruikerskoppelingen die al geanonimiseerd zijn, kunnen niet worden hersteld.
Je kunt ook vaste kantoordagen instellen om samenwerking te bevorderen en het gebruik van werkplekken te optimaliseren.
Onder Halve dag planningen kies je hoe halve dagen meetellen voor het beleid: Halve dagen tellen als 0,5 dag (standaard), Halve dagen tellen als 1 dag, of Halve dag planningen niet meetellen voor beleid.
Gebruikers en groepen toewijzen aan een beleid
In de stap Begunstigden kies je op wie het beleid van toepassing is.
Teams/Gebruikers
- Pas beleid toe op gebruikersgroepen (bijv. afdelingen of teams).
- Stel groepen handmatig in, via HRIS of via SCIM.
- Voeg uitzonderingen toe voor specifieke gebruikers in een groep met Gebruikers uit dit beleid verwijderen.
Bedrijfsbeleid
- Pas één beleid toe op de hele organisatie.
- Gebruik uitzonderingen om specifieke gebruikers uit te sluiten van het bedrijfsbeleid.
Ingangsdatum instellen
In de stap Extra info geef je het beleid een naam en bepaal je onder Ingangsdatum wanneer het van kracht wordt:
- Direct
- Volgende maand: aan het begin van de volgende maand
- Aangepast: op een door jou gekozen datum
Kies een goedkeuringsstroom
Je kunt bepalen of de wekelijkse planning van medewerkers de goedkeuring van de manager vereist.
- Geen goedkeuringsstroom: Medewerkers stellen hun planning in zonder goedkeuring. Aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden.
- Goedkeuring ontbrekende kantoordagen (kantoorbeleid) of Goedkeuring overschreden dagen (thuiswerkbeleid): Managers beoordelen alleen planningen die onder het minimum aantal kantoordagen vallen of het maximum aantal thuiswerkdagen overschrijden.
- Volledige goedkeuring door manager: Managers beoordelen en keuren alle planningen van de medewerkers die aan het beleid zijn toegewezen goed.
Bij Desks Free en Business kan alleen Geen goedkeuringsstroom geselecteerd worden. De andere opties worden getoond met een upgrade-badge.
Aangepaste statusinstellingen configureren
Niet alle statustypen zijn duidelijk "Kantoor" of "Op afstand". Je kunt bepalen hoe andere statussen (bijv. zakenreis, training) meetellen.
Dit doe je zo:
- Ga naar Admin > Workforce > Hybride werkbeleid.
- Klik op Instellingen aangepaste statussen.
- Selecteer per status Kantoor of Op afstand en klik daarna op Bevestigen.
Kantoor- en thuiswerkstatussen worden altijd meegenomen. Onbekend en Feestdagen worden niet meegeteld in de berekening.
💡 Nieuwe of aangepaste statussen nodig? Admins kunnen deze aanmaken en bewerken onder Admin > Workforce > Workforce instellingen in het gedeelte Planningsstatussen. Zie Workforce instellingen.
Een beleidsrapport downloaden
Je kunt een Excel-rapport downloaden om de naleving van een actief beleid te volgen: klik op het exportpictogram (Rapport exporteren) naast het beleid in de lijst. Het rapport is alleen beschikbaar als:
- Het beleid een wekelijkse regel heeft.
- Er minstens één gebruiker is toegewezen.
- Het beleid al actief is.
Rapporten helpen je te monitoren welke medewerkers zich aan de regels houden en trends te ontdekken in thuiswerken versus werken op kantoor.
2. Bestaande beleid bewerken / verwijderen
Een beleid bewerken
- Actieve beleid: Je kunt alleen de naam van het beleid en de toegewezen gebruikers bewerken.
- Geplande (toekomstige) beleid: Je kunt alle instellingen bewerken, inclusief regels en vaste dagen.
Een beleid verwijderen
Je kunt een beleid op elk moment verwijderen. Als je het verwijdert, wordt het bij alle toegewezen medewerkers weggehaald en dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
3. Wat zien managers / medewerkers?
Managerweergave
Managers krijgen toegang tot een tabblad Jouw team in deskbird:
- Bekijk de aanwezigheid van alle teamleden op één plek.
- Keur werkdagverzoeken van medewerkers goed of wijs ze af.
- Houd bij wie zich aan hun hybride werkbeleid houdt.
Dit zorgt voor betere planning en teamcoördinatie.
💡 Het tabblad Jouw team wordt alleen weergegeven als de persoon directe rapportages heeft, op basis van managerrelaties.
Medewerkerweergave
Met goedkeuring door manager
- Medewerkers dienen een verzoek in voor hun werkdagen.
- Managers keuren het verzoek goed of wijzen het af.
- Als het wordt goedgekeurd, is de status bevestigd.
- Als het wordt afgewezen, ontvangt de medewerker een e-mail en wordt de status geweigerd.
Zonder goedkeuring door manager
- Er is geen goedkeuring nodig. Aanwezigheid wordt direct bevestigd.
Medewerkers kunnen hun nalevingsstatus op elk moment bekijken via de deskbird-feed (web of mobiel).
Als bepaalde weekdagen als kantoordagen zijn aangewezen onder een hybride regel (bijv. maandag en vrijdag), behandelt het systeem deze als vaste kantoordagen. Als er op zo'n dag een andere status wordt ingevoerd, markeert het systeem dit en wordt er een waarschuwing weergegeven. Een 💡-symbool markeert de dagen waarop de gebruiker niet de vastgestelde kantoordagen volgt.
4. Veelgestelde vragen
Dat hangt af van je abonnement. Bij Desks Free en Business kan je bedrijf in totaal één hybride werkbeleid hebben, dat je kunt toewijzen aan het hele bedrijf of aan specifieke gebruikersgroepen. Zowel actieve als geplande beleidstellingen tellen mee voor deze limiet. Zodra de limiet is bereikt, verschijnt er een slotje op de knop Beleid toevoegen en opent er een upgradebericht in plaats van het instelscherm. Om meer beleid te ontgrendelen, gebruik je Contact Customer Success in dat bericht.
Desks Professional en hoger bieden onbeperkt beleid, zodat verschillende teams hun eigen regels kunnen volgen, en alle goedkeuringsstromen (Goedkeuring ontbrekende ter plaatse-dagen, Goedkeuring overschreden dagen en Volledige goedkeuring door manager).
Het tabblad Je team verschijnt alleen voor gebruikers die als manager zijn toegewezen voor mensen die onder een hybride werkbeleid vallen dat goedkeuring vereist. Als er geen goedkeuringsstroom actief is of er geen directe rapportages zijn toegewezen, wordt het tabblad niet getoond. Je kunt managerrelaties instellen via Admin > Gebruikersbeheer > Managerrelaties.
Nee. Bestaande boekingen blijven behouden als een planningsaanvraag wordt afgewezen. De goedkeuringsstroom geldt alleen voor wekelijkse statussen en planning, niet voor individuele resourceboekingen. Als een aanvraag wordt afgewezen, moet de medewerker zijn of haar planning aanpassen en een nieuwe aanvraag indienen. Zodra de manager de bijgewerkte aanvraag goedkeurt, blijven dezelfde boekingen gewoon gelden.
Nee. Elke gebruiker kan maar aan één actief hybride werkbeleid tegelijk worden toegewezen. Als een gebruiker deel uitmaakt van een groep die al een beleid heeft, kun je uitzonderingen gebruiken om diegene uit te sluiten en individueel een ander beleid toe te wijzen.
Als een medewerker wordt verplaatst naar een andere gebruikersgroep met een eigen hybride werkbeleid, geldt automatisch het beleid van de nieuwe groep. Heeft de nieuwe groep geen beleid, dan valt de medewerker niet langer onder een hybride werkbeleid, tenzij er individueel een beleid wordt toegewezen of er een bedrijfsbreed beleid actief is.
Nee. Bij actieve beleid kun je alleen de naam en de toegewezen gebruikers aanpassen. Wil je de regels wijzigen (bijvoorbeeld het aantal verplichte dagen of vaste kantoordagen), dan moet je een nieuw beleid aanmaken met de aangepaste regels en dat toewijzen aan de juiste gebruikers. Geplande (toekomstige) beleid kun je tot de activatiedatum nog volledig bewerken.
Bij Desks Free en Business telt een nieuw beleid mee voor de één-beleid-limiet, dus verwijder het bestaande beleid voordat je een nieuw aanmaakt.
Aanwezigheidsgegevens worden na de ingestelde anonimiseringstermijn losgekoppeld van de individuele gebruiker. De standaard- en aanbevolen instelling is 180 dagen, waardoor een jaarlijks beleid geleidelijk de oudste dagen uit de telling verliest naarmate het jaar vordert. Om een volledig jaar te tellen, is een anonimiseringstermijn van minimaal 366 dagen nodig. Je organisatie moet dan wel toestemming hebben om persoonsgegevens zo lang te bewaren. Zodra dat intern is bevestigd, kan de termijn op verzoek worden aangepast via support@deskbird.com. De wijziging werkt niet met terugwerkende kracht.
Als er gearchiveerde exports of gegevens via de Public API beschikbaar zijn, kun je het gebruik tot nu toe buiten deskbird berekenen. Maak een tijdelijk beleid aan dat alleen de resterende toelage of verplichting voor de rest van het jaar dekt, en ga bij de volgende jaargrens weer terug naar het standaard jaarlijkse beleid.
Zonder een historische kopie kan het exacte gebruik per gebruiker niet worden gereconstrueerd. In dat geval is een maandelijks of wekelijks beleid betrouwbaarder voor de rest van het jaar.
Regelmatige exports uit Workforce-Analytics (bijvoorbeeld elk kwartaal) of een terugkerende extractie via de Public API werken goed als archief en audittrail. Let op: deze exports tellen niet mee in de teller van het hybride werkbeleid, dus ze zijn geen vervanging voor een voldoende lange anonimiseringstermijn.