Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Bureaus: Basisinstellingen

Deze gids leidt je stap voor stap door de eerste installatie van deskbird voor het boeken van bureaus, in de volgorde waarin de stappen van elkaar afhankelijk zijn: eerst kantoren, daarna etages en ruimtes, plattegronden, gebruikers en groepen, toegangsregels en vergaderruimtes. Elke stap legt uit wat je moet instellen en waarom, en linkt naar het artikel met de gedetailleerde instructies. Als je klaar bent, kan je team bureaus en vergaderruimtes vinden en boeken in jullie kantoren.

  1. Voor je begint
  2. Maak je kantoren aan
  3. Voeg etages en ruimtes toe
  4. Upload je plattegronden
  5. Voeg gebruikers toe en maak groepen aan
  6. Beperk toegang tot kantoren en gebieden
  7. Stel vergaderruimtes in
  8. Publiceer je instellingen en ga live
  9. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

De stappen in deze gids zijn beschikbaar op alle Desks-abonnementen (Desks Free, Desks Business, Desks Professional en Desks Enterprise). Waar een gelinkt artikel een optie beschrijft die een hoger abonnement vereist, staat dat daar aangegeven. Voor een overzicht, zie Beschikbaarheid van functies.

  • Functie: je hebt de Global Admin-functie nodig om elke stap te voltooien. Office Admins kunnen de instellingen van de kantoren die ze beheren aanpassen. Zie Systeemfuncties en rechten.
  • Kantoorgegevens: de naam en het adres van elk kantoor, en de openingstijden.
  • Plattegrondafbeeldingen: één afbeelding per etage, bij voorkeur als .svg (.pdf, .jpg, .jpeg en .png werken ook, tot 15 MB).
  • Teamstructuur: de afdelingen of teams die je als groepen wilt aanmaken, bijvoorbeeld om een gebied voor één team te reserveren.
  • Vergaderruimtes: of je vergaderruimtes moeten synchroniseren met Google Workspace- of Microsoft 365-agenda’s, of alleen in deskbird bestaan.

💡 Tip: Sla nieuwe kantoren op als concept terwijl je ze instelt. Conceptkantoren, etages en gebieden blijven verborgen voor gebruikers tot je ze publiceert, zodat je eerst alles kunt opbouwen en in één keer live kunt gaan (zie Publiceer je instellingen en ga live).

2. Maak je kantoren aan

Kantoren zijn het startpunt: etages, ruimtes, toegangsregels en boekingen horen allemaal bij een kantoor, dus maak elk kantoor aan voordat je verdergaat.

  1. Ga naar Admin > Werkplek > Kantoor instellingen en klik op Kantoor toevoegen.
  2. Vul de naam en het adres van het kantoor in en sla het kantoor op als concept.
  3. Selecteer het kantoor in Kantoor instellingen en stel de openingstijden in. De openingstijden bepalen wat een hele dag boeken inhoudt en beperken wanneer bureaus geboekt kunnen worden.

Herhaal deze stappen voor elk kantoor. Volledige instructies: Kantoor instellingen: Een kantoor aanmaken en beheren.

3. Voeg etages en ruimtes toe

Etages en gebieden beschrijven de indeling van elk kantoor. Gebruikers boeken de bureaus, parkeerplaatsen en andere resources binnen deze gebieden.

  1. Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en voeg de etages van het kantoor toe.
  2. Voeg gebieden toe aan elke etage en kies het type gebied, bijvoorbeeld Bureauruimte, Vergaderruimte of Parkeerterrein. Geef elk gebied een naam en een capaciteit.
  3. Maak de bureaus, parkeerplaatsen en andere resources aan binnen elk gebied.

Volledige instructies: Etages en ruimtes en Bureaus, parkeerplaatsen en andere resources. Heeft je kantoor parkeerplaatsen, zie dan Parkeren instellen.

4. Upload je plattegronden

Een plattegrond laat gebruikers zien waar elk bureau en elke ruimte is, zodat ze een plek bij hun team kunnen kiezen en deze op de dag zelf kunnen vinden. Upload één plattegrond per etage en plaats de gebieden en resources die je in de vorige stap hebt aangemaakt.

  1. Open in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes de etage en voeg een plattegrond toe.
  2. Upload de plattegrondafbeelding.
  3. Teken elk gebied op de plattegrond, plaats de bureaus en andere resources, en sla regelmatig op.
  4. Publiceer de plattegrond.

Volledige instructies: Plattegronden, inclusief gebieden en resources plaatsen en publiceren.

5. Voeg gebruikers toe en maak groepen aan

Met groepen beheer je toegang en planning voor hele teams in plaats van losse gebruikers. Voeg eerst je gebruikers toe en deel ze daarna in groepen in.

Gebruikers toevoegen

  • Nodig mensen uit via Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers met Gebruikers uitnodigen, of upload ze met een CSV-bestand.
  • Standaard kunnen mensen met je domein e-mail zich ook zelf registreren en worden ze automatisch aan je account toegevoegd.
  • Wil je gebruikers en groepen synchroniseren met je identity provider of HR-systeem, bekijk dan de opties in Gebruikers- en groepsbeheer. Met UDM Plus stel je SSO, SCIM en je HRIS stap voor stap in via User & Data Management (UDM) Plus: setup.

Groepen aanmaken

  • Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Groepen, maak een groep aan voor elk team of afdeling, voeg de leden toe en eventueel een groepsmanager die voor de groep kan plannen en boeken.
  • Subgroepen erven geen toegang van hun bovenliggende groep. Als je in de volgende stap toegang beperkt per groep, voeg dan elke groep apart toe.

Volledige instructies: Gebruikers en groepen.

6. Beperk toegang tot kantoren en gebieden

Standaard kan iedereen alles boeken. Gebruik toegangsregels als alleen bepaalde teams een kantoor of gebied mogen gebruiken, bijvoorbeeld een teamzone of een beperkte etage. Je kunt toegang op twee niveaus beperken:

  • Kantoor: in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen, kies Gedeeld (iedereen kan dit kantoor boeken) of Beperkt (alleen geselecteerde groepen). Zie Kantoor instellingen: Toegang beheren.
  • Gebied: in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, bewerk het gebied en kies Open toegang (alle gebruikers met toegang tot het kantoor) of Beperkte toegang (alleen geselecteerde gebruikers of groepen). Je kunt een beperkt gebied ook verbergen voor gebruikers zonder toegang. Zie Etages en ruimtes: Toegang beheren.

⚠️ Belangrijk: Voeg voordat je een kantoor beperkt elke gebruiker die daar een toegewezen bureau of parkeerplaats heeft toe aan een van de toegestane groepen. Anders worden hun toewijzingen verwijderd omdat ze geen toegang meer hebben.

7. Stel vergaderruimtes in

Vergaderruimtes kunnen op twee manieren in deskbird geboekt worden. Kies per ruimte voordat je deze aanmaakt:

  • Gesynchroniseerd met je agenda: boekingen worden gesynchroniseerd met de kameragenda’s in Google Workspace of Microsoft 365, dus een ruimte geboekt in Outlook of Google Agenda is ook geblokkeerd in deskbird en andersom. Stel dit in onder Admin > Bedrijf: Integraties. Zie Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor planning en vergaderruimtes.
  • Alleen in deskbird aangemaakt: voeg de ruimte toe als vergaderruimte op de etage in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, stel de capaciteit en toegang in.

⚠️ Belangrijk: Een vergaderruimte die in deskbird is aangemaakt, kan later niet worden omgezet naar een gesynchroniseerde ruimte. Wil je deze alsnog synchroniseren, dan moet je de ruimte opnieuw aanmaken als gesynchroniseerde ruimte.

Om gebruikers te helpen de juiste ruimte te vinden, voeg je apparatuur toe zoals een scherm of whiteboard in Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen. Volledige instructies, inclusief inchecken, goedkeuringen en catering, vind je in Vergaderruimtes. Voor beperkte ruimtes, catering en diensten en vergaderruimtekiosken, ga verder met Rooms Plus: setup.

8. Publiceer je instellingen en ga live

Als de instellingen compleet zijn, maak je ze zichtbaar voor je gebruikers:

  1. Publiceer elk kantoor in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen.
  2. Publiceer alle etages en gebieden die je als concept hebt opgeslagen in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes. Het publiceren van een gebied kan niet ongedaan worden gemaakt.
  3. Controleer of elke plattegrond is gepubliceerd.
  4. Boek zelf een bureau en een vergaderruimte om te controleren of alles goed werkt.
  5. Laat je team weten dat ze kunnen beginnen met boeken en deel de Snelstartgids voor gebruikers met hen.

💡 Tip: Global Admins, Office Admins en Managers kunnen elk gebied boeken, ongeacht de toegangsregels. Wil je een beperkt gebied testen, vraag dan een collega zonder admin-functie om te proberen het te boeken.

Vervolgstappen

9. Veelgestelde vragen

We raden het aan, omdat elke stap voortbouwt op de vorige. Verdiepingen en ruimtes horen bij een kantoor, bureaus kun je alleen op een plattegrond binnen een gebied plaatsen, en toegangsregels hebben de groepen nodig die je wilt toestaan. Vergaderruimtes kun je op elk moment toevoegen nadat het kantoor bestaat.

Niet als je het als concept opslaat. Conceptkantoren zijn verborgen voor gebruikers totdat je ze publiceert, nieuwe verdiepingen worden als concept toegevoegd en je kunt nieuwe gebieden ook als concept opslaan. Publiceer alles zodra de setup compleet is.

Nee. Zolang een gebied gepubliceerd en niet gesloten is, kunnen gebruikers de bureaus boeken, ook als het gebied niet op een plattegrond staat. Een plattegrond maakt het voor gebruikers wel veel makkelijker om de juiste plek te vinden, dus we raden aan er een toe te voegen voordat je live gaat.

Maak elk gebouw aan als een eigen kantoor. Als mensen parkeerplaatsen moeten delen tussen de gebouwen en collega’s in het gebouw naast hen moeten kunnen zien, kun je de kantoren groeperen in een kantoorlocatie. Kantoorlocaties is in bèta en beschikbaar op aanvraag. Zie Kantoorlocaties.

Als je team nu al vergaderruimtes boekt in Outlook of Google Agenda, synchroniseer ze dan, zodat boekingen op beide plekken gelijk blijven. Vergaderruimtes die alleen in deskbird zijn aangemaakt, zijn geschikt voor kantoren zonder kameragenda’s. Bepaal dit voordat je een vergaderruimte aanmaakt: een ruimte die in deskbird is aangemaakt, kan later niet meer worden omgezet naar een gesynchroniseerde ruimte. Zie Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor planningstatus en vergaderruimtes.

  • Controleer of het kantoor beperkt is in Admin > Werkplek > Kantoor instellingen. Als dat zo is, kan de gebruiker het alleen als hoofdkantoor krijgen als diegene er toegang toe heeft.
  • Controleer de groepen van de gebruiker in Admin > Gebruikersbeheer: Groepen en voeg de gebruiker toe aan een groep die toegang heeft tot het kantoor.
  • Als toegang alleen aan een bovenliggende groep is gegeven, voeg dan ook de eigen groep van de gebruiker toe: subgroepen erven geen toegang.

Ja. Global Admins kunnen de Setup guide in de app op elk moment openen via hun profielfoto of initialen > Setup guide. Hierin staan de setup-stappen die van toepassing zijn op het abonnement van je bedrijf, met links naar de juiste instellingen. Stappen worden niet automatisch als voltooid gemarkeerd, dus vink ze zelf af terwijl je bezig bent.

Zodra mensen gaan boeken, kijken de meeste teams daarna naar hoe boekingen in de dagelijkse praktijk werken:

Meer hulp nodig? Neem hier contact met ons op.

ℹ️ Dit artikel kan automatisch vertaald zijn.
De Engelse versie is leidend. Bekijk de Engelse versie

Terug naar boven