Desks Professional en Desks Enterprise voegen extra functies toe aan de basisinstellingen: sluitingen met een einddatum, automatisch inchecken met geolocatie, voorrang tot gebieden, workplace ticketing en de Public API. In deze gids lees je wat elke functie doet, wanneer het handig is en vind je links naar artikelen met gedetailleerde instructies. Aan het einde vind je meer Professional-functies die minder bedrijven gebruiken.
- Voor je begint
- Sluit ruimtes voor een bepaalde periode
- Zet automatisch inchecken met geolocatie aan
- Geef teams voorrang tot gebieden
- Koppel je tools met de Public API
- Stel workplace ticketing in
- Meer opties
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
De stappen in deze gids gaan uit van een bestaande kantoorinrichting. Heb je je kantoren, etages en gebieden nog niet aangemaakt? Begin dan met Desks: Basisinstellingen. Boekingsregels, parkeren, hybride werken en de andere instellingen die bij elk abonnement horen, vind je in Desks: Geavanceerde instellingen.
- Abonnement: Desks Professional of Desks Enterprise. Zie Feature Availability.
- Functie: je hebt de Global Admin functie nodig om alle stappen uit te voeren. Office Admins kunnen sluitingen en ticketing beheren voor de kantoren die ze beheren. Alleen Global Admins kunnen API sleutels genereren en aangepaste functies aanmaken. Zie Systeemfuncties en rechten.
- Inchecken: automatisch inchecken met geolocatie werkt alleen in kantoren die een incheckmethode gebruiken. Zie Incheck- en automatische annuleringsinstellingen.
- Developer: voor de Public API heb je iemand nodig in je team die de integratie bouwt en onderhoudt.
💡 Tip: Je hoeft niet alles tegelijk in te stellen. Elke stap staat op zichzelf, dus kies wat nu een probleem oplost voor jouw team.
2. Sluit ruimtes voor een bepaalde periode
Sluit een bureau, gebied, etage of heel kantoor voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld tijdens een verbouwing, een bedrijfsfeestdag of een evenement. In tegenstelling tot een onbepaalde sluiting blijft de ruimte zichtbaar voor gebruikers, maar kan deze niet geboekt worden. Na de einddatum wordt de ruimte automatisch weer geopend. Je kunt meerdere sluitingen toevoegen aan dezelfde ruimte.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes en selecteer het kantoor, de etage, het gebied of de resource.
- Klik op Beheren en daarna op Sluiting toevoegen.
- Stel een Begindatum en een Einddatum in. Voeg eventueel een Reden toe: gebruikers zien deze bij de gesloten ruimte.
- Klik op Bevestigen en daarna op Opslaan.
Toekomstige boekingen in de gesloten periode worden automatisch geannuleerd. Gebruikers krijgen een e-mail over de annulering als ze e-mailmeldingen aan hebben staan. Boekingen voor de huidige dag blijven staan. Als je een etage of kantoor sluit, worden alle onderliggende ruimtes ook gesloten.
⚠️ Belangrijk: Vergaderruimtes vallen niet onder sluitingen. Zij houden hun Actief/Inactief-schakelaar en hun boekingen worden niet geannuleerd als de etage of het kantoor wordt gesloten.
Volledige instructies: Ruimtes sluiten.
3. Zet automatisch inchecken met geolocatie aan
Als je kantoren gebruikmaken van inchecken, worden bureaus en parkeerplaatsen vrijgegeven als niemand incheckt. Automatisch inchecken met geolocatie checkt gebruikers automatisch in zodra ze binnen 200 m van het kantoor aankomen, zodat mensen die vergeten in te checken hun boeking behouden. Dit werkt in de deskbird mobiele app op iOS en Android.
- Controleer of het kantoor gebruikmaakt van Inchecken met klik en/of QR-codes of Inchecken alleen met QR-codes. Automatisch inchecken werkt niet met Geen inchecken.
- Ga naar Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen, selecteer het kantoor en zet Automatisch inchecken met geolocatie met de deskbird mobiele app aan.
- Vraag je gebruikers om het in de app aan te zetten onder Profiel > Automatisch inchecken en om locatie-toegang voor de deskbird app op Altijd toestaan te zetten. Deel Automatisch inchecken inschakelen met hen.
Volledige instructies, inclusief tips voor gebruikers bij wie het inchecken niet automatisch werkt: Automatisch inchecken met geolocatie.
4. Geef teams voorrang tot gebieden
Met voorrang kunnen geselecteerde gebruikers of groepen een gebied eerder boeken dan anderen, bijvoorbeeld een teamzone die andere collega’s mogen gebruiken als deze niet vol is. Gebruikers zonder voorrang kunnen pas boeken vanaf een door jou ingestelde termijn (tussen 1 en 365 dagen vooruit, standaard 1 dag), en alleen als er nog plekken vrij zijn.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, selecteer de etage en klik op het potloodje naast het gebied.
- Open het gedeelte Toegang en selecteer Voorrang.
- Voeg de gebruikers of groepen toe die voorrang krijgen.
- Onder Sta gebruikers zonder voorrang toe om vooruit te boeken, stel je het aantal dagen in en sla je op.
💡 Tip: Als de eigen boekingstermijn van een gebruiker korter is dan de voorrangstermijn, geldt de kortste termijn. Bijvoorbeeld: bij een boekingstermijn van 10 dagen en een voorrangstermijn van 20 dagen kan die gebruiker 10 dagen vooruit boeken.
Volledige instructies: Etages en ruimtes: Toegang beheren.
5. Koppel je tools met de Public API
Met de Public API kunnen je developers deskbird koppelen aan de tools die je al gebruikt. Veelvoorkomende voorbeelden zijn BI-tools zoals Power BI of Looker voor bezettingsrapporten, "wie is er vandaag op kantoor"-overzichten op je intranet en parkeer-inchecken via badge scans.
- Ga naar Admin > Bedrijfsinstellingen > API sleutels en klik op Sleutel genereren.
- Voer een Naam in voor de integratie, selecteer API en kies een Vervaldatum.
- Klik op Sleutel genereren. De sleutel verschijnt in de lijst met API sleutels.
- Geef de sleutel aan degene die de integratie bouwt. Endpoints, authenticatie en voorbeelden vind je op de deskbird Developer Hub.
💡 Tip: Maak voor elke integratie een aparte sleutel aan en geef deze een herkenbare naam. Zo kun je een enkele sleutel verwijderen zonder dat andere integraties stoppen met werken. Er is geen limiet aan het aantal sleutels.
Volledige instructies: Public API.
6. Stel workplace ticketing in
Met Ticketing melden medewerkers werkplekproblemen zoals kapotte apparatuur, schoonmaakverzoeken of veiligheidsissues in de web- of mobiele app, vanaf de plattegrond of door een QR-code te scannen. De mensen die jij autoriseert, volgen elk ticket van melding tot oplossing in één dashboard. Stel het per kantoor in:
- Ga naar Admin > Werkplek > Ticketing en selecteer het kantoor.
- Voeg onder Geautoriseerde gebruikers de collega’s toe die tickets voor dit kantoor afhandelen, bijvoorbeeld je facilitair manager. Global Admins en Office Admins kunnen aan tickets worden toegewezen zonder deze stap.
- Maak minstens één ticketcategorie aan. Medewerkers kunnen pas tickets indienen als het kantoor een actieve categorie heeft.
- Optioneel: genereer QR-codes en plaats ze in het kantoor, zodat medewerkers een probleem kunnen melden waar ze het zien.
Volledige instructies: Ticketing. Werkt je IT-team met ServiceNu? Koppel het zodat tickets en updates in beide richtingen worden gesynchroniseerd. Zie Ticketing: ServiceNu-integratie. Wil je medewerkers laten zien hoe ze een probleem melden? Deel Hoe meld ik tickets aan het kantoormanagement.
7. Meer opties
Desks Professional bevat meer functies die minder bedrijven nodig hebben. Stel ze in als ze passen bij jouw werkplek:
- Aangepaste functies en rechten: geef gebruikers extra rechten, zoals het beheren van bezoeken of het exporteren van analytics, zonder hun systeemfunctie te wijzigen.
- Toegang op basis van weekdagen: kies de Toegestane weekdagen waarop een gebruiker of groep een gebied mag boeken, bijvoorbeeld Engineering op maandag, woensdag en vrijdag.
- Kentekenbeheer: verplicht een kenteken voor geselecteerde parkeerterreinen en zie van wie een voertuig is.
- Digitale signage: toon een live plattegrond met wie aanwezig is en welke bureaus vrij zijn op een scherm in de lobby of op de etage.
- Vergaderruimte flight board signage: toon de vergaderruimtes van een kantoor en of ze vrij zijn op een gedeeld scherm. Voor de rest van de vergaderruimte-instellingen, zie Rooms Plus: setup.
- Hybride werkbeleid: maak meer dan één beleid aan en gebruik goedkeuringsstromen, zodat managers planningen goedkeuren die niet aan het beleid voldoen.
- Kantoorfuncties: wijs zoveel kantoorfuncties toe als je wilt, zoals EHBO'ers.
- werkplekintelligentie: zie hoe je kantoren daadwerkelijk worden gebruikt in het Overzicht dashboard, bouw Aangepaste dashboards door een vraag in gewone taal te stellen, en meet echte aanwezigheid met deskbird Dock.
- deskbird MCP server: laat een AI Assistent vragen beantwoorden over je deskbird werkplek, met Claude of ChatGPT.
8. Veelgestelde vragen
Ja. Desks Enterprise bevat alle functies van Desks Professional, dus alle stappen in deze gids gelden ook voor jou. Er is geen aparte setup guide voor Enterprise.
De functie is vergrendeld en je ziet in plaats daarvan een bericht om te upgraden. Bijvoorbeeld: als je een tweede sluiting toevoegt aan dezelfde ruimte, of een sluiting met een einddatum, krijg je een upgrade-melding. Om te upgraden gebruik je Upgrade aanvragen in Admin > Bedrijf: Abonnement of neem je contact op met je Customer Success Manager. Zie Facturatie, facturen en contracten.
- Onbepaalde sluiting (alle abonnementen): de ruimte is verborgen voor gebruikers totdat je de sluiting verwijdert. Eén sluiting per ruimte.
- Sluiting met een einddatum (Desks Professional en hoger): de ruimte blijft zichtbaar maar kan niet geboekt worden, en opent daarna automatisch weer. Je kunt meerdere sluitingen toevoegen aan dezelfde ruimte.
In beide gevallen worden toekomstige boekingen in de gesloten periode geannuleerd. Zie Ruimtes sluiten.
- Het kantoor gebruikt een incheckmethode, niet Geen inchecken.
- De gebruiker heeft automatisch inchecken ingeschakeld in de app onder Profiel > Automatisch inchecken en het kantoor geselecteerd.
- Locatietoegang voor de deskbird-app staat op Altijd toestaan. "Alleen bij gebruik van de app" is niet voldoende.
- De gebruiker heeft de nieuwste versie van de deskbird-app en energiebesparende modi staan uit onderweg naar kantoor.
- De gebruiker had een boeking voor die dag. Automatisch inchecken checkt alleen bestaande boekingen in; het maakt geen nieuwe boekingen aan.
Het inchecken wordt één keer geactiveerd, zodra de telefoon het gebied rond het kantoor binnenkomt. Als het niet wordt geactiveerd, probeert het niet opnieuw en moet de gebruiker handmatig inchecken. Meer oorzaken en oplossingen: Automatisch inchecken met geolocatie: veelgestelde vragen.
Nee. Het besturingssysteem van de telefoon detecteert wanneer de gebruiker het gebied rond het kantoor binnenkomt en geeft alleen door aan deskbird dat dit is gebeurd. deskbird ontvangt, bewaart of deelt de locatie van de gebruiker niet. Als een gebruiker locatietoegang uitzet, stopt automatisch inchecken voor die persoon. Zie Automatisch inchecken met geolocatie: gegevensgebruik & privacy.
Ja. Elke voorrang- of beperkte toegang-regel heeft zijn eigen Toegestane weekdagen, en een gebied kan meerdere regels met verschillende dagen hebben. Regels op basis van weekdagen werken voor bureaus, parkeerplaatsen en andere resources, niet voor vergaderruimtes. Zie Toegang op basis van weekdagen.
Ja. Voeg diegene toe als gemachtigde gebruiker voor hun kantoor in Admin > Werkplek > Ticketing. Ze kunnen dan de tickets van dat kantoor bekijken, filteren en bijwerken, en krijgen een e-mail als er een nieuw ticket binnenkomt. Alleen Global Admins en Office Admins kunnen de Ticketing-instellingen zelf aanpassen. Zie Ticketing: Functies en rechten.
Alleen als je een vervaldatum instelt. Bij het aanmaken van een sleutel kies je 1 jaar, 2 jaar, 3 jaar of onbeperkt. deskbird stuurt 3 maanden en 2 weken voor het verlopen een herinnering per e-mail naar degene die de sleutel heeft aangemaakt (of naar alle Global Admins als dat account niet meer actief is). Zie Public API: API sleutels beheren.