Deze gids helpt je bij het instellen van vergaderruimtes, verder dan alleen de basis: eerst agenda synchroniseren, daarna toegang, catering en diensten, vergaderruimtekiosken en boeking voor collega’s, en tot slot de opties die minder bedrijven nodig hebben. Elke stap legt uit waar het voor is, welk abonnement je nodig hebt en linkt naar het artikel met de gedetailleerde instructies. De vergaderruimtes zelf maak je aan in Bureaus: Basisinstellingen, dus deze gids begint zodra je ruimtes bestaan.
- Voor je begint
- Synchroniseer vergaderruimtes met je agenda
- Beperk toegang tot vergaderruimtes
- Bied catering en diensten aan
- Stel vergaderruimtekiosken in
- Boek een vergaderruimte voor een collega
- Meer opties
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
- Vergaderruimtes: je kantoren, verdiepingen en vergaderruimtes zijn ingesteld zoals beschreven in Bureaus: Basisinstellingen. Bepaal per ruimte of deze synchroniseert met Google Workspace of Microsoft 365, of alleen in deskbird bestaat voordat je hem aanmaakt, want een ruimte die in deskbird is aangemaakt kan later niet meer worden omgezet naar een gesynchroniseerde ruimte.
- Functie: je hebt de Global Admin-functie nodig om elke stap uit te voeren, inclusief agenda synchroniseren. Kantoormanagers kunnen de instellingen van de kantoren die ze beheren aanpassen. Zie Systeemfuncties en rechten.
- Abonnement: de meeste stappen werken op elk abonnement. De tabel laat zien welke stappen meer vereisen. Voor alle abonnementen en add-ons, zie Beschikbaarheid van functies.
| Stap | Abonnement |
|---|---|
| Vergaderruimtes agenda synchroniseren, Beperkte toegang, een ruimte boeken voor een collega | Elk abonnement |
| Catering & diensten, Vergaderruimtekiosk | Eén ruimte op elk abonnement, meer met Rooms Plus |
| Goedkeuringen, Voorrang op vergaderruimtes | Rooms Plus |
| Meerdere huurders | Rooms Plus, of Bureaus Professional en hoger |
| Bewegwijzering - Overzicht van vergaderruimtes | Bureaus Professional en hoger |
2. Synchroniseer vergaderruimtes met je agenda
Als je team ruimtes boekt in Outlook of Google Agenda, zorgt Vergaderruimtes agenda synchroniseren ervoor dat boekingen op beide plekken gelijk blijven: een ruimte die in de agenda is geboekt, wordt geblokkeerd in deskbird, en een boeking in deskbird verschijnt in de kameragenda. Beschikbaar op elk abonnement.
- Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties en klik op Synchronisatie instellen in de rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren.
- Koppel je Microsoft 365- of Google Workspace-tenant en geef de gevraagde rechten.
- Importeer de kameragenda’s die je in deskbird wilt boeken.
Volledige instructies: Vergaderruimtes synchroniseren met Microsoft 365 of Vergaderruimtes synchroniseren met Google Workspace. Voor een overzicht van beide kalenderintegraties, zie Agenda synchroniseren met Google of Microsoft voor planningstatus en vergaderruimtes.
💡 Tip: Nieuw aangemaakte of bijgewerkte ruimtes in Microsoft 365 kunnen tot 48 uur duren voordat ze in de importlijst verschijnen. Als een gesynchroniseerde ruimte zich onverwacht gedraagt, zie Probleemoplossing voor gesynchroniseerde vergaderruimtes.
3. Beperk toegang tot vergaderruimtes
Standaard kan iedereen met toegang tot het kantoor elke vergaderruimte boeken. Beperk een ruimte als alleen bepaalde mensen deze mogen boeken, bijvoorbeeld een bestuurskamer voor het managementteam. Vergaderruimtes gebruiken dezelfde toegangstypes als andere gebieden. Beschikbaar op elk abonnement.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, selecteer de verdieping en klik op het potloodicoon naast de vergaderruimte.
- Open het gedeelte Toegang en kies Beperkte toegang.
- Voeg de gebruikers of groepen toe die de ruimte mogen boeken. Als anderen de ruimte helemaal niet mogen zien, verberg deze dan voor gebruikers zonder toegang. Sla je wijzigingen op.
Volledige instructies: Etages en ruimtes: Toegang beheren.
⚠️ Belangrijk: Toegangsregels op basis van weekdagen gelden niet voor vergaderruimtes. Global Admins, Kantoormanagers en Managers kunnen een beperkte ruimte boeken, ook als ze niet op de toegangslijst staan.
4. Bied catering en diensten aan
Eén ruimte op elk abonnement, meer met Rooms PlusMet Catering & diensten kunnen mensen drankjes, eten, apparatuur of andere diensten aanvragen bij het boeken van een ruimte, en ontvangt het juiste team of de leverancier het verzoek per e-mail. Je kunt dit aanbieden in één ruimte op elk abonnement, en in meer ruimtes met Rooms Plus.
- Ga naar Admin > Vergaderruimtes: Catering & diensten, selecteer het kantoor en voeg categorieën en items toe. Vul per categorie het e-mailadres van de leverancier in die de verzoeken ontvangt.
- Kies de Bevoegde gebruikers die verzoeken voor het kantoor mogen zien en beheren op de pagina Verzoeken.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, open de vergaderruimte, zet Catering & diensten inschakelen aan en wijs de dienstencategorieën toe.
Volledige instructies, inclusief buffertijden en goedkeuringen voor dienstverzoeken: Catering & diensten. Voor de stappen voor gebruikers, zie Catering of diensten aanvragen voor een vergaderruimte.
5. Stel vergaderruimtekiosken in
Eén ruimte op elk abonnement, meer met Rooms PlusEen vergaderruimtekiosk is een tablet of scherm naast de deur van de vergaderruimte. Het toont of de ruimte vrij is, laat mensen inchecken voor hun vergadering en direct een ruimte boeken, zodat ongebruikte ruimtes weer vrijkomen. Je kunt een kiosk instellen voor één ruimte op elk abonnement, en voor meer ruimtes met Rooms Plus.
- Ga naar Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, open de vergaderruimte en zet Kioskmodus inschakelen aan.
- Start de deskbird Kiosk-app op het apparaat, of open de kiosk in een browser. Het scherm toont een instelcode en een QR-code.
- Ga naar Admin > Kiosk & schermen > Apparaten, klik op Apparaat koppelen en voer de code in.
- Kies Vergaderruimtekiosk als het schermtype, selecteer vervolgens het kantoor, de verdieping en de ruimte die het apparaat moet tonen.
Kiosk-instellingen aanpassen
In Admin > Kiosk & schermen > Algemene instellingen kies je per kantoor of vergaderruimtekiosken het 24-uurs- of AM/PM-formaat gebruiken, of mensen direct acties mogen uitvoeren bij de kiosk en of ze vergaderingen eerder kunnen beëindigen. De instellingen gelden voor elke vergaderruimtekiosk in het kantoor. Hoeveel van elke boeking de kiosk toont, hangt af van de zichtbaarheid van vergaderruimteboekingen in Admin > Vergaderruimtes: Algemene instellingen.
Volledige instructies, inclusief ondersteunde apparaten: Kioskmodus voor vergaderruimtes. Voor wat gebruikers zien, zie Een vergaderruimte boeken of inchecken bij het deurpaneel.
6. Boek een vergaderruimte voor een collega
Assistenten, teamleiders en kantoormanagers boeken vaak ruimtes voor iemand anders, bijvoorbeeld voor een sollicitatiegesprek of een klantbezoek. Op elk abonnement met vergaderruimtes kunnen gebruikers met een manager- of admin-functie een ruimte boeken namens een collega: in het boekingspaneel kies je de collega onder Voor wie is deze boeking?. Er is geen extra instelling nodig, maar controleer of de juiste mensen de juiste functie hebben:
- Groepsmanagers kunnen boeken voor leden van de groepen die ze beheren.
- Managers kunnen boeken voor elke gebruiker in het bedrijf.
- Kantoormanagers en Global Admins kunnen ook voor anderen boeken.
Ken functies toe in Admin > Gebruikersbeheer: Gebruikers. Zie Systeemfuncties en rechten en Boekingen aanmaken en beheren. Deel Een vergaderruimte boeken voor een collega met de mensen die voor anderen boeken.
7. Meer opties
Minder bedrijven hebben deze opties nodig. Stel ze in als een specifieke ruimte of team ze nodig heeft.
- Goedkeuringen: elk boekingsverzoek voor de ruimte moet worden goedgekeurd voordat het wordt bevestigd, bijvoorbeeld voor een bestuurskamer. Rooms Plus. Zie Boekingsgoedkeuringen voor niet-gesynchroniseerde vergaderruimtes, Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Microsoft en Boekingsgoedkeuringen voor vergaderruimtes gesynchroniseerd met Google Workspace.
- Voorrang: geselecteerde gebruikers of groepen kunnen een ruimte eerder boeken dan anderen, en de rest kan boeken wat overblijft na een ingestelde voorsprong. Rooms Plus (zonder Rooms Plus wordt Voorrang wel getoond in de toegangsopties van de ruimte, maar kan het niet geselecteerd worden). Voorrang op bureaus en parkeerplaatsen is een aparte optie die hoort bij Bureaus Professional en hoger, beschreven in Bureaus: Professional add-ons. Zie Etages en ruimtes: Toegang beheren.
- Bewegwijzering - Overzicht van vergaderruimtes: een scherm in de lobby of gang toont de beschikbaarheid en aankomende boekingen van de geselecteerde ruimtes. Bureaus Professional en hoger. Koppel het scherm in Admin > Kiosk & schermen > Apparaten, kies Bewegwijzering - Overzicht van vergaderruimtes als schermtype, selecteer vervolgens het kantoor en de ruimtes die getoond worden. Zie Digitale bewegwijzering: Overzicht van vergaderruimtes.
- Meerdere huurders: koppel meerdere Microsoft 365- of Google Workspace-tenants, zodat mensen in de ene tenant ruimtes in een andere kunnen boeken. Rooms Plus, of Bureaus Professional en hoger. Zie Vergaderruimtes synchroniseren met Microsoft 365: Cross-tenant vergaderruimte boeken of Vergaderruimtes synchroniseren met Google Workspace: Cross-tenant vergaderruimte boeken.
8. Veelgestelde vragen
Nee. Vergaderruimte boeken, agenda synchroniseren met Google of Microsoft, beperkte toegang en boeking voor collega’s werken in elk abonnement. Elk abonnement bevat ook catering & diensten voor één vergaderruimte en een vergaderruimtekiosk voor één vergaderruimte, zodat je beide kunt uitproberen. Rooms Plus voegt catering en kiosken toe voor meer vergaderruimtes, goedkeuringen, voorrang op vergaderruimtes en meerdere huurders. Zie Beschikbaarheid.
Alleen agenda synchroniseren met Google of Microsoft moet als eerste, als je gesynchroniseerde vergaderruimtes wilt: de vergaderruimtes worden uit je agenda geïmporteerd, dus koppel deze voordat je toegang, catering of kiosken voor die vergaderruimtes instelt. De andere stappen zijn niet van elkaar afhankelijk.
- Controleer of de vergaderruimte beperkte toegang heeft in Admin > Werkplek > Etages & ruimtes, en of de collega of een van hun groepen op de toegangslijst staat.
- Controleer of de collega toegang heeft tot het kantoor waar de vergaderruimte bij hoort.
- Als de vergaderruimte vereist goedkeuring, blijft de boeking een verzoek tot deze is goedgekeurd.
- Controleer bij gesynchroniseerde vergaderruimtes de kamerkalender in Microsoft 365 of Google Workspace op een overlappend evenement. Zie Probleemoplossing voor gesynchroniseerde vergaderruimtes.
Het e-mailadres van de aanbieder dat je per categorie invult, ontvangt een e-mail voor elk verzoek in die categorie. Bevoegde gebruikers kunnen ook alle verzoeken voor het kantoor bekijken en beheren op de pagina Verzoeken. Zie Catering & diensten.
Nee. Bij de kiosk kunnen mensen inchecken, direct een vrije vergaderruimte boeken en, als je dat toestaat, een vergadering eerder beëindigen. Om een boeking te wijzigen of te annuleren, gebruiken ze de deskbird web- of mobiele app.
Een vergaderruimtekiosk hoort bij één vergaderruimte: deze hangt bij de deur en mensen kunnen daar inchecken en boeken. Rooms overview signage is een alleen-lezen scherm dat de door jou geselecteerde vergaderruimtes in één kantoor toont, bijvoorbeeld in de lobby. Beide worden gekoppeld in Admin > Kiosk & schermen > Apparaten.