Met de Catering & Services-functie van deskbird kun je verzoeken voor drankjes, snacks, apparatuur of andere items toevoegen aan een vergaderruimte-boeking. Je verzoek wordt doorgestuurd naar de aangewezen serviceprovider, zodat alles klaarstaat wanneer je vergadering begint.
💡 Services moeten eerst door een beheerder worden ingesteld voordat ze bij een ruimte zichtbaar zijn. Zie je geen services-optie? Neem dan contact op met je beheerder.
- Services aanvragen tijdens het boeken
- Services aanvragen voor een bestaande boeking
- Een serviceverzoek bewerken of annuleren
- Veelgestelde vragen
1. Services aanvragen tijdens het boeken
Wanneer je een ruimte boekt waarvoor services zijn ingeschakeld, verschijnt er een optie Services aanvragen in het boekingspaneel:
- Ga naar Boeken > Vergaderruimtes en selecteer je tijdslot om het boekingspaneel te openen.
- Klik op Services aanvragen.
- Selecteer in het venster dat verschijnt de gewenste service-items (bijv. Drankjes, Snacks, Flip-overs).
- Kies de aantallen per item.
- Voeg eventueel Aanvullende opmerkingen toe voor de provider (optioneel).
- Vul het kostenplaatsveld in als dat wordt gevraagd.
- Bevestig de boeking. Je serviceverzoek wordt samen met de reservering van de ruimte ingediend.
Boekingen met een actief serviceverzoek zijn te herkennen aan een beker-icoon in het overzicht Boeken > Vergaderruimtes. Je ontvangt ook een bevestiging in je boekingsbevestiging.
2. Services aanvragen voor een bestaande boeking
Wil je een serviceverzoek toevoegen aan een boeking die je al hebt gemaakt?
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
- Zoek de boeking en klik op het potlood (bewerken) icoon.
- Klik op Catering & Services in het bewerkingspaneel.
- Selecteer je items, aantallen en eventuele opmerkingen en sla de wijzigingen op.
⚠️ Catering & Services zijn op dit moment niet beschikbaar voor terugkerende afspraken.
3. Een serviceverzoek bewerken of annuleren
Wil je een serviceverzoek wijzigen of verwijderen uit een bestaande boeking?
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
- Zoek de boeking en klik op het potlood (bewerken) icoon.
- Klik op Catering & Services om het services-paneel te openen.
- Pas de items en aantallen aan, of verwijder alle items om het verzoek te annuleren.
- Sla je wijzigingen op.
De serviceprovider ontvangt een bijgewerkte e-mailmelding zodra je een verzoek wijzigt.
4. Veelgestelde vragen
Elke servicecategorie heeft een aangewezen provider-e-mailadres dat door je beheerder is ingesteld. Wanneer je een verzoek indient, wordt er automatisch een e-mailmelding met alle details (items, aantallen, vergadertijd en opmerkingen) naar dat adres gestuurd. De provider heeft geen deskbird-account nodig om de melding te ontvangen.
Servicecategorieën kunnen buffertijden hebben die door je beheerder zijn ingesteld — deze bepalen hoe ver van tevoren een verzoek moet worden ingediend, vóór of na een vergadering. Als er een buffertijd is ingesteld, kun je mogelijk geen verzoek meer toevoegen of wijzigen zodra die periode is verstreken. Neem contact op met je beheerder of direct met de serviceprovider als je op het laatste moment nog iets wilt aanpassen.