Met de functie Catering & diensten van deskbird kun je verzoeken voor drankjes, snacks, apparatuur of andere items toevoegen aan een vergaderruimteboeking. Je verzoek wordt naar de aangewezen e-mailadres aanbieder gestuurd, zodat alles klaarstaat als je vergadering begint.
💡 Diensten moeten eerst door een admin worden ingesteld voordat ze bij een vergaderruimte verschijnen. Zie je geen optie voor diensten? Neem dan contact op met je admin.
- Diensten aanvragen tijdens het boeken
- Diensten aanvragen voor een bestaande boeking
- Een dienstaanvraag bewerken of annuleren
- Als je dienstaanvraag goedkeuring nodig heeft
- Veelgestelde vragen
1. Diensten aanvragen tijdens het boeken
Als je een vergaderruimte boekt waarvoor diensten zijn ingeschakeld, verschijnt er een optie Diensten aanvragen in het boekingspaneel:
- Ga naar Boeken > Vergaderruimtes en selecteer je tijdslot om het boekingspaneel te openen.
- Klik op Diensten aanvragen.
- Selecteer in het Diensten aanvragen-paneel de dienstitems die je nodig hebt (bijvoorbeeld drankjes, snacks, flip-overs).
- Kies de aantallen per item.
- Voeg eventueel Aanvullende opmerkingen toe voor de aanbieder en klik op Verzoek toevoegen.
- Verschijnt er een kostenplaatsveld? Vul dit dan in zoals vereist.
- Bevestig de boeking. Je dienstaanvraag wordt samen met de vergaderruimteboeking ingediend.
Boekingen met een actieve dienstaanvraag worden weergegeven met een beker-icoon in het overzicht Boeken > Vergaderruimtes. Je ontvangt ook een bevestiging in je boekingsbevestiging.
2. Diensten aanvragen voor een bestaande boeking
Zo voeg je een dienstaanvraag toe aan een boeking die je al hebt gemaakt:
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
- Zoek de boeking en klik op het potlood (bewerken) icoon.
- Klik op Catering & diensten in het bewerkingspaneel.
- Selecteer je items, aantallen en eventuele opmerkingen en sla de wijzigingen op.
⚠️ Catering & diensten zijn op dit moment niet beschikbaar voor terugkerende evenementen.
3. Een dienstaanvraag bewerken of annuleren
Zo wijzig of verwijder je een dienstaanvraag bij een bestaande boeking:
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
- Zoek de boeking en klik op het potlood (bewerken) icoon.
- Klik op Catering & diensten om het dienstenpaneel te openen.
- Werk de items en aantallen bij, of verwijder alle items om het verzoek te annuleren.
- Sla je wijzigingen op.
De e-mailadres aanbieder ontvangt een bijgewerkte e-mailmelding als je een verzoek wijzigt.
4. Als je dienstaanvraag goedkeuring nodig heeft
Je bedrijf kan vereisen dat dienstaanvragen eerst worden goedgekeurd. In dat geval:
- Ontvang je een e-mail ter bevestiging dat je dienstaanvraag ter goedkeuring is verzonden.
- Beoordeelt een goedkeurder elke categorie van je aanvraag (bijvoorbeeld catering en apparatuur) apart.
- Krijg je een e-mail zodra je aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.
⚠️ Belangrijk: Als een categorie niet is goedgekeurd voordat je vergadering begint, wordt deze automatisch geannuleerd. Categorieën die al zijn goedgekeurd blijven staan en je aanvraag wordt weergegeven als gedeeltelijk goedgekeurd.
💡 Tip: Goedkeuring van diensten staat los van goedkeuring van de vergaderruimte. Als de vergaderruimte zelf goedkeuring vereist, zie je in het boekingspaneel Deze vergaderruimte vereist goedkeuring. Je verzoek wordt beoordeeld voordat de boeking wordt bevestigd. In dat geval wordt eerst je vergaderruimteboeking goedgekeurd en gaat je dienstaanvraag pas daarna ter goedkeuring.
5. Veelgestelde vragen
Elke dienstcategorie heeft een aangewezen e-mailadres aanbieder die door je admin is ingesteld. Wanneer je een verzoek indient, wordt er automatisch een e-mailmelding met alle details (items, aantallen, vergadertijd en opmerkingen) naar dat adres gestuurd. De aanbieder heeft geen deskbird-account nodig om de melding te ontvangen. Als je bedrijf goedkeuring vereist voor dienstverzoeken, wordt de e-mail pas verstuurd nadat je verzoek is goedgekeurd.
Als je bedrijf goedkeuring vereist voor dienstverzoeken, moet elke categorie zijn goedgekeurd voordat je vergadering begint. Categorieën die op dat moment nog wachten op goedkeuring worden automatisch geannuleerd, terwijl goedgekeurde categorieën blijven staan. Een categorie kan ook door een goedkeurder worden afgewezen. Je ontvangt een e-mail zodra je verzoek is goedgekeurd of afgewezen.
Buffertijden die door je admin zijn ingesteld, bepalen geen deadline. Ze blokkeren de vergaderruimte voor en na je vergadering zodat de aanbieder tijd heeft om voor te bereiden en op te ruimen. Als je bedrijf goedkeuring vereist voor dienstverzoeken, moet je verzoek zijn goedgekeurd voordat de vergadering begint: categorieën die dan nog openstaan worden automatisch geannuleerd. Neem contact op met je admin of de e-mailadres aanbieder als je op het laatste moment nog iets wilt wijzigen.