Als inchecken verplicht is op jouw kantoor, moet je je vergaderruimteboeking bevestigen zodra de vergadering begint. Als niemand binnen het incheckvenster incheckt, geeft deskbird de ruimte automatisch vrij zodat anderen deze kunnen gebruiken.
- Inchecken via de deskbird-app
- Inchecken met de QR-code van de ruimte
- Inchecken bij het ruimtepaneel (kiosk)
- Wat gebeurt er als je niet incheckt
- Veelgestelde vragen
1. Inchecken via de deskbird-app
Zo check je in voor een vergaderruimteboeking via de deskbird web- of mobiele app:
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu, of open het overzicht Boeken > Vergaderruimtes.
- Zoek je aankomende boeking.
- Klik of tik op de knop Inchecken zodra deze beschikbaar is (meestal kort voor of bij de start van de vergadering).
De status van je boeking verandert naar Bevestigd en de ruimte is gereserveerd voor jouw vergadering.
2. Inchecken met de QR-code van de ruimte
Als jouw kantoor QR-codes gebruikt voor vergaderruimtes, kun je inchecken door de QR-code bij de ruimte te scannen met de deskbird mobiele app:
- Open je boeking in de deskbird mobiele app en tik op Inchecken. De QR-code scanner opent.
- Scan de QR-code bij de vergaderruimte.
De app checkt je boeking voor die ruimte in. Als je kantoor alleen inchecken met een QR-code toestaat, moet je bij de ruimte zijn om in te checken.
⚠️ Alleen boekingen op jouw naam: Het scannen van de QR-code van de ruimte zoekt naar je eigen boeking voor die ruimte. Als een collega de ruimte voor jouw vergadering heeft geboekt, wordt hun boeking niet ingecheckt door de code te scannen. Gebruik in dat geval het ruimtepaneel bij de deur, als dat er is, of kijk bij de veelgestelde vragen hieronder.
3. Inchecken bij het ruimtepaneel (kiosk)
Als je kantoor een tabletpaneel bij de vergaderruimte heeft, kun je direct bij de deur inchecken:
- Loop naar het ruimtepaneel. Als het paneel een oranje indicator toont, wacht jouw boeking op inchecken.
- Tik op je boeking op het scherm.
- Tik op Inchecken om te bevestigen.
Het paneel wordt groen om aan te geven dat de ruimte nu in gebruik is. Je hebt geen app of login nodig bij het paneel.
💡 Je kunt je vergadering ook eerder beëindigen via het paneel door op Vergadering beëindigen te tikken. Zo komt de ruimte direct vrij voor anderen om te boeken. Voor alles wat het paneel kan, zoals ad-hoc boekingen en het verlengen van een vergadering, zie Book of check-in voor een vergaderruimte bij het deurpaneel.
4. Wat gebeurt er als je niet incheckt
Als inchecken verplicht is op jouw kantoor en niemand checkt binnen het ingestelde tijdsvenster na de start van de vergadering in, geeft deskbird de ruimte automatisch vrij. De boeking wordt geannuleerd en de ruimte komt beschikbaar voor andere boekingen.
⚠️ Als je vergadering later begint en je de ruimte nog nodig hebt, zorg dan dat je incheckt voordat het incheckvenster sluit. Het tijdsvenster wordt ingesteld door je admin en kan per kantoor verschillen.
5. Veelgestelde vragen
Niet altijd — het hangt af van hoe je admin de ruimtes heeft ingesteld. Voor sommige ruimtes is inchecken verplicht, voor andere niet. Als de knop Inchecken bij je boeking verschijnt, is inchecken verplicht voor die ruimte. Weet je het niet zeker? Neem dan contact op met je admin of kantoormanager.
Elke genodigde van de vergadering kan direct bij het ruimtepaneel inchecken. Via de deskbird-app of met de QR-code van de ruimte kan alleen degene voor wie de boeking is gemaakt inchecken. Admins en managers kunnen ook een boeking van een collega inchecken. Wil je voor een collega inchecken, dan is het ruimtepaneel bij de deur de makkelijkste optie.
Niet via de deskbird-app of met de QR-code van de ruimte. Deze opties checken alleen boekingen in die op jouw naam staan, dus het scannen van de QR-code van de ruimte checkt een boeking van een collega niet in. Je kunt wel:
- De persoon die de ruimte heeft geboekt vragen om via hun deskbird-app in te checken. Dit werkt, tenzij je kantoor alleen inchecken met een QR-code toestaat.
- Inchecken bij het ruimtepaneel bij de deur, als de ruimte dat heeft. Iedereen kan daar op Inchecken tikken.
- Voor toekomstige vergaderingen vragen of ze de ruimte op jouw naam willen boeken, zodat je zelf kunt inchecken.
Komt dit vaak voor op jouw kantoor? Vraag dan je admin welke incheckinstelling het beste past bij jullie vergaderruimtes.