Het roombord — een tablet die buiten de deur van de vergaderruimte is gemonteerd — laat je inchecken op een bestaande reservering of direct ter plekke een reservering maken, zonder de deskbird-app te openen. Het bord toont de actuele beschikbaarheid en wordt direct bijgewerkt zodra er een reservering wordt gemaakt.
- Check-in op je bestaande reservering via het paneel
- Maak een ad-hoc reservering via het paneel
- Verleng een reservering via het paneel
- Veelgestelde vragen
1. Check-in op je bestaande reservering via het paneel
Als je een reservering hebt die bijna begint, zie je deze op het paneel zodra je bij de ruimte komt:
- Kijk op het paneel buiten de ruimte. Als het scherm een oranje indicator toont, wacht de ruimte op check-in voor een aankomende vergadering.
- Tik op je reservering op het scherm.
- Tik op Check-in om je aankomst te bevestigen.
Het paneel wordt groen om aan te geven dat de ruimte bezet is en je vergadering is bevestigd.
💡 Wil je de vergadering eerder beëindigen dan gepland? Tik dan op Vergadering beëindigen op het paneel. De ruimte komt dan direct vrij voor anderen.
2. Maak een ad-hoc reservering via het paneel
Als de ruimte op dat moment vrij is, kun je deze direct reserveren:
- Controleer of het paneel een groene indicator toont, zodat je zeker weet dat de ruimte beschikbaar is.
- Tik op Nu boeken.
- Kies een beschikbare tijd uit de getoonde opties.
- Voer een vergadertitel in of kies uit de voorgestelde opties.
- Selecteer de duur van de vergadering.
- Tik op Bevestigen. Het rooster van de ruimte wordt direct bijgewerkt en het paneel laat de nieuwe reservering zien.
⚠️ Het is niet mogelijk om een bestaande reservering te annuleren of te wijzigen via het paneel. Wil je een reservering aanpassen of annuleren? Gebruik dan de deskbird-app of het webplatform.
3. Verleng een reservering via het paneel
Loopt je vergadering uit en is de ruimte daarna nog vrij? Dan kun je je reservering direct via het paneel verlengen:
- Tik tijdens je vergadering op het scherm van het paneel.
- Kies de optie Verlengen.
- Selecteer hoeveel extra tijd je nodig hebt uit de beschikbare opties.
- Bevestig de verlenging.
De verlenging is alleen mogelijk als de ruimte voor die extra tijd vrij is. Volgt er direct na jouw reservering een andere boeking, dan verschijnt deze optie niet.
4. Veelgestelde vragen
Het paneel toont de naam van de ruimte, de huidige beschikbaarheidsstatus en het dagrooster. Als gegevensbescherming is ingeschakeld voor jouw kantoor, wordt alleen de naam van de organisator getoond bij elke vergadering — de titel en andere details blijven verborgen. Is gegevensbescherming uitgeschakeld, dan worden de vergaderdetails getoond volgens de privacy-instellingen van het evenement. Privévergaderingen tonen altijd alleen de naam van de organisator.
Het paneel (en eventuele gekoppelde LED-indicator) gebruikt drie kleuren om in één oogopslag de status van de ruimte aan te geven:
- Groen — De ruimte is beschikbaar en kan worden gereserveerd.
- Oranje — De ruimte heeft een reservering waarvoor nog moet worden ingecheckt. Als niemand incheckt, komt de ruimte weer vrij.
- Rood — De ruimte is gereserveerd en er is op dit moment een vergadering bezig.