Het ruimtepaneel — een tablet die buiten de deur van de vergaderruimte is gemonteerd — laat je inchecken voor een bestaande boeking of direct ter plekke een reservering maken, zonder de deskbird-app te openen. Het paneel toont de beschikbaarheid in realtime en werkt direct bij zodra er een boeking wordt gemaakt.
- Check in voor je bestaande boeking via het paneel
- Maak een ad-hoc boeking via het paneel
- Verleng een boeking via het paneel
- Veelgestelde vragen
1. Check in voor je bestaande boeking via het paneel
Als je een boeking hebt die bijna begint, zie je deze op het paneel zodra je bij de vergaderruimte aankomt:
- Kijk op het paneel buiten de vergaderruimte. Als het scherm een oranje indicator toont, wacht de ruimte op inchecken voor een aankomende vergadering.
- Tik op je boeking op het scherm.
- Tik op Inchecken om je aankomst te bevestigen.
Het paneel wordt groen om aan te geven dat de vergaderruimte bezet is en je vergadering is bevestigd.
💡 Moet je de vergadering eerder beëindigen dan gepland? Tik dan op Vergadering beëindigen op het paneel. Zo komt de vergaderruimte direct weer vrij voor anderen.
2. Maak een ad-hoc boeking via het paneel
Als de vergaderruimte op dat moment vrij is, kun je deze direct boeken:
- Controleer of het paneel een groene indicator toont, zodat je zeker weet dat de ruimte beschikbaar is.
- Tik op Nu boeken.
- Kies een beschikbare tijd uit de getoonde opties.
- Voer een vergadertitel in of kies uit de voorgestelde opties.
- Selecteer de duur van de vergadering.
- Tik op Bevestigen. De planning van de vergaderruimte wordt direct bijgewerkt en het paneel laat de nieuwe boeking zien.
⚠️ Het is niet mogelijk om een bestaande boeking te annuleren of te bewerken via het paneel. Wil je een boeking wijzigen of annuleren? Gebruik dan de deskbird-app of het webplatform.
3. Verleng een boeking via het paneel
Loopt je vergadering uit en is de vergaderruimte daarna nog vrij? Dan kun je je boeking direct via het paneel verlengen:
- Tik tijdens je vergadering op het scherm van het paneel.
- Kies de optie Verlengen.
- Selecteer hoeveel extra tijd je nodig hebt uit de beschikbare opties.
- Bevestig de verlenging.
De verlenging is alleen mogelijk als de vergaderruimte voor die extra tijd vrij is. Staat er direct na jouw boeking een andere gepland, dan verschijnt deze optie niet.
4. Veelgestelde vragen
Het paneel toont de naam van de vergaderruimte, de huidige beschikbaarheidsstatus en de planning voor de dag. Hoeveel informatie je ziet over elke vergadering, zoals de titel en organisator of alleen dat de ruimte bezet is, hangt af van de instellingen van je bedrijf. Privévergaderingen worden altijd weergegeven als "Bezet", zonder titel of details.
Het paneel (en eventuele gekoppelde LED-indicator) gebruikt drie kleuren om in één oogopslag de status van de vergaderruimte aan te geven:
- Groen — De vergaderruimte is beschikbaar en kan geboekt worden.
- Oranje — De vergaderruimte heeft een boeking waarvoor nog moet worden ingecheckt. Als niemand incheckt, komt de ruimte weer vrij.
- Rood — De vergaderruimte is geboekt en er is op dit moment een vergadering bezig.