Boek een vergaderruimte

Met deskbird kun je makkelijk een vergaderruimte vinden en reserveren, direct via de web- of mobiele app. Je kunt filteren op beschikbaarheid, capaciteit en apparatuur, en met een paar klikken boeken — je reservering is meteen zichtbaar voor je collega's.

1. Zoek een beschikbare ruimte
2. Boek een ruimte
3. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
4. Boek een terugkerende vergadering
5. Bekijk en beheer je ruimteboekingen
6. Veelgestelde vragen

1. Zoek een beschikbare ruimte

1. Ga naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel anders dan werkplekken.
2. Kies in het tabblad Filters hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven:
   • Huidige beschikbaarheid — laat zien welke ruimtes nu vrij zijn.
   • Beschikbaar in de geselecteerde periode — toont ruimtes die vrij zijn op de door jou gekozen datum en tijd.
3. Verfijn je resultaten verder met de extra filters: Toegang, Capaciteit en Diensten.
4. Klik op een ruimte om de details te bekijken: capaciteit, foto's, apparatuur en beschikbare tijdsloten.

2. Boek een ruimte

1. In het overzicht Boeken > Vergaderruimtes klik en sleep je over het gewenste tijdslot (bijv. 10:30–11:30) op de rij van de ruimte.
2. Er opent een boekingspaneel. Vul in:
   • Vergadertitel
   • Datum en tijd
   • Genodigden (optioneel)
   • Vergaderlink (optioneel — genereer een link als je organisatie Microsoft of Google gebruikt, of plak een link van een andere aanbieder)
   • Catering & Diensten (optioneel — zie Catering of diensten aanvragen voor een vergaderruimte)
3. Klik op Bevestigen om de boeking op te slaan. Het rooster van de ruimte wordt direct bijgewerkt.
4. 💡 Bij sommige ruimtes staat er Boeking aanvragen in plaats van Bevestigen, en zie je een melding dat de ruimte goedkeuring vereist. Zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes hieronder voor het vervolg.

3. Goedkeuringen voor vergaderruimtes

Sommige vergaderruimtes zijn door je beheerder ingesteld om eerst goedkeuring te vragen voordat een boeking wordt bevestigd. Als een ruimte goedkeuring vereist, zie je in het boekingspaneel de melding: "Deze ruimte vereist goedkeuring. Je aanvraag wordt beoordeeld voordat de boeking wordt bevestigd." De knop verandert dan van Bevestigen naar Boeking aanvragen.

Wat gebeurt er nadat je een aanvraag hebt ingediend:

• Je ziet een bevestiging "Boekingsaanvraag ingediend" met de door jou gekozen datum en tijd.
• De boeking wordt weergegeven als In afwachting in je Boekingen-lijst en in het Boeken > Vergaderruimtes-kalenderoverzicht, totdat deze is beoordeeld.
• Het door jou aangevraagde tijdslot wordt voor je gereserveerd — niemand anders kan het boeken zolang het in afwachting is.
• Als je aanvraag goedgekeurd wordt, wordt de boeking bevestigd en verdwijnt de status In afwachting.
• Als niemand je aanvraag beoordeelt vóór de starttijd, wordt deze automatisch geannuleerd.
• Bij een terugkerende vergadering wordt de hele reeks in één keer goed- of afgekeurd.
• Als je later de tijd of ruimte wijzigt van een al goedgekeurde boeking, moet deze opnieuw worden goedgekeurd.

Je kunt de status van je aanvragen altijd bekijken onder Aanvragen in het hoofdmenu. Elke aanvraag heeft een eigen detailpagina met de status (bijv. In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen), wie de aanvraag heeft gedaan, wie deze heeft beoordeeld en — als het is afgewezen — de reden.

💡 Ruimtes die goedkeuring vereisen, kunnen momenteel niet geboekt worden via Kioskmodus.

4. Boek een terugkerende vergadering

Wanneer je een boeking maakt, zoek dan naar de optie Herhalen of herhalingsinstellingen in het boekingspaneel. Kies je herhalingspatroon (bijv. dagelijks, wekelijks) en einddatum, en bevestig. Elke afspraak wordt als aparte boeking aangemaakt, gekoppeld aan de reeks.

💡 Voor terugkerende vergaderingen die via een gekoppelde agenda (Microsoft of Google) zijn geboekt, beheer je de herhalingsinstellingen het beste direct in je agenda-app.

5. Bekijk en beheer je ruimteboekingen

Om je bestaande ruimteboekingen te bekijken, ga je naar Boekingen in het hoofdmenu. Hier kun je:

• Op het potlood-icoon klikken om een boeking te bewerken — pas de titel, datum, tijd, genodigden, vergaderlink of diensten aan.
• Op het prullenbak-icoon klikken om een boeking te verwijderen.

Je kunt boekingen ook direct bewerken in het Boeken > Vergaderruimtes-kalenderoverzicht als jij de organisator bent. Met de drag-and-drop functie kun je een vergadering naar een andere tijd of ruimte verplaatsen door deze te verslepen in het overzicht — de oorspronkelijke organisator krijgt hiervan automatisch een melding.

💡 Als een ruimte goedkeuring vereist, verschijnen je openstaande of beoordeelde aanvragen onder Aanvragen in het hoofdmenu in plaats van als bevestigde boekingen — zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes hierboven.

6. Veelgestelde vragen