Deze gids helpt je stap voor stap bij het instellen van de User & Data Management (UDM) Plus add-on: single sign-on met SAML 2.0, je HRIS-integratie, gebruikersbeheer met SCIM en de zichtbaarheid en privacy instellingen. Elke stap legt uit wat de functie voor je team doet en linkt naar het artikel met de gedetailleerde instructies. Als je klaar bent, loggen gebruikers in met jullie identity provider, blijven accounts en afwezigheden automatisch gesynchroniseerd en bepaal jij wat collega’s van elkaar kunnen zien.
- Voor je begint
- SSO instellen met SAML 2.0
- Je HRIS koppelen
- Gebruikers beheren met SCIM
- Zichtbaarheid en privacy instellen
- Meer opties
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
De stappen in deze gids vereisen de UDM Plus add-on. Als je contract een ouder UDM-plan bevat, gelden dezelfde stappen. Inloggen met Microsoft of Google is beschikbaar op elk plan en vereist geen UDM Plus. Voor een overzicht, zie Beschikbaarheid van functies.
- Functie: je hebt de Algemene beheerder functie in deskbird nodig. Zie Systeemfuncties en rechten.
- Identity provider: admin toegang tot je identity provider (bijvoorbeeld Okta, Microsoft Entra ID of Keycloak), om de SAML- en SCIM-applicaties aan te maken.
- HRIS: API-sleutels die je in je HRIS genereert, met leesrechten voor medewerkers en afwezigheden.
- Eén bron voor gebruikersaccounts: bepaal of SCIM (vanuit je identity provider) of je HRIS gebruikers aanmaakt en deactiveert, zodat accounts niet vanuit twee plekken worden beheerd.
De stappen zijn geordend op hoe vaak teams ernaar vragen. Je kunt ze in elke volgorde instellen, maar stel SSO en gebruikersbeheer in vóór je gebruikers uitnodigt, zodat niemand eerst een apart e-mail- en wachtwoordaccount aanmaakt.
2. SSO instellen met SAML 2.0
Met SAML 2.0 loggen gebruikers in op deskbird met het account dat ze al op het werk gebruiken, en beheer jij de toegang centraal in je identity provider. deskbird werkt met elke SAML 2.0 identity provider en ondersteunt SP-geïnitieerd inloggen, dus het inloggen start altijd vanuit deskbird.
- Maak in je identity provider een SAML-applicatie aan met de gegevens van de deskbird E-mailadres aanbieder en koppel het e-mailadres van de gebruiker als NameID. Zie SSO met SAML 2.0: Instellen van SAML 2.0 Federation.
- Voeg de gebruikersattributen toe die je wilt dat deskbird ontvangt. Alleen
emailis verplicht; voornaam en achternaam zijn aanbevolen. - Stuur het metadata-bestand (of de IdP Entity ID, SSO URL en certificaat) naar deskbird support. Wij stellen de verbinding aan onze kant in en laten weten wanneer deze klaar is.
- Test het inloggen met een testgebruiker vanaf het deskbird inlogscherm.
Stapsgewijze handleidingen voor specifieke identity providers: SSO met Okta en SSO met Keycloak. Om alle inlogmethodes te vergelijken, zie Overzicht inlogopties.
⚠️ Belangrijk: SAML-certificaten verlopen meestal na 1 tot 3 jaar. Begin 2 tot 3 weken voor de vervaldatum met verlengen om inlogproblemen te voorkomen. Zie SAML-certificaat verlengen.
3. Je HRIS koppelen
Met de HRIS-integratie verschijnen goedgekeurde afwezigheden zoals vakanties en ziektedagen automatisch als "Afwezig" op de Planning-pagina. Je team hoeft ze niet dubbel bij te houden en hun boekingen op die dagen worden geannuleerd (boekingen van vergaderruimtes blijven staan). deskbird ondersteunt meer dan een dozijn HRIS-tools, waaronder Personio, HiBob, BambooHR, Workday en SAP SuccessFactors. Deze integraties leveren we samen met onze partner Merge.
- Genereer API-sleutels in je HRIS.
- Ga naar Admin > Bedrijf: Integraties, selecteer je HRIS en voer de sleutels in. Volg de stappen op het scherm.
- Zorg dat Afwezigheden is ingeschakeld. deskbird synchroniseert dan alle toekomstige afwezigheden en goedgekeurde afwezigheden van de afgelopen 3 maanden.
- Wil je ook gebruikers en groepen uit je HRIS aanmaken, schakel dan Organisatiesynchronisatie in (zie Meer opties). Afwezigheden en gebruikers kunnen apart of samen gesynchroniseerd worden.
Volledige instructies en de lijst met ondersteunde tools: HRIS-integratie: Afwezigheden. Welke afwezigheden worden gesynchroniseerd en hoe halve dagen werken: HRIS-integratie - FAQ.
💡 Tip: De HRIS-synchronisatie draait op een planning, niet in realtime, dus een wijziging in je HRIS verschijnt in deskbird na de volgende synchronisatie. Ontbreekt er daarna iets, zie HRIS-probleemoplossing.
4. Gebruikers beheren met SCIM
SCIM maakt, wijzigt en deactiveert deskbird gebruikers automatisch vanuit je identity provider. Nieuwe medewerkers krijgen toegang zonder handmatig werk, groepswijzigingen komen door en mensen die vertrekken verliezen toegang zodra je ze verwijdert in je identity provider.
- Ga naar Admin > Bedrijfsinstellingen > API sleutels en genereer een SCIM sleutel. Je bedrijf heeft één SCIM sleutel, en deze wordt maar één keer getoond, dus bewaar hem veilig.
- Maak in je identity provider een provisioning-applicatie aan met de deskbird SCIM-URL en je SCIM sleutel. Zie SCIM 2.0 Entra ID setup guide of SCIM met Okta.
- Wijs alleen de gebruikers en groepen toe die deskbird nodig hebben. Iedereen in de toewijzing wordt automatisch beheerd.
- Start de provisioning. De eerste synchronisatie kan 1 tot 2 uur duren.
Hoe SCIM werkt in deskbird: SCIM-overzicht.
💡 Tip: Gebruikers die via SCIM zijn aangemaakt, krijgen geen uitnodigingsmail. Laat je team weten wanneer deskbird klaar is en deel Hoe je inlogt op deskbird met hen.
5. Zichtbaarheid en privacy instellen
De zichtbaarheid en privacy instellingen bepalen hoeveel gebruikers en groepen van elkaar kunnen zien, bijvoorbeeld of mensen collega’s buiten hun eigen afdeling kunnen vinden en of gebruikers hun profiel privé mogen maken.
- Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Zichtbaarheid & privacy.
- Kies onder Zichtbaarheidsinstellingen wie gebruikers kunnen vinden (Gebruikerszichtbaarheid) en welke groepen ze kunnen zien (Groepszichtbaarheid).
- Kies onder Privacy instellingen of gebruikers Privéprofielen mogen hebben en welk profieltype nieuwe gebruikers standaard krijgen.
- Klik op Opslaan. Wijzigingen zijn direct actief.
Wat elke optie betekent en hoe het elke functie beïnvloedt: Zichtbaarheid en privacy instellingen (gebruikers en groepen). Wat gebruikers aan hun kant zien: Je privacy in deskbird.
💡 Tip: De meeste bedrijven houden de standaardinstellingen (alle gebruikers zichtbaar, geen privéprofielen), zodat collega’s elkaar kunnen vinden en samen kantoordagen kunnen plannen. Beperk zichtbaarheid alleen als je organisatie afdelingen gescheiden moet houden.
6. Meer opties
Minder bedrijven hebben deze nodig, maar ze zijn onderdeel van UDM Plus:
- SFTP voor afwezigheden (op aanvraag): als je HRIS niet wordt ondersteund, kan deskbird afwezigheden synchroniseren vanuit een CSV-bestand dat je via SFTP uploadt. Deze methode dekt alleen afwezigheden, geen gebruikers of groepen. Zie HRIS-integratie: Afwezigheden: SFTP instellen.
- Gebruikers en groepen uit je HRIS: in plaats van SCIM kan je HRIS gebruikers aanmaken en deactiveren en teams, afdelingen en rapportagelijnen als groepen synchroniseren. Zie HRIS-integratie: Gebruikers en groepen.
7. Veelgestelde vragen
Nee. Inloggen met Microsoft of Google werkt op elk plan en vereist geen certificaatbeheer. SAML 2.0 is voor bedrijven die een andere identity provider gebruiken, zoals Okta, Keycloak of ADFS, of die deskbird toegang via een SAML-applicatie willen beheren. Zie Wanneer gebruik je SAML vs. OAuth / OIDC.
Kies één van beide, zodat gebruikers niet vanuit twee plekken worden aangemaakt of gedeactiveerd:
- SCIM is geschikt voor bedrijven die app-toegang beheren in hun identity provider (bijvoorbeeld Microsoft Entra ID of Okta). Je identity provider stuurt wijzigingen door naar deskbird in zijn provisioning-cyclus.
- HRIS-gebruikerssynchronisatie is geschikt voor bedrijven waarbij het HRIS de bron van waarheid is voor medewerkers. Dit draait op een planning.
De HRIS-afwezighedensynchronisatie en de HRIS-gebruikerssynchronisatie zijn onafhankelijk: je kunt alleen afwezigheden, alleen gebruikers of beide synchroniseren. Je kunt dus SCIM gebruiken voor gebruikers en toch je HRIS koppelen voor afwezigheden.
Nee. Uitnodigingsmails worden alleen gestuurd naar gebruikers die je handmatig uitnodigt. Laat je team weten wanneer ze kunnen starten en verwijs ze naar Hoe je inlogt op deskbird.
- Controleer of de NameID het e-mailadres van de gebruiker is en overeenkomt met het e-mailadres van hun deskbird gebruiker.
- Controleer of gebruikers het inloggen starten vanuit deskbird. Inloggen vanuit een identity provider-tegel werkt alleen via een bookmark-app (zie Instellen van SAML 2.0 Federation).
- Controleer of het SAML-certificaat in je identity provider actief is en niet verlopen.
- Werkt het wel op het web maar niet in de mobiele app, zie Mobiele app: SSO inlogproblemen.
Stel SSO en SCIM (of de HRIS-gebruikerssynchronisatie) in voordat gebruikers beginnen met inloggen, en zorg dat het e-mailadres in je identity provider of HRIS overeenkomt met dat in deskbird. Als alles werkt, kun je overwegen e-mail- en wachtwoordinloggen uit te schakelen in Admin > Bedrijf: Algemene instellingen > Authenticatie, zodat iedereen via je identity provider inlogt (zie Algemene instellingen: Authenticatie). Zie ook Dubbele accounts.
Voor afwezigheden kan deskbird op aanvraag een SFTP-synchronisatie instellen: je uploadt een CSV-bestand met je afwezigheden, handmatig of met een geplande taak. Neem contact op met je Customer Success Manager om dit te bespreken. Voor gebruikersaccounts gebruik je SCIM vanuit je identity provider.
Met SCIM wordt een gebruiker die je uit de provisioning scope verwijdert, bij de volgende provisioning-cyclus op inactief gezet. Inactieve gebruikers kunnen niet inloggen of boeken en tellen niet mee voor je licentie (zie SCIM-probleemoplossing). Met de HRIS-gebruikerssynchronisatie wordt een medewerker die in je HRIS op inactief of beëindigd staat, gedeactiveerd in deskbird, worden hun toekomstige boekingen geannuleerd en toegewezen bureaus vrijgegeven. Voor het verschil tussen deactiveren en verwijderen van een medewerker in je HRIS, zie HRIS-integratie: Gebruikers en groepen: FAQ.