Zichtbaarheid en privacy instellingen (gebruikers en groepen)

UDM Plus

De instellingen voor Zichtbaarheid & privacy geven je controle over hoeveel gebruikers en groepen elkaar kunnen zien binnen het platform en hoeveel van hun eigen activiteiten ze willen delen. Door deze instellingen goed in te stellen, vind je de juiste balans tussen transparantie voor samenwerking en privacy voor individuele medewerkers.

Ben je UDM Plus aan het instellen? User & Data Management (UDM) Plus: setup neemt je stap voor stap mee door SSO, je HRIS, SCIM en de zichtbaarheidsinstellingen.

1. Waar vind je Zichtbaarheid & privacy
2. Zichtbaarheidsinstellingen
3. Privacy instellingen
4. Gevolgen voor kernfuncties
5. Voorbeeld: zichtbaarheid beperken tot afdelingen
6. Veelgestelde vragen

1. Waar vind je Zichtbaarheid & privacy

Ga naar Admin > Gebruikersbeheer: Zichtbaarheid & privacy. Alle wijzigingen worden direct doorgevoerd zodra je op Opslaan klikt. Gebruik Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken en terug te keren naar de laatst opgeslagen configuratie.

2. Zichtbaarheidsinstellingen

Zichtbaarheidsinstellingen bepalen welke gebruikers en groepen vindbaar zijn voor anderen binnen deskbird. Er zijn twee aparte instellingen: één voor gebruikers en één voor groepen.

Gebruikerszichtbaarheid

Deze instelling bepaalt wie andere gebruikers kan vinden en zien in deskbird — bijvoorbeeld in zoekresultaten of op de kantoormap. Er zijn twee opties:

• Alle gebruikers (Aanbevolen) — Elke gebruiker binnen de organisatie kan elke andere gebruiker vinden en bekijken. Dit is de standaard- en aanbevolen instelling voor de meeste organisaties, omdat het de beste samenwerking en "collega zoeken"-ervaring mogelijk maakt.
• Alleen gebruikers in groepen waar ze deel van uitmaken of die ze beheren — Gebruikers kunnen alleen andere gebruikers vinden en zien die tot dezelfde groepen behoren. Dit is handig voor grotere organisaties die de zichtbaarheid tussen afdelingen willen beperken om privacy- of organisatorische redenen.

Groepszichtbaarheid

Deze instelling bepaalt welke groepen zichtbaar zijn voor gebruikers in deskbird. Er zijn twee opties:

• Alle groepen — Alle bestaande groepen zijn zichtbaar voor alle gebruikers.
• Alleen groepen waar ze deel van uitmaken of die ze beheren — Gebruikers zien alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren.

⚠️ Als gebruikerszichtbaarheid is beperkt tot groepen, wordt de instelling Groepszichtbaarheid automatisch vergrendeld op Alleen groepen waar ze deel van uitmaken of die ze beheren en kan deze niet worden gewijzigd naar Alle groepen. Alle groepen zichtbaar maken zou indirect gebruikers buiten het toegestane bereik tonen, wat in strijd is met de beperkte gebruikerszichtbaarheid.

3. Privacy instellingen

Privacy instellingen bepalen of gebruikers een privéprofiel kunnen hebben en wat het standaard profieltype is voor nieuwe gebruikers.

Privéprofielen

Deze instelling bepaalt of gebruikers hun profiel op privé kunnen zetten:

• Nee (Aanbevolen) — Privéprofielen zijn uitgeschakeld. Alle gebruikersprofielen zijn altijd openbaar en hun activiteiten zijn zichtbaar voor anderen volgens hun functiebevoegdheden. Gebruikers kunnen hun eigen profieltype niet aanpassen. Dit is de aanbevolen instelling voor de meeste teams, omdat het transparantie en samenwerking ondersteunt.
• Ja — Privéprofielen zijn ingeschakeld. Gebruikers kunnen kiezen of ze hun profiel privé of openbaar willen maken. Als een andere gebruiker de activiteiten van iemand met een privéprofiel wil zien, moet hij of zij eerst een volgverzoek sturen — de gebruiker met het privéprofiel moet dit accepteren voordat diens planning en boekingen zichtbaar worden.

Standaard profieltype

Deze instelling is alleen relevant als Privéprofielen op Ja staat. Hiermee bepaal je welk profieltype standaard wordt toegepast op nieuwe gebruikersprofielen:

• Openbaar — Nieuwe gebruikers starten met een openbaar profiel. Hun activiteiten zijn zichtbaar voor anderen op basis van functiebevoegdheden, zonder dat er een volgverzoek nodig is.
• Privé — Nieuwe gebruikers starten met een privéprofiel. Anderen moeten een volgverzoek sturen dat de gebruiker accepteert voordat ze diens planning en boekingen kunnen zien.

💡 Als privéprofielen zijn ingeschakeld, kan elke gebruiker zijn of haar profieltype op elk moment aanpassen via de persoonlijke profielinstellingen, ongeacht wat hier als standaard is ingesteld.

4. Gevolgen voor kernfuncties

De hierboven ingestelde zichtbaarheid- en privacyregels bepalen direct wat elke kernfunctie kan zien en doen. De onderstaande tabel vat de gevolgen per functie samen. Er zijn drie belangrijke mogelijkheden die hierdoor beïnvloed worden:

• Gebruikersprofielen bekijken — De mogelijkheid om een gebruiker te vinden via zoeken en basisinformatie te zien, bijvoorbeeld op de profielpagina.
• Gebruikersactiviteiten bekijken — De mogelijkheid om de planning en boekingen van een gebruiker te bekijken, bijvoorbeeld op de profielpagina.
• Gebruikersactiviteiten beheren — De mogelijkheid om de planning en boekingen namens een gebruiker te bewerken.

De onderstaande tabel laat de meest beperkte configuratie zien (gebruikerszichtbaarheid beperkt tot eigen groepen, privéprofielen ingeschakeld met "Privé" als standaard). Bij gebruik van de aanbevolen instellingen (alle gebruikers zichtbaar, privéprofielen uitgeschakeld), hebben hogere functies ruimere toegang.

⚠️ De functies Manager, Kantoorbeheerder en Algemene beheerder behouden altijd volledige zichtbaarheid en beheerrechten, ongeacht de ingestelde zichtbaarheid- en privacy-instellingen.

5. Voorbeeld: zichtbaarheid beperken tot afdelingen

Als je organisatie is opgedeeld in afdelingen, kun je deskbird zo instellen dat medewerkers alleen collega’s uit hun eigen afdeling zien. Dit werkt ook als alle afdelingen in hetzelfde kantoor zitten, want zichtbaarheid is gebaseerd op gebruikersgroepen, niet op kantoren.

1. Maak één groep per afdeling aan. Ga in Admin > Gebruikersbeheer: Groepen naar Groepen en maak voor elke afdeling een gebruikersgroep aan, bijvoorbeeld HR, Finance en Sales. Zie Gebruikers en Groepen voor meer informatie.
2. Voeg elke medewerker toe aan de groep van zijn/haar afdeling. Wijs gebruikers handmatig toe, of houd de groepen automatisch gesynchroniseerd via je directory (bijvoorbeeld Microsoft Entra ID, SCIM of een HRIS-integratie).
3. Beperk gebruikerszichtbaarheid. Stel bij Zichtbaarheid & privacy (zie sectie 1) de Gebruikerszichtbaarheid in op Alleen gebruikers in groepen waar ze deel van uitmaken of die ze beheren en klik op Opslaan. Groepszichtbaarheid wordt dan automatisch vergrendeld op Alleen groepen waar ze deel van uitmaken of die ze beheren, zodat medewerkers ook de namen van andere afdelingen niet zien.

Vanaf dat moment vinden en zien gewone gebruikers alleen collega’s met wie ze minstens één groep delen, bijvoorbeeld in Zoek collega`s, op profielen, in weekplanning en op de plattegrond van de verdieping. Groepsmanagers zien ook de leden van de groepen die ze beheren, inclusief subgroepen. Managers, Kantoorbeheerders en Algemene beheerders zien nog steeds alle gebruikers (zie sectie 4), en aangepaste functies kunnen deze toegang niet beperken.

⚠️ Vermijd bedrijfsgroepen: Gebruikers zien iedereen met wie ze minstens één groep delen. Een groep waarin alle medewerkers zitten (bijvoorbeeld "Alle medewerkers") maakt iedereen weer voor iedereen zichtbaar.

6. Veelgestelde vragen