deskbird Dock

Vroege bèta

deskbird Dock is een lichte desktop-app die automatisch de status van de verbonden gebruiker op "Op kantoor" zet en hem incheckt bij zijn bureau- en parkeerboekingen zodra hij verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk. Wanneer een gebruiker ook is aangesloten op een herkend kantoorscherm terwijl hij op dat netwerk zit, kan Dock het exacte bureau detecteren en zelfs een nieuwe bureauboeking aanmaken als die er nog niet is voor die dag. Handmatig inchecken of boekingen aanmaken is niet nodig — de app draait stilletjes op de achtergrond. Gebruikers loggen één keer in na installatie, of slaan het inloggen helemaal over als IT Dock uitrolt via een MDM-oplossing met vooraf ingestelde authenticatie.

1. Wat is deskbird Dock?
2. Plannen en licenties
3. Vereisten
4. Installeren op macOS
5. Installeren op Windows
6. Hoe het werkt
7. Check-in-graceperiode en automatisch inchecken
8. Kantoorherkenning instellen (Beheerders)
9. Bureauherkenning instellen (Beheerders)
10. Privacy-modi (Beheerders)
11. Uitrollen op grote schaal met Microsoft Intune (Beheerders)
12. Bezettingsanalytics (Beheerders)
13. Probleemoplossing
14. Feedback & support
15. Veelgestelde vragen

1. Wat is deskbird Dock?

deskbird Dock is een lichte desktop-app voor macOS en Windows die stilletjes op de achtergrond draait. Handmatig inloggen is alleen nodig bij individuele installaties — als IT Dock uitrolt via een MDM-oplossing met vooraf ingestelde authenticatie, wordt de app geactiveerd zonder dat de gebruiker iets hoeft te doen. In beide gevallen werkt Dock daarna op de achtergrond zonder verdere input.

Zodra een gebruiker verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk, doet Dock automatisch het volgende:

• Checkt de gebruiker in bij bestaande bureau- en parkeerboekingen
• Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Planning

Zodra een gebruiker een herkend scherm aansluit terwijl hij verbonden is met een herkend kantoornetwerk, doet Dock automatisch het volgende:

• Maakt een nieuwe bureauboeking aan als die er nog niet is voor die dag
• Checkt de gebruiker in bij bestaande bureauboekingen
• Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Planning

⚠️ Belangrijk: Schermherkenning en boekingsautomatisering zijn afhankelijk van actieve netwerkherkenning. Als je apparaat is aangesloten op een scherm maar niet op een herkend kantoornetwerk, worden schermgegevens niet verzonden en vinden automatische check-ins of boekingen niet plaats.

2. Plannen en licenties

deskbird Dock wordt gelicentieerd via het Dock Plus-plan, gefactureerd per actief apparaat. Dit plan ontgrendelt de Workplace Intelligence-rechten, die zorgen voor aanwezigheiddetectie en bezettingsanalytics van Dock.

Beheerders kunnen hun plan bekijken onder Beheer > Abonnement, waar deskbird Dock verschijnt als Dock. Proefperiodes zijn beschikbaar — neem contact op met je deskbird accountmanager om er een in te stellen.

💡 Let op: toegang op basis van licenties wordt geleidelijk uitgerold. Bestaande bèta-toegang blijft tijdens deze overgang gewoon werken.

3. Vereisten

Voordat je deskbird Dock uitrolt, zorg dat het volgende geregeld is:

• Account: medewerkers moeten een deskbird-account hebben met hun zakelijke e-mailadres (SSO via Google of Microsoft)
• Check-in: schakel check-in in onder Beheer > Boekingsinstellingen
• Systeem: macOS of Windows
• Netwerk: het kantoornetwerk moet geconfigureerd zijn onder Beheer > Workplace Intelligence > Aanwezigheidsdetectie
• Plattegrond: een gepubliceerde plattegrond, nodig om schermen te koppelen aan bureaus voor bureauherkenning
• Installer: download deskbird Dock via https://dock.deskbird.com/ (beschikbaar voor macOS en Windows)

4. Installeren op macOS

Gebruikers installeren deskbird Dock op macOS als volgt:

1. Downloaden en installeren: download de macOS-installer via https://dock.deskbird.com/. Open het bestand en volg de installatie-instructies.
2. Toestemmingen geven: geef locatie-toegang als daarom wordt gevraagd. Verschijnt er geen pop-up, ga dan naar Systeeminstellingen > Privacy & Beveiliging > Locatieservices en schakel deskbird Dock in.
3. Inloggen: de app opent automatisch na installatie. Log in met Google of Microsoft SSO via je browser.
4. Dashboard openen: het deskbird Dock-icoon verschijnt rechtsboven in de menubalk. Klik erop en kies "Dashboard openen" om het herkende kantoor en de verbonden apparaten te bekijken.

💡 Tip: als het icoon niet zichtbaar is, maak dan ruimte in de menubalk via Systeeminstellingen > Bedieningspaneel.

💡 Let op: bij het eerste gebruik zien gebruikers in de privacy-modus Gebruiker geauthenticeerd een korte melding "Aanwezigheidsdetectie is ingeschakeld" met uitleg over wat Dock verzamelt. Zie Privacy-modi.

5. Installeren op Windows

Gebruikers installeren deskbird Dock op Windows als volgt:

1. Downloaden en installeren: download de Windows-installer via https://dock.deskbird.com/ en voer deze uit. Verschijnt er een waarschuwing "Windows heeft uw pc beschermd", klik dan op "Meer informatie" en vervolgens op "Toch uitvoeren".
2. Inloggen: de app opent automatisch na installatie. Log in met Google of Microsoft SSO via je browser.
3. Dashboard openen: het deskbird Dock-icoon verschijnt rechtsonder in het systeemvak (klik op het ^-pijltje als het verborgen is). Klik erop en kies "Dashboard openen".

💡 Tip: voor grote uitrols kunnen IT-teams deskbird Dock stil en op grote schaal uitrollen via Microsoft Intune, met vooraf ingestelde authenticatie zodat gebruikers nooit een inlogscherm zien. Zie Uitrollen op grote schaal met Microsoft Intune.

💡 Let op: bij het eerste gebruik zien gebruikers in de privacy-modus Gebruiker geauthenticeerd een korte melding "Aanwezigheidsdetectie is ingeschakeld" met uitleg over wat Dock verzamelt. Zie Privacy-modi.

6. Hoe het werkt

Nadat deskbird Dock is geïnstalleerd en geactiveerd — via handmatig inloggen of via een beheerde uitrol — draait de app stilletjes op de achtergrond. Zodra het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk, doet de app het volgende:

1. Detecteert automatisch het kantoor op basis van het netwerk
2. Checkt de gebruiker in bij bestaande bureau- en parkeerboekingen voor die dag
3. Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Planning

Wanneer het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkend scherm terwijl hij op het kantoornetwerk zit, doet de app het volgende:

1. Stuurt schermgegevens door om het specifieke kantoor en bureau te detecteren
2. Checkt de gebruiker in bij bestaande bureauboekingen voor die dag
3. Maakt een nieuwe bureauboeking aan voor die dag als die er nog niet is
4. Past de status van de gebruiker aan naar "Op kantoor" in het tabblad Planning
5. Als de boeking voor een ander bureau was, wordt deze automatisch omgezet naar het bureau waar het scherm aan gekoppeld is

💡 Let op: Alleen verbinding maken met een scherm zonder een actief kantoornetwerk triggert geen bureauherkenning of boekingsautomatisering.

💡 Let op: boekingsautomatisering vereist de privacy-modus Gebruiker geauthenticeerd met Boekingsautomatisering inschakelen aan. Aanwezigheidsdetectie en bezettingsanalytics werken in beide gevallen. Zie Privacy-modi.

Het Dock-dashboard toont de huidige netwerkstatus en aangesloten schermen.

💡 Tip: als een wijziging door Dock niet direct zichtbaar is in de deskbird webapp, synchroniseer dan als volgt:

• Voor bestaande boekingen: ververs je browser om de bijgewerkte status in de deskbird webapp te zien.
• Voor nieuwe boekingen: als Dock al draait, log dan uit en weer in, en ververs daarna de webapp om je laatste wijzigingen te synchroniseren.

7. Check-in-graceperiode en automatisch inchecken

Het automatisch inchecken van deskbird Dock werkt samen met de check-in-graceperiode van je kantoor. De check-in-deadline is de starttijd van de boeking plus de graceperiode. Als een gebruiker niet is ingecheckt voor die deadline, wordt de bureauboeking automatisch vrijgegeven.

Omdat Dock gebruikers incheckt zodra hun aanwezigheid wordt gedetecteerd, blijft de boeking behouden als je binnen de graceperiode arriveert. Kom je later, dan is de oorspronkelijke boeking al geannuleerd en kan deze niet meer worden teruggezet.

Het onderstaande voorbeeld gaat uit van een bureau geboekt vanaf 09:00, met de graceperiode van het kantoor toegepast:

8. Kantoorherkenning instellen (Beheerders)

Kantoorherkenning wordt meestal ingesteld door het IT-team. Om een netwerk aan een kantoor te koppelen:

1. Ga naar Beheer > Workplace Intelligence > Aanwezigheidsdetectie > Kantoorherkenning
2. Klik op "Netwerk toevoegen"
3. Vul de kantoor- en netwerkgegevens in (Wi-Fi SSID/BSSID, Standaard gateway, Subnets of Publiek IP) om ze aan het kantoor te koppelen

Zodra een netwerk is toegevoegd, wordt elke gebruiker die verbinding maakt met dat netwerk automatisch herkend en ingecheckt.

💡 Hoe netwerkherkenning werkt: herkenning combineert twee logica-niveaus:

• Tussen regels (OF): je kunt meerdere netwerkregels aan hetzelfde kantoor toevoegen. Verbinding maken met één van deze regels triggert herkenning en de bijbehorende automatiseringen.
• Binnen een regel (EN): alle voorwaarden die binnen één regel zijn ingeschakeld, moeten tegelijk worden voldaan.

Dit betekent dat verschillende verbindingsscenario's — bijvoorbeeld Wi-Fi en Ethernet — het beste worden afgedekt door voor elk een aparte regel toe te voegen, in plaats van alle voorwaarden in één regel te combineren.

Ethernet- en Wi-Fi-ondersteuning: deskbird Dock ondersteunt zowel Ethernet- als Wi-Fi-verbindingen. Welke voorwaarden beschikbaar zijn, hangt af van het type verbinding:

⚠️ Let op: omdat SSID en BSSID niet via Ethernet worden doorgegeven, matcht een regel met deze voorwaarden alleen via Wi-Fi. Voor kantoren waar gebruikers via Ethernet verbinden, voeg een regel toe op basis van Standaard gateway (MAC), Subnets (CIDR) of Publiek IP. Om de gateway-waarde te vinden, open je het deskbird Dock-dashboard terwijl je op het kantoornetwerk zit, kijk je bij de Ethernet-verbinding en kopieer je het veld "Gateway - MAC".

⚠️ Vermijd identieke netwerkinstellingen voor verschillende kantoren: elk kantoor moet minstens één uniek netwerkgegeven hebben. Als twee kantoren exact dezelfde Wi-Fi SSID en hetzelfde subnet hebben, kan het systeem niet bepalen in welk kantoor de gebruiker zich bevindt. Aanwezigheidsdetectie wordt dan overgeslagen — en zonder een check-in wordt de boeking na de respijtperiode vrijgegeven. Zorg ervoor dat minstens één waarde (bijvoorbeeld het subnetbereik) verschilt tussen kantoren.

9. Bureau-detectie instellen (Beheerders)

Bureau-detectie koppelt een specifieke monitor aan een specifiek bureau, zodat gebruikers worden ingecheckt op het exacte bureau waar ze hun monitor op aansluiten. Een gepubliceerde plattegrond is vereist. Om een monitor aan een bureau te koppelen:

1. Ga naar Admin > Workplace Intelligence > Presence detection > Desk detection
2. Klik op het tandwiel-icoon bij het gewenste kantoor
3. Handmatig koppelen: klik op Manual mapping, sluit een monitor aan op je apparaat zodat deze zichtbaar wordt in het systeem, selecteer het juiste bureau op je plattegrond en klik vervolgens op Koppelen om de monitor eraan te linken.
4. Automatisch koppelen: zet de Auto-mapping schakelaar aan en stel het aantal benodigde detecties in om een match te bevestigen. Volg de voortgang in de tabbladen Mapped en Unmapped. Als er een conflict ontstaat (een monitor wordt bij 2 of meer bureaus gedetecteerd), krijg je een melding om dit handmatig op te lossen vanaf deze pagina.

Zodra een monitor is gekoppeld, wordt elke gebruiker die via die monitor inlogt automatisch op dat specifieke bureau gedetecteerd en ingecheckt.

💡 Let op: Automatisch koppelen vereist dat er een kantoornetwerk is ingesteld. Om dit in te schakelen, ga je naar Admin > Workplace Intelligence > Presence detection > Office detection en voeg je je kantoornetwerken toe.

💡 Tip: Dekkingsgraad van monitorkoppelingen bepaalt ook hoe nauwkeurig de dashboards voor vloer- en bureaugebruik zijn. Bureaus zonder gekoppelde monitor worden altijd als ongebruikt geteld. Zie Bezettingsanalyse (deskbird Dock analytics).

Monitor-naar-bureau mapping exporteren

Mappinggegevens hoeven niet alleen in deskbird te blijven. Zodra monitors zijn gekoppeld, kan de volledige lijst uit het Admin-gedeelte geëxporteerd worden naar een IT asset management (ITAM) of CMDB-systeem — zodat hardware-overzichten tonen welke monitor bij welk bureau hoort, zonder dat je de vloer hoeft rond te lopen om dit handmatig te controleren.

CSV-export: om de mapping van één kantoor te downloaden:

1. Ga naar Admin > Workplace Intelligence > Presence detection > Desk detection
2. Klik op het tandwiel-icoon bij het gewenste kantoor
3. Klik op Export CSV, naast Manual mapping

Elke export bevat:

💡 Let op: de export werkt per kantoor, dus herhaal bovenstaande stappen voor elk kantoor dat je nodig hebt. Alleen gekoppelde monitors worden meegenomen — bureaus zonder gekoppelde monitor verschijnen niet in het bestand.

API-toegang: dezelfde gekoppelde monitorgegevens zijn ook beschikbaar via de deskbird API. Gebruik dit om de mapping automatisch in een ITAM- of CMDB-systeem te laden, in plaats van handmatig CSV-bestanden te downloaden en te importeren.

10. Privacy-modi (Beheerders)

deskbird Dock biedt flexibele privacy-instellingen, zodat je precies kunt bepalen hoeveel persoonlijke data Dock verzamelt — van volledige gebruikersherkenning tot volledige anonimiteit. Dit is vooral handig voor organisaties met strenge privacy-eisen of een actieve ondernemingsraad. De modus die je kiest bepaalt welke analytics en automatiseringen beschikbaar zijn, en hoe herkenbaar de data is.

Aanwezigheidsinstellingen vind je in een aparte Workplace Intelligence sectie in Admin, verdeeld over twee pagina’s:

• Presence detection: de standaard netwerk- en bureau-detectie setup.
• Privacy: kies de privacy-modus en de bijbehorende instellingen.

Om dit in te stellen, ga je naar Admin > Workplace Intelligence > Privacy, selecteer je een modus en klik je op Opslaan. Resetten verwijdert niet-opgeslagen wijzigingen en herstelt de laatst opgeslagen configuratie.

Beschikbare modi

Wat elke modus mogelijk maakt

Instellingen voor geverifieerde modus

In Gebruiker geverifieerd modus is er een extra schakelaar Boekingsautomatisering inschakelen die bepaalt of Dock automatisch check-ins en boekingen uitvoert wanneer een bron wordt gedetecteerd. Deze staat standaard aan.

• Aan: Dock checkt gebruikers in bij bestaande boekingen, maakt bureaureserveringen bij gekoppelde monitors en wisselt bureaus waar nodig.
• Uit: aanwezigheid wordt nog steeds gedetecteerd en analytics op gebruikersniveau werken nog steeds, maar Dock wijzigt geen boekingen. Gebruikers checken zelf in en boeken handmatig via de deskbird web- of mobiele app.

💡 Let op: als automatische check-in of automatische bureaureservering niet werkt terwijl aanwezigheid wel wordt gedetecteerd, controleer dan eerst deze schakelaar.

Wat medewerkers zien

In Gebruiker geverifieerd modus toont Dock een welkomstbericht aan medewerkers de eerste keer dat de app wordt geactiveerd: "Aanwezigheidsdetectie is ingeschakeld — deskbird ziet wanneer je op kantoor bent om je automatisch in te checken. We verzamelen alleen de signalen die hiervoor nodig zijn — nooit browsegegevens of locatie als je er niet bent." Medewerkers bevestigen met Begrepen, of openen Meer informatie voor details. Beheerders kunnen dit bericht vooraf bekijken onder Admin > Workplace Intelligence > Privacy.

Impact op Workforce analytics in anonieme modus

Overschakelen naar Anoniem verandert hoe aanwezigheidsdata wordt weergegeven in Workforce analytics:

• "Verdeling in detail" toont gepseudonimiseerde namen in plaats van individuen.
• Een standaarddashboard voor unieke apparaatbezoeken vervangt het dashboard per gebruiker.
• Rapportages over beleidsnaleving blijven werken op de gepseudonimiseerde data.

Modus wisselen

💡 Let op: als je afhankelijk bent van de boekingsautomatiseringen van Dock (auto check-in, bureauwissel, automatische bureaureservering), blijf dan in de Gebruiker geverifieerd modus.

⚠️ Modus wisselen: het wijzigen van de privacy-modus heeft gevolgen voor reeds verzamelde data:

• Gebruiker geverifieerd → Anoniem anonimiseert alle eerdere gebeurtenissen. Bezettingsdata blijft behouden, maar gebruikersinformatie wordt permanent verwijderd.
• Anoniem → Gebruiker geverifieerd herstelt geen oude data.

deskbird toont een bevestigingswaarschuwing voordat een wijziging wordt doorgevoerd — lees deze goed door voordat je bevestigt.

11. Uitrol op grote schaal met Microsoft Intune (Beheerders)

Voor grote uitrols kunnen IT-teams deskbird Dock centraal uitrollen naar Entra-gekoppelde, door Intune beheerde Windows-apparaten. Bij beheerde installaties wordt de app stilletjes geactiveerd met vooraf ingestelde authenticatie — geen browser-login en geen wachtwoorden voor eindgebruikers. Voor stapsgewijze instructies, zie de deskbird Dock Intune Windows uitrolgids.

Kies de activatiemodus die past bij je privacybeleid (in te stellen in deskbird Admin):

• Bedrijfsmodus (anoniem): activeert alleen voor je Microsoft-organisatie, als een anoniem apparaat zonder gebruikersidentiteit. Meet kantoorbezetting zonder individuen te identificeren. Vereist dat je Entra tenant ID eerst bij deskbird wordt geregistreerd.
• Gebruikersmodus: activeert als de ingelogde medewerker, die al een deskbird-account moet hebben. Aanwezigheid wordt aan die persoon gekoppeld, waardoor persoonlijke functies zoals auto check-in en boekingsautomatisering beschikbaar komen waar ingeschakeld.
• Handmatige modus: beschikbaar voor snelle pilots of testen op onbeheerde apparaten.

💡 Let op: Intune-gebaseerde stille uitrol is beschikbaar voor Windows-apparaten.

12. Bezettingsanalyse (Beheerders)

Elk aanwezigheidsignaal dat Dock registreert, voedt ook de bezettingsdashboards onder Intelligence > Dock analytics. Deze tonen hoe kantoren, verdiepingen en bureaus daadwerkelijk worden gebruikt — op basis van gedetecteerde aanwezigheid in plaats van boekingen — en zijn beschikbaar voor Beheerders en Kantoorbeheerders.

De dashboards werken ongeacht de gekozen privacy-modus, omdat ze alleen geaggregeerde cijfers tonen. Individuele medewerkers zijn daar niet herkenbaar.

Voor een volledig overzicht van alle KPI’s en grafieken, hoe elk getal wordt berekend en wat je kunt controleren als de cijfers niet kloppen, zie Bezettingsanalyse (deskbird Dock analytics).

13. Problemen oplossen

Werkt er iets niet zoals verwacht? Bekijk dan de onderstaande tabel voor veelvoorkomende problemen en snelle oplossingen:

14. Feedback & support

Als vroege beta-tester is jouw feedback essentieel om het eindproduct vorm te geven. Om bugs te melden of ondersteuning te vragen, neem contact op met het deskbird-team via dock@deskbird.com.

⚠️ Let op: deze versie is bedoeld voor testen in een vroeg stadium en kan nog onvolkomenheden bevatten. Dit is niet per se het uiteindelijke product. Bedankt dat je helpt om een betere werkplekervaring te bouwen!

15. Veelgestelde vragen