Zodra deskbird Dock is geïnstalleerd en je kantoor netwerken en monitoren zijn geconfigureerd, gebeurt de rest automatisch zonder dat gebruikers iets hoeven te doen. In dit artikel lees je precies wat Dock doet wanneer een apparaat verbinding maakt, wanneer een door Dock gemaakte boeking begint en eindigt, wat er gebeurt bij het wisselen van bureau, en hoe automatisch inchecken samenwerkt met de incheck-graceperiode van je kantoor — zodat je weet wat er gebeurt in plaats van te moeten gokken.
📅 Technische ondersteuning: heb je vragen over het instellen en configureren van deskbird Dock? Boek een sessie met onze Dock-technisch expert. Deze sessies gaan alleen over het instellen van deskbird Dock en technische vragen — voor andere zaken kun je deskbird support contacteren. Beschikbaar in het Engels, Frans en Arabisch.
- Wat gebeurt er als een apparaat verbinding maakt
- Wanneer een door Dock gemaakte boeking begint en eindigt
- Bureauwissels
- Tijd en synchronisatie
- Graceperiode en automatisch inchecken
1. Wat gebeurt er als een apparaat verbinding maakt
Zodra deskbird Dock is geïnstalleerd en geactiveerd — via handmatig aanmelden of via een beheerde uitrol — draait het stil op de achtergrond. Wanneer het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkend kantoor netwerk, doet de app het volgende:
- Detecteert automatisch het kantoor op basis van het netwerk
- Checkt de gebruiker in bij bestaande bureau- en parkeerplaatsboekingen voor die dag
- Stelt de status van de gebruiker voor die dag in op "Kantoor", of op "ander kantoor" als het gedetecteerde kantoor niet hun hoofdlocatie is
Wanneer het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkende monitor terwijl ze op het kantoor netwerk zitten, doet de app daarnaast het volgende:
- Stuurt monitordata om het specifieke bureau binnen het al gedetecteerde kantoor te bepalen
- Maakt een bureau boeking voor die dag als die er nog niet is
- Wisselt de bestaande boeking naar het bureau waar de monitor aan gekoppeld is, als de boeking voor een ander bureau was
Het kantoor wordt altijd bepaald door het netwerk, nooit door de monitor. Buiten het netwerk verlaten monitor-ID’s het apparaat nooit.
💡 Let op: boekingsautomatiseringen vereisen de privacy modus Gebruiker geauthenticeerd. Kantoordetectie, Resource detectie en occupancy analytics werken in elke modus. Zie Privacy-modi en gegevensverwerking.
Het Dock-dashboard toont de huidige netwerkstatus en verbonden monitoren. In de tray zie je Ingecheckt zodra Dock de boeking heeft ingecheckt, en Bureau gedetecteerd als er wel een boeking is gevonden maar nog niet is ingecheckt. De tray en het dashboard tonen altijd dezelfde status.
2. Wanneer een door Dock gemaakte boeking begint en eindigt
Voor elke bureau boeking die deskbird Dock aanmaakt:
- Starttijd: het moment dat de monitor wordt aangesloten
- Eindtijd: het einde van de persoonlijke boekingsuren van de gebruiker. Als die niet zijn ingesteld, het einde van de openingstijden van het kantoor
⚠️ Belangrijk: bureau boekingen die door Dock worden aangemaakt, moeten binnen de openingstijden van het kantoor vallen. Als een gebruiker een monitor aansluit voordat het kantoor open is, detecteert Dock het kantoor en checkt hij de gebruiker wel in bij bestaande boekingen, maar kan hij pas een nieuwe bureau boeking aanmaken zodra het kantoor open is.
Dock maakt ook geen nieuwe bureau boekingen of wissels meer aan nadat het kantoor die dag is gesloten. Aanwezigheid op kantoor wordt dan nog wel gedetecteerd.
3. Bureauwissels
Wanneer een gebruiker met een bestaande boeking een monitor aansluit die aan een ander bureau is gekoppeld, verplaatst Dock de boeking naar het bureau waar de gebruiker daadwerkelijk zit.
⚠️ Belangrijk: als Dock een bureau wisselt, wordt de bestaande boeking voor die dag geannuleerd — of eerder vrijgegeven als deze al gestart was — en wordt er een nieuwe boeking aangemaakt voor het bureau waar de monitor aan gekoppeld is. Dit gebeurt ook als de gebruiker al is ingecheckt, en vervangt halve dag- en deelboekingen door één boeking die loopt vanaf nu tot het einde van de boekingsuren van de gebruiker. Wissels gelden alleen voor bureaus in het kantoor dat Dock heeft gedetecteerd, en nooit voor parkeerplaatsen.
4. Tijd en synchronisatie
Nadat een apparaat uit slaapstand komt, detecteert Dock het kantoor opnieuw binnen enkele minuten.
Dock ververst elk uur de netwerkregels van je kantoor en stuurt elke 15 minuten een aanwezigheidssignaal, dus een wijziging in een netwerkregel kan tot een uur duren voordat deze een apparaat bereikt dat al draait. Activiteit > Nu synchroniseren voert de wijziging direct door.
Automatiseringen werken nooit met terugwerkende kracht. Nadat een admin een monitor aan een bureau koppelt, gebeurt er niets voor eerdere detecties — de gebruiker moet een nieuwe detectie uitvoeren.
💡 Tip: zie je een wijziging door Dock niet meteen in de deskbird web app? Open dan deskbird Dock > Activiteit > Nu synchroniseren. Dock controleert dan opnieuw het netwerk en de verbonden monitoren en voert de automatiseringen opnieuw uit. Vernieuw daarna de deskbird web app. De monitor los- en weer aansluiten heeft hetzelfde effect voor monitor-automatiseringen.
5. Graceperiode en automatisch inchecken
Het automatisch inchecken van deskbird Dock werkt samen met de incheck-graceperiode van je kantoor. De incheck-deadline is de starttijd van de boeking plus de graceperiode (standaard 15 minuten). Als een gebruiker niet is ingecheckt voor die deadline, wordt de bureau boeking automatisch vrijgegeven.
Twee instellingen kunnen die deadline aanpassen:
- Als je kantoor een tijd instelt vóór welke boekingen nooit automatisch worden geannuleerd, geldt die tijd. Een boeking om 08:00 met een graceperiode van 15 minuten wordt dan niet om 08:15 geannuleerd als die instelling op 09:00 staat.
- Een boeking die na de eigen starttijd wordt aangemaakt, krijgt de volledige graceperiode gerekend vanaf het moment van aanmaken.
Omdat Dock gebruikers incheckt zodra hun aanwezigheid wordt gedetecteerd, blijft de boeking behouden als je binnen de graceperiode arriveert. Kom je later, dan is de oorspronkelijke boeking al vrijgegeven en kun je die niet meer terugkrijgen.
Het onderstaande voorbeeld gaat uit van een bureau geboekt vanaf 09:00, met de graceperiode van het kantoor toegepast:
| Aankomsttijd | Resultaat |
|---|---|
| 08:30 (voor de start van de boeking) | ✅ Automatisch ingecheckt. Boeking blijft behouden. |
| 09:00 (binnen de graceperiode) | ✅ Automatisch ingecheckt. Boeking blijft behouden. |
| 12:00 (na de graceperiode) | ❌ De oorspronkelijke boeking is al vrijgegeven en kan niet meer worden teruggezet. De gebruiker wordt nog wel als aanwezig gemarkeerd voor die dag, en elke nieuwe boeking na aankomst wordt automatisch ingecheckt omdat hun aanwezigheid is gedetecteerd. |
💡 Let op: automatisch inchecken heeft ook een vroegste tijd. Dock kan gebruikers inchecken vanaf de starttijd van de boeking min de maximale boekingslead time van het kantoor. Als er geen maximale lead time is ingesteld, werkt automatisch inchecken vanaf het begin van de boekingsdag — daarom werkt aankomen om 08:30 voor een boeking om 09:00. Als het kantoor een maximale lead time instelt die korter is dan het vroege aankomsttijdstip, wordt het inchecken overgeslagen.
💡 Let op: alleen monitor detectie maakt een boeking aan. Netwerkdetectie op zichzelf markeert gebruikers als aanwezig maar boekt geen bureau, dus een gebruiker zonder herkende monitor moet zelf de boeking maken. Dock checkt ze dan automatisch in.
⚠️ Belangrijk: deze tabel geldt alleen als inchecken is ingeschakeld voor het kantoor en voor het resourcetype. Als inchecken is uitgeschakeld, worden boekingen nooit automatisch geannuleerd en checkt Dock niemand in, maar wordt de kantoorstatus nog wel ingesteld.