deskbird Dock biedt flexibele privacy-instellingen, zodat je precies kunt bepalen hoeveel persoonlijke gegevens Dock verzamelt — van volledige tracking op gebruikersniveau tot volledige anonimiteit. Dit is vooral handig voor organisaties met strenge privacy-eisen of een actieve ondernemingsraad. De modus die je kiest bepaalt welke analytics en automatiseringen beschikbaar zijn, en hoe herkenbaar de gegevens zijn. Het is dus verstandig om hier bewust voor te kiezen voordat je Dock uitrolt.
📅 Technische ondersteuning: heb je vragen over het instellen en configureren van deskbird Dock? Boek een sessie met onze Dock-technisch expert. Deze sessies gaan alleen over het instellen van deskbird Dock en technische vragen — voor andere zaken kun je deskbird support contacteren. Beschikbaar in het Engels, Frans en Arabisch.
- Waar je de privacy-instellingen vindt
- Beschikbare modi
- Wat elke modus mogelijk maakt
- Impact op analytics in Anonieme modus
- Modus wisselen
- Wanneer automatiseringen niet werken
1. Waar je de privacy-instellingen vindt
Aanwezigheidsinstellingen vind je in een aparte deskbird Intelligence-sectie in Admin, verdeeld over deze pagina’s:
- Setupgids: het startpunt voor het instellen van deskbird Intelligence.
- Kantoorherkenning: de netwerkinstelling die Dock vertelt in welk kantoor een apparaat zich bevindt.
- Bronherkenning: de koppeling tussen monitor en bureau.
- Privacy: kies de privacy-modus en de bijbehorende instellingen.
Om te configureren ga je naar Admin > deskbird Intelligence > Privacy, selecteer je een modus en klik je op Opslaan. Resetten verwijdert niet-opgeslagen wijzigingen en herstelt de laatst opgeslagen configuratie.
2. Beschikbare modi
| Modus | Wat het doet | Ideaal voor | Beschikbaarheid |
|---|---|---|---|
| Gebruiker geverifieerd (aanbevolen standaard) | Elk kantoorbezoek wordt gekoppeld aan een specifieke persoon. Elk apparaat is gekoppeld aan een benoemde deskbird-gebruiker, waardoor het volledige pakket aan analytics en automatiseringen beschikbaar is. Vereist actieve deskbird-accounts voor alle gebruikers. | Bedrijven die alle functies willen gebruiken, inclusief boekingsautomatiseringen. | In de Admin-omgeving alleen voor gecombineerde (deskbird Intelligence + Booking) klanten. |
| Anoniem | Het kantoor wordt gevolgd, nooit het individu. Activiteit wordt alleen op kantoor- en bedrijfsniveau verzameld en nooit aan een persoon gekoppeld, niet in de interface en niet in exports. Hetzelfde apparaat wordt wel herkend over tijd, dus gebruik en rapportages op apparaatniveau blijven werken. Geen deskbird-account nodig. | Bedrijven met strenge privacy-eisen voor medewerkers, of ondernemingsraden die volledige anonimiteit eisen. | In de Admin-omgeving voor gecombineerde of losse deskbird Intelligence-klanten. Gecombineerde klanten verliezen boekingsautomatiseringen in deze modus. |
💡 Let op: In de Anonieme modus kunnen apparaat-ID’s ook elke week rouleren, zodat bezoeken niet over weken heen te koppelen zijn. Dit kun je niet zelf instellen — neem contact op met deskbird om dit te activeren.
3. Wat elke modus mogelijk maakt
| Mogelijkheid | Gebruiker geverifieerd | Anoniem |
|---|---|---|
| Kantoor- & gebruik van bronnen | ✅ | ✅ |
| Activiteit gekoppeld aan een individu | ✅ | ❌ |
| Boekingsautomatisering (auto check-in / auto-boeken) | ✅ | ❌ |
| Nooit is een individu te herleiden | ❌ | ✅ |
4. Impact op analytics in Anonieme modus
In de Anonieme modus geldt de wijziging voor het Workforce analytics-dashboard, dat gebaseerd is op boekings- en planningsdata. De Dock analytics-dashboards — Kantoor-, Verdieping- en Bureau-bezetting — zijn in elke modus geaggregeerd en apparaat-gebaseerd, dus die blijven ongewijzigd. Zie Bezettingsanalytics (deskbird Dock analytics).
5. Modus wisselen
💡 Let op: maak je gebruik van de boekingsautomatiseringen van Dock (auto check-in, bureau wisselen, automatisch bureauboekingen aanmaken), blijf dan in de modus Gebruiker geverifieerd.
⚠️ Belangrijk: het wijzigen van de privacy-modus heeft gevolgen voor gegevens die al verzameld zijn:
- Van Gebruiker geverifieerd naar Anoniem verwijdert de gebruikerskoppeling en apparaatgegevens uit alle eerdere gebeurtenissen. Bezettingshistorie per kantoor en bureau blijft behouden, maar informatie op gebruikersniveau wordt permanent verwijderd.
- Van Anoniem naar Gebruiker geverifieerd herstelt geen oude gegevens.
deskbird toont een bevestigingswaarschuwing voordat een wijziging wordt doorgevoerd — lees deze goed door voordat je bevestigt.
6. Wanneer automatiseringen niet werken
Als auto check-in of automatisch bureauboeken niet gebeurt terwijl aanwezigheid wel wordt gedetecteerd, controleer dan het volgende:
- De privacy-modus van het kantoor. In de Anonieme en Bedrijfsmodus is er geen gebruikersidentiteit, dus kunnen boekingsautomatiseringen niet werken.
- Of het apparaat wordt herkend op het netwerk van dat kantoor.
- Of de monitor aan het bureau is gekoppeld.
De check-in kan ook geweigerd worden door gewone boekingsregels — bijvoorbeeld als check-in is uitgeschakeld voor het kantoor, er een sluitingsbeleid geldt, een boekingsbeperking actief is, of de gebruiker dat bureau niet mag boeken. Geen van deze situaties geeft een melding voor de admin.