Occupancy analytics laat zien hoe je kantoren daadwerkelijk worden gebruikt, gebaseerd op echte aanwezigheid die wordt gedetecteerd door deskbird Dock in plaats van alleen op boekingen. De dashboards onder Intelligentie > Dock analytics splitsen dit op in drie weergaven — kantoor, verdieping en bureau — zodat teams voor ruimte, faciliteiten en werkplek kunnen zien waar de capaciteit onder druk staat, waar deze ongebruikt blijft en wanneer de piekuren echt plaatsvinden.
📅 Technische ondersteuning: heb je vragen over het instellen en configureren van deskbird Dock? Boek een sessie met onze Dock-technisch expert. Deze sessies gaan alleen over het instellen van deskbird Dock en technische vragen — voor andere zaken kun je deskbird support contacteren. Beschikbaar in het Engels, Frans en Arabisch.
- Wie toegang heeft tot occupancy analytics
- Hoe de data wordt verzameld
- Filters die op elk dashboard van toepassing zijn
- Percentages versus aantallen
- Kantoorbezetting dashboard
- Vloerbezetting dashboard
- Bureaubezetting dashboard
- Vereisten voor nauwkeurige data
- Tips voor het lezen van de dashboards
- Dashboards exporteren als PDF
- Veelgestelde vragen
1. Wie toegang heeft tot occupancy analytics
Occupancy analytics is beschikbaar voor Admins en Kantoor Admins wanneer Dock analytics is ingeschakeld voor het bedrijf.
Je vindt het onder Intelligentie > Dock analytics. Er zijn drie dashboards beschikbaar:
- Kantoorbezetting — hoe vol het kantoor in totaal is
- Vloerbezetting — hoe het gebruik verdeeld is over verdiepingen en gebieden
- Bureaubezetting — hoe efficiënt individuele bureaus worden gebruikt
💡 Tip: Wil je alle kantoren op één scherm vergelijken, met een gezondheidsstatus en het aantal cold desks per kantoor? Gebruik dan Intelligentie > Portfolio overview. Zie deskbird Intelligentie: Portfolio overview.
2. Hoe de data wordt verzameld
Alle statistieken komen uit deskbird Dock aanwezigheidssignalen. Wanneer de laptop van een medewerker wordt gedetecteerd op kantoor, registreert Dock een anoniem aanwezigheidsignaal.
| Databron | Wat het detecteert | Waar het voor wordt gebruikt |
|---|---|---|
| Kantoornetwerk | Apparaten die verbonden zijn met een erkend kantoornetwerk | Aanwezigheid op kantoorniveau — hoeveel mensen er op locatie zijn |
| Gekoppelde monitoren | Apparaten die zijn aangesloten op monitoren die aan bureaus op een plattegrond zijn gekoppeld | Bureau-, gebieds- en vloergebruik — welke bureaus en verdiepingen worden gebruikt |
Voor aanwezigheidsstatistieken telt één gedetecteerd apparaat als één medewerker.
🔒 Privacy: Occupancy analytics toont alleen geaggregeerde statistieken. Individuele medewerkers zijn niet zichtbaar op deze dashboards.
3. Filters die op elk dashboard van toepassing zijn
Elke KPI en grafiek houdt rekening met de filters bovenaan de pagina:
- Kantoren — beperk de data tot één of meer kantoren (Kantoorbezetting) of tot één kantoor (Vloer- en Bureaubezetting)
- Datumbereik — laatste 7 dagen, laatste maand, laatste jaar of een aangepast bereik
Als je het datumbereik aanpast, worden alle cijfers op de pagina bijgewerkt. Piekwaarden verwijzen altijd naar het drukste moment binnen de geselecteerde periode, niet naar de huidige dag.
Gesloten weekdagen (volgens de openingstijden kantoor) en feestdagen worden uitgesloten van dagelijkse trends waar relevant.
Op de Vloer- en Bureau-dashboards bevatten sommige grafieken ook een Verdieping-selector, zodat je één verdieping tegelijk kunt bekijken.
4. Percentages versus aantallen
Op de uurlijkse heatmaps kun je schakelen tussen:
- Capaciteit % — het bezette deel van de capaciteit, de makkelijkste manier om ruimtes van verschillende grootte te vergelijken
- Aantal medewerkers (Kantoor) of Aantal bureaus (Verdieping en Bureau) — absolute aantallen
De kleuren van de heatmap geven altijd de capaciteit % weer, ook als je absolute aantallen toont.
| Kleurbereik | Bereik | Betekenis |
|---|---|---|
Onderbenut |
Minder dan 30% | Veel beschikbare capaciteit |
Verwacht |
30–80% | Gezond, normaal gebruik |
Nabij capaciteit |
Boven 80% | Drukke periode met beperkte vrije capaciteit |
5. Kantoorbezetting dashboard
Dit dashboard beantwoordt de vraag: hoe vol is het kantoor nu echt? Het geeft inzicht in de totale aanwezigheid, piekdagen, verblijfsduur en het gebruik van de capaciteit in het hele kantoor.
Databronnen: kantoornetwerk en gekoppelde monitoren
KPI's
| Statistiek | Wat het betekent | Hoe het wordt berekend |
|---|---|---|
| Dagelijkse aanwezigheid | Gemiddeld aantal medewerkers dat per werkdag in de geselecteerde periode op locatie is gedetecteerd. Bijschrift: Medewerkers / Werkdag. | Gemiddeld dagelijks aantal medewerkers (gedetecteerde apparaten) op werkdagen in het geselecteerde datumbereik. |
| Piekaanwezigheid | Hoogste dagelijkse bezetting in de periode, met daaronder de drukste dag. | Hoogste dagelijkse piek van het aantal medewerkers in het geselecteerde datumbereik. |
| Gebruik van middelen | Aandeel van de bureaucapaciteit dat bezet was. | Bezet aantal bureaus ÷ bureaucapaciteit × 100, gebaseerd op gekoppelde monitoren. |
⚠️ Let op: Gebruik van middelen omvat ook bureaus zonder gekoppelde monitor. Die bureaus tellen altijd als ongebruikt, waardoor het gebruik lager kan uitvallen dan de aanwezigheidsstatistieken suggereren.
Grafieken
| Grafiek | Wat het toont | Hoe het wordt berekend |
|---|---|---|
| Wekelijkse aanwezigheid | Gemiddelde aanwezigheid per weekdag, gebaseerd op de ingestelde open dagen van het kantoor. Handig voor hybride beleid en ruimteplanning. | Gemiddeld aantal gedetecteerde medewerkers, gegroepeerd per weekdag. |
| Aanwezigheidsduur | Hoe lang medewerkers gemiddeld per dag op kantoor blijven. | Aandeel van aanwezigheidsdagen in de categorieën onder 2u, 2–4u, 4–6u, 6–8u en 8u+. Elke balk is een percentage van alle gedetecteerde aanwezigheidsdagen. |
| Dagelijks aantal medewerkers | Dagelijkse trend van het aantal medewerkers op locatie. | Dagelijks gemiddeld aantal medewerkers in de geselecteerde periode, exclusief gesloten dagen en feestdagen waar van toepassing. |
| Uurlijkse kantoorbezetting | Weekdag × uur heatmap van kantooractiviteit, om piekuren en rustige momenten te herkennen. | Gemiddelde bezetting per weekdag en uur. Schakel tussen Capaciteit % en Aantal medewerkers. |
6. Vloerbezetting dashboard
Dit dashboard beantwoordt de vraag: welke verdiepingen zijn onderbenut en welke staan onder druk? Het vergelijkt aanwezigheid en gebruik tussen verdiepingen en teamgebieden.
Databron: alleen gekoppelde monitoren — detectie op bureauniveau samengevoegd tot verdiepingen en gebieden
💡 Tip: De nauwkeurigheid per verdieping hangt af van hoe volledig monitoren aan bureaus op de plattegrond zijn gekoppeld. Onvolledige koppeling laat verdiepingen leger lijken dan ze zijn.
KPI's
| Statistiek | Wat het betekent | Hoe het wordt berekend |
|---|---|---|
| Totaal aantal verdiepingen | Aantal verdiepingen in het kantoor. | Aantal verdiepingen met bureaubezetting, plus de som van hun bureaucapaciteit. |
| Drukste verdieping | Verdieping met de hoogste gemiddelde bezetting. Toont de naam van de verdieping, bezette bureaus versus capaciteit en het percentage. | Verdieping met het hoogste bezettingspercentage in de geselecteerde periode. |
| Leegste verdieping | Verdieping met de laagste gemiddelde bezetting — vaak een kans om te consolideren. | Verdieping met het laagste bezettingspercentage in de geselecteerde periode. |
Grafieken
| Grafiek | Wat het toont | Hoe het wordt berekend |
|---|---|---|
| Wekelijkse aanwezigheid per verdieping | Gemiddelde bureaubezetting % per weekdag voor de geselecteerde verdieping. | Gemiddelde bezetting %, gegroepeerd per weekdag en gefilterd op verdieping. |
| Bezettingstrend per verdieping | Hoe de bezetting van de geselecteerde verdieping zich verhoudt tot het gemiddelde van alle verdiepingen in de tijd. | Dagelijkse bezetting % voor de geselecteerde verdieping versus het gemiddelde van alle verdiepingen. |
| Uurlijkse vloerbezetting | Weekdag × uur heatmap voor de geselecteerde verdieping. | Vloerbezetting per weekdag en uur. Schakel tussen Capaciteit % en Aantal bureaus. |
| Verdieping- & gebiedsverdeling | Uitklapbare lijst van verdiepingen en gebieden met bezetting, bezette bureaus versus capaciteit en een capaciteitsbalk. | Bezet aantal bureaus ÷ capaciteit × 100 per verdieping en gebied. Balken gebruiken de kleuren Onderbenut, Verwacht en Nabij capaciteit. |
7. Bureaubezetting dashboard
Dit dashboard beantwoordt de vraag: hoe efficiënt worden onze bureaus gebruikt en hoeveel staan er leeg? Het toont gebruik op bureauniveau op basis van detectie via gekoppelde monitoren.
Databron: alleen gekoppelde monitoren
KPI's
| Statistiek | Wat het betekent | Hoe het wordt berekend |
|---|---|---|
| Actieve bureaus | Hoeveel bureaus minstens één keer bezet waren in de periode. Bijschrift: bezet in periode. | Aantal bureaus met gedetecteerde bezetting in het geselecteerde datumbereik. |
| Gemiddelde gebruiksgraad | Gemiddeld aandeel van de bureaucapaciteit in gebruik. Bijschrift: van alle bureaus. | Gemiddelde bezetting % over alle bureaus in de geselecteerde periode. |
| Gemiddelde bezettingsduur | Hoe lang een bureau gemiddeld bezet is wanneer het wordt gebruikt. Bijschrift: uren / bezetting. | Gemiddelde duur van bureaubezettingssessies, in uren. |
| Bureaus dagelijks ongebruikt | Bureaus die niet gebruikt worden. Bijschrift: nooit bezet. | Bureaus die nooit bezet waren in de geselecteerde periode. |
| Piekbezetting | Hoogste aantal bureaus dat tegelijk bezet was. Bijschrift: drukste uur. | Maximaal gelijktijdig bezette bureaus in de geselecteerde periode. |
Grafieken
| Grafiek | Wat het toont | Hoe het wordt berekend |
|---|---|---|
| Bureaubezetting — tijdlijn | Dagelijkse trend van bureaubezetting in de geselecteerde periode. | Dagelijkse bezetting % van bureaus in de tijd. |
| Bureaugebruik per dag | Gemiddeld bureaugebruik per weekdag. | Gemiddelde bezetting %, gegroepeerd per weekdag. |
| Uurlijkse bureaubezetting | Weekdag × uur heatmap van bureaugebruik. | Bureaubezetting per weekdag en uur. Schakel tussen Capaciteit % en Aantal bureaus. |
8. Vereisten voor nauwkeurige data
Voor betrouwbare occupancy analytics, zorg ervoor dat:
- Medewerkers deskbird Dock geïnstalleerd en actief hebben op hun werkapparaten.
- Kantoornetwerk-aanwezigheid is ingesteld onder Admin > deskbird Intelligentie > Kantoordetectie.
- Voor vloer- en bureaustatistieken zijn monitoren gekoppeld aan bureaus op een gepubliceerde plattegrond onder Admin > deskbird Intelligentie > Resource detectie.
- Er voldoende tijd is verstreken om aanwezigheidsdata te verzamelen binnen het geselecteerde datumbereik.
Als er nooit aanwezigheid is gedetecteerd, tonen de dashboards Occupancy analytics niet beschikbaar. Als de geselecteerde periode gewoon rustig is, tonen individuele widgets Geen data voor deze periode terwijl de rest van de pagina blijft werken.
9. Tips voor het lezen van de dashboards
- Begin met kantoorbezetting voor het overzicht en zoom daarna in op verdieping en bureau als je beslissingen neemt over ruimtes.
- Gebruik een langere datumbereik, zoals vorige maand, voor de planning; gebruik kortere periodes om een specifieke week te onderzoeken.
- Lage gebruik van middelen in combinatie met een gezonde dagelijkse aanwezigheid betekent meestal dat mensen wel op locatie zijn, maar niet zijn aangesloten op gemapte monitoren. Controleer de dekking van de monitorkoppeling voordat je conclusies trekt over de vraag naar bureaus.
- Aanwezigheidsduur helpt om fulltime werkers te onderscheiden van korte drop-in bezoeken, wat belangrijk is bij het plannen van de verhouding bureaus per medewerker.
- De inzichten onder de grafieken vatten automatisch dezelfde data samen — er wordt geen aparte databron toegevoegd.
10. Dashboards exporteren als PDF
Alle drie de dashboards — kantoorbezetting, vloerbezetting en bureaubezetting — kun je exporteren als PDF. Zo kun je makkelijk resultaten delen met belanghebbenden of bewaren voor je administratie, zonder screenshots te maken of cijfers over te typen.
- Open Intelligentie > Dock analytics en selecteer het dashboard dat je wilt exporteren.
- Stel de filters kantoren en datumbereik in zodat het dashboard precies de data toont die je wilt delen.
- Klik op de PDF-exportknop op het dashboard.
De PDF legt het dashboard vast zoals het op dat moment op je scherm staat, inclusief de ingestelde filters, het geselecteerde datumbereik en de gekozen kantoren:
- Grafieken worden als grafieken weergegeven, niet als ruwe data.
- Een koptekst toont de dashboardnaam, de gebruikte filters en het exporttijdstip, zodat ontvangers precies weten waar ze naar kijken.
💡 Tip: Controleer de filters voordat je exporteert. De PDF bevat alleen wat het dashboard op dat moment laat zien.
11. Veelgestelde vragen
Bezettingsanalytics is gebaseerd op echte aanwezigheid die wordt gedetecteerd door deskbird Dock, via het kantoornetwerk en gekoppelde monitoren. Er wordt geen gebruik gemaakt van boekingsdata.
Aanwezigheid op kantoor omvat iedereen die wordt gedetecteerd op het kantoornetwerk of bij een gekoppelde monitor. Gebruik van bureaus en verdiepingen telt alleen apparaten bij gekoppelde monitoren. Als de monitorkoppeling niet compleet is, zullen de bureaumetingen lager uitvallen dan de aanwezigheid op kantoor.
Portfolio overview berekent bezetting anders: een persoon wordt pas geteld na 60 minuten in het kantoor, cold desks worden alleen geteld onder de gekoppelde bureaus, en het gebruikt eigen statusbereiken (Onderbenut onder 50%, Gezond 50% tot 80%, Bijna vol 80% tot 100%, Over capaciteit boven 100%). Gebruik Portfolio overview om kantoren met elkaar te vergelijken, en deze dashboards voor uurlijkse patronen binnen één kantoor. Zie deskbird Intelligentie: Portfolio overview.
Dock telt gedetecteerde apparaten. In de praktijk komt dit nauw overeen met het aantal mensen op locatie, maar iemand die meerdere apparaten gebruikt, of iemand die aanwezig is zonder Dock te gebruiken, kan kleine verschillen veroorzaken.
Nee. Deze dashboards tonen alleen geaggregeerde bezetting en individuele identiteiten worden nooit weergegeven.
De weergegeven cijfers veranderen, maar de kleurenschaal geeft altijd de capaciteit in % weer. Zo blijven patronen vergelijkbaar tussen kantoren en verdiepingen van verschillende grootte.
Gesloten weekdagen uit de openingstijden kantoor en feestdagen worden uitgesloten van dagelijkse trends waar relevant, zodat ze de weekgemiddelden niet naar beneden halen.
Exporteer het dashboard als PDF en deel het bestand. De koptekst bevat de dashboardnaam, de gebruikte filters en het exporttijdstip, zodat het rapport op zichzelf duidelijk is.