Desks Professional en hoger of Dock Plus
Live view laat zien wat er op dit moment in een van je kantoren gebeurt: hoeveel mensen er ter plaatse zijn, welke bureaus in gebruik zijn en of er een EHBO'er, brandhulpverlener, BHV'er en sleutelbeheerder in het gebouw zijn. Het vervangt een ronde over de verdieping door één scherm dat elke minuut wordt bijgewerkt. De cijfers komen uit de deskbird Dock en, als je Bezoeken gebruikt, uit de inchecken van bezoekers. Bureau boekingen en bureau inchecken hebben hier geen invloed op.
- Voor je begint
- Waar vind je Live view
- Live KPI-kaarten
- Kaartweergave en Lijstweergave
- Mensen en gebieden vinden
- Check wie er ter plaatse is voor de veiligheid
- Wat je ziet in elke privacy-modus
- Beperkingen en opmerkingen over data
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
- Plan: Live view is onderdeel van Werkplekintelligentie, dat inbegrepen is bij Desks Professional en hoger en ook los verkrijgbaar is als abonnement (Dock Plus). Kantoorfuncties in Live view vereisen een Desks-abonnement; deze zijn geen onderdeel van Dock Plus. Zie Feature Availability.
- Functie: Global Admins en Office Admins kunnen de pagina openen. Office Admins zien alleen de kantoren die aan hen zijn toegewezen. Aangepaste functies geven geen toegang tot Live view, ook niet met de machtiging Office-analytics bekijken.
- deskbird Dock-app: alleen mensen die de deskbird Dock-app op hun laptop hebben draaien, kunnen verschijnen. Zie deskbird Dock: Overzicht & installatie.
- Kantoordetectie: mensen worden geteld zodra deskbird Dock ze detecteert op het kantoornetwerk. Zie Kantoordetectie instellen.
- Bureaus gekoppeld aan monitoren: de bureaustatus (in gebruik of beschikbaar) en de kaart Bureaus in gebruik vereisen bureaus met een gekoppelde monitor. Zie Resource detectie.
- Gepubliceerde plattegrond (optioneel): verdiepingen met een gepubliceerde plattegrond kunnen als kaart worden weergegeven. Verdiepingen zonder plattegrond worden als lijst getoond. Zie Plattegronden.
💡 Tip: hoe meer bureaus je koppelt aan monitoren, hoe meer van het kantoor je ziet op de plattegrond. Mensen op het kantoornetwerk zonder gekoppeld bureau worden nog steeds meegeteld bij Mensen in het kantoor.
2. Waar vind je Live view
- Ga naar Intelligentie > Live view.
- Kies het kantoor in de dropdown rechtsboven op de pagina.
- Kies een verdieping met de verdiepingskiezer naast de zoekbalk.
Terwijl de pagina openstaat, wordt deze elke minuut bijgewerkt. Laatste update naast de kantoor-dropdown toont het tijdstip van de laatste data. Gebruik de vernieuw-knop ernaast om direct de nieuwste data te laden.
3. Live KPI-kaarten
Vier kaarten bovenaan de pagina geven een samenvatting van het geselecteerde kantoor. Ze dekken altijd het hele kantoor, ook als je een verdieping selecteert.
- Mensen in het kantoor: iedereen die deskbird Dock op dit moment in het kantoor detecteert, inclusief mensen op het kantoornetwerk die niet aan een gekoppeld bureau zitten, plus bezoekers die zijn ingecheckt.
- Bureaus in gebruik: gekoppelde bureaus die in gebruik zijn, van alle gekoppelde bureaus in het kantoor (bijvoorbeeld 34/86). Vergaderruimtes worden niet meegeteld.
- Kantoorbezetting: het aantal mensen in het kantoor (inclusief bezoekers) vergeleken met alle bureaus in het kantoor, gekoppeld of niet. De waarde wordt afgerond en gaat nooit boven de 100%. Portfolio overview gebruikt dezelfde verhouding als daggemiddelde en kan boven de 100% uitkomen.
- Kantoorfuncties: hoeveel EHBO'ers, brandhulpverleners, BHV'ers en sleutelbeheerders er ter plaatse zijn. Zie sectie 6.
4. Kaartweergave en Lijstweergave
Schakel tussen de twee weergaven met de knoppen Kaartweergave en Lijstweergave rechtsboven bij de plattegrond.
- Kaartweergave: de gepubliceerde plattegrond van de geselecteerde verdieping. Elk gebied is omlijnd met de naam, en elk gekoppeld bureau laat zien of het in gebruik of beschikbaar is. Een bureau in gebruik toont de foto of initialen van de persoon (in User authenticated-modus).
- Lijstweergave: een tabel van iedereen die op de geselecteerde verdieping is gedetecteerd, met de kolommen Gebruiker, Kantoorfunctie (de kantoorfuncties van de persoon), Locatie en Gedetecteerd via. Gedetecteerd via laat zien hoe en sinds wanneer de persoon is gedetecteerd: Monitor (bij een gekoppeld bureau), Netwerk (alleen kantoornetwerk) of Inchecken (bezoekers).
Als een verdieping geen gepubliceerde plattegrond heeft, is Kaartweergave grijs en opent de verdieping in Lijstweergave.
In Kaartweergave vind je ook:
- N gedetecteerd via netwerk: mensen die op het kantoornetwerk zitten maar niet aan een gekoppeld bureau, bijvoorbeeld in een vergaderruimte, lounge of bij een bureau zonder gekoppelde monitor. Ze tellen mee bij Mensen in het kantoor maar hebben geen positie op de plattegrond.
- Labels verbergen: verbergt de gebiedsnamen op de plattegrond.
- Volledig scherm: toont de plattegrond over het hele scherm.
💡 Tip: als er niemand op een verdieping wordt gedetecteerd, toont Lijstweergave Niemand is aangesloten op gevolgd door de naam van de verdieping. Controleer eerst de kantoor- en verdiepingselectie, daarna de punten in de Veelgestelde vragen.
5. Mensen en gebieden vinden
In Kaartweergave heeft het paneel naast de plattegrond twee tabbladen:
- Gebieden: de geselecteerde verdieping met de bureaus in gebruik en bezetting, gevolgd door elk gebied met het aantal bureaus in gebruik (bijvoorbeeld 9/22 bureaus in gebruik), de bezetting en wie er aanwezig is.
- Mensen: iedereen die in het kantoor is gedetecteerd, met het gebied en bureau waar ze zijn en het tijdstip waarop hun huidige verblijf begon. Voor een bureau is dit het moment waarop ze de monitor hebben aangesloten. Ingecheckte bezoekers worden getoond met hun inchecktijd. Verwachte bezoekers en bezoekers die al vertrokken zijn, worden niet getoond.
Om te filteren:
- Typ een naam of een gebied in Zoek gebieden of mensen….
- Gebruik Filter om alleen mensen met een kantoorfunctie te tonen (EHBO'ers, Brandhulpverleners, BHV'ers, Sleutelbeheerders), of alleen bureaus met de status Beschikbaar of In gebruik. Elke kantoorfunctie toont hoeveel mensen er ter plaatse zijn.
6. Check wie er ter plaatse is voor de veiligheid
De kaart Kantoorfuncties toont per kantoorfunctie hoeveel mensen die deze functie hebben op dit moment in het kantoor zijn. Als er niemand met een functie ter plaatse is, staat het aantal op 0 en wordt dit rood gemarkeerd, zodat je in één oogopslag ziet dat er bijvoorbeeld geen EHBO'er in het gebouw is.
Voor deze kaart geldt:
- De kantoorfuncties moeten actief zijn voor je bedrijf en ingevuld op gebruikersprofielen, voor het betreffende kantoor. Zie Kantoorfuncties. Gebruikers kunnen hun eigen functies toevoegen als je dat toestaat; zie Een kantoorfunctie toevoegen aan je profiel.
- deskbird Dock moet draaien in User authenticated-modus, omdat de kaart moet weten wie er ter plaatse is.
- Je bedrijf heeft een Desks-abonnement nodig. Met alleen Werkplekintelligentie (Dock Plus) zijn de kaart, de kantoorfunctie-filter en de kantoorfunctie-badges verborgen.
⚠️ Belangrijk: Live view weet alleen van mensen die deskbird Dock detecteert. Een EHBO'er die in het kantoor is zonder de deskbird Dock-app, of met de laptop niet op het kantoornetwerk, wordt niet meegeteld. Gebruik de kaart als snelle check, niet als enige veiligheidsregistratie.
7. Wat je ziet in elke privacy-modus
Live view volgt de privacy-modus die is ingesteld onder Admin > Werkplekintelligentie > Privacy:
| Wat Live view toont | User authenticated | Anonymous |
|---|---|---|
| KPI-kaarten met aantallen en bezetting | ✅ | ✅ |
| Bureaustatus op de plattegrond | ✅ | ✅ |
| Namen en foto's van mensen ter plaatse | ✅ | ❌ |
| Kantoorfuncties ter plaatse | ✅ | ❌ |
Voor wat elke modus betekent en hoe je wisselt, zie Privacy-modi en gegevensverwerking voor deskbird Dock.
8. Beperkingen en opmerkingen over data
- Aanwezigheid, geen boekingen: bureau boekingen en bureau inchecken worden niet gebruikt. Een geboekt bureau waar niemand zit, wordt als beschikbaar getoond, en iemand zonder boeking telt toch mee.
- Bezoekers: als je bedrijf Bezoeken gebruikt, tellen bezoekers die zijn ingecheckt mee bij Mensen in het kantoor en Kantoorbezetting. Ze zijn geen onderdeel van Dock analytics of Portfolio overview, die alleen deskbird Dock-data gebruiken.
- Vertrekken duurt tot 20 minuten om te tonen: iemand blijft tot 20 minuten na de laatste detectie door deskbird Dock als ter plaatse in Live view staan.
- Wie kan verschijnen: mensen verschijnen alleen als deskbird Dock ze detecteert op het kantoornetwerk of bij een gekoppelde monitor. Collega's zonder de deskbird Dock-app, of met hun laptop niet op het kantoornetwerk, worden niet meegeteld.
- Alleen bureaus: Bureaus in gebruik en Kantoorbezetting zijn gebaseerd op bureaus. Vergaderruimtes zijn niet inbegrepen.
- Alleen nu, geen historie: Live view toont alleen de huidige situatie en houdt geen eigen tijdlijn bij. Voor trends over dagen en weken gebruik je Bezettingsanalytics (deskbird Dock analytics) en Werkplekintelligentie: Portfolio overview.
9. Veelgestelde vragen
Controleer het volgende:
- Je bedrijf heeft Werkplekintelligentie (Bureaus Professional of hoger, of een los abonnement).
- Je bent een Global Admin of een Office Admin. Aangepaste functies geven geen toegang.
- Als je Office Admin bent, zie je alleen de kantoren die aan jou zijn toegewezen.
- De deskbird Dock-app is geïnstalleerd en draait op hun laptop.
- Hun laptop is verbonden met het kantoornetwerk dat is ingesteld bij kantoordetectie.
- Je hebt het juiste kantoor en de juiste verdieping geselecteerd.
- Om op een bureau op de plattegrond te verschijnen, moeten ze zijn aangesloten op een monitor die aan dat bureau is gekoppeld. Anders worden ze weergegeven onder N gedetecteerd via netwerk.
- Wacht op de volgende update (elke minuut) of gebruik de vernieuw-knop.
Iemand blijft tot 20 minuten ter plaatse nadat deskbird Dock diegene voor het laatst heeft gedetecteerd, zodat korte onderbrekingen (bijvoorbeeld als een laptop in slaapstand gaat) niet zorgen dat mensen steeds verdwijnen en weer verschijnen. Daarna verdwijnen ze uit Live-weergave.
Elke kaart telt iets anders, altijd voor het hele kantoor:
- Mensen op kantoor omvat mensen die alleen op het kantoornetwerk zitten en niet aan een gekoppeld bureau, en ingecheckte bezoekers.
- Bureaus in gebruik telt alleen gekoppelde bureaus.
- Kantoorbezetting vergelijkt het aantal mensen op kantoor met alle bureaus, gekoppeld of niet.
Bijvoorbeeld: 44 mensen, 34/86 bureaus in gebruik en 42% bezetting kloppen als 10 mensen alleen via het netwerk zijn en het kantoor in totaal ongeveer 105 bureaus heeft.
deskbird Dock draait in de Anonieme modus voor jouw bedrijf. In deze modus toont Live-weergave alleen aantallen en bureaustatus, nooit namen of foto's, en blijft de kaart Kantoorfuncties leeg. Zie paragraaf 7.
Deze mensen zijn op het kantoornetwerk maar niet bij een bureau met een gekoppelde monitor, dus Live-weergave weet dat ze op kantoor zijn maar niet waar precies. Ze tellen mee bij Mensen op kantoor, maar niet bij Bureaus in gebruik.
Voor die verdieping is geen gepubliceerde plattegrond, dus wordt deze geopend in Lijstweergave. Upload en publiceer er een onder Admin > Werkplek > Etages & ruimtes om de kaart te zien. Zie Plattegronden.
- deskbird Dock draait in de Gebruikers geverifieerd modus.
- Je bedrijf heeft een Bureaus-abonnement. Kantoorfuncties zijn geen onderdeel van Dock Plus.
- De kantoorfunctie is actief voor je bedrijf en toegewezen aan die persoon voor dit kantoor.
- De persoon wordt gedetecteerd door deskbird Dock (zie de checklist hierboven).
Bureau boekingen en bureau inchecken doen dat niet. De cijfers zijn gebaseerd op aanwezigheid gedetecteerd door deskbird Dock, plus ingecheckte bezoekers als je bedrijf Bezoeken gebruikt. Een geboekt bureau waar niemand zit, wordt als beschikbaar getoond, en iemand die binnenkomt zonder boeking telt gewoon mee.
Nee. Bureaus in gebruik en Kantoorbezetting zijn alleen gebaseerd op bureaus. Mensen in vergaderruimtes die op het kantoornetwerk zitten, tellen wel mee bij Mensen op kantoor.