Desks Professional en hoger of Dock Plus
Dit artikel is een transparantieoverzicht van deskbird Intelligence: welke gegevens worden gebruikt, waar ze vandaan komen, wat ermee gebeurt en alle opties die je zelf bepaalt. Het is bedoeld voor iedereen die deskbird Intelligence voor het eerst beoordeelt, inclusief juridische teams, privacyspecialisten en de ondernemingsraad. Het is informatief en beschrijft het product zoals het in september 2026 was; contractuele voorwaarden worden bepaald door je overeenkomst met deskbird en de verwerkersovereenkomst (DPA) van deskbird. De volledige compliance-documentatie vind je in het deskbird Trust Center.
- Wat deskbird Intelligence is
- Hoe detectie werkt, stap voor stap
- De gegevens, volledig
- Wat nooit wordt verzameld
- Wat we met de gegevens doen: verwerking, opslag en beveiliging
- Je opties: de twee privacymodi, met voor- en nadelen
- Wat je kunt beïnvloeden en beheren
- Uitrol: wat ervoor nodig is en wat medewerkers merken
- FAQs
1. Wat deskbird Intelligence is
deskbird is een alles-in-één platform voor werkplekbeheer (bureau- en ruimteboekingen, werkplanning, analyses), gebruikt door meer dan 10.000 workplace-teams. deskbird Intelligence is de analyselaag van het platform: het meet hoe kantoren, verdiepingen, gebieden en bureaus echt worden gebruikt, zodat workplace- en vastgoedteams beslissingen over ruimte kunnen nemen op basis van feiten in plaats van schattingen.
Het werkt zonder hardware: geen sensoren, geen camera's, geen badge-integratie. In plaats daarvan herkent een lichte desktopapplicatie genaamd deskbird Dock (kleiner dan 5 MB, draait op de achtergrond) twee dingen op een bedrijfslaptop: of het apparaat verbonden is met een geregistreerd kantoornetwerk en of het is aangesloten op een geregistreerde kantoormonitor. Op basis van deze twee signalen berekent deskbird bezettingsanalyses op het niveau van kantoor, verdieping/gebied en bureau.
💡 Het ontwerpprincipe: ruimtes, geen mensen. deskbird Intelligence meet hoe ruimte wordt gebruikt, nooit wie waar is. Afhankelijk van de privacymodus die je kiest (sectie 6), kan het systeem volledig anoniem werken, zonder deskbird gebruikersaccounts en zonder enige persoonlijke identiteit in de gegevens.
2. Hoe detectie werkt, stap voor stap
- Installeren: je IT-team rolt deskbird Dock uit op bedrijfslaptops, meestal stil via MDM (Intune, SCCM, Jamf). Medewerkers hoeven niets te doen.
- Lokaal detecteren: Dock stelt, uitsluitend op het apparaat, vast met welk netwerk de laptop verbonden is en welke monitor is aangesloten.
- Lokaal filteren: detecties worden vergeleken met de kantoorregels die je hebt ingesteld. Geen match (bijvoorbeeld wifi thuis): de gegevens worden op het apparaat verwijderd en er wordt niets verzonden.
- Verzenden bij een match: alleen detecties die overeenkomen met een geregistreerd kantoornetwerk worden versleuteld naar de EU-backend van deskbird verzonden.
- Analyseren: de signalen worden geaggregeerde bezettingsdashboards: aanwezigheid, gebruik van verdiepingen en gebieden, bureaugebruik, geboekt ten opzichte van gebruikt.
⚠️ Twee regels zijn absoluut: ten eerste, als een gedetecteerd netwerk niet overeenkomt met een ingestelde kantoorregel, wordt er niets verzonden; thuisnetwerken en openbare netwerken verlaten nooit het apparaat. Ten tweede worden monitorgegevens alleen verwerkt als eerst een kantoornetwerk is gedetecteerd; buiten het kantoornetwerk verlaat monitorinformatie nooit het apparaat.
Gegevens worden verzonden wanneer een relevante wijziging in de omgeving wordt gedetecteerd (verbinden, docken, loskoppelen), plus periodieke heartbeats die bevestigen dat een werkplek nog in gebruik is. Detectie op bureauniveau is gebaseerd op een koppeling tussen monitoren en bureaus die je admins beheren: een monitor identificeert alleen een bureau omdat je het serienummer van die monitor aan dat bureau op je plattegrond hebt gekoppeld.
3. De gegevens, volledig
Er zijn drie categorieën gegevens. Elk veld staat hieronder; er zijn geen andere categorieën.
A. Netwerkgegevens: worden alleen verzonden wanneer het apparaat op een geregistreerd kantoornetwerk zit.
| Gegeven | Wat het is | Voorbeeld | Waarom het nodig is |
|---|---|---|---|
| SSID | Naam van het wifi-netwerk | Corp-Main-5GHz |
Bepalen om welk kantoornetwerk het gaat |
| BSSID | MAC-adres van het toegangspunt | 00:1A:2B:3C:4D:5E |
Het specifieke toegangspunt bepalen |
| Gateway-MAC | MAC-adres van de router / standaardgateway | 00:11:22:33:44:55 |
De netwerkinfrastructuur van het kantoor bepalen |
| Subnet(ten) | IP-subnet(ten) waarop het apparaat zit | 192.168.10.0/24 |
De match met het kantoornetwerk controleren |
| Openbaar IP | IP-adres zoals de deskbird servers het zien | 203.0.113.42 |
De kantoorlocatie bepalen (voor kantoren die via openbaar IP zijn geregistreerd) |
| Tijdstempel | Wanneer de detectie plaatsvond | 2026-09-22T09:15:30Z |
Analyses van de bezetting in de tijd |
B. Monitorgegevens: worden alleen verzonden op een kantoornetwerk en wanneer het apparaat gedockt is.
| Gegeven | Wat het is | Voorbeeld | Waarom het nodig is |
|---|---|---|---|
| Serienummer van de monitor | Fysieke identificatie van de monitor | ABC123XYZ |
Via je koppeling bepalen om welk bureau het gaat |
| Productcode van de monitor | Product-ID van de fabrikant | DEF456 |
Het monitormodel bepalen |
| Fabrikant-ID | OEM-identificatie | GHI789 |
De fabrikant van de monitor bepalen |
| Gekoppeld bureau-ID | Aan welk bureau de monitor is gekoppeld | desk-floor2-a15 |
Tonen welk bureau bezet is |
| Tijdstempel | Wanneer de detectie plaatsvond | 2026-09-22T09:15:30Z |
Bezettingsanalyses |
C. Systeem- en sessiegegevens
| Gegeven | Wat het is | Doel |
|---|---|---|
| Apparaat-ID | Identificatie van de laptop, verzameld wanneer een kantoornetwerk wordt gedetecteerd. Deze roteert nooit. In de modus Anoniem kan deze volledig worden uitgeschakeld voor volledige anonimisering (sectie 6). | Hetzelfde apparaat in de tijd herkennen voor bezettingstrends |
| Sessie-ID | Roterende sessie-identificatie, die volgens een instelbaar interval wordt vernieuwd | Samenhangende detecties tot sessies groeperen; rotatie beperkt de koppelbaarheid in de tijd |
| Rotatieperiode | Hoe vaak sessie-identificaties roteren, in beide privacymodi: dagelijks, wekelijks (standaard) of maandelijks | Anonimisering over periodes heen |
⚠️ Identiteit van medewerkers: in de modus Anoniem zijn geen deskbird gebruikersaccounts nodig en bestaat er geen gebruikersidentiteit in de gegevens. Bij zelfstandige implementaties van deskbird Intelligence wordt er helemaal geen gebruikers-ID naar de bezettingsanalyses gestuurd, ook niet als er een account bestaat. Alleen in de modus Gebruiker geauthenticeerd (een bewuste keuze, zie sectie 6) worden bezoeken gekoppeld aan deskbird accounts, om boekingsautomatiseringen en functies op gebruikersniveau mogelijk te maken.
4. Wat nooit wordt verzameld
Nooit verzameld, in geen enkele modus:
- Naam, e-mailadres of identiteit van medewerkers (in de modus Anoniem)
- Browsegeschiedenis of app-gebruik
- GPS- of geografische locatiegegevens
- Persoonlijke bestanden, documenten of scherminhoud
- Toetsenbord- of muisactiviteit
- Camera, microfoon of biometrische gegevens van welke aard dan ook
- Wifi-netwerken thuis of gegevens van persoonlijke apparaten
Waarom dit technisch zo is: Dock kan geen bestanden lezen, geen schermopnames maken en geen invoer registreren; het leest alleen netwerkidentificaties en hardware-identificaties van monitoren. Op macOS vereist het uitlezen van de wifi-SSID/BSSID de toestemming voor Locatievoorzieningen van het besturingssysteem. deskbird gebruikt die uitsluitend om de netwerknaam te lezen; er worden geen geografische coördinaten verzameld of verzonden. Als de toestemming wordt geweigerd, werkt Dock gewoon zonder netwerkdetectie.
5. Wat we met de gegevens doen: verwerking, opslag en beveiliging
| Doel van de verwerking | Bezettingsanalyses maken: kantooraanwezigheid, gebruik van verdiepingen en gebieden, bureaugebruik, aanwezigheidsduur en de vergelijking tussen geboekte en werkelijk gebruikte ruimte. In de modus Gebruiker geauthenticeerd daarnaast: boekingsautomatiseringen (automatisch inchecken, boekingen aanmaken, boekingen wisselen). De gegevens worden voor geen ander doel gebruikt, niet verkocht en niet gedeeld met andere klanten. |
| Vorm van de resultaten | Geaggregeerde dashboards en rapporten op het niveau van kantoor, verdieping/gebied en bureau. De rapportage is opgebouwd rond ruimtes, niet rond personen. |
| Bewaartermijn | In de modus Gebruiker geauthenticeerd worden persoonsgegevens geanonimiseerd volgens hetzelfde schema als je bedrijfsbrede anonimiseringsperiode (standaard 180 dagen): gebruiksgegevens blijven opvraagbaar, maar zijn niet langer aan personen gekoppeld. Er is geen aparte bewaarinstelling voor deskbird Intelligence. In de modus Anoniem bestaan er geen persoonsgegevens die bewaard kunnen worden. |
| Versleuteling | Tijdens verzending: TLS 1.2 of 1.3. In rust: AES-256. |
| Hosting | Google Cloud Platform, regio europe-west3 (Frankfurt, Duitsland). De gegevens verlaten de EU niet. Eén enkel endpoint: api.deskbird.com (HTTPS, poort 443). |
| Certificeringen | ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerd; AVG-geaudit. Volledige, actuele documentatie (subverwerkers, DPA, auditrapporten) in het deskbird Trust Center. |
| Integriteit van de clientsoftware | Windows-bestanden zijn met Authenticode ondertekend (deskbird GmbH) via de hardwarematige ondertekeningsdienst van Microsoft; macOS-bestanden zijn ondertekend met een Developer ID, door Apple genotariseerd en draaien onder de hardened runtime van Apple. Gemanipuleerde bestanden doorstaan de handtekeningcontrole niet en worden niet uitgevoerd. |
6. Je opties: de twee privacymodi, met voor- en nadelen
De privacymodus is één admin-instelling die bepaalt of er überhaupt een persoonlijke identiteit in de gegevens bestaat. Beide opties:
| Modus | Hoe het werkt | Wat je krijgt | Afwegingen en vereisten |
|---|---|---|---|
|
Gebruiker geauthenticeerd Standaard bij gecombineerde opstellingen van boekingen + Intelligence |
Aanwezigheidsgebeurtenissen worden gekoppeld aan het deskbird account van de medewerker (via de MDM-identiteit of het inloggen in de Dock-app). | Volledig pakket: analyses op gebruikersniveau, compliancerapporten en alle boekingsautomatiseringen (automatisch inchecken, automatisch boeken, bureau wisselen). Medewerkers hoeven niet meer handmatig in te checken. | Er bestaan persoonsgegevens (beperkt door de anonimiseringsperiode van je bedrijf). Elke medewerker heeft een deskbird account nodig. Vereist in de DACH-regio meestal afstemming met de ondernemingsraad. |
|
Anoniem Standaard bij opstellingen met alleen Intelligence; de meest gekozen optie |
Apparaten worden gevolgd via een pseudoniem apparaat-ID; sessie-identificaties roteren volgens een instelbaar interval (zie hieronder). Het apparaat-ID zelf roteert nooit. Namen verschijnen nooit, niet in de interface en niet in exports. Er zijn geen deskbird accounts nodig en medewerkers loggen niet in bij Dock: deskbird kent het bedrijf, maar niet de gebruiker. | Volledige bezettingsanalyses en trends; geaggregeerde frequentierapporten (bijvoorbeeld: "halen we 3 kantoordagen per week?"); optionele segmentatie per afdeling via directory-attributen, zonder personen bloot te geven. | Geen functies op individueel niveau: geen boekingsautomatiseringen, geen rapporten op gebruikersniveau. Een apparaat (geen persoon) kan over rotatieperiodes heen herkenbaar zijn, wat sommige ondernemingsraden willen laten beoordelen; beide instellingen hieronder maken dit nog strenger. Afhankelijk van je abonnement kan de modus Anoniem een upgrade vereisen. |
Instellingen voor identificaties: twee configuratie-instellingen in de backend. Admins kunnen geen van beide instellingen aanpassen in de webapp; neem voor een wijziging contact op met je Customer Success Manager of deskbird Support.
- Rotatie van de sessie-ID (beide modi). Sessie-identificaties roteren altijd, in beide privacymodi, volgens een instelbaar interval: dagelijks, wekelijks of maandelijks. De standaard is wekelijks. Kortere intervallen verminderen de koppelbaarheid in de tijd; bij dagelijkse rotatie is het technisch onmogelijk om sessies over meerdere dagen te koppelen.
-
Het apparaat-ID volledig uitschakelen (alleen modus Anoniem) (
noDeviceId: true). Het apparaat-ID roteert nooit. Voor volledige anonimisering kan de blijvende apparaatidentificatie volledig worden uitgeschakeld, zodat er geen enkele stabiele identificatie meer in de gegevens staat. Pure bezettingsmeting blijft mogelijk (hoe vol het kantoor is, welke verdiepingen en bureaus worden gebruikt, op welke momenten); trendanalyses op apparaatniveau over periodes heen zijn dan bewust niet meer mogelijk.
⚠️ Wisselen van modus is bewust beschermend: overstappen van Gebruiker geauthenticeerd naar Anoniem anonimiseert alle historische gebeurtenissen onomkeerbaar: bezettingsgegevens blijven behouden, alle gebruikersgerelateerde informatie wordt verwijderd en er verschijnt een bevestigingswaarschuwing voordat de wijziging wordt doorgevoerd. Overstappen van Anoniem naar Gebruiker geauthenticeerd identificeert niets met terugwerkende kracht: gegevens uit de anonieme periode blijven voor altijd anoniem.
Waar je de modus instelt en wat elke modus mogelijk maakt in deskbird Dock, lees je in Privacy-modi en gegevensverwerking voor deskbird Dock.
7. Wat je kunt beïnvloeden en beheren
Elk relevant gedrag van het systeem heb je zelf in de hand. De volledige lijst:
| Instelling | Wat het doet | Standaard |
|---|---|---|
| Privacymodus | Kiest Gebruiker geauthenticeerd / Anoniem. Eén dropdown in Admin > deskbird Intelligence > Privacy. | Geauthenticeerd (gecombineerd) / Anoniem (zelfstandig) |
| Regels voor het kantoornetwerk | Je bepaalt per kantoor welke netwerken als "het kantoor" gelden: SSID, toegangspunt (BSSID), gateway-MAC, subnetten of openbaar IP. Alleen detecties die aan deze regels voldoen, worden verzonden. Zie Kantoordetectie en netwerkconfiguratie instellen voor deskbird Dock. | Leeg tot het is ingesteld: geen regels, geen gegevens |
| Koppeling tussen monitoren en bureaus | Je bepaalt welke monitoren aan welke bureaus op de plattegrond worden gekoppeld. Niet-gekoppelde monitoren identificeren geen bureau. (Sommige oudere monitoren zonder unieke identificatie kunnen niet worden gekoppeld.) Zie Resource detectie. | Leeg tot het is ingesteld |
| Rotatie van identificaties | Hoe vaak sessie-identificaties roteren, in beide privacymodi: dagelijks, wekelijks of maandelijks. In de modus Anoniem kan het apparaat-ID daarnaast volledig worden uitgeschakeld voor volledige anonimisering. Beide zijn backend-configuratie: vraag een wijziging aan via je Customer Success Manager of deskbird Support. | Wekelijkse rotatie; apparaat-ID aan |
| Boekingsautomatiseringen (alleen geauthenticeerde modus) | Eén schakelaar in Admin > Bureaus, parkeren & andere: Boekingsinstellingen > Geautomatiseerde boekingen zet alle boekingsautomatiseringen tegelijk aan of uit: de planningsstatus automatisch op "Kantoor" zetten, bestaande boekingen automatisch inchecken, automatisch boekingen aanmaken bij het docken, automatisch wisselen als iemand een ander bureau gebruikt. Detectie kan ook draaien met de automatiseringen uit. Zie Hoe deskbird Dock aanwezigheid detecteert en boekingsautomatiseringen uitvoert. | Aan (één schakelaar voor alles) |
| Directory-attributen (anonieme modus) | Synchroniseer optioneel organisatieattributen (bijvoorbeeld de afdeling) uit je directory om analyses te segmenteren, zonder een persoon bloot te geven. | Uit tot het is ingesteld |
| Anonimiseringsperiode (geauthenticeerde modus) | Persoonsgegevens worden geanonimiseerd na de bedrijfsbrede anonimiseringsperiode, dezelfde instelling die voor de rest van je deskbird gegevens geldt. Geaggregeerde gebruiksgegevens blijven behouden. Er is geen aparte bewaarinstelling voor deskbird Intelligence. | 180 dagen |
| Omvang van de uitrol | Via de toewijzing in je MDM kies je welke apparaten Dock überhaupt krijgen: een pilotverdieping, één kantoor of de hele apparatenvloot. | Je MDM-beleid |
| Verwijderen | Dock verwijderen (handmatig of via MDM) verwijdert de applicatie; op Windows wordt ook de autostart-vermelding verwijderd. Sommige lokale gegevens blijven bewust op het apparaat: inloggegevens en het apparaat-ID in de macOS-sleutelhanger of Windows Referentiebeheer, een paar instellingenbestanden en logbestanden. Op macOS blijft ook de launch agent staan die Dock bij het inloggen start. Het apparaat-ID blijft bewaard zodat een opnieuw geïnstalleerd apparaat als hetzelfde apparaat wordt herkend; als het apparaat-ID is uitgeschakeld, wordt er geen opgeslagen. In de modus Gebruiker geauthenticeerd worden de opgeslagen inloggegevens verwijderd als je uitlogt bij Dock voordat je het verwijdert. Voor de verwijderstappen per platform, zie deskbird Dock: probleemoplossing, ondersteuning & veelgestelde vragen. | n.v.t. |
8. Uitrol: wat ervoor nodig is en wat medewerkers merken
Drie opties voor de uitrol:
- MDM (aanbevolen op grote schaal): .msi voor Windows (Intune, SCCM, …), genotariseerde .dmg voor macOS (Jamf, …). Stille installatie, geen adminmeldingen voor gebruikers, je MDM beheert autostart en updates. Zie deskbird Dock uitrollen via Microsoft Intune.
- Installatieprogramma met automatische updates: gebruikers installeren één keer (.exe / .pkg); updates worden stil doorgevoerd. Geschikt voor pilots.
- Handmatig installatieprogramma: klassieke .exe / .pkg, updates worden op dezelfde manier geleverd. Vereist lokale beheerdersrechten, zoals elk installatieprogramma voor de hele computer.
Aanbevolen aanpak: IT-tests met je beveiligingsreview, daarna een MDM-pilotgroep, daarna de uitrol in de hele organisatie.
Wat medewerkers merken:
- Niets te installeren of in te stellen bij uitrol via MDM; geen nieuwe app om te leren.
- Het dagelijks gebruik vereist geen verhoogde rechten; de app is kleiner dan 5 MB.
- Op macOS een eenmalige melding voor Locatievoorzieningen (stil vooraf goed te keuren via een MDM-profiel), alleen gebruikt om de wifi-naam te lezen, nooit coördinaten.
- Op Windows helemaal geen toestemmingsmeldingen tijdens gebruik.
- In gecombineerde opstellingen met automatiseringen aan: minder handmatige handelingen (inchecken gebeurt automatisch).
9. FAQs
De vragen die juridische teams en ondernemingsraden als eerste stellen:
Dat hangt volledig af van de modus die je kiest en hoe die is ingesteld.
- Anoniem: er wordt geen persoon geïdentificeerd en namen bestaan nooit in de gegevens. Een pseudoniem apparaat-ID maakt trends mogelijk, sessie-identificaties roteren volgens een instelbaar interval (dagelijks, standaard wekelijks, of maandelijks) en het apparaat-ID kan volledig worden uitgeschakeld voor volledige anonimisering. In die strengste configuratie is het technisch onmogelijk om bezoeken over meerdere dagen te koppelen, ook voor deskbird.
- Gebruiker geauthenticeerd: ja, bewust zo ontworpen. Bezoeken worden aan accounts gekoppeld om automatiseringen en functies op gebruikersniveau mogelijk te maken, beperkt door de anonimiseringsperiode van je bedrijf.
De modus is jouw keuze, en de strengste configuratie is echt en wordt volledig ondersteund.
Nee. Detecties worden lokaal gefilterd op basis van je regels voor het kantoornetwerk. Een netwerk dat met geen enkele regel overeenkomt (wifi thuis, café, hotspot) wordt op het apparaat genegeerd; er wordt niets verzonden. Monitorgegevens vereisen bovendien dat eerst een kantoornetwerk is gedetecteerd, dus een monitor thuis wordt nooit verwerkt.
In Google Cloud in Frankfurt, Duitsland (europe-west3), versleuteld tijdens verzending (TLS 1.2/1.3) en in rust (AES-256). De toegang valt onder de ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerde controles van deskbird; je gegevens worden nooit gedeeld met andere klanten of gebruikt voor een ander doel dan het leveren van de dienst. De lijst met subverwerkers en de auditdocumentatie vind je in het deskbird Trust Center.
Meestal drie dingen: de gekozen privacymodus (sectie 6), de volledige lijst met gegevens (sectie 3) en de anonimiseringsperiode. Veel klanten in de DACH-regio kiezen voor de modus Anoniem, waarvoor geen medewerkersaccounts nodig zijn en die geen namen bevat. Organisaties met een actieve ondernemingsraad kunnen de modus Anoniem verder aanscherpen met dagelijkse rotatie van identificaties of door het apparaat-ID volledig uit te schakelen; dan is zelfs koppeling op apparaatniveau over meerdere dagen onmogelijk. deskbird ondersteunt beoordelingen door de ondernemingsraad op verzoek met documentatie.
Ja. De omvang van de uitrol bepaal je via je MDM (één pilotverdieping is een gebruikelijk startpunt), boekingsautomatiseringen kun je met één schakelaar uitzetten en de privacymodus kun je later wijzigen. Het systeem is bij wijzigingen bewust voorzichtig: overstappen van geauthenticeerd naar anoniem anonimiseert de geschiedenis onomkeerbaar, en overstappen van anoniem naar geauthenticeerd identificeert eerdere gegevens nooit met terugwerkende kracht.
Dock verwijderen (handmatig of via MDM) verwijdert de applicatie. Sommige lokale gegevens blijven bewust op het apparaat: inloggegevens, het apparaat-ID, instellingenbestanden en logbestanden, plus de launch agent op macOS (zie sectie 7). Contractuele verwijdering van gegevens bij het beëindigen van de samenwerking volgt je overeenkomst en de DPA.
Samenvatting voor wie dit voor het eerst leest. deskbird Intelligence meet hoe kantoorruimte wordt gebruikt, met slechts twee signalen van bedrijfslaptops: de verbinding met kantoornetwerken die je hebt geregistreerd en de verbinding met kantoormonitoren die je hebt gekoppeld. Al het andere, van de vraag of er überhaupt een persoonlijke identiteit in de gegevens bestaat tot welke netwerken meetellen en hoe lang persoonsgegevens worden bewaard, is jouw configuratiekeuze, met een volledig anonieme optie die voldoet aan de eisen van ondernemingsraden. De gegevens worden in de EU gehost, zijn versleuteld en gecertificeerd volgens ISO 27001 en SOC 2 Type II.
Contact: je deskbird accountteam. Het Trust Center en de compliance-documentatie zijn op verzoek beschikbaar en via deskbird.com/security. Dit overzicht is informatief; de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst zijn leidend.