Hoe deskbird Dock aanwezigheid detecteert en boekingsautomatiseringen uitvoert

Vroege bèta

Zodra deskbird Dock is geïnstalleerd en je kantoor netwerken en monitoren zijn ingesteld, gebeurt de rest automatisch zonder dat gebruikers iets hoeven te doen. In dit artikel lees je precies wat Dock doet als een apparaat verbinding maakt, wanneer een door Dock gemaakte boeking start en eindigt, wat er gebeurt bij het wisselen van desk, en hoe automatisch inchecken samenwerkt met de check-in-graceperiode van je kantoor — zodat je weet wat er gebeurt in plaats van te moeten gokken.

1. Wat gebeurt er als een apparaat verbinding maakt
2. Wanneer een door Dock gemaakte boeking start en eindigt
3. Desks wisselen
4. Tijd en synchronisatie
5. Graceperiode en automatisch inchecken

1. Wat gebeurt er als een apparaat verbinding maakt

Zodra Dock is geïnstalleerd en geactiveerd — via handmatig inloggen of via een beheerde uitrol — draait deskbird Dock stilletjes op de achtergrond. Wanneer het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkend kantoornetwerk, doet de app het volgende:

1. Detecteert automatisch het kantoor op basis van het netwerk
2. Checkt de gebruiker in bij bestaande desk- en parkeerboekingen voor die dag
3. Stelt de status van de gebruiker voor die dag in op "Kantoor", of op "ander kantoor" als het gedetecteerde kantoor niet hun hoofdlocatie is

Wanneer het apparaat van een gebruiker verbinding maakt met een herkende monitor terwijl ze op het kantoornetwerk zitten, doet de app daarnaast het volgende:

1. Stuurt monitordata om de specifieke desk binnen het al gedetecteerde kantoor te bepalen
2. Maakt een deskboeking aan voor die dag als die er nog niet is
3. Wisselt de bestaande boeking naar de desk waar de monitor aan gekoppeld is, als de boeking voor een andere desk was

Het kantoor wordt altijd bepaald door het netwerk, nooit door de monitor. Buiten het netwerk verlaten monitor-ID’s het apparaat nooit.

💡 Let op: boekingsautomatiseringen vereisen de privacy-modus Gebruiker geverifieerd. Aanwezigheidsdetectie en bezettingsanalytics blijven in elke modus werken. Zie Privacy-modi en gegevensverwerking.

Het Dock-dashboard toont de huidige netwerkstatus en aangesloten monitoren.

2. Wanneer een door Dock gemaakte boeking start en eindigt

Voor elke deskboeking die deskbird Dock aanmaakt:

• Starttijd: het moment dat de monitor wordt aangesloten
• Eindtijd: het einde van de persoonlijke boekingsuren van de gebruiker. Als die niet zijn ingesteld, het einde van de openingstijden van het kantoor

⚠️ Belangrijk: deskboekingen die door Dock worden aangemaakt, moeten binnen de openingstijden van het kantoor vallen. Als een gebruiker een monitor aansluit voordat het kantoor open is, detecteert Dock het kantoor en checkt de gebruiker in bij bestaande boekingen, maar kan het pas een nieuwe deskboeking aanmaken zodra het kantoor open is.

Dock maakt ook geen nieuwe deskboekingen of wissels meer aan nadat het kantoor die dag is gesloten. Aanwezigheid op kantoor wordt wel nog steeds gedetecteerd.

3. Desks wisselen

Wanneer een gebruiker met een bestaande boeking een monitor aansluit die aan een andere desk is gekoppeld, verplaatst Dock de boeking naar de desk waar de gebruiker daadwerkelijk zit.

⚠️ Belangrijk: als Dock een desk wisselt, wordt de bestaande boeking voor die dag geannuleerd — of eerder vrijgegeven als deze al gestart was — en wordt er een nieuwe boeking aangemaakt voor de desk waar de monitor aan gekoppeld is. Dit gebeurt ook als de gebruiker al is ingecheckt, en vervangt halve dag- en deelboekingen door één boeking die loopt vanaf nu tot het einde van de boekingsuren van de gebruiker. Wissels gelden alleen voor desks in het kantoor dat Dock heeft gedetecteerd, en nooit voor parkeren.

4. Tijd en synchronisatie

Dock ververst elk uur de netwerkinstellingen van je kantoor en stuurt elke 15 minuten een aanwezigheidssignaal, dus een wijziging in een netwerkregel kan tot een uur duren voordat deze een apparaat bereikt dat al draait. Activiteit > Nu synchroniseren voert de wijziging direct door.

Automatiseringen werken nooit met terugwerkende kracht. Nadat een beheerder een monitor aan een desk koppelt, gebeurt er niets voor eerdere detecties — de gebruiker moet opnieuw worden gedetecteerd.

💡 Tip: als een wijziging door Dock niet direct zichtbaar is in de deskbird webapp, open dan deskbird Dock > Activiteit > Nu synchroniseren. Dock controleert dan opnieuw het netwerk en de aangesloten monitoren en voert de automatiseringen opnieuw uit. Vernieuw daarna de deskbird webapp. De monitor los- en weer aansluiten heeft hetzelfde effect voor monitor-automatiseringen.

5. Graceperiode en automatisch inchecken

Het automatisch inchecken van deskbird Dock werkt samen met de check-in-graceperiode van je kantoor. De check-in-deadline is de starttijd van de boeking plus de graceperiode (standaard 15 minuten). Als een gebruiker niet is ingecheckt voor die deadline, wordt de deskboeking automatisch vrijgegeven.

Twee instellingen kunnen die deadline verschuiven:

• Als je kantoor een tijd instelt vóór welke boekingen nooit automatisch worden geannuleerd, geldt die tijd. Een boeking om 08:00 met een graceperiode van 15 minuten wordt niet om 08:15 geannuleerd als die instelling op 09:00 staat.
• Een boeking die na de eigen starttijd wordt aangemaakt, krijgt de volledige graceperiode vanaf het moment van aanmaken.

Omdat Dock gebruikers incheckt zodra hun aanwezigheid wordt gedetecteerd, blijft de boeking behouden als je binnen de graceperiode arriveert. Kom je later, dan is de oorspronkelijke boeking al vrijgegeven en kun je die niet meer terugkrijgen.

Het onderstaande voorbeeld gaat uit van een desk geboekt vanaf 09:00, met de graceperiode van het kantoor:

💡 Let op: automatisch inchecken heeft ook een vroegste tijd. Dock kan gebruikers inchecken vanaf de starttijd van de boeking min de maximale boekingslead time van het kantoor. Als er geen maximale lead time is ingesteld, werkt automatisch inchecken vanaf het begin van de boekingsdag — daarom werkt aankomen om 08:30 voor een boeking om 09:00. Als het kantoor een maximale lead time instelt die korter is dan het vroege aankomsttijdstip, wordt het inchecken overgeslagen.

💡 Let op: alleen detectie via een monitor maakt een boeking aan. Detectie via het netwerk alleen markeert gebruikers als aanwezig, maar boekt geen desk, dus een gebruiker zonder herkende monitor moet zelf de boeking maken. Dock checkt ze dan automatisch in.

⚠️ Belangrijk: deze tabel geldt alleen als check-in is ingeschakeld voor het kantoor en voor het type resource. Met check-in uitgeschakeld worden boekingen nooit automatisch geannuleerd en checkt Dock niemand in, maar de kantoorstatus wordt wel ingesteld.