Aangepaste dashboards

Aangepaste dashboards laten Global Admins eigen analytics-dashboards bouwen door simpelweg te beschrijven wat ze willen weten. De AI-assistent van deskbird zet een vraag in gewone taal om in een kant-en-klaar dashboard met KPI’s, grafieken en tabellen op basis van de boekings-, plannings- en gebruiksdata van het bedrijf. Geen exports, geen spreadsheets en niet wachten tot iemand anders het rapport maakt. Mijn dashboards is onderdeel van deskbird Intelligence en is beschikbaar voor Global Admins met Desks Professional en Desks Enterprise.

1. Voor je begint
2. Waar vind je Mijn dashboards
3. Maak een dashboard met de assistent
4. Een dashboard verfijnen met de assistent
5. Dashboards hernoemen, kopiëren, als favoriet markeren en verwijderen
6. Een dashboard delen met andere Global Admins
7. Beschikbare data en widgettypes
8. Beperkingen
9. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

• Rol: alleen Global Admins kunnen Mijn dashboards openen. Andere admin-rollen en medewerkers zien deze optie niet. Zie Systeemrollen en rechten.
• Plan: het bedrijf heeft Desks Professional of Desks Enterprise nodig.
• Databereik: de assistent gebruikt alleen data van het bedrijf waar de Global Admin bij hoort.
• Alleen-lezen: de assistent kan alleen data lezen en visualiseren. Het kan geen boekingen maken, annuleren of wijzigen, instellingen aanpassen of data overschrijven.
• Aanwezigheidsdata: vragen over daadwerkelijke, door sensoren gedetecteerde aanwezigheid kunnen alleen beantwoord worden als het bedrijf deskbird Dock gebruikt. Zie deskbird Dock: Overzicht & installatie.

2. Waar vind je Mijn dashboards

1. Linksonder in de navigatie, schakel naar Intelligence.
2. Klik op Mijn dashboards.

Mijn dashboards staat naast de vooraf gebouwde analytics-pagina’s van deskbird, zoals Office analytics, Workforce analytics en Dock analytics.

Op de pagina zie je alle dashboards die beschikbaar zijn voor de Global Admin. Gebruik de tabbladen boven de lijst om te filteren:

• Alles: alle eigen dashboards plus alle dashboards die gedeeld zijn met Global Admins.
• Jouw dashboards: dashboards die door de huidige Global Admin zijn aangemaakt.
• Gedeeld met jou: dashboards die andere Global Admins hebben gedeeld.
• Favorieten: dashboards die als favoriet zijn gemarkeerd.

De lijst toont de dashboardnaam (Dashboards), de auteur (Aangemaakt door) en wie het kan zien (Toegang bekijken). Klik op een dashboardnaam om het te openen.

3. Maak een dashboard met de assistent

1. Ga naar Intelligence > Mijn dashboards.
2. Klik op Dashboard maken. Het Assistent-paneel opent.
3. Typ een vraag over werkplekken in het veld Typ een bericht..., of kies een van de Voorgestelde prompts, bijvoorbeeld Toon deskgebruik per kantoor van de afgelopen 30 dagen of Welke kantoren waren het drukst vorige maand?
4. Verstuur het bericht.
5. Als de vraag te breed of onduidelijk is, stelt de assistent eerst een vervolgvraag in plaats van te gokken. Beantwoord deze om verder te gaan.
6. Als het verzoek duidelijk is, bepaalt de assistent hoeveel widgets en welke widgettypes nodig zijn om het te beantwoorden en bouwt het dashboard.

Het nieuwe dashboard verschijnt onder Mijn dashboards in het tabblad Jouw dashboards.

💡 Tip: hoe specifieker de vraag, hoe preciezer het dashboard. Noem de periode, de kantoren of verdiepingen, het type ruimte (desks, vergaderruimtes) en wat je wilt meten. Vraag bijvoorbeeld niet Toon mij boekingen, maar Vergelijk deskboekingen en no-shows per kantoor van de afgelopen 3 maanden.

De assistent reageert in de taal waarin de vraag is gesteld. Widgetteksten zoals titels, legenda’s en as-labels worden standaard in het Engels aangemaakt. Wil je ze in een andere taal, vraag dit dan expliciet aan de assistent, bijvoorbeeld Toon alle widgettitels in het Duits.

⚠️ Belangrijk: de AI-assistent kan fouten maken. Controleer belangrijke cijfers altijd, bijvoorbeeld met de vooraf gebouwde analytics-pagina’s, voordat je er beslissingen op baseert.

4. Een dashboard verfijnen met de assistent

Nadat het dashboard is aangemaakt, blijft het gesprek met de assistent open zodat je het dashboard stap voor stap kunt aanpassen:

1. Omschrijf de wijziging in de chat met de assistent, bijvoorbeeld:
   • Maak van de staafgrafiek een lijngrafiek
   • Toon alleen de kantoren Berlijn en München
   • Voeg het annuleringspercentage per week toe
   • Toon dezelfde data voor vergaderruimtes
2. Je kunt ook een van de suggesties van de assistent volgen voor een diepere analyse.
3. Bekijk de voorgestelde wijzigingen aan de bestaande widgets.
4. Keur de wijzigingen één voor één of allemaal tegelijk goed. Het dashboard wordt pas bijgewerkt na goedkeuring.

💡 Tip: Wil je grotere wijzigingen uitproberen zonder het origineel aan te passen? Kopieer dan eerst het dashboard (zie Dashboards hernoemen, kopiëren, als favoriet markeren en verwijderen) en pas de kopie aan.

5. Dashboards hernoemen, kopiëren, als favoriet markeren en verwijderen

Direct op een dashboard, zonder de assistent:

• Dashboard hernoemen: pas de titel van het dashboard aan.
• Widget hernoemen: pas de titel van een individuele widget aan.
• Widget verwijderen: verwijder een individuele widget uit het dashboard.

Vanuit de lijst in Mijn dashboards, met de iconen aan het einde van elke rij:

• Favoriet (hartje): markeert het dashboard als favoriet. Het verschijnt dan ook in het tabblad Favorieten.
• Kopiëren (kopieer-icoon): maakt een duplicaat van het hele dashboard, bijvoorbeeld om wijzigingen te testen in een tweede versie.
• Verwijderen (prullenbak-icoon): verwijdert het dashboard.

Alle andere wijzigingen, zoals grafiektype, meetwaarden, filters of widgets toevoegen, doe je via de assistent (zie Een dashboard verfijnen met de assistent). Widgetgroottes passen zich automatisch aan het scherm aan en kunnen niet handmatig worden aangepast.

6. Een dashboard delen met andere Global Admins

Elk dashboard heeft één van twee toegangsniveaus:

• Privé: alleen de maker kan het dashboard zien.
• Global admins: alle Global Admins van het bedrijf kunnen het dashboard zien.

Om een privé-dashboard te delen, stel je de toegang in op Global admins. Andere Global Admins vinden het dan in het tabblad Gedeeld met jou, en in de kolom Toegang bekijken staat Global admins.

⚠️ Belangrijk: dashboards kunnen niet gedeeld worden met specifieke personen, een deel van de admins, andere admin-rollen of medewerkers.

7. Beschikbare data en widgettypes

De assistent kan vragen beantwoorden op basis van de volgende data:

Desk- en vergaderruimteboekingen – wie boekt wat, wanneer en hoe:

• Aantal boekingen en aantal unieke personen die geboekt hebben
• Bijgewoonde boekingen (ingecheckt of afgerond)
• No-shows die automatisch zijn vrijgegeven door het check-in beleid
• Annuleringspercentage (geannuleerd door gebruikers of automatisch vrijgegeven)
• Gemiddelde boekingsvoorlooptijd (dagen van tevoren geboekt) en gemiddelde boekingsduur

Voorbeeldvragen: Hoeveel boekingen hadden we vorige maand?, Wat is ons no-show percentage?, Wat is de gemiddelde boekingsvoorlooptijd voor vergaderruimtes?, Wie zijn onze top deskboekers?

Bezetting – capaciteit, bezetting en ruimte-optimalisatie per kantoor, verdieping of desk:

• Bezetting: aandeel van beschikbare kantooruren dat geboekt was
• Aantal actieve desks en ruimtes, en hoeveel daarvan minstens één keer geboekt zijn of nooit geboekt zijn
• Aandeel kantoordagen waarop een ruimte minstens één keer geboekt was

Voorbeeldvragen: Welk kantoor heeft de hoogste deskbezetting?, Welk percentage van onze desks wordt nooit geboekt?, Hoe verschilt deskbezetting per verdieping?

Planning – geplande aanwezigheid en hybride werkpatronen, los van of er een boeking is gemaakt:

• Aantal mensen dat hun week plant
• Geplande dagen (halve dagen tellen als een halve dag)
• Kantoordagen gepland met een deskboeking en kantoordagen gepland zonder deskboeking

Voorbeeldvragen: Hoeveel mensen planden vorige week om thuis te werken versus op kantoor?, Welke dagen zijn het populairst als kantoordag?, Hoeveel medewerkers planden een kantoordag zonder een desk te boeken?

Aanwezigheid gedetecteerd door deskbird Dock – alleen voor bedrijven die deskbird Dock gebruiken:

• Gemiddeld en piekaantal apparaten tegelijk gedetecteerd op kantoor
• Bezetting als aandeel van de totale deskcapaciteit, en bezetting van desks met aanwezigheidsdetectie
• Desks met aanwezigheidsdetectie die helemaal geen activiteit registreerden
• Gemiddelde tijd dat een apparaat onafgebroken op kantoor was aangesloten

Voorbeeldvragen: Wat is onze piekbezetting per uur op woensdag?, Welke desks met aanwezigheidsdetectie worden nooit gebruikt?, Hoe lang blijven mensen gemiddeld aan hun desk gedockt?

Afhankelijk van de vraag gebruikt de assistent deze widgettypes:

• KPI-tegels en KPI-rijen
• Staafdiagrammen en gestapelde staafdiagrammen
• Lijndiagrammen
• Gerangschikte lijsten
• Tabellen en boomtabellen
• Heatmaps

8. Beperkingen

• Geen export: dashboards kunnen niet geëxporteerd worden als CSV, XLSX of PDF. Voor ruwe data-export, zie Exports.
• Delen: alleen privé of met alle Global Admins. Je kunt niet delen met specifieke personen of medewerkers.
• Metrics: de assistent werkt met de standaardmetrics van deskbird die hierboven staan. Eigen berekeningen buiten deze metrics worden niet ondersteund.
• Geen interactieve filters: dashboards hebben geen filterknoppen. Wil je filters aanpassen, vraag het dan aan de assistent.
• Handmatig bewerken: je kunt alleen de naam van het dashboard en widgets aanpassen of widgets verwijderen. Widgets kunnen niet handmatig van formaat worden veranderd.
• Goedkeuringen: elke wijziging die de assistent voorstelt, moet eerst goedgekeurd worden voordat deze wordt toegepast.
• Persoonsgegevens: afhankelijk van de vraag kunnen dashboards gegevens van individuele personen tonen (bijvoorbeeld de grootste boekers). Er is geen geanonimiseerde of alleen-geaggregeerde modus. Controleer de interne eisen voor gegevensbescherming, zoals afspraken met de ondernemingsraad, voordat je zulke dashboards gebruikt of deelt.

9. Veelgestelde vragen