Aangepaste dashboards

Desks Professional en hoger of Dock Plus

Aangepaste dashboards laten Global Admins eigen analytics-dashboards bouwen door simpelweg te beschrijven wat ze willen weten. De AI Assistent van deskbird zet een vraag in gewone taal om in een kant-en-klaar dashboard met KPI’s, grafieken en tabellen op basis van de boekings-, planning- en gebruiksdata van het bedrijf, plus vergaderruimteboekingen, kantoorbezoekers en werkplektickets. Geen exports, geen spreadsheets en geen wachttijd tot iemand anders het rapport maakt. Aangepaste dashboards zijn onderdeel van deskbird Intelligentie en beschikbaar voor Global Admins met Desks Professional, Desks Enterprise en Dock Plus.

1. Voor je begint
2. Waar vind je Aangepaste dashboards
3. Maak een dashboard met de assistent
4. Een dashboard verfijnen met de assistent
5. Dashboards hernoemen, kopiëren, favoriet maken en verwijderen
6. Een dashboard delen met andere Global Admins
7. Beschikbare data en widgettypes
8. Beperkingen
9. Veelgestelde vragen

1. Voor je begint

• Functie: alleen Global Admins kunnen Aangepaste dashboards openen. Andere adminfuncties en medewerkers zien deze optie niet. Zie Systeemfuncties en rechten.
• Abonnement: het bedrijf heeft Desks Professional, Desks Enterprise of Dock Plus nodig.
• Privacy-instelling: Aangepaste dashboards zijn nog niet beschikbaar voor bedrijven met specifieke privacy-instellingen, zoals privacy op groepsniveau. Zie Zichtbaarheid en privacy instellingen (gebruikers en groepen).
• Databereik: de assistent gebruikt alleen data van het bedrijf waar de Global Admin bij hoort.
• Alleen-lezen: de assistent kan alleen data lezen en visualiseren. Het kan geen boekingen maken, annuleren of wijzigen, instellingen aanpassen of data overschrijven.
• Aanwezigheidsdata: vragen over daadwerkelijke, gedetecteerde aanwezigheid kunnen alleen beantwoord worden als het bedrijf deskbird Dock of netwerkgebaseerde kantoordetectie gebruikt. Zie deskbird Dock: Overzicht & installatie.

2. Waar vind je Aangepaste dashboards

1. Linksonder in de navigatie, schakel naar Intelligentie.
2. Klik op Aangepaste dashboards.

Aangepaste dashboards staan naast de vooraf gebouwde analyticspagina’s van deskbird, zoals Office-analytics, Workforce-Analytics en Dock analytics.

Op de pagina zie je alle dashboards die beschikbaar zijn voor de Global Admin. Gebruik de tabbladen boven de lijst om te filteren:

• Alles: alle eigen dashboards plus alle dashboards die gedeeld zijn met Global Admins.
• Jouw dashboards: dashboards die door de huidige Global Admin zijn aangemaakt.
• Gedeeld met jou: dashboards die andere Global Admins hebben gedeeld.
• Favorieten: dashboards die als favoriet zijn gemarkeerd.

De lijst toont de dashboardnaam (Dashboards), de auteur (Aangemaakt door) en wie het kan zien (Toegang bekijken). Klik op een dashboardnaam om het te openen.

3. Maak een dashboard met de assistent

1. Ga naar Intelligentie > Aangepaste dashboards.
2. Klik op Dashboard aanmaken. Het Assistent-paneel opent.
3. Typ een vraag over werkplekdata in het veld Typ een bericht..., of kies een van de Voorgestelde prompts, bijvoorbeeld Toon bureaugebruik per kantoor van de afgelopen 30 dagen of Welke kantoren waren het drukst vorige maand?
4. Verstuur het bericht.
5. De assistent analyseert de vraag en stelt een plan voor: de widgets die het zou bouwen, plus opvallende zaken in de data, zoals een piek, één kantoor dat het grootste deel van de boekingen heeft, of een hoog percentage geannuleerde boekingen. Het beschrijft wat het ziet zonder de oorzaak te raden. Als de vraag breed of onduidelijk is, vraagt het om ontbrekende details. Reageer om het plan aan te passen of bevestig het.
6. Als het plan akkoord is, bouwt de assistent het dashboard met de widgets en widgettypes die het beste antwoord geven op de vraag.

Het nieuwe dashboard verschijnt onder Aangepaste dashboards in het tabblad Jouw dashboards.

Vragen over één getal, bijvoorbeeld Hoeveel bezoekers hadden we vorige week?, worden eerst direct in de chat beantwoord. De assistent biedt daarna aan om het cijfer als widget toe te voegen aan een dashboard.

💡 Tip: hoe specifieker de vraag, hoe preciezer het dashboard. Noem de periode, de kantoren of verdiepingen, het resourcetype (bijvoorbeeld bureaus of parkeerplaatsen) en wat je wilt meten. Vraag bijvoorbeeld niet Toon mij boekingen, maar Vergelijk bureauboekingen en no-shows per kantoor van de afgelopen 3 maanden.

De assistent reageert in de taal waarin de vraag is gesteld. Widgetteksten zoals titels, legenda’s en aslabels worden standaard in het Engels aangemaakt. Wil je ze in een andere taal, vraag dit dan expliciet aan de assistent, bijvoorbeeld Toon alle widgettitels in het Duits.

⚠️ Belangrijk: de AI Assistent kan fouten maken. Controleer belangrijke cijfers altijd, bijvoorbeeld met de vooraf gebouwde analyticspagina’s, voordat je er beslissingen op baseert.

4. Een dashboard verfijnen met de assistent

Nadat het dashboard is aangemaakt, blijft het gesprek met de assistent open zodat je het dashboard stap voor stap kunt bijstellen:

1. Beschrijf de wijziging in de assistent-chat, bijvoorbeeld:
   • Maak van het staafdiagram een lijndiagram
   • Toon alleen de kantoren Berlijn en München
   • Voeg het annuleringspercentage per week toe
2. Je kunt ook een van de suggesties van de assistent volgen voor een diepere analyse.
3. Bekijk de voorgestelde wijzigingen aan de bestaande widgets.
4. Keur de wijzigingen afzonderlijk of allemaal tegelijk goed. Het dashboard wordt pas bijgewerkt na goedkeuring.

💡 Tip: Wil je grotere wijzigingen uitproberen zonder het origineel aan te passen? Kopieer dan eerst het dashboard (zie Dashboards hernoemen, kopiëren, favoriet maken en verwijderen) en pas de kopie aan.

5. Dashboards hernoemen, kopiëren, favoriet maken en verwijderen

Direct op een dashboard, zonder de assistent:

• Dashboard hernoemen: pas de titel van het dashboard aan.
• Widget hernoemen: pas de titel van een individuele widget aan.
• Widget verwijderen: verwijder een individuele widget uit het dashboard.

Vanuit de lijst in Aangepaste dashboards, met de iconen aan het einde van elke rij:

• Favoriet (hartje): markeert het dashboard als favoriet. Het verschijnt dan ook in het tabblad Favorieten.
• Kopiëren (kopieer-icoon): maakt een duplicaat van het hele dashboard, bijvoorbeeld om wijzigingen te testen in een tweede versie.
• Verwijderen (prullenbak): verwijdert het dashboard.

Alle andere wijzigingen, zoals grafiektype, meetwaarden, filters of widgets toevoegen, doe je via de assistent (zie Een dashboard verfijnen met de assistent). Widgetgroottes passen zich automatisch aan het scherm aan en kunnen niet handmatig worden aangepast.

6. Een dashboard delen met andere Global Admins

Elk dashboard heeft één van twee toegangsniveaus:

• Privé: alleen de maker kan het dashboard zien.
• Global admins: alle Global Admins van het bedrijf kunnen het dashboard zien.

Om een privé-dashboard te delen, stel je de toegang in op Global admins. Andere Global Admins vinden het dan in het tabblad Gedeeld met jou, en in de kolom Toegang bekijken staat Global admins.

⚠️ Belangrijk: dashboards kunnen niet gedeeld worden met specifieke personen, een deel van de admins, andere adminfuncties of medewerkers.

7. Beschikbare data en widgettypes

De assistent kan vragen beantwoorden op basis van de volgende data:

Bureau- en parkeerplaatsboekingen – wie boekt wat, wanneer en hoe:

• Aantal boekingen en aantal unieke personen die geboekt hebben
• Bijgewoonde boekingen (ingecheckt of afgerond)
• No-shows automatisch vrijgegeven door het incheckbeleid
• Annuleringspercentage (geannuleerd door gebruikers of automatisch vrijgegeven)
• Gemiddelde boekingsvoorlooptijd (dagen van tevoren geboekt) en gemiddelde boekingsduur

Voorbeeldvragen: Hoeveel boekingen hadden we vorige maand?, Wat is ons no-showpercentage?, Wie zijn onze top bureauboekers?

Gebruik – capaciteit, bezetting en ruimte-optimalisatie per kantoor, verdieping of bureau:

• Gebruik: aandeel van beschikbare kantooruren dat geboekt was
• Aantal actieve bureaus, en hoeveel daarvan minstens één keer geboekt zijn of nooit geboekt zijn
• Aandeel kantoordagen waarop een resource minstens één keer geboekt was

Voorbeeldvragen: Welk kantoor heeft het hoogste bureaugebruik?, Welk percentage van onze bureaus wordt nooit geboekt?, Hoe verschilt bureaugebruik per verdieping?

Planning – geplande aanwezigheid en hybride werkpatronen, los van of er een boeking is gemaakt:

• Aantal mensen dat hun week plant
• Geplande dagen (halve dagen tellen als een halve dag)
• Kantoordagen gepland met een bureauboeking en kantoordagen gepland zonder boeking

Voorbeeldvragen: Hoeveel mensen planden vorige week thuiswerken versus op kantoor?, Welke dagen zijn het populairst als kantoordag?, Hoeveel medewerkers planden een kantoordag zonder een bureau te boeken?

Vergaderruimteboekingen – hoe vergaderruimtes geboekt en gebruikt worden:

• Boekingen per uitkomst: gehouden, geannuleerd, wachtend op goedkeuring of afgewezen
• Incheckpercentage
• Speciale boekingen: terugkerende boekingen, boekingen met externe gasten en boekingen met catering
• Vergaderduur, aantal aanwezigen en boekingsvoorlooptijd
• Uitsplitsingen per ruimte, gebruiker, groep, kantoor, verdieping of periode

Voorbeeldvragen: Welke vergaderruimtes worden het vaakst geboekt?, Hoeveel ruimteboekingen zijn vorige maand geannuleerd?, Hoeveel vergaderingen hadden externe gasten?

Kantoorbezoekers – alleen voor bedrijven die bezoekersbeheer gebruiken:

• Aantal bezoeken en bezoekers, inclusief walk-ins, medewerkersbezoekers en kiosk-inchecken
• Incheckpercentage, no-shows en annuleringspercentage
• Tijd op locatie (gemiddeld en mediaan aantal minuten) en incheckvertraging
• Uitsplitsingen per type bezoek, kantoor, gastheer, team van de gastheer, bezoekersbedrijf, uur van de dag of periode

Voorbeeldvragen: Hoeveel bezoekers kwamen er vorige maand naar elk kantoor?, Op welk tijdstip van de dag komen de meeste bezoekers aan?, Welke gastheren ontvangen de meeste bezoekers?

Werkplektickets – alleen voor bedrijven die ticketing gebruiken:

• Tickets per status: open, in behandeling, afgerond of geannuleerd
• Backlog, leeftijd van de backlog en tickets met hoge urgentie
• Toegewezen tickets en verslaggevers
• Oplostijd (gemiddelde en mediane uren)
• Uitsplitsingen per categorie, urgentie, kantoor, verdieping, gebied, begunstige of periode

Voorbeeldvragen: Hoeveel tickets staan er nog open per kantoor?, Wat is onze mediane oplostijd dit kwartaal?, Welke categorieën zorgen voor de meeste tickets?

Aanwezigheid – alleen voor bedrijven die deskbird Dock of netwerkgebaseerde kantoordetectie gebruiken:

• Gemiddeld en piekaantal gedetecteerde apparaten in het kantoor op hetzelfde moment
• Bezetting als aandeel van de totale bureaucapaciteit, en bezetting van bureaus met aanwezigheidsdetectie
• Bureaus met aanwezigheidsdetectie waarop helemaal geen activiteit is geregistreerd
• Gemiddelde tijd dat een apparaat onafgebroken in het kantoor was aangesloten

Voorbeeldvragen: Wat is onze piekbezetting per uur op woensdag?, Welke bureaus met aanwezigheidsdetectie worden nooit gebruikt?, Hoe lang blijven mensen gemiddeld aan hun bureau aangesloten?

Afhankelijk van de vraag gebruikt de assistant deze widgettypes:

• KPI-tegels en KPI-rijen
• Staafdiagrammen en gestapelde staafdiagrammen
• Lijndiagrammen
• Gerangschikte lijsten
• Tabellen en boomtabellen
• Heatmaps

8. Beperkingen

• Geen export: dashboards kunnen niet worden geëxporteerd als CSV, XLSX of PDF. Voor ruwe data-export, zie Exports.
• Delen: alleen privé of met alle Global Admins. Niet delen met specifieke personen of medewerkers.
• Statistieken: de assistant werkt met de standaardstatistieken en filters van deskbird die hierboven staan vermeld. Het is niet mogelijk om nieuwe datapunten buiten deze statistieken te berekenen, en andere filters en berekeningen kunnen niet in een dashboard worden getoond.
• Geen interactieve filters: dashboards hebben geen filteropties. Om filters te wijzigen, vraag het aan de assistant.
• Handmatig bewerken: beperkt tot het hernoemen van het dashboard, het hernoemen van widgets en het verwijderen van widgets. Widgets kunnen niet handmatig worden aangepast qua formaat.
• Goedkeuringen: elke wijziging die door de assistant wordt voorgesteld, moet worden goedgekeurd voordat deze wordt toegepast.
• Privacy-instellingen: nog niet beschikbaar voor bedrijven met specifieke privacy-instellingen, zoals privacy op groepsniveau.
• Geen zoekgeschiedenis: er is geen auditlogboek van de vragen die aan de assistant zijn gesteld.
• Persoonsgebonden data: afhankelijk van de vraag kunnen dashboards gegevens tonen over individuele personen (bijvoorbeeld de grootste boekers). Er is geen geanonimiseerde of alleen-geaggregeerde modus. Controleer interne eisen voor gegevensbescherming, zoals afspraken met de ondernemingsraad, voordat je zulke dashboards gebruikt of deelt.

9. Veelgestelde vragen