Krijg bruikbare inzichten in hoe je kantoorruimtes worden gebruikt — Office-analytics helpt je het boekingsgedrag, het gebruik van de ruimte en no-show-trends te begrijpen. Office-analytics is beschikbaar in de Business- en Enterprise-abonnementen.
- Overzicht
- KPI-definities en toepassingen
- Functies en toegang
- Gegevens exporteren en opslaan
- Veelgestelde vragen
1. Overzicht
Office-analytics geeft je inzicht in hoe middelen zoals bureaus, vergaderruimtes en parkeerplaatsen op verschillende locaties worden gebruikt. Deze inzichten helpen je bij het optimaliseren van de ruimteplanning, het herkennen van no-show-patronen en het nemen van datagedreven beslissingen.
💡 Je vindt Analytics nu in het eigen Intelligentie-gebied in de app-switcher (naast App en Admin). De dashboards voor Office, Workforce en Geavanceerde analyses staan daar allemaal. Je toegangsrechten zijn niet veranderd — alleen de locatie.
- Gebruikers in functie: Laat zien hoeveel mensen hun status op 'in functie' hebben gezet.
- Boekingen: Laat zien hoeveel middelen er op dat moment geboekt waren.
- No-shows (door ontbrekende check-in): Gemiste check-ins.
KPI's zoals gemiddeld bureaugebruik of gebruikers in functie zonder boekingen geven je gedetailleerde inzichten. De definities vind je direct in het dashboard.
💡 Analytics-gegevens worden één keer per dag ververst (in de ochtend) en zijn niet realtime. Rapporten zijn vooral bedoeld voor terugblik. Gegevens worden tot 30 dagen in de toekomst weergegeven.
💡 Office-analytics houdt geen rekening met ingestelde feestdagen. Op feestdagen kunnen gegevens ontbreken omdat medewerkers op die dagen meestal niet plannen of boeken.
2. KPI-definities en toepassingen
Let op: Alle boekings- en gebruiks-KPI's gelden voor het geselecteerde resourcetype en worden berekend voor de gekozen periode.
| KPI | Definitie | Toepassing | Voorbeeldberekening |
|---|---|---|---|
| Gemiddeld aantal gebruikers per dag in functie | Het gemiddelde aantal gebruikers dat in de geselecteerde periode gepland stond om in functie te zijn, ongeacht of ze een middel geboekt hadden. | Inzicht krijgen in hoeveel medewerkers er in een bepaalde periode in functie zijn. | 50 gebruikers gepland over 5 dagen → 50 ÷ 5 = 10 gemiddelde gebruikers per dag. |
| Gemiddeld aantal boekingen per dag | Het gemiddelde aantal boekingen per dag voor het geselecteerde resourcetype. | Trends in boekingsactiviteit herkennen om middelen te optimaliseren. | 30 boekingen over 3 dagen → 30 ÷ 3 = 10 gemiddelde boekingen per dag. |
| Gemiddeld aantal no-shows per dag | Het gemiddelde aantal boekingen dat automatisch geannuleerd werd door een ontbrekende check-in. | Naleving van check-in-beleid monitoren en patronen in gemiste boekingen herkennen. | 5 no-shows over 5 dagen → 5 ÷ 5 = 1 no-show per dag. |
| Gebruikers in functie met boekingen | Het aantal gebruikers dat in functie is met minstens één boeking. | Vergelijken hoeveel mensen met of zonder geboekte middelen aanwezig zijn. | 15 gebruikers met boekingen van de 50 totaal in functie. |
| Gebruikers in functie zonder boekingen | Het aantal gebruikers dat in functie is zonder enige boeking. | Inzicht krijgen in bezoeken aan het kantoor zonder gebruik van middelen. | 35 gebruikers zonder boekingen van de 50 totaal in functie. |
| Gemiddeld dagelijks gebruik van middelen | Percentage van de boekbare tijd dat daadwerkelijk geboekt is per dag. Boekbare tijd = de openingstijden van het kantoor. | Beoordelen hoe efficiënt bureaus of vergaderruimtes worden gebruikt. | 8 bureaus gebruikt voor 6u, van 10 bureaus voor 10u: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Gemiddelde boekingsfrequentie van middelen per dag | Hoe vaak een middel minstens één keer per dag geboekt is in de geselecteerde periode. | Kijken of bureaus of vergaderruimtes regelmatig of slechts af en toe worden gebruikt. | Middelen geboekt op 3 van de 5 dagen → Frequentie = 60%. |
3. Functies en toegang
Alleen bepaalde functies hebben toegang tot het Analytics-dashboard:
- Global Admins: Volledige toegang tot alle gegevens.
- Office Admins: Toegang beperkt tot hun toegewezen kantoren.
4. Gegevens exporteren en opslaan
Zo sla je je analytics op:
- Klik rechtsboven op Export report om een Excel-bestand van de boekingen in de geselecteerde periode te downloaden.
- Of klik met de rechtermuisknop op het dashboard en kies Print om een PDF-versie op te slaan.
Dit is handig om rapporten te delen, momentopnames te archiveren of te verwerken in presentaties.
Check-in-statuswaarden in de export
Bij het exporteren van Office-analytics krijg je zowel een kolom Booking Status als Checkin Status. De kolom Checkin Status geeft aan of een check-in vereist was voor de boeking en (indien vereist) of deze heeft plaatsgevonden. De export toont de technische waarden hieronder; de naam in gewone taal staat tussen haakjes. De export bevat de waarde die bij elke boeking is opgeslagen, wat kan verschillen van wat de app toont: bijvoorbeeld, een geannuleerde boeking toont Check-in niet beschikbaar in de app, maar notCheckedIn in de export.
-
checkInNotAvailable(Check-in niet beschikbaar): Check-in was niet van toepassing voor deze boeking, bijvoorbeeld omdat check-in is uitgeschakeld voor het resourcetype of kantoor. -
notCheckedIn(Niet ingecheckt): Check-in was vereist, maar de gebruiker heeft niet ingecheckt. Dit geldt ook voor boekingen die vóór een check-in zijn geannuleerd en boekingen die zijn geëindigd zonder check-in. -
checkedIn(Ingecheckt): De gebruiker heeft ingecheckt. Deze waarde blijft staan, ook als de boeking daarna wordt geannuleerd. -
readyForCheckIn(Klaar voor inchecken): Check-in is ingeschakeld en de gebruiker heeft nog niet ingecheckt. Een boeking die is geëindigd zonder check-in kan deze waarde behouden.
💡 Tip: De kolom Checkin Status is geen no-show-telling: geannuleerde boekingen en boekingen die zijn geëindigd zonder check-in tonen beide notCheckedIn, en een beëindigde boeking kan ook readyForCheckIn tonen. Gebruik Booking Status om geannuleerde van voltooide boekingen te onderscheiden, en de KPI Gemiddeld aantal no-shows per dag om gemiste check-ins te volgen.
5. Veelgestelde vragen
Gesloten ruimtes worden als inactief beschouwd en zijn volledig uitgesloten van de statistieken voor gebruik en boekingsfrequentie. Ze tellen niet mee voor het totaal beschikbare middelen tijdens de periode dat ze gesloten zijn.
Als een ruimte slechts een deel van de geselecteerde periode gesloten was (bijvoorbeeld 14 dagen van een maand van 30 dagen), worden de analytics naar verhouding berekend: de ruimte wordt alleen meegenomen in de berekeningen voor de dagen dat deze open en boekbaar was. De 14 gesloten dagen worden uitgesloten van de noemer, zodat je gebruiks- en boekingsfrequentiepercentages de daadwerkelijke beschikbaarheid weerspiegelen.
Ja. Het telt iedereen die van plan was in functie te zijn, of ze nu een bureau of ander middel geboekt hadden of niet. Als het aantal lager lijkt dan je verwacht, bedenk dan dat het een dagelijks gemiddelde is over alle dagen dat het kantoor open is — dus open dagen met weinig mensen (bijvoorbeeld weekenden waarop het kantoor open is) verlagen het gemiddelde.
De twee halen gegevens uit verschillende bronnen, dus ze kunnen verschillen voor dezelfde datum in het verleden:
- Office-analytics gebruikt een dagelijkse momentopname, daarom zie je een "Laatst bijgewerkt"-tijdstip op de pagina. Het geeft weer wie er op die datum als in functie geregistreerd stond, op het moment van de momentopname.
- De planningsexport gebruikt live gegevens, die veranderen als gebruikers worden toegevoegd of verwijderd.
Wanneer medewerkers vertrekken en hun historische gegevens worden verwijderd, toont de live export minder mensen dan de bevroren momentopname voor dezelfde datum in het verleden. Voor historische rapportages (bijvoorbeeld voor een board deck) is Office-analytics de stabielere bron, omdat de export na verloop van tijd minder wordt naarmate gebruikers worden verwijderd. Kijk naar het tijdstip "Laatst bijgewerkt" op de pagina om te zien welke momentopname je bekijkt.
Ze beantwoorden verschillende vragen en zijn niet direct vergelijkbaar. Office-analytics is een plannings- en gebruiksweergave op basis van dagelijkse gemiddelden voor een resourcetype en periode. Workforce-Analytics drukt aanwezigheid uit als een aandeel van gebruikers over de geselecteerde periode. Een gemiddeld dagelijks aantal en een percentage gebruikers komen niet 1-op-1 overeen, ook niet als de cijfers toevallig dicht bij elkaar liggen.
Gebruik van middelen is gebaseerd op tijd: het deelt de geboekte tijd door de boekbare tijd, oftewel de openingstijden van het kantoor. Een boeking van 3 uur op een dag met 10 openingstijden telt dus voor ongeveer 30% voor dat bureau. Er is geen optie om elke boeking als een hele dag te tellen in het gebruik.
Afhankelijk van wat je wilt meten, kun je beter een van deze gebruiken:
- Is het middel überhaupt gebruikt? Open het tabblad Resource booking frequency (Gemiddelde boekingsfrequentie van middelen per dag). Dit telt een middel als geboekt als er minstens één boeking is die dag, ongeacht de duur.
- Hoeveel dagen waren mensen in functie? Gebruik Workforce-Analytics, dat geplande dagen per gebruiker telt. Als je Toon halve dag planningen als 0,5 dag selecteert, tellen halve dagen als een halve dag mee.