Exporteer je analytics- en boekingsgegevens eenvoudig om je eigen rapporten te maken, historische momentopnames op te slaan of inzichten te synchroniseren met andere tools.
- Boekingen exporteren
- Gebruikers exporteren
- Office-Analytics exporteren
- Workforce-Analytics exporteren
- Public API
- Vergaderruimteboekingen
- Veelgestelde vragen
1. Boekingen exporteren
Om je boekingsgegevens te exporteren (reserveringen voor bureaus, parkeerplaatsen en andere resources):
- Open de deskbird web app
- Ga naar de Admin en selecteer Boekingen
- Kies tussen Aankomende of Voltooide boekingen
- Selecteer indien nodig een specifiek kantoor
- Klik op Boekingen exporteren naar .xlsx
Je kunt gegevens exporteren voor een specifieke periode of voor alle boekingen. Het resulterende Excel-bestand bevat details per kantoor, boeking, gebruikersgroep en gebruiker.
2. Gebruikers exporteren
Een lijst van gebruikers kan geëxporteerd worden via Admin > Gebruikers > Export CSV. Je kunt ervoor kiezen om de volledige lijst van gebruikers te exporteren of, als er filters zijn toegepast, alleen de gefilterde resultaten.
Bij het exporteren kun je kiezen voor:
- Alle gebruikers exporteren – om de volledige lijst te downloaden
- Gebruikers exporteren met huidige filters en sortering – om alleen de gefilterde resultaten te exporteren
3. Office-Analytics exporteren
Office-analytics geeft inzicht in het gebruik van bureaus, vergaderruimtes en parkeerplaatsen.
- Schakel over naar Intelligentie in de app-switcher (linksonder)
- Ga naar Booking analytics > Office analytics
- Pas filters toe (bijv. locatie, periode)
- Klik rechtsboven op Rapport exporteren
Hiermee download je een Excel-bestand met één rij per boeking in de geselecteerde periode, inclusief het kantoor, de verdieping, het gebied, de resource, gebruiker, begin- en eindtijd, duur, Boekingsstatus en Check-instatus.
💡 Je kunt maximaal 3 maanden per keer exporteren. Gebruik daarom de datumkiezer om eerst 01-01-2025 > 31-03-2025 > Rapport exporteren te selecteren, en daarna 01-04-2025 > 30-06-2025 > Rapport exporteren om gegevens over een langere periode te downloaden.
4. Workforce-Analytics exporteren
Met Workforce-Analytics kun je trends in hybride werken en aanwezigheid per gebruikersgroep bekijken.
- Schakel over naar Intelligentie en ga naar Booking analytics > Workforce analytics
- Pas filters toe zoals gebruikersgroepen, kantoren en periodes
- Klik op de knop Analytics exporteren
Je kunt exporteren:
- Alle data of alleen een geselecteerde periode
- Details per datum, gebruiker, gebruikersgroep en status (bijv. Remote werken, Kantoor)
Het geëxporteerde Excel-bestand geeft je een dagelijkse uitsplitsing per gebruiker en status.
5. Public API
Wil je deskbird-data integreren in je eigen systemen of dashboards? Onze Public API geeft je toegang tot gegevens zoals boekingen, gebruikers, check-ins en meer.
Je kunt bijvoorbeeld:
- Boekings- en gebruikersgegevens periodiek ophalen
- Check-instatussen synchroniseren met externe systemen
- Aangepaste rapportages of analytics-processen automatiseren
📘 Alle documentatie, scopes en endpoints vind je op: https://developer.deskbird.com/
Let op: Het gebruik van de Public API vereist technische inrichting. We raden aan om je IT-team of een ontwikkelaar te betrekken.
6. Vergaderruimteboekingen
Vergaderruimteboekingen kunnen momenteel nog niet geëxporteerd worden. Deze functie is in ontwikkeling.
7. Veelgestelde vragen
Vanwege AVG-compliance hanteert deskbird een standaard anonimiseringstermijn van 180 dagen. Dit betekent dat admins mogelijk alleen planning- en boekingsstatusgegevens van de laatste 180 dagen kunnen exporteren.
Om ervoor te zorgen dat medewerkers de benodigde gegevens hebben — bijvoorbeeld voor belastingaangifte waarbij bewijs van home office-dagen nodig is — raden we aan dat admins regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) Workforce-Analytics-data exporteren en de rapporten intern archiveren.
Office-analytics exports zijn beperkt tot een periode van 3 maanden per download. Om een langere periode te dekken, voer je meerdere exports uit met opeenvolgende datumbereiken en voeg je ze handmatig samen.
Handmatige exports via het admin-paneel ondersteunen geen planning. Als je geautomatiseerde, terugkerende data-extractie nodig hebt, overweeg dan de Public API te gebruiken om een pipeline te bouwen die regelmatig gegevens ophaalt en opslaat.
deskbird anonimiseert standaard persoonsgegevens na 180 dagen om te voldoen aan de AVG. Als je historische gegevens nodig hebt die ouder zijn dan dat, zorg er dan voor dat je rapporten regelmatig exporteert en archiveert.
Nog niet — exports van vergaderruimteboekingen zijn momenteel in ontwikkeling.
In de export verschijnen deze waarden in de kolom Check-instatus als notCheckedIn en checkInNotAvailable. notCheckedIn (Niet ingecheckt) betekent dat inchecken verplicht was en de gebruiker niet heeft ingecheckt, inclusief boekingen die zijn geannuleerd vóór een check-in en boekingen die zijn geëindigd zonder check-in. checkInNotAvailable (Check-in niet beschikbaar) betekent dat inchecken niet van toepassing was voor de boeking, bijvoorbeeld omdat inchecken is uitgeschakeld. readyForCheckIn (Klaar voor inchecken) betekent dat inchecken aanstaat en de gebruiker nog niet heeft ingecheckt; een boeking die eindigt zonder check-in kan deze waarde behouden.
De export kan verschillen van de app: een geannuleerde boeking toont Check-in niet beschikbaar in de app, maar notCheckedIn in de export. Voor alle waarden, zie Check-instatuswaarden in de export.
deskbird slaat de begin- en eindtijd van elke boeking op. Of een boeking als halve of hele dag telt, hangt af van de midtijd van het kantoor en is gebaseerd op de geboekte tijden, niet op wanneer iemand daadwerkelijk is gekomen of vertrokken. Voor details, zie Workforce instellingen.
Je kunt de gegevens op drie manieren exporteren:
- Boekingen exporteren (Admin > Bureaus, parkeren & andere > Boekingen, daarna Boekingen exporteren naar .xlsx): begin- en eindtijd, resource, gebruiker en check-in per boeking. Gebruik de tijden om halve en hele dagen te classificeren.
- Workforce-Analytics exporteren: de planningstatus per gebruiker en dag (bijvoorbeeld Kantoor of Remote werken).
- Public API: boekingen met begin- en eindtijden en check-inhistorie, plus planningsdata.
Voor de Workforce-Analytics export, zorg dat Een halve dag inplannen is ingeschakeld. Anders kan een middagbureau-boeking een volledige Kantoor-dag registreren voor die gebruiker. Gegevens met naam worden na 180 dagen geanonimiseerd, dus exporteer en archiveer de rapporten regelmatig.