Deskdetectie koppelt een specifieke monitor aan een specifiek desk, zodat gebruikers precies bij het desk worden ingecheckt waar ze hun monitor op aansluiten, en er automatisch een boeking voor ze wordt aangemaakt als ze die nog niet hebben. Dit zorgt er ook voor dat de dashboards voor vloer- en deskbezetting kloppen. In dit artikel lees je hoe je monitors handmatig en automatisch koppelt, wat er verandert als je de koppelmodus gebruikt, en hoe je de voltooide koppeling exporteert naar een asset management systeem.
📅 Technische ondersteuning: heb je vragen over het instellen en configureren van deskbird Dock? Boek een sessie met onze Dock-technisch expert. Deze sessies gaan alleen over deskbird Dock installatie en technische vragen — voor andere zaken kun je deskbird support contacteren. Beschikbaar in het Engels, Frans en Arabisch.
- Koppel een monitor aan een desk
- Hoe automatisch koppelen een match bevestigt
- Koppelmodus
- Conflicten en verplaatste monitors
- Na het koppelen van een monitor
- Koppeling monitor–desk exporteren
1. Koppel een monitor aan een desk
De verdieping, zone en het desk moeten allemaal actief zijn in het vloerplan, en het desk moet boekbaar zijn voor de gebruiker. Zo koppel je een monitor aan een desk:
- Ga naar Admin > deskbird Intelligence > Resource detection
- Klik op het tandwiel-icoon bij het gewenste kantoor om de pagina Koppelvoortgang te openen
- Handmatig koppelen: klik op Handmatig koppelen, sluit een monitor aan op je apparaat zodat deze zichtbaar wordt in het systeem, selecteer het juiste desk uit je vloerplan en klik op Koppelen om de monitor eraan te linken.
- Automatisch koppelen: zet de Automatisch koppelen schakelaar aan en stel in op hoeveel verschillende dagen een monitor bij hetzelfde desk gezien moet worden voordat de match wordt bevestigd (standaard 3, maximaal 50). Volg de voortgang in de tabbladen Gekoppeld en Niet gekoppeld.
💡 Let op: monitors die geen bruikbaar serienummer, productcode en fabrikant-ID doorgeven, kunnen nooit gekoppeld worden en verschijnen nooit in de lijst, hoe vaak ze ook worden aangesloten — als één van de drie ontbreekt, is dat al genoeg. In het Dock-venster verschijnen ze onder Overzicht > Gedetecteerde monitors als "Onbekend scherm", met het label Niet gekoppeld. Dit is het eerste wat je moet controleren als een monitor niet zichtbaar wordt.
Beide koppelmethodes werken alleen als kantoordetectie eerst is ingesteld. Een monitor wordt pas geregistreerd als het apparaat waarop hij is aangesloten, verbonden is met een erkend kantoornetwerk — zonder netwerk voor een kantoor blijft de monitorlijst leeg en kan je niet handmatig of automatisch koppelen. Voeg je netwerken toe onder Admin > deskbird Intelligence > Office detection, of lees Kantoordetectie en netwerkconfiguratie instellen.
2. Hoe automatisch koppelen een match bevestigt
Automatisch koppelen telt een dag pas mee als iemand de monitor aansluit terwijl diegene een actieve deskboeking heeft — en het desk dat meetelt is het desk dat geboekt is, niet wat de monitor zelf doorgeeft. Meerdere keren aansluiten op dezelfde dag telt als één keer, dus een drempel van 3 betekent drie verschillende dagen. Alleen de laatste 30 dagen tellen mee, dus een monitor moet binnen dat tijdsbestek de drempel halen.
De tellingen op de pagina Koppelvoortgang worden bijgewerkt zodra er detecties binnenkomen, maar de bevestiging gebeurt één keer per dag om 02:00 uur lokale kantoortijd — dus een match die je vandaag ziet opbouwen, wordt de volgende ochtend toegepast. Zet je de Automatisch koppelen schakelaar aan, dan wordt dat kantoor binnen het uur eenmalig verwerkt, zonder te wachten op de volgende 02:00.
⚠️ Belangrijk: in kantoren waar mensen geen desk boeken voordat ze aankomen, wordt automatisch koppelen nooit bevestigd. Koppel die desks handmatig — een altijd lege Gekoppeld tabblad is bijna altijd hiervan het gevolg.
3. Koppelmodus
Als je op Handmatig koppelen klikt, start je de koppelmodus en verschijnt er eerst een bevestigingsvenster: "Koppelmodus starten? Terwijl de koppelmodus actief is, worden automatische check-ins en boekingen gepauzeerd. De modus wordt automatisch uitgeschakeld als je de pagina verlaat."
Terwijl de koppelmodus actief is, zie je een banner met de tekst "Koppelmodus is actief. Automatisch inchecken bij desks en boekingen zijn gepauzeerd zolang je op deze pagina bent." met een knop Koppelmodus uitschakelen. Zodra de modus uitstaat of je de pagina verlaat, verandert de banner in "Koppelmodus is uitgeschakeld. Automatisch inchecken bij desks en boekingen zijn hervat."
⚠️ Belangrijk: de koppelmodus pauzeert automatisch inchecken bij desks en boekingen alleen voor het apparaat van de admin zelf — collega's merken hier niets van. Ook worden detecties van dat apparaat dan helemaal niet opgeslagen, dus alles wat tijdens de koppelmodus wordt vastgelegd, verschijnt niet in analytics en telt niet mee voor automatisch koppelen. Admins die deskdetectie op hun eigen apparaat willen testen, moeten de koppelmodus verlaten voordat ze een automatische check-in verwachten, en even wachten tot de detectie weer actief is. Als het browsertabblad wordt gesloten zonder de pagina te verlaten, schakelt de koppelmodus zichzelf na ongeveer twee minuten uit.
4. Conflicten en verplaatste monitors
Conflicten gelden alleen voor monitors die nog niet gekoppeld zijn. Ze ontstaan uit dezelfde dagentelling als bij automatisch koppelen: als dezelfde niet-gekoppelde monitor bij twee of meer verschillende desks wordt gezien, wordt deze gemarkeerd zodat jij het kunt oplossen, in plaats van automatisch te koppelen.
⚠️ Belangrijk: als een monitor eenmaal gekoppeld is, levert het verplaatsen naar een ander desk geen conflict op. De monitor blijft gekoppeld aan het oorspronkelijke desk totdat je hem opnieuw koppelt, wat de oude koppeling vervangt — opnieuw koppelen terwijl de eerste koppeling nog bestaat, wordt geweigerd.
Als een apparaat twee gekoppelde monitors detecteert die naar verschillende desks verwijzen, wordt de detectie van de monitor genegeerd zonder melding: de gebruiker wordt ingecheckt op het kantoor, maar er gebeurt niets met desks. Dit geldt ook als de twee monitors in verschillende kantoren zijn gekoppeld — het desksignaal wordt genegeerd en de gebruiker wordt ingecheckt op het kantoor waarvan het netwerk is herkend. Een enkele monitor die in het ene kantoor is gekoppeld maar op het netwerk van een ander kantoor wordt gedetecteerd, wordt op dezelfde manier genegeerd: het netwerk bepaalt het kantoor, het desk wordt genegeerd. Geen van deze situaties geeft een zichtbare waarschuwing voor admins, dus een monitor die fysiek tussen kantoren is verplaatst, moet handmatig opnieuw gekoppeld worden.
5. Na het koppelen van een monitor
Als een monitor eenmaal gekoppeld is, wordt een gebruiker die hem aansluit bij dat desk gedetecteerd en ingecheckt — mits:
- hun apparaat ook op het netwerk van dat kantoor wordt gedetecteerd
- het kantoor de privacy-modus Gebruiker geverifieerd gebruikt (zie Privacy-modi en gegevensverwerking)
- het desk voor hen boekbaar is, zonder sluitingsbeleid of boekingsbeperking
- Automatisch inchecken bij desks is ingeschakeld voor dat kantoor — zo niet, dan wordt de boeking wel aangemaakt, maar niet ingecheckt
Een boeking die op deze manier wordt aangemaakt, loopt vanaf het moment van detectie tot het einde van de standaard boekingsuren van die persoon voor die weekdag, of tot sluitingstijd van het kantoor als die uren uitstaan of al voorbij zijn.
Als ze al een ander desk geboekt hebben
Als iemand die dag al een deskboeking elders in hetzelfde kantoor heeft, wordt die vrijgegeven en vervangen door een boeking bij het gedetecteerde desk — ook als ze daar al waren ingecheckt. Boekingen in andere kantoren en parkeerboekingen blijven onaangetast. Als het vrijgeven niet lukt, wordt er geen nieuwe boeking aangemaakt, waardoor ze die dag zonder deskboeking kunnen zitten; opnieuw handmatig boeken is dan de oplossing.
Monitordetectie geldt alleen voor desks, niet voor vergaderruimtes of parkeren.
⚠️ Belangrijk: als een deskboeking wordt aangemaakt via monitordetectie, wordt een parkeerboeking die iemand al heeft voor die dag niet automatisch ingecheckt, en blijft deze onderhevig aan het gebruikelijke automatische annuleringsvenster. Ze moeten de parkeerboeking zelf inchecken.
Koppelingen worden niet op het apparaat opgeslagen, dus een nieuwe koppeling is direct actief en er is geen cache om op te wachten. Het werkt vanaf de volgende detectie, niet met terugwerkende kracht. Wil je direct een detectie forceren, koppel de monitor dan los en weer aan — dat wordt binnen ongeveer 15 seconden door deskbird opgepikt. Nu synchroniseren op de pagina Activiteit van het Dock-venster stuurt opnieuw wat Dock al heeft gedetecteerd, wat genoeg is om een nieuwe koppeling op te pikken, maar scant niet opnieuw de aangesloten schermen. De vertraging van "tot een uur" geldt alleen voor kantoornetwerkregels.
💡 Tip: dekkingsgraad van monitorkoppelingen bepaalt ook hoe accuraat de dashboards voor vloer- en deskbezetting zijn. Desks zonder gekoppelde monitor tellen altijd als ongebruikt. Zie Bezettingsanalyse (deskbird Dock analytics).
6. Koppeling monitor–desk exporteren
Koppeldata hoeft niet alleen in deskbird te blijven. Zodra monitors gekoppeld zijn, kan de volledige lijst uit het Admin-gedeelte geëxporteerd worden naar een IT asset management (ITAM) of CMDB-systeem — zodat hardware-overzichten laten zien welke monitor bij welk desk hoort, zonder dat je de vloer hoeft rond te lopen.
CSV-export: zo download je de koppeling voor één kantoor:
- Ga naar Admin > deskbird Intelligence > Resource detection
- Klik op het tandwiel-icoon bij het gewenste kantoor om de pagina Koppelvoortgang te openen
- Klik op het tabblad Gekoppeld op Exporteer CSV, naast Handmatig koppelen
Elke export bevat de volgende kolommen, in deze volgorde:
- Fabrikant
- Fabrikant-ID
- Schermnaam
- Serienummer
- Productcode
- Productieweek
- Productiejaar
- Status
- Laatste verbinding
- Kantoornaam
- Verdiepingsnaam
- Zonenaam
- Desknaam
- Gekoppeld op
Tijdstempels worden weergegeven in de tijdzone van het kantoor, met de zone erbij — bijvoorbeeld 2026-04-02 10:15 (Europe/Berlin).
De export werkt per kantoor, dus herhaal bovenstaande stappen voor elk kantoor dat je nodig hebt. Alleen gekoppelde monitors worden meegenomen — desks zonder gekoppelde monitor verschijnen niet in het bestand.
API-toegang: dezelfde gekoppelde-monitor data is ook beschikbaar via de deskbird API. Gebruik dit om de koppeling automatisch in een ITAM- of CMDB-systeem te laden, in plaats van handmatig CSV-bestanden te downloaden en importeren. Hiermee krijg je in één keer alle kantoren en, in tegenstelling tot de CSV, ook monitors die nog niet gekoppeld zijn. Zowel de publieke API als deskbird Intelligence moeten voor jouw bedrijf geactiveerd zijn — neem contact op met je deskbird-contactpersoon als de endpoint een permissiefout geeft.