Deze gids helpt je stap voor stap bij het instellen van Bezoekersbeheer met Visitors Plus, in de volgorde die de meeste teams nodig hebben: zet het eerst aan voor je kantoren en maak je bezoektypes aan, voeg daarna een standaard host en een self check-in kiosk toe, en als laatste eventueel badgeprinten. Elke stap legt uit wat je moet instellen en waarom, en linkt naar het artikel met de gedetailleerde instructies. Als je klaar bent, kunnen medewerkers bezoekers vooraf registreren en kunnen bezoekers inchecken bij de ontvangst of bij de kiosk.
- Voor je begint
- Zet Bezoekersbeheer aan voor je kantoren
- Maak je bezoektypes aan
- Stel een standaard host in per kantoor
- Stel een bezoekerskiosk in
- Meer opties: badgeprinten
- Test je instellingen en ga live
- Veelgestelde vragen
1. Voor je begint
Elke stap in deze gids hoort bij Visitors Plus. Er zijn geen niveaus binnen Bezoekersbeheer: zodra je bedrijf Visitors Plus heeft, zijn alle bezoekersfuncties beschikbaar. Heb je een ouder contract, dan kan je abonnement een andere naam hebben maar dezelfde functies bevatten. Voor een overzicht, zie Feature Availability.
- Functie: je hebt de Global Admin functie nodig om elke stap uit te voeren. Zie Systeemfuncties en rechten.
- Kantoren: de kantoren die bezoekers ontvangen moeten al bestaan in deskbird. Ben je deskbird voor het eerst aan het instellen, begin dan met Bureaus: Basisinstellingen.
- Mensen per kantoor: wie heet bezoekers welkom bij de ontvangst (receptiemedewerkers voor bezoekers), en wie moet een melding krijgen als een bezoeker zijn contactpersoon niet weet (standaard host).
- Soorten bezoeken: de bezoeken die je verwacht, bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken, aannemers of auditors, en eventuele documenten die bezoekers moeten lezen of ondertekenen, zoals een NDA of veiligheidsinstructies.
- Een tablet (optioneel): een Android-tablet of iPad, of een apparaat met een actuele Chrome-browser, als bezoekers zelf moeten inchecken.
💡 Tip: Begin met één kantoor. Zet het aan, maak één of twee bezoektypes aan en doe een testbezoek (zie Test je instellingen en ga live), en herhaal dit daarna voor je andere kantoren.
2. Zet Bezoekersbeheer aan voor je kantoren
Bezoekersbeheer werkt per kantoor. Medewerkers kunnen alleen bezoeken aanmaken voor kantoren die een toegewezen Visitors licentie hebben, dus deze stap is de basis voor alles daarna.
- Ga naar Admin > Bezoeken: Instellingen en klik op Licenties beheren. Dit opent Bezoekers licentie-instellingen.
- Zet de schakelaar Licentiestatus aan voor elk kantoor dat Bezoekersbeheer moet gebruiken.
- Klik op Opslaan. In de kolom Licentie zie je nu Toegewezen bij deze kantoren.
De banner bovenaan Bezoekers licentie-instellingen laat zien hoeveel licenties zijn toegewezen en hoeveel je abonnement bevat. Heb je er meer nodig, klik dan op Upgrade aanvragen.
⚠️ Belangrijk: Totdat een kantoor een licentie heeft, is het ⚙️ tandwielpictogram grijs, kun je het niet selecteren bij het koppelen van een kiosk, en zien medewerkers die dat kantoor kiezen onder Bezoeken Bezoek aanmaken niet beschikbaar in plaats van de bezoeklijst.
Als het kantoor is aangezet, klik je op het ⚙️ tandwielpictogram om de Receptiemedewerkers voor bezoekers te kiezen (die alle bezoeken bij dat kantoor kunnen bekijken en beheren) en, onder Privacy van bezoekersgegevens, hoe lang bezoekersgegevens bewaard blijven. Volledige instructies: Bezoeken: Instellingen voor Bezoeken, Functie receptionist en bezoekersdashboard en Bezoekersgegevens en privacy (AVG).
3. Maak je bezoektypes aan
Bezoektypes laten je de bezoekerservaring per soort gast één keer voorbereiden. Organisatoren kiezen een bezoektype bij het aanmaken van een bezoek, en de instructies en documenten worden automatisch toegepast, zodat niemand steeds opnieuw de wifi-gegevens of aankomstinstructies hoeft in te vullen.
- Ga naar Admin > Bezoeken: Bezoektypes.
- Klik op Nieuw aanmaken, of open een bestaand bezoektype om het te bewerken. Geef het een Naam (maximaal 16 tekens) en een korte Beschrijving zodat organisatoren het juiste type kiezen.
- Onder Toegewezen kantoren kun je Bedrijfsbreed laten staan of de kantoren kiezen waar het beschikbaar is.
- Onder Instructies voor bezoekers voeg je toe wat bezoekers voor dit type bezoek moeten weten, zoals wifi-toegang of aankomstinstructies.
- Optioneel: onder Documenten klik je op Document toevoegen om documenten toe te voegen die bezoekers moeten lezen of ondertekenen voor het inchecken.
- Klik op Opslaan.
Bezoektypes zijn beschikbaar waar je ook een bezoek aanmaakt: in de webapp, bij de kiosk en in de Outlook-invoegtoepassing. Volledige instructies: Bezoeken: Bezoektypes en Documenten ondertekenen.
4. Stel een standaard host in per kantoor
Bezoekers die binnenlopen en bezoekers bij de kiosk weten soms niet wie ze bezoeken. De standaard host is de persoon die dan een melding krijgt, zodat niemand bij de ingang hoeft te wachten.
- Ga naar Admin > Bezoeken: Instellingen.
- Klik op het ⚙️ tandwielpictogram naast het kantoor.
- Kies onder Standaard host de persoon die je wilt melden, bijvoorbeeld iemand bij de ontvangst of de kantoormanager.
- Sla je wijzigingen op en herhaal dit voor elk kantoor.
💡 Tip: Je kunt de standaard host ook kiezen als je een bezoekerskiosk koppelt (stap 5). Beide plekken passen dezelfde instelling voor het kantoor aan, dus de laatste wijziging geldt.
Volledige instructies: Bezoeken: Instellingen voor Bezoeken. Wil je zien wat bezoekers ervaren, kijk dan bij Registreren als binnenlopende bezoeker.
5. Stel een bezoekerskiosk in
Een bezoekerskiosk is een tablet bij de ingang waar vooraf geregistreerde bezoekers inchecken met hun bezoekerscode, en binnenlopende bezoekers zichzelf registreren. De host krijgt automatisch een melding, en bezoekers kunnen verplichte documenten ondertekenen op het scherm van de kiosk. Dit is vooral handig bij kantoren zonder bemande ontvangst.
- Installeer op de tablet de deskbird Kiosk App via de Google Play Store of Apple App Store, of open kiosk.deskbird.com in Chrome. Het scherm toont een QR-code en een setupcode.
- Ga in de webapp naar Admin > Kiosk & schermen > Apparaten en klik op + Apparaat koppelen.
- Voer de setupcode van de tablet in en kies Bezoekerskiosk als displaytype.
- Geef het apparaat een herkenbare naam, selecteer het Kantoor en kies de Standaard host, en klik dan op Koppelen.
De standaard host krijgt een melding als een bezoeker bij de kiosk Ik weet het niet kiest als host. Dit is dezelfde instelling als de standaard host van het kantoor in Admin > Bezoeken: Instellingen (zie Stel een standaard host in per kantoor): de laatste wijziging geldt voor het kantoor.
Je kunt de tablet ook koppelen door de QR-code te scannen met de deskbird mobiele app. Volledige instructies, apparaatvereisten en hoe je een kiosk loskoppelt: Kioskmodus voor Bezoekersbeheer. Wat bezoekers zien: Zelf inchecken als bezoeker bij de kiosk.
6. Meer opties: badgeprinten
De ontvangst kan een bezoekersbadge printen waarop staat wie de bezoeker is, wie hij bezoekt en welk type bezoek het is. Badgeprinten is optioneel en gebruikt een printer die is aangesloten op de computer bij de ontvangst.
- Stel de badge in: ga naar Admin > Bezoeken: Instellingen > Badge-instellingen. Eén badgeontwerp geldt voor het hele bedrijf. Kies de oriëntatie en de informatie op de badge, print een testbadge en sla op. Zie Badge-instellingen.
- Badges printen: receptiemedewerkers en admins printen badges vanaf de Bezoeken pagina, vóór aankomst van de bezoeker of tijdens het inchecken. Zie Badges printen.
7. Test je instellingen en ga live
Als alles is ingesteld, test dan het hele proces voordat je je team informeert:
- Registreer zelf een testbezoek vooraf bij het kantoor dat je hebt aangezet, en gebruik je eigen e-mailadres als bezoeker. Zie Bezoeker vooraf registreren.
- Open de uitnodigingsmail en controleer de instructies en documenten van het bezoektype in het bezoekersportaal.
- Heb je een kiosk ingesteld, check dan in met de bezoekerscode uit de uitnodiging. Anders check je de bezoeker in via de Bezoeken pagina. Zie Bezoeker inchecken bij aankomst.
- Controleer of de host een melding krijgt via Microsoft Teams of e-mail.
- Laat je team weten dat ze bezoekers kunnen uitnodigen, en deel Bezoeker vooraf registreren met hen.
💡 Tip: Hosts krijgen een melding per e-mail, en ook in Microsoft Teams als ze deskbird in Teams gebruiken. Zie Meldingen en herinneringen.
8. Veelgestelde vragen
Zet eerst het kantoor aan. Totdat een kantoor een toegewezen Visitors licentie heeft, kun je de instellingen niet openen of een kiosk koppelen, en kan niemand daar bezoeken aanmaken. Daarna kun je bezoektypes, de standaard host en de kiosk in elke volgorde instellen.
- Kijk in Admin > Bezoeken: Instellingen of het kantoor Toegewezen toont in de kolom Licentie. Staat er Niet toegewezen, zet het dan aan in Licenties beheren.
- Controleer de banner in Bezoekers licentie-instellingen. Zijn alle licenties in gebruik, klik dan op Upgrade aanvragen.
- Vraag de medewerker welk kantoor hij heeft gekozen onder Bezoeken. Bezoeken kunnen alleen worden aangemaakt voor kantoren die zijn aangezet.
Alleen kantoren met een toegewezen Visitors licentie kunnen worden geselecteerd. Zet het kantoor eerst aan (zie Zet Bezoekersbeheer aan voor je kantoren), en koppel daarna de kiosk opnieuw.
Nee. Hosts en receptiemedewerkers kunnen bezoekers in- en uitchecken via de Bezoeken pagina in de webapp. Een kiosk is handig als bezoekers zelf moeten inchecken, bijvoorbeeld bij een kantoor zonder bemande ontvangst. Zie Bezoeker inchecken bij aankomst.
Receptiemedewerkers voor bezoekers kunnen alle bezoeken bij hun kantoor bekijken en beheren, bezoekers in- en uitchecken en badges printen. De standaard host is de persoon die een melding krijgt als een bezoeker niet weet wie hij bezoekt. Beide stel je per kantoor in via het ⚙️ tandwielpictogram in Admin > Bezoeken: Instellingen, en één persoon kan beide rollen hebben. Je kunt de standaard host ook kiezen bij het koppelen van een kiosk. Dit past de standaard host van het kantoor aan, dus de laatste wijziging geldt.
Standaard zonder tijdslimiet. Je kunt per kantoor een bewaartermijn instellen, waarna deskbird de bezoekersgegevens automatisch anonimiseert. Zie Bezoekersgegevens en privacy (AVG).
Ja. Met de deskbird Outlook-invoegtoepassing kunnen medewerkers bezoeken aanmaken en beheren zonder Outlook te verlaten, met dezelfde bezoektypes. Zie deskbird Outlook-invoegtoepassing: Bezoekersbeheer.