In diesem Leitfaden findest du die Einstellungen, die du vornimmst, sobald deine Büros, Stockwerke, Plätze und Meetingräume eingerichtet sind: Buchungsregeln und Check-in, Parkplätze, zugewiesene Plätze, den Büro-Kalender, Bürofunktionen, Hybrid-Work und Raumkalendersynchronisierung. Die Schritte sind nach der Häufigkeit sortiert, mit der Admins danach fragen – du kannst also oben anfangen und dort aufhören, wo es für dein Team passt. Jeder Schritt erklärt, was die Einstellung bewirkt, und verlinkt zum Artikel mit den ausführlichen Anleitungen. Funktionen, die Desks Professional benötigen, findest du unter Desks: Professional-Add-ons.
- Bevor du startest
- Buchungsregeln festlegen: Check-in und Buchungslimits
- Parkplätze und andere Ressourcen einrichten
- Plätze Personen zuweisen
- Büro-Kalender planen: Feiertage, Schließungen und Events
- Bürofunktionen einrichten
- Hybrid-Work einrichten: Regeln, Planungsoptionen und automatisierte Buchungen
- Meetingräume mit deinen Kalendern synchronisieren
- FAQs
1. Bevor du startest
Jeder Schritt in diesem Leitfaden ist in allen Desks-Plänen verfügbar. Einige Schritte haben Einschränkungen bei Desks Free und Desks Business, die unten aufgeführt sind. Einen Überblick, was jeder Plan beinhaltet, findest du unter Funktionsverfügbarkeit.
- Rolle: Du benötigst die Rolle Global Admin für jeden Schritt. Office Admins können Buchungseinstellungen, Parkplätze, zugewiesene Plätze, Büroeinstellungen und Schließungen für die Büros ändern, die sie verwalten. Nur Global Admins können Hybrid-Work-Regeln erstellen und Workforce-Einstellungen ändern. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
- Vorhandene Einrichtung: Deine Büros, Stockwerke, Plätze und Ressourcen sind bereits angelegt (siehe Desks: Grundeinrichtung). Die meisten Einstellungen werden pro Büro konfiguriert, also nutze den Büro-Auswahlbereich oben auf jeder Admin-Seite, um zu prüfen, ob du im richtigen Büro bist.
⚠️ Plan-Einschränkungen: Bei Desks Free und Desks Business kann dein Unternehmen 1 Hybrid-Work-Regel haben (aktive und geplante Regeln zählen beide), bis zu 5 aktive Events und Bürofunktionen können insgesamt 2 Personen zugewiesen werden. Desks Professional und höher hebt diese Limits auf und fügt Bestätigungsprozesse für Hybrid-Work-Regeln hinzu.
2. Buchungsregeln festlegen: Check-in und Buchungslimits
Buchungsregeln bestimmen, wie weit im Voraus gebucht werden kann und ob bestätigt werden muss, dass jemand wirklich vor Ort war. Check-in gibt Schreibtische und Parkplätze frei, die leer bleiben, damit andere sie nutzen können. Schreibtische und Parkplätze teilen sich pro Büro eine gemeinsame Seite für Buchungseinstellungen.
Check-in
- Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen und wähle das Büro aus.
- Im Abschnitt Check-in wählst du Kein Check-in, Check-in mit Klick und/oder QR-Codes oder Check-in nur mit QR-Codes.
- Wenn du Check-in aktivierst, lege die Kulanzzeit und den frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung fest. Buchungen ohne Check-in werden nach der Kulanzzeit storniert, aber nie vor diesem Zeitpunkt.
- Klicke auf Speichern.
Meetingräume haben eigene Check-in-Einstellungen unter Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen. Wie Methoden, Erinnerungen und automatische Stornierung zusammenwirken, mit Beispielen: Check-in- und automatische Stornierungseinstellungen.
⚠️ Wichtig: Bevor du eine QR-Code-Option auswählst, lade die QR-Codes herunter und platziere sie an den Schreibtischen und Parkplätzen. Klicke auf QR-Codes abrufen im Abschnitt Check-in für alle Codes des Büros oder nutze das QR-Code-Symbol neben einem Stockwerk, Bereich oder einer Ressource in Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume. Siehe QR-Codes. Nutzer checken ein wie beschrieben in Check-in für deine Schreibtisch- oder Parkplatzbuchung und Check-in mit QR-Code.
Buchungslimits
- Wie weit im Voraus können Ressourcen gebucht werden? Lege fest, wie viele Tage im Voraus jede Rolle Schreibtische und Parkplätze buchen kann, von 0 (nur am selben Tag) bis 365 Tage. Gilt nicht für Meetingräume.
- User und Gruppenmanager können nicht mehr als einen Schreibtisch oder Parkplatz am selben Datum und zur selben Zeit buchen: Verhindert Doppelbuchungen. Global Admins, Office Admins und Manager sind davon ausgenommen.
Beide Einstellungen findest du auf derselben Seite. Ausführliche Anleitung: Buchungseinstellungen.
3. Parkplätze und andere Ressourcen einrichten
Neben Schreibtischen können User auch Parkplätze und andere Ressourcentypen in derselben App buchen. Parkplätze folgen denselben Buchungseinstellungen wie Schreibtische, es gibt also keine separaten Parkplatzregeln.
- Parkplätze: In Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume fügst du einen Bereich vom Typ Parkplatzbereich zu einem Stockwerk hinzu. Die Kapazität ist die Anzahl der Parkplätze. Dann legst du die Plätze an und entscheidest, wer dort parken darf. Office Admins können Parkplätze für die Büros einrichten, die sie verwalten. Schritt für Schritt: Parkplätze einrichten.
- Andere Ressourcentypen: Öffne einen Bereich in Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und füge dort Ressourcen einzeln oder gesammelt hinzu. Siehe Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen.
User buchen beides am selben Ort wie Schreibtische. Siehe Einen Parkplatz oder eine andere Ressource buchen.
4. Plätze Personen zuweisen
Weise einem Nutzer einen Schreibtisch oder Parkplatz zu, wenn er jeden Tag denselben Platz benötigt. Ein zugewiesener Platz wird automatisch gebucht, wenn diese Person ihren Status auf Vor Ort setzt.
- Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und öffne den Bereich mit der Ressource.
- Bearbeite die Ressource und beschränke den Zugriff auf einen einzelnen User.
- Optional: Aktiviere Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn der zugewiesene User nicht im Büro ist.
Um viele Schreibtische auf einmal zuzuweisen, nutze das Zuweisungstool im Stockwerksplan. Ausführliche Anleitung: Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen: Zugewiesene Plätze und Stockwerkspläne: Schreibtische im Plan zuweisen.
💡 Tipp: Mit der Option aus Schritt 3 wird ein zugewiesener Platz nur an Tagen für andere freigegeben, an denen der Zuständige einen Status wie Abwesend oder Mobiles Arbeiten plant. Wenn kein Status gesetzt ist, bleibt der Platz blockiert – ermutige Zuständige also, ihre Woche zu planen.
5. Büro-Kalender planen: Feiertage, Schließungen und Events
Halte den Kalender jedes Büros aktuell, damit alle wissen, wann es geschlossen ist und wann sich das Kommen lohnt.
- Feiertage: In Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen wählst du das Büro aus und legst unter Feiertage einen regionalen Feiertagskalender fest. User, die dieses Büro als Hauptbüro haben, übernehmen diesen Kalender, und die Feiertage erscheinen in ihrem Plan. Für einzelne User kannst du in den User-Details einen anderen Kalender einstellen. Siehe Büroeinstellungen: Feiertage.
- Einen Platz dauerhaft schließen: In Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume wählst du das Büro, Stockwerk, den Bereich oder die Ressource aus, klickst auf Verwalten und fügst eine Unbefristete Schließung hinzu. Der Platz ist für User unsichtbar, bis du ihn wieder öffnest. Jeder Platz kann eine unbefristete Schließung haben. Siehe Plätze schließen.
- Events: In Admin > Workforce > Events klickst du auf Event hinzufügen, um Gruppen, einzelne User oder ganze Büros zu einem Team-Lunch, Workshop oder einer Feier einzuladen. Du kannst auch erlauben, dass Manager, Gruppenmanager oder User Events erstellen. Siehe Events.
⚠️ Wichtig: Schließungen gelten nicht für Meetingräume. Meetingräume haben ihren eigenen Aktiv/Inaktiv-Schalter, und bestehende Buchungen werden nicht storniert, wenn das Büro oder Stockwerk drumherum geschlossen wird.
6. Bürofunktionen einrichten
Bürofunktionen zeigen, wer im Bürogebäude welche Verantwortung vor Ort hat: Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Evakuierungsassistent oder Schlüsselinhaber. Kollegen und Admins finden so schnell den richtigen Ansprechpartner.
- Gehe zu Admin > User Management: User, öffne das Drei-Punkte-Menü neben User einladen und wähle Einstellungen für Bürofunktionen.
- Aktiviere die Funktionen, die dein Unternehmen nutzt. Optional: Aktiviere User dürfen eigene Bürofunktionen hinzufügen.
- Klicke auf Speichern und weise dann in jedem Büro im Tab Bürofunktionen die Funktionen den Usern zu.
Ausführliche Anleitung: Bürofunktionen. Wenn User selbst Funktionen hinzufügen, verweise sie auf Eine Bürofunktion zu deinem Profil hinzufügen.
7. Hybrid-Work einrichten: Regeln, Planungsoptionen und automatisierte Buchungen
Diese Einstellungen verbinden, wo User ihre Arbeit planen, mit den Schreibtischen und Parkplätzen, die sie bekommen.
Hybrid-Work-Regel
Eine Regel legt fest, wie viele Tage User im Büro erwartet werden oder wie viele Remote-Tage maximal erlaubt sind – pro Woche, Monat oder Jahr. Gehe zu Admin > Workforce > Hybrid-Work-Regeln und klicke auf Regel hinzufügen. Die Einrichtung hat drei Schritte: Konfiguration, Zuständige und Zusätzliche Infos. Siehe Hybrid-Work-Regeln.
Bestätigungsprozesse ermöglichen es Managern, Pläne zu genehmigen, die von der Regel abweichen, oder jede Planung zu bestätigen. Du wählst den Bestätigungsprozess beim Erstellen der Regel aus.
Planungsoptionen
Planungsoptionen sind die Auswahlmöglichkeiten, die User beim Planen ihrer Woche wählen, z. B. Vor Ort, Mobiles Arbeiten oder Abwesend. In Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen findest du unter Planungsoptionen die Möglichkeit, Namen, Farbe und Icon der Optionen zu ändern und sie für halbe Tage zu erlauben. Um eigene Optionen zu erstellen, klicke auf Planungsoption hinzufügen und wähle als Typ Benutzerdefiniert. Siehe Workforce-Einstellungen: Planungsoptionen.
Automatisierte Buchungen
Mit automatisierten Buchungen reserviert deskbird für User automatisch einen Schreibtisch, einen Parkplatz oder beides an den Tagen, an denen sie Vor Ort planen.
- Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen und wähle das Büro aus.
- Im Abschnitt Automatisierte Buchungen aktiviere Schreibtische, Parkplätze oder beides und klicke auf Speichern.
- Jeder User aktiviert es dann in Profil > Hybrid-Präferenzen mit Automatisierte Buchung verwenden.
Ausführliche Anleitung, wie deskbird eine Ressource auswählt: Automatisierte Buchungen einrichten. Schritte für User: Profil verwalten: Hybrid-Präferenzen und Plane deine Woche.
8. Meetingräume mit deinen Kalendern synchronisieren
Mit der Raumkalendersynchronisierung bleiben Buchungen von Meetingräumen mit den Raum-Kalendern in Google Workspace oder Microsoft 365 synchron. Ein Raum, der in Outlook oder Google Kalender gebucht wird, ist auch in deskbird blockiert – und umgekehrt.
- Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen und öffne Raumkalendersynchronisierung.
- Verbinde deinen Kalenderanbieter und erteile die nötigen Berechtigungen.
- Importiere deine Raum-Kalender als Meetingräume.
Schritt für Schritt: Meetingräume mit Microsoft 365 synchronisieren oder Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren. Einen Überblick über beide Kalenderintegrationen findest du unter Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planungsstatus und Meetingräume.
⚠️ Wichtig: Ein Meetingraum, der in deskbird erstellt wurde, kann später nicht in einen synchronisierten Raum umgewandelt werden. Wenn du einen Raum synchronisieren möchtest, importiere ihn direkt aus deinem Kalender, statt ihn in deskbird anzulegen.
Für den Rest der Meetingraum-Einrichtung, z. B. beschränkte Räume, Catering und Services sowie Raumkioske, siehe Rooms Plus: Einrichtung.
9. FAQs
- Check-in ist für das Büro aktiviert und die Personen haben vergessen, sich innerhalb der Kulanzzeit einzuchecken.
- Mit Check-in nur mit QR-Codes können User nur einchecken, indem sie den Code am Platz in der deskbird Mobile-App scannen.
- Check-in-Erinnerungen helfen dabei, rechtzeitig einzuchecken. User können Benachrichtigungen in ihrem Profil aktivieren.
Wenn für ein Büro kein Check-in benötigt wird, wähle Kein Check-in: Buchungen bleiben dann bestehen. Siehe Check-in- und Auto-Stornierungs-Einstellungen.
So weit, wie es der maximale Buchungszeitraum für ihre Rolle erlaubt, von 0 bis 365 Tagen. Du stellst das pro Büro und pro Rolle unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen ein (Abschnitt Wie lang ist der maximale Buchungszeitraum für Ressourcenbuchungen?). Das gilt für Schreibtische und Parkplätze, nicht für Meetingräume. Siehe Buchungseinstellungen.
Nein. Schreibtische und Parkplätze teilen sich alle Buchungseinstellungen eines Büros, inklusive Check-in. Du kannst aber trotzdem mit Zugriffsregeln für den Parkplatzbereich steuern, wer parken darf. Siehe Parkplätze einrichten: Wer darf parken?.
Ja, wenn du Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn der zugewiesene User nicht im Büro ist für diesen Schreibtisch aktivierst. Der Schreibtisch ist dann an Tagen buchbar, an denen der Zuständige einen Status wie Abwesend oder Mobiles Arbeiten plant. An Tagen ohne Status bleibt er gesperrt.
Nein. Feiertagskalender sind vordefinierte regionale Kalender und können nicht bearbeitet werden. Du kannst pro Büro einen Kalender auswählen und ihn für einzelne User überschreiben. Siehe Büroeinstellungen: Feiertage.
Bei Desks Free und Desks Business kann dein Unternehmen insgesamt nur eine Hybrid-Work-Regel haben, eine geplante Regel zählt auch dazu. Ab Desks Professional sind unbegrenzt viele Regeln möglich. Siehe Hybrid-Work-Regeln.
- Automatisierte Buchungen sind für dieses Büro und diesen Ressourcentyp unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen aktiviert.
- Der User hat Automatisierte Buchung verwenden in Profil > Hybrid-Präferenzen aktiviert.
- Der Tag hat im Planen des Users den Status Büro. Feste Bürotage aus einer Hybrid-Work-Regel erzeugen keine Buchungen von selbst.
- Der Tag liegt im maximalen Buchungszeitraum für die Rolle des Users und eine eventuell nötige Manager-Freigabe für den Status ist erfolgt.
Nein. Meetingräume haben ihren eigenen Aktiv/Inaktiv-Schalter statt Schließungen. Synchronisierte Meetingräume können je nach Kalendereinrichtung weiterhin über Outlook oder Google Kalender buchbar sein. Siehe Plätze schließen.