Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren

Verbinde deskbird mit Google Workspace, um die Verfügbarkeit und Buchungen von Meetingräumen zwischen deskbird und deinem Google Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können Nutzer Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit den Google-Raumkalendern synchronisiert bleiben.

1. Voraussetzungen
2. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten
3. Google in deskbird verbinden
4. Meetingräume importieren
5. Mandantenübergreifende Meetingraum-Buchung
6. FAQs

1. Voraussetzungen

• Admin-Rechte erforderlich: Ein Google-Workspace-Super-Admin-Konto ist erforderlich.
• Einrichtung im Browser: Die Einrichtung in einem Webbrowser abschließen.
• Kalenderanbieter als Quelle der Wahrheit: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Google akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Google eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

2. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten

1. Öffne die Google Admin-Konsole (Super-Admin erforderlich).
2. Gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung.
3. Unter Domainweite Delegierung klicke auf Domainweite Delegierung verwalten.
4. Klicke auf Neu hinzufügen.
5. Trage die Client-ID ein: 108092835268664080778
6. Füge unter OAuth-Scopes die folgenden Scopes hinzu und klicke auf Autorisieren:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

3. Google in deskbird verbinden

1. Gehe zu Admin > Integrationen.
2. Klicke auf Verbinden (oder Synchronisation aktualisieren, wenn bereits eine Verbindung besteht).
3. Wähle Google.
4. Melde dich mit deinem Google-Admin-Konto an.
5. Erteile die Zustimmung zu allen angeforderten Berechtigungen und folge den Schritten auf dem Bildschirm.

4. Meetingräume importieren

Nach der Verbindung mit Google Workspace können Räume in deskbird importiert werden:

1. Gehe zu Admin > Stockwerke & Bereiche.
2. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum.
3. Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren.
4. Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

⚠️ Wichtig: Damit Räume in der Importliste erscheinen, müssen sie als Ressource in Google Workspace eingerichtet sein und die Kategorie CONFERENCE_ROOM verwenden.

💡 Sobald Räume importiert sind, können beim Buchen von Meetingräumen in deskbird (je nach Anbieter-Setup) Konferenzlinks erstellt werden.

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Den Raumnamen so eingeben, wie er im Anbieter-Verzeichnis angezeigt wird.

5. Tenant-übergreifende Meetingraum-Buchung

In einer Multi-Tenant-Umgebung von Google verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass Nutzer in einem Tenant Ressourcen (z. B. Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem durch eine einheitliche Buchungsschicht, die über alle Tenants hinweg funktioniert.

💡 Multi-Tenancy ist mit dem Rooms Plus-Plan verfügbar. Es können mehrere Google- und Microsoft-Tenants hinzugefügt werden. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Integrationen, öffne die bestehende Synchronisation und klicke auf Synchronisation aktualisieren.

So funktioniert es

• Einheitliche Sichtbarkeit: Alle Nutzer – unabhängig von ihrem eigenen Tenant – können die Echtzeit-Verfügbarkeit aller Meetingräume in der gesamten Organisation einsehen.
• Fallback-Buchungslogik: Wenn ein Nutzer keine direkte Berechtigung hat, einen bestimmten Raum zu buchen, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die admin_email verwendet, die mit der jeweiligen Kalender-Ressource verknüpft ist, um die Buchung durchzuführen.
• Nahtloses Erlebnis: Für den Endnutzer ist der Vorgang sofort und unsichtbar. Er wählt einfach einen Raum aus und bucht ihn – deskbird stellt sicher, dass die Kalendereinladung im Hintergrund korrekt akzeptiert und synchronisiert wird.

Vorteile

• Keine komplexen Konfigurationen: Komplexe domainübergreifende Konfigurationen oder die Verwaltung von Gastkonten für jeden einzelnen Nutzer entfallen.
• Zentrale Datenquelle: Doppelbuchungen werden verhindert, da alle Tenants auf dieselben Live-Kalenderdaten zugreifen.
• Nutzerautonomie: Mitarbeitende können eigenständig Räume finden und buchen – egal, an welchem Standort sie gerade arbeiten – ohne IT-Unterstützung.

6. FAQs