Verbinde deskbird mit Microsoft 365, um die Verfügbarkeit und Buchungen von Meetingräumen zwischen deskbird und deinem Microsoft-Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können Nutzer Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit deinen Outlook/Exchange-Raumkalendern synchronisiert bleiben.
- Voraussetzungen
- Einrichtung in deskbird
- Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen
- Erforderliche Berechtigungen
- Meetingräume importieren
- Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung
- FAQs
1. Voraussetzungen
- Adminrechte: Du benötigst ein Microsoft Entra ID (Azure AD) Konto mit ausreichenden Berechtigungen, um Admin-Zustimmung zu erteilen — das gilt für die Rolle „Globaler Administrator“, aber in der Regel auch für „Cloud Application Administrator“, „Application Administrator“ oder eine benutzerdefinierte Rolle mit entsprechender Berechtigung.
- Browser verwenden: Schließe die Einrichtung in einem Webbrowser ab (nicht innerhalb von Microsoft Teams).
- Kalenderanbieter ist maßgeblich: Raumbuchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Microsoft akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Outlook/Exchange eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.
2. Einrichtung in deskbird
- Gehe zu Admin > Integrationen.
- Klicke auf Verbinden (oder Sync aktualisieren, falls bereits eine Verbindung besteht).
- Wähle Microsoft aus.
- Melde dich mit einem Globalen Administrator-Konto an.
- Stimme allen angeforderten Berechtigungen zu und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
3. Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen
- Öffne das Microsoft Entra ID (Azure) Portal.
- Gehe zu Unternehmensanwendungen.
- Wähle die deskbird-App (deskbird Kalendersynchronisierung).
- Öffne im linken Menü Berechtigungen.
- Klicke auf Admin-Zustimmung für <dein Firmenname> erteilen und akzeptiere alle Berechtigungen.
💡 Du kannst den Zugriff einschränken auf bestimmte Kalender mithilfe einer Microsoft Application Access Policy.
4. Erforderliche Berechtigungen
- Place.Read.All — ermöglicht deskbird das Auslesen von Informationen zu Unternehmensbereichen (z. B. Meetingräume und Raumlisten), damit Räume in deskbird importiert werden können.
- Calendars.ReadWrite — ermöglicht deskbird das Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Terminen in Raumkalendern, um Meetingraum-Buchungen synchron zu halten.
Dies sind Anwendungsberechtigungen, das heißt, deskbird greift als Anwendung (nicht im Namen eines Nutzers) auf die Microsoft Graph API zu.
5. Meetingräume importieren
Nachdem Microsoft 365 verbunden ist, kannst du deine Räume in deskbird importieren:
- Gehe zu Admin > Stockwerke & Räume.
- Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum aus.
- Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren.
- Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.
⚠️ Wichtig: Neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft können bis zu 48 Stunden benötigen, um in der Importliste zu erscheinen.
💡 Nach dem Import kannst du Konferenzlinks erstellen, wenn du Meetingräume in deskbird buchst (abhängig von deiner Provider-Einrichtung).
💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Zeichensetzung). Gib den Raumnamen so ein, wie er im Provider-Verzeichnis angezeigt wird.
6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung
In einer Multi-Tenancy Microsoft 365 Umgebung verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass Nutzer eines Tenants Ressourcen (wie Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem, indem eine einheitliche Buchungsebene bereitgestellt wird, die über alle deine Tenants hinweg funktioniert.
💡 Multi-Tenancy ist im Rooms Plus Plan verfügbar. Du kannst mehrere Microsoft- und Google-Tenants hinzufügen. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Integrationen, öffne deine bestehende Synchronisierung und klicke auf Sync aktualisieren.
So funktioniert es
- Einheitliche Sichtbarkeit: Alle Nutzer – unabhängig von ihrem nativen Tenant – können die Echtzeit-Verfügbarkeit jedes Meetingraums in der gesamten Organisation sehen.
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Fallback-Buchungslogik: Wenn ein Nutzer keine direkte Berechtigung hat, einen bestimmten Raum zu buchen, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die mit dieser Kalenderressource verknüpfte
admin_emailverwendet, um die Buchung zu ermöglichen. - Transparent für Nutzer: Buchungen werden im Hintergrund sofort verarbeitet. Nutzer wählen einfach einen Raum aus und bestätigen – deskbird übernimmt die Cross-Tenant-Kalendersynchronisierung im Hintergrund.
Wichtige Vorteile
- Keine komplexen Trusts: Es sind keine komplizierten PowerShell-Konfigurationen oder Gastkonten für jeden Nutzer nötig.
- Eine einzige Quelle der Wahrheit: Verhindert Doppelbuchungen, indem alle Tenants auf dieselben aktuellen Kalenderdaten zugreifen.
- Kein IT-Eingriff nötig: Nutzer können Räume in jedem verbundenen Tenant buchen, ohne dass die IT eingreifen muss.
7. FAQs
In Microsoft Outlook werden Statusangaben als Ganztagstermine angezeigt. Das gilt für alle Status, einschließlich Abwesend und aller benutzerdefinierten Status. Mehr Infos findest du unter Kalender mit Status synchronisieren.
Ja. deskbird respektiert die in Outlook/Exchange konfigurierten Einschränkungen (z. B. „kann nicht mehr als 6 Monate im Voraus gebucht werden“). Die Anfrage kann zunächst erfolgreich erscheinen, aber wenn Outlook sie ablehnt, wird der Nutzer benachrichtigt und die Buchung bleibt nicht in deskbird bestehen.
Einschränkungen werden nicht rückwirkend angewendet: Buchungen, die vor der Aktivierung der Regel erstellt wurden, sind nicht betroffen (gleiches Verhalten wie bei Microsoft).
deskbird kann Outlook-Einschränkungen nicht umgehen. Der Ressourcen-Kalender des Raums entscheidet, ob eine Buchung akzeptiert wird. Wenn Outlook die Anfrage ablehnt (z. B. Nutzer nicht berechtigt, Genehmigung erforderlich), wird die Buchung nach der Ablehnung aus deskbird entfernt.
Neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft können bis zu 48 Stunden benötigen, um in der deskbird-Importliste zu erscheinen. Das ist eine Verzögerung auf Microsoft-Seite.