Meetingräume mit Microsoft 365 synchronisieren

Verbinde deskbird mit Microsoft 365, um die Verfügbarkeit von Meetingräumen und Buchungen zwischen deskbird und deinem Microsoft-Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können User Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit deinen Outlook/Exchange-Raum-Kalendern synchronisiert bleiben.

1. Voraussetzungen
2. Einrichtung in deskbird
3. Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen
4. Erforderliche Berechtigungen
5. Meetingräume importieren
6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung
7. Microsoft Teams Rooms Kompatibilität
8. FAQs

1. Voraussetzungen

• Adminrechte: Du benötigst ein Microsoft Entra ID (Azure AD) Konto mit ausreichenden Berechtigungen, um Admin-Zustimmung zu erteilen – das gilt für die Rolle Globaler Admin, aber in der Regel auch für Cloud Application Administrator, Application Administrator oder eine benutzerdefinierte Rolle mit entsprechender Berechtigung.
• Browser verwenden: Schließe die Einrichtung in einem Webbrowser ab (nicht innerhalb von Microsoft Teams).
• Kalenderanbieter ist maßgeblich: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Microsoft akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Outlook/Exchange eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

2. Einrichtung in deskbird

1. Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen.
2. Klicke in der Zeile Raumkalendersynchronisierung unter Kalender auf Sync einrichten (oder Verwalten, wenn bereits ein Tenant verbunden ist).
3. Wähle Microsoft aus (im Verwalten-Dialog: Microsoft-Tenant hinzufügen).
4. Melde dich mit einem Globalen Admin-Konto an.
5. Erteile die Zustimmung zu allen angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

3. Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen

1. Öffne das Microsoft Entra ID (Azure) Portal.
2. Gehe zu Unternehmensanwendungen.
3. Wähle die deskbird-App (deskbird Calendar Sync).
4. Öffne im linken Menü Berechtigungen.
5. Klicke auf Admin-Zustimmung für <dein Unternehmen> erteilen und akzeptiere alle Berechtigungen.

💡 Du kannst den Zugriff auf bestimmte Kalender mit einer Microsoft Application Access Policy einschränken.

4. Erforderliche Berechtigungen

• Place.Read.All — erlaubt deskbird, Informationen zu Unternehmensplätzen (z. B. Meetingräume und Raumlisten) zu lesen, damit Räume in deskbird importiert werden können.
• Calendars.ReadWrite — erlaubt deskbird, Events auf Raum-Kalendern zu erstellen, zu lesen, zu aktualisieren und zu löschen, um Meetingraum-Buchungen synchron zu halten.

Dies sind Anwendungsberechtigungen, das heißt, deskbird greift als Anwendung (nicht im Namen eines Users) auf die Microsoft Graph API zu.

5. Meetingräume importieren

Nach der Verbindung mit Microsoft 365 kannst du deine Räume in deskbird importieren:

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und wähle das Stockwerk aus.
2. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum aus.
3. Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren und klicke auf Weiter.
4. Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

⚠️ Wichtig: neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft können bis zu 48 Stunden benötigen, um in der Importliste zu erscheinen.

💡 Nach dem Import kannst du beim Buchen von Meetingräumen in deskbird Konferenzlinks erstellen (abhängig von deiner Provider-Einrichtung).

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Gib den Namen so ein, wie er im Verzeichnis des Anbieters angezeigt wird.

6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung

In einer Multi-Tenancy Microsoft 365 Umgebung verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass User in einem Tenant Ressourcen (wie Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem mit einer einheitlichen Buchungsebene, die über alle deine Tenants hinweg funktioniert.

💡 Multi-Tenancy ist verfügbar mit Rooms Plus oder mit Desks Professional und höher. Du kannst mehrere Microsoft- und Google-Tenants hinzufügen. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen, klicke in der Zeile Raumkalendersynchronisierung auf Verwalten und wähle Microsoft-Tenant hinzufügen oder Google-Tenant hinzufügen.

So funktioniert es

• Einheitliche Sichtbarkeit: Alle User – unabhängig von ihrem nativen Tenant – sehen die aktuelle Verfügbarkeit jedes Meetingraums im gesamten Unternehmen.
• Fallback-Buchungslogik: Wenn ein User keine direkte Berechtigung hat, einen bestimmten Raum zu buchen, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die admin_email, die mit dieser Kalenderressource verknüpft ist, verwendet, um die Buchung zu ermöglichen.
• Transparent für User: Buchungen werden im Hintergrund sofort verarbeitet. User wählen einfach einen Raum aus und bestätigen – deskbird übernimmt die Cross-Tenant-Kalendersynchronisierung im Hintergrund.

Wichtige Vorteile

• Keine komplexen Trusts: Es sind keine komplizierten PowerShell-Konfigurationen oder Gast-Accounts für jeden User nötig.
• Eine zentrale Quelle: Verhindert Doppelbuchungen, indem alle Tenants auf dieselben aktuellen Kalenderdaten zugreifen.
• Kein IT-Aufwand nötig: User können Räume in jedem verbundenen Tenant buchen, ohne dass die IT eingreifen muss.

7. Microsoft Teams Rooms Kompatibilität

deskbird ist mit Microsoft Teams Rooms-Geräten kompatibel. Teams Rooms zeigt den Microsoft-Ressourcen-Kalender des Raums an, sodass Meetingraum-Buchungen, die in deskbird erstellt wurden, auf dem Gerät genauso erscheinen wie Buchungen aus Outlook – mit oder ohne Microsoft Teams Link und auch bei Raumwechseln. Es ist keine zusätzliche Konfiguration in deskbird nötig, außer der Verbindung zu Microsoft 365 und dem Import des Raums wie oben beschrieben.

⚠️ Wichtig: Buchungen, die über den deskbird Kiosk erstellt werden, erscheinen derzeit auf dem Teams Rooms Gerät ohne Microsoft Teams Link. Um einen Anruf im Raum zu starten, beginne ein spontanes Teams-Meeting über die Teams Rooms Konsole und lade die Teilnehmer ein.

8. FAQs