Die Freigabe von Buchungen ermöglicht es dir, Buchungsanfragen für Meetingräume zu prüfen, bevor sie bestätigt werden. So behältst du die Kontrolle darüber, wer Zugang zu deinen begehrtesten Räumen bekommt, anstatt jede Anfrage sofort zu bestätigen. Dieser Artikel bezieht sich auf Räume, die direkt in deskbird erstellt wurden. Für Räume, die mit Microsoft 365 synchronisiert sind, siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Microsoft synchronisiert sind. Für Räume, die mit Google Workspace synchronisiert sind, siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind.
1. So funktioniert die Freigabe
Die Freigabe von Buchungen ist im Rooms Plus-Paket verfügbar. Damit können Admins festlegen, dass eine Buchungsanfrage für einen Meetingraum erst geprüft und freigegeben werden muss, bevor sie bestätigt wird. So behalten Admins die Kontrolle darüber, wer Zugang zu bestimmten Räumen erhält, anstatt jedem mit Zugriff sofort eine Bestätigung zu geben.
Was sich ändert, wenn die Freigabe aktiviert ist
- Nutzer:innen stellen eine Buchungsanfrage, anstatt eine sofortige Bestätigung zu erhalten. Die Buchung wird im Kalender und in der Buchungsliste des Nutzers als
Ausstehendangezeigt. - Eine ausstehende Buchung blockiert den Slot, sodass niemand anderes diesen Zeitraum buchen kann, solange die Anfrage geprüft wird.
- Wird die Anfrage genehmigt, wird die Buchung bestätigt und der Status „ausstehend“ verschwindet.
- Wenn niemand die Anfrage vor Beginn der Buchung bearbeitet, wird sie automatisch storniert.
- Bei wiederkehrenden Meetings wird die gesamte Serie mit einer Aktion genehmigt oder abgelehnt.
- Wenn Zeit oder Raum einer bereits genehmigten Buchung geändert werden, muss die Buchung erneut freigegeben werden.
⚠️ Achtung: Räume mit aktivierter Freigabe können aktuell nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.
2. Freigabe für einen Raum aktivieren
Die Freigabe wird pro Raum im Erstellungs- oder Bearbeitungsprozess unter Admin > Stockwerke & Räume aktiviert. Nach der Aktivierung ist der Raum mit Freigabe erforderlich gekennzeichnet.
💡 Hinweis: Die Freigabe gilt für den gesamten Raum, nicht für einzelne Nutzer:innen. Jede Buchungsanfrage für diesen Raum muss geprüft werden, egal von wem sie kommt.
3. Freigabeanfragen verwalten
Admins verwalten diese Anfragen unter Anfragen > Buchungen. Dieser Tab umfasst Meetingräume sowie Catering- & Serviceanfragen, sodass alle ausstehenden Freigaben an einem Ort geprüft werden können. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Raum, Datum und Uhrzeit, Organisator:in, Eingeladenen und aktuellem Status.
4. FAQs
Ja, beides wird unterstützt, allerdings ist in jedem Fall eine zusätzliche Einrichtung im jeweiligen Kalendersystem nötig. Für Räume, die mit Microsoft 365 synchronisiert sind, muss das Raumpostfach in Exchange konfiguriert werden. Siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Microsoft synchronisiert sind. Für Räume, die mit Google Workspace synchronisiert sind, muss der Raumkalender in Google Kalender eingerichtet werden. Siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind.
Die Anfrage wird automatisch storniert, sobald die Buchung beginnt, und der Slot wird wieder freigegeben. Anfragen werden nicht übernommen oder neu terminiert.
Ja. Eine ausstehende Buchung blockiert den Slot, sodass niemand anderes diesen Zeitraum buchen kann, solange die Anfrage geprüft wird. Wird die Anfrage abgelehnt oder läuft sie ab, wird der Slot wieder frei.
Eine wiederkehrende Buchung wird als eine einzige Anfrage geprüft: Die Genehmigung oder Ablehnung gilt für die gesamte Serie. Einzelne Termine können nicht separat freigegeben werden.
Wenn Zeit oder Raum einer genehmigten Buchung geändert werden, muss sie erneut freigegeben werden und erhält wieder den Status Ausstehend, bis sie erneut geprüft wurde.