Freigabe von Buchungen für nicht synchronisierte Meetingräume

Die Freigabe von Buchungen ermöglicht es dir, Anfragen für Meetingräume zu prüfen, bevor sie bestätigt werden. So behältst du die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf deine begehrtesten Plätze erhält, anstatt jede Anfrage sofort zu bestätigen. Dieser Artikel behandelt Räume, die direkt in deskbird erstellt wurden. Für Räume, die mit Microsoft 365 synchronisiert sind, siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Microsoft synchronisiert sind. Für Räume, die mit Google Workspace synchronisiert sind, siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind.

1. Wie die Genehmigungen funktionieren
2. Genehmigungen für einen Raum aktivieren
3. Genehmigungsanfragen verwalten
4. FAQs

1. Wie die Genehmigungen funktionieren

Die Freigabe von Buchungen ist im Rooms Plus-Paket verfügbar. Damit können Admins festlegen, dass eine Buchungsanfrage für einen Meetingraum erst geprüft und genehmigt werden muss, bevor sie bestätigt wird. So behalten Admins die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf bestimmte Räume erhält, anstatt jedem mit Zugriff sofort eine Bestätigung zu erteilen.

Was sich ändert, sobald Genehmigungen aktiviert sind

• User stellen eine Buchungsanfrage, anstatt sofort eine Bestätigung zu erhalten. Die Buchung wird im Kalender und in der Buchungsliste des Users als Ausstehend angezeigt.
• Eine ausstehende Buchung blockiert den Zeitraum, sodass niemand anderes diesen Zeitraum buchen kann, solange die Anfrage geprüft wird.
• Wird die Anfrage genehmigt, wird die Buchung bestätigt und der Status "ausstehend" verschwindet.
• Wenn niemand die Anfrage vor Beginn der Buchung bearbeitet, wird sie automatisch storniert.
• Bei einer Buchung, die sich über mehrere Tage erstreckt, muss die Entscheidung vor Beginn des ersten Tages getroffen werden. Buchungen in Räumen, die eine Genehmigung erfordern, müssen in der Zukunft beginnen.
• Bei wiederkehrenden Meetings wird die gesamte Serie mit einer Aktion genehmigt oder abgelehnt.
• Wenn Zeit oder Raum einer bereits genehmigten Buchung geändert werden, muss die Buchung erneut genehmigt werden.

⚠️ Achtung: Räume mit aktivierter Genehmigung können derzeit nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

2. Genehmigungen für einen Raum aktivieren

Genehmigungen werden pro Raum im Erstellungs- oder Bearbeitungsprozess des Raums aktiviert, unter Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume. Nach der Aktivierung ist der Raum als Erfordert Genehmigung gekennzeichnet.

💡 Hinweis: Genehmigungen gelten für den Raum, nicht für einzelne User. Jede Buchungsanfrage für diesen Raum muss geprüft werden, unabhängig davon, wer sie stellt.

3. Genehmigungsanfragen verwalten

Admins verwalten diese Anfragen unter Anfragen > Buchungen. Dieser Tab umfasst Meetingräume sowie Catering & Services-Anfragen, sodass alle ausstehenden Genehmigungen an einem Ort geprüft werden können. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Raum, Datum und Uhrzeit, Veranstalter, Teilnehmern und aktuellem Status.

So entscheidest du über eine Anfrage:

1. Gehe zu Anfragen > Buchungen und öffne den Tab Offen.
2. Zum Genehmigen klicke auf das Häkchen und bestätige mit Genehmigen. Eine Genehmigung kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Zum Ablehnen klicke auf das Kreuz, gib einen Grund (bis zu 300 Zeichen) ein und klicke auf Buchung ablehnen. Der Anfragende erhält eine E-Mail mit dem Namen des Ablehnenden und dem Grund.

Entschiedene Anfragen werden mit ihrem Status, z. B. Abgelehnt, in den Tab Abgeschlossen verschoben.

4. FAQs