Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind

Die Freigabe von Buchungen gibt dir die Kontrolle darüber, wer einen Meetingraum bekommt – selbst wenn dieser Raum mit Google Kalender synchronisiert ist. Sobald die Freigabe aktiviert ist, wartet jede Anfrage für den Raum auf eine Entscheidung, anstatt automatisch bestätigt zu werden. Freigebende Personen können in deskbird entscheiden, Ressourcenmanager direkt im Google Kalender – und beide Seiten bleiben innerhalb von Sekunden synchron, sodass niemand zwei Systeme prüfen muss.

1. Bevor du startest
2. Raumkalender in Google einrichten
3. Freigabe von Buchungen in deskbird aktivieren
4. So läuft die Freigabe im Alltag ab
5. Wiederkehrende Meetings und Überschneidungen
6. Teste deine Einrichtung
7. Fehlerbehebung
8. FAQs

1. Bevor du startest

Stelle sicher, dass Folgendes erledigt ist, bevor du die Freigabe einrichtest:

• Deine Google Workspace ist in deskbird unter Admin > Integrationen > Kalendersynchronisierung für Räume verbunden und der Meetingraum ist mit seinem Google-Ressourcenkalender verknüpft. Falls die Synchronisierung noch nicht eingerichtet ist, verbinde sie zuerst.
• Dein Unternehmen hat das Rooms Plus-Paket, das die Freigabe von Buchungen beinhaltet.
• Du weißt, welches Google-Konto für die Verbindung der Workspace genutzt wurde (der verbindende Admin). Dieses Konto brauchst du im Abschnitt Raumkalender in Google einrichten.
• Jemand mit Verwaltungszugriff auf den Ressourcenkalender des Raums in Google Kalender kann die unten beschriebenen Änderungen vornehmen – meistens ein Google Workspace-Admin.

💡 Die Freigabe wird pro Raum konfiguriert. Räume ohne Freigabe funktionieren weiterhin wie bisher.

2. Raumkalender in Google einrichten

Führe dies im Google Kalender für jeden Raum durch, der eine Freigabe erfordern soll:

1. Öffne die Kalendereinstellungen des Raums: Google Kalender > der Raum unter „Meine Kalender“ > drei Punkte > Einstellungen und Freigabe.
2. Unter Einladungen automatisch annehmen wähle Alle Einladungen automatisch zu diesem Kalender hinzufügen. Dadurch antwortet der Raum nicht mehr automatisch, sondern jede Anfrage wartet auf eine Entscheidung.
3. Unter Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben füge das verbindende Admin-Konto mit der Berechtigung Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten hinzu.
4. Optional: Falls weitere Personen direkt im Google Kalender entscheiden sollen, teile den Raumkalender auf die gleiche Weise mit ihnen (Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten) und bitte sie, Benachrichtigungen für diesen Kalender zu aktivieren, damit sie neue Anfragen sehen.

⚠️ Schritt 3 wird am häufigsten vergessen. Standardmäßig haben selbst Admins nur Leserechte auf Raumkalender. Ohne Schreibrechte werden Buchungen zwar synchronisiert, aber Freigabe- und Ablehnungsentscheidungen können nicht zurück an Google geschrieben werden und scheinen wirkungslos zu sein.

💡 Wenn du Schritt 2 überspringst, akzeptiert der Raum weiterhin jede Einladung automatisch und deskbird spiegelt das exakt wider: Jede Buchung wird sofort als genehmigt angezeigt.

3. Freigabe von Buchungen in deskbird aktivieren

Führe dies als Admin in der deskbird Web-App durch:

1. Gehe zu Admin > Stockwerke & Räume und öffne das Büro und Stockwerk, zu dem der Raum gehört.
2. Öffne die Einstellungen des Meetingraums.
3. Aktiviere Freigabe von Buchungen.
4. Wähle mindestens eine freigebende Person aus. Jede:r Nutzer:in im Unternehmen kann Freigebende:r sein.
5. Speichern.

Das ist die gesamte Einrichtung in deskbird. Freigebende Personen benötigen keinerlei Rechte im Google Kalender – sie entscheiden in deskbird und deskbird schreibt die Entscheidung im Namen der Person in den Raumkalender.

4. So läuft die Freigabe im Alltag ab

deskbird und der Google-Kalender des Raums spiegeln sich gegenseitig in beide Richtungen. Die Antwort des Raums in Google bestimmt den Buchungsstatus in deskbird:

Buchung von beiden Seiten

• Eine Buchung in deskbird wird als ausstehend erstellt und der Termin erscheint im Google-Kalender des Raums ohne Antwort vom Raum.
• Ein Termin, der im Google Kalender mit dem Raum erstellt wird, erscheint in deskbird als ausstehende Anfrage.
• Freigebende Personen entscheiden auf der Anfragen-Seite in deskbird; Ressourcenmanager können im Google Kalender entscheiden. Beide Entscheidungen zählen gleich und werden innerhalb von Sekunden gespiegelt. Wenn die Entscheidung aus Google kommt, steht in den Anfragedetails Google Kalender als Entscheider.

Was passiert nach einer Entscheidung

• Eine Genehmigung lässt den Raum die Einladung in Google annehmen. Eine Ablehnung lässt den Raum ablehnen und der Organisator erhält die Standardbenachrichtigung von Google.
• Abgelehnte Termine bleiben als abgelehnte Einträge im Raumkalender. deskbird löscht niemals Einträge aus einem Kundenkalender.
• Google unterstützt keine Kommentare bei einer Ablehnung, daher sieht der Organisator nur eine einfache Ablehnung ohne Grund. Der Grund ist immer in deskbird sichtbar: abgelehnt durch eine freigebende Person, abgelehnt im Google Kalender, im Google Kalender storniert oder automatisch abgelehnt.

Änderungen durch den Organisator

• Das Verschieben oder Ändern der Dauer des Meetings setzt die Antwort des Raums zurück, sodass die Buchung für den neuen Zeitraum auf beiden Seiten wieder ausstehend ist.
• Das Löschen des Termins, solange er noch ausstehend ist, schließt die Anfrage als abgelehnt mit dem Grund „Im Google Kalender storniert“.
• Wenn niemand vor Beginn des Meetings entscheidet, wird die Anfrage automatisch abgelehnt.

Eine abgelehnte Buchung wiederherstellen

• Wenn die Antwort des Raums in Google von Nein auf Ja geändert wird, wird eine abgelehnte Buchung wieder genehmigt. Wird sie auf Vielleicht gesetzt, ist sie wieder ausstehend, und das Verschieben eines abgelehnten Meetings öffnet es für den neuen Zeitraum erneut als ausstehend.
• Das funktioniert nur für Meetings, die noch nicht beendet sind, und nur für Entscheidungen, die im Google Kalender getroffen wurden. Eine Ablehnung in deskbird ist endgültig, und eine Buchung, die wegen eines Pufferzeit-Konflikts abgelehnt wurde, wird nur wiederhergestellt, wenn der Konflikt nicht mehr besteht.

💡 Falls eine Benachrichtigung von Google einmal verloren geht, gleicht eine Hintergrundprüfung mehrmals täglich den Freigabestatus ab, sodass beide Seiten automatisch auf das gleiche Ergebnis kommen.

5. Wiederkehrende Meetings und Überschneidungen

• Eine Entscheidung für die Serie: Die Genehmigung eines wiederkehrenden Meetings gilt für die gesamte Serie. Einzelne Termine können trotzdem separat in deskbird und Google entschieden werden.
• Antwort auf die Serie in Google: Wenn jemand das Serienstamm-Event in Google beantwortet, überschreibt Google die Antworten für alle Einzeltermine. deskbird wendet danach seine eigenen Einzelentscheidungen wieder an, sodass beide Kalender die in deskbird getroffenen Entscheidungen widerspiegeln.
• Das Ablehnen eines einzelnen Termins in Google gibt diesen Zeitraum in deskbird wieder frei.
• „Diese und folgende“ teilt die Serie in Google. deskbird erhält den zweiten Teil als eigene Serie.
• Überschneidende Anfragen werden nicht automatisch abgelehnt. Da der Raum nicht mehr selbst antwortet, können mehrere Anfragen für denselben Zeitraum ausstehend sein. Die Genehmigung einer Anfrage lässt die anderen weiterhin ausstehend, sodass die freigebende Person entscheidet, welche abgelehnt werden.

6. Teste deine Einrichtung

Mit einem fünfminütigen Test kannst du prüfen, ob alles richtig verbunden ist:

1. Buche den Raum in deskbird. Die Buchung wird als ausstehend angezeigt und der Termin erscheint im Google-Kalender des Raums ohne Antwort vom Raum.
2. Genehmige die Buchung in deskbird. Die Antwort des Raums ändert sich innerhalb von Sekunden in Google auf „angenommen“.
3. Erstelle einen Termin im Google Kalender und füge den Raum hinzu. In deskbird erscheint eine ausstehende Anfrage. Lehne sie ab und der Raum lehnt die Einladung in Google ab.

⚠️ Wenn Schritt 2 nicht in Google erscheint oder die Buchung wieder auf ausstehend springt, fehlt die Kalenderfreigabe aus Raumkalender in Google einrichten. Das ist mit Abstand die häufigste Ursache.

7. Fehlerbehebung

8. FAQs