Meetingräume in deskbird bieten eine flexible Möglichkeit, gemeinsam genutzte Räume zu verwalten. Egal, ob du die Google- oder Microsoft-Integration einrichtest, Räume manuell anlegst oder die Raumeinstellungen verwaltest – in diesem Artikel findest du alles, was du brauchst.
- Meetingräume einrichten
- Freigabe von Buchungen für Meetingräume
- Check-in-Optionen für Meetingräume
- Ausstattung für Meetingräume
- So buchst du einen Meetingraum
- deskbird Outlook Add-In
- Bestehendes Meeting bearbeiten
- Catering & Services
- Kiosk-Modus
- Konferenzlinks
- Datenschutz
1. Meetingräume einrichten
Mit Kalendern synchronisierte Meetingräume (Google/Microsoft):
Um Raumbuchungen zu ermöglichen und die Verfügbarkeit mit deinem Kalender zu synchronisieren, folge dieser Anleitung: Kalendersynchronisierung für Anwesenheitsstatus und Meetingräume einrichten.
Nicht-synchronisierte Meetingräume:
Wenn du keine Synchronisierung mit Microsoft oder Google möchtest, kannst du Räume erstellen, die nur in deskbird existieren.
Um einen Raum manuell zu erstellen, gehe zu Admin > Stockwerke & Räume > + Raum hinzufügen > Meetingraum und wähle Meetingraum manuell erstellen.
Füge dann die Raumdetails hinzu. Du kannst den Raum auf Aktiv/Inaktiv stellen, den Zugang festlegen (z. B. Offener Zugang) und – falls gewünscht – den Kiosk-Modus sowie Catering & Services aktivieren. Mit Meetingraum hinzufügen speicherst du alles.
2. Freigabe von Buchungen für Meetingräume
Freigabe von Buchungen, verfügbar im Rooms Plus-Paket, ermöglicht es Admins, dass eine Buchungsanfrage für einen Meetingraum erst geprüft und freigegeben werden muss, bevor sie bestätigt wird. So behalten Admins die Kontrolle darüber, wer Zugang zu bestimmten Räumen erhält, anstatt allen mit Zugang sofort eine Bestätigung zu geben.
💡 Freigaben sind aktuell nur für nicht-synchronisierte Meetingräume (manuell in deskbird erstellte Räume) verfügbar. Mit Outlook oder Google synchronisierte Räume unterstützen Freigaben derzeit noch nicht.
Admins aktivieren Freigaben pro Raum im Erstellungs- oder Bearbeitungsprozess unter Admin > Stockwerke & Räume. Nach der Aktivierung ist der Raum mit "Freigabe erforderlich" gekennzeichnet.
So läuft es ab, wenn Freigaben für einen Raum aktiviert sind:
- Nutzer:innen stellen eine Buchungsanfrage, statt sofort eine Bestätigung zu erhalten. Die Buchung erscheint als
Ausstehendim Kalender und in der Buchungsliste des Nutzers. - Eine ausstehende Buchung blockiert den Zeitraum, sodass niemand anderes diesen Zeitraum buchen kann, solange die Anfrage geprüft wird.
- Wird die Anfrage freigegeben, wird die Buchung bestätigt und der Status "ausstehend" verschwindet.
- Wenn niemand auf die Anfrage reagiert, bevor die Buchung beginnt, wird sie automatisch storniert.
- Bei wiederkehrenden Meetings wird die gesamte Serie mit einer Aktion freigegeben oder abgelehnt.
- Wenn Zeit oder Raum einer bereits freigegebenen Buchung geändert werden, muss die Buchung erneut freigegeben werden.
Admins verwalten diese Anfragen unter Anfragen > Buchungen. Dieser Tab umfasst jetzt Meetingräume sowie Catering & Services-Anfragen, sodass alle ausstehenden Freigaben an einem Ort geprüft werden können. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Raum, Datum und Uhrzeit, Organisator:in, Teilnehmenden und aktuellem Status.
⚠️ Räume mit aktivierter Freigabe können aktuell nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.
3. Check-in-Optionen für Meetingräume
Je nach Konfiguration deines Standorts kann ein Check-in erforderlich sein, um eine Buchung zu bestätigen. So werden nicht genutzte Räume automatisch wieder freigegeben.
Mehr dazu findest du hier: Check-in-Optionen für Ressourcen und Meetingräume.
4. Ausstattung für Meetingräume
Du kannst jedem Raum Ausstattungstags zuweisen, zum Beispiel:
- TV oder Bildschirm
- Whiteboard
- Telefon-Setup
- Konferenzkamera
Nutzer:innen können nach Ausstattung filtern, um schneller passende Räume zu finden. Admins verwalten die Ausstattung unter Admin > Meetingräume > Allgemeine Raumeinstellungen > Ausstattung für Meetingräume.
💡 Die Ausstattung ist standortspezifisch und muss pro Standort eingerichtet werden.
5. So buchst du einen Meetingraum
Nutzer:innen gehen zum Tab Buchen > Meetingräume. Meetingräume sind optisch von anderen Räumen abgehoben.
Mit Klicken und Ziehen wählst du einen Zeitraum aus (z. B. 10:30–11:30). Raumdetails wie Kapazität, Fotos und Ausstattung werden angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern.
Im Tab Filter kannst du wählen, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird: Aktuelle Verfügbarkeit zeigt, welche Räume jetzt frei sind, während Verfügbar im gewählten Zeitraum Räume anzeigt, die im gewählten Zeitraum frei sind. Außerdem kannst du nach Zugang, Kapazität und Services filtern (siehe Catering & Services).
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Für das beste Buchungserlebnis von Meetingräumen nutze das deskbird Outlook Add-In. Damit kannst du direkt in Outlook Räume finden und buchen – mit Echtzeit-Verfügbarkeit und nahtloser Synchronisierung über Web, Windows und Mac. Mehr Infos findest du hier: deskbird Outlook Add-In
7. Bestehendes Meeting bearbeiten
Nutzer:innen können Meetings direkt im Kalender (Buchen > Meetingräume) oder – wenn sie Organisator:in sind – über Buchungen bearbeiten.
Mit dem Stiftsymbol kannst du Details wie Meetingtitel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmende, Konferenzlink, Catering & Services und Weitere Details bearbeiten. Meetings können mit dem Mülleimer-Symbol gelöscht werden.
💡 Wird ein:e Organisator:in gelöscht, bleibt das Meeting bestehen. Der Organisator wird zu DU – Gelöschter Nutzer und Admins können das Meeting im Tab Meetingräume einer neuen Person zuweisen.
Drag & Drop-Funktion:
Mit der Drag & Drop-Funktion kannst du Meetings ganz einfach in der Swimlane-Ansicht (Buchen > Meetingräume) verschieben, um Zeit oder Ort zu ändern. Der ursprüngliche Organisator wird automatisch benachrichtigt. Verfügbar in allen Rooms-Plänen und in Desks-Plänen mit Rooms Cross-Sell enthalten.
8. Catering & Services
Füge einer Raumbuchung Wünsche wie Getränke, Snacks oder zusätzliche Technik mit Catering & Services hinzu.
Mehr dazu: Catering & Services
9. Kiosk-Modus
Wenn dein Büro Tablets oder Displays nutzt, um die Raumverfügbarkeit anzuzeigen, ermöglicht der Kiosk-Modus den Check-in oder die Buchung direkt am Gerät. Der Bildschirm aktualisiert sich automatisch.
Mehr dazu: Kiosk-Modus für Meetingräume
10. Konferenzlinks
Beim Erstellen eines Raumevents können Organisator:innen direkt in deskbird einen Videokonferenz-Link hinzufügen. Wenn deine Organisation Microsoft oder Google integriert hat, kann ein nativer Link mit einem Klick generiert werden. Oder du wählst "Andere" und fügst einen Link von z. B. Zoom ein.
💡 Mehr Infos zum nötigen Setup: Kalendersynchronisierung für Anwesenheitsstatus und Meetingräume einrichten
Nach der Bestätigung des Events wird der Konferenzlink automatisch zur Kalendereinladung hinzugefügt und ist im deskbird-Kalender sichtbar. deskbird hält die Links zwischen deskbird-Kalender und deinem externen Kalender synchron.
💡 Bitte beachte: Nach dem Erstellen können Konferenzlinks nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden.
11. Datenschutz
Admins können eine Datenschutzebene für Buchungen von Meetingräumen aktivieren. Ist diese aktiviert, sind Details wie Titel, Beschreibung und Organisator:in nur für Teilnehmende sowie Admins und Manager sichtbar.
Alle anderen sehen nur, dass der Raum belegt ist. Auch auf Kiosk-Bildschirmen wird nur die Verfügbarkeit angezeigt, ohne weitere Inhalte. Admins können dies jederzeit unter Admin > Meetingräume > Allgemeine Raumeinstellungen > Datenschutz für Buchungen von Meetingräumen umschalten.