Meetingräume in deskbird bieten eine flexible und intuitive Möglichkeit, gemeinsam genutzte Räume zu buchen und zu verwalten. Egal ob du die Integration mit Google oder Microsoft einrichtest oder einfach nur einen Raum für dein nächstes Meeting brauchst – in diesem Leitfaden findest du alle wichtigen Infos.
- Meetingräume einrichten
- Check-in-Optionen für Besprechungsräume
- Equipment für Meetingräume
- Meetingraum buchen
- Bestehende Meetings bearbeiten
- Catering & Services
- Kiosk-Modus
- Konferenzlinks / Meetinglinks
- Datenschutz
1. Meetingräume einrichten
Mit Kalendern synchronisierte Meetingräume:
Um Raumreservierungen zu ermöglichen und die Verfügbarkeit mit deinem Kalender zu synchronisieren, folge dieser Anleitung: Kalendersynchronisierung (Planen-Status und Meetingräume).
Nicht synchronisierte Meetingräume:
Falls du keine Synchronisierung mit Räumen von Microsoft oder Google vornehmen möchtest, kannst du auch Meetingräume erstellen, welche nur in deskbird selbst angelegt sind.
Um einen neuen Meetingraum manuell zu erstellen, gehe im Admin-Portal zu Stockwerke & Räume > + Bereich hinzufügen > Meetingraum und nutze die Option Meetingraum manuell erstellen.
Anschließend kannst du die Details des Raums eintragen. Über die Umschalter lässt sich der Raum aktivieren oder deaktivieren, außerdem kannst du die Zugriffsrechte (z. B. Freier Zugriff) festlegen und bei Bedarf Kiosk sowie Catering & Services aktivieren. Abschließend klickst du auf Meetingraum hinzufügen, um den Raum zu speichern.
2. Check-in-Optionen für Meetingräume
Je nach Konfiguration deines Standorts kann ein Check-in notwendig sein, um eine Raumbuchung zu bestätigen. Dadurch werden nicht genutzte Räume automatisch freigegeben.
Mehr dazu findest du hier: Check-in-Optionen für Ressourcen und Meetingräume.
3. Equipment für Meetingräume
Jedem Besprechungsraum können Ausstattungstags zugewiesen werden. Beispiele:
- Bildschirm oder TV
- Whiteboard
- Telefonkonferenz
- Konferenzkamera
Nutzer können über Filter gezielt nach Räumen mit bestimmter Ausstattung suchen. Admins verwalten die Ausstattung unter Admin > Meetingräume: Allgemeine Raumeinstellungen > Ausstattung für Meetingräume.
💡 Ausstattung ist standortspezifisch und muss für jedes Büro individuell angelegt werden.
4. Meetingräume buchen
Gehe zum Tab Buchen. Besprechungsräume sind optisch von anderen Flächen unterscheidbar.
Klicke und ziehe den gewünschten Zeitraum (z. B. 10:30–11:30). Details wie Kapazität, Fotos und Ausstattung helfen bei der Auswahl.
Im Reiter Filter kannst du auswählen, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird: Aktuelle Verfügbarkeit zeigt, welche Räume gerade jetzt frei sind, während Im ausgewählten Zeitraum verfügbar alle Räume anzeigt, die im von dir gewählten Zeitraum verfügbar sind. Zusätzlich kannst du nach Zugriff, Kapazität und Services filtern (siehe Catering & Services).
5. Bestehende Meetings bearbeiten
Bestehende Meetings können direkt im Kalender (Buchen > Meetingräume) oder, für die organisierende Person, über Buchungen angepasst werden.
Über das Stift-Symbol lässt sich ein Termin bearbeiten – hier können Titel des Meetings, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Link zur Konferenz, Catering & Services sowie weitere Details aktualisiert werden.
Falls das Meeting nicht mehr benötigt wird, kann es über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden.
💡 Wird ein Organisator gelöscht, so bleibt das Meeting bestehen, der Veranstalter wird lediglich zu Gelöschter User geändert. Der Termin kann im Tab Meetingräume weiterhin einem neuen Organisator zugewiesen und angepasst werden.
Drag-&-Drop-Funktion:
Mit der Drag-&-Drop-Funktion kannst du Meetings in der Swimlane-Ansicht (Buchen > Meetingräume) ganz einfach verschieben, um Zeit oder Ort zu ändern. Der ursprüngliche Organisator wird dabei automatisch benachrichtigt. Verfügbar in allen Rooms-Plänen und in Desks-Plänen enthalten, wenn Rooms als Cross-Sell aktiviert ist.
6. Catering & Services
Füge einer Raumbuchung zusätzliche Anforderungen hinzu, z. B. Getränke, Snacks oder technisches Zubehör – über die Funktion Catering & Services.
Mehr erfahren: Catering & Services
7. Kiosk-Modus
Wenn dein Büro Tablets oder Displays zur Anzeige von Raumverfügbarkeit nutzt, ist der Kiosk-Modus ideal. Mitarbeitende können direkt am Gerät checken oder buchen. Der Bildschirm aktualisiert sich automatisch.
Mehr erfahren: Kiosk-Modus für Meetingräume
8. Konferenzlinks
Beim Erstellen eines Meetingraum-Events können Organisatoren direkt in deskbird einen Videokonferenzlink hinzufügen. Wenn euer Unternehmen Microsoft oder Google integriert hat, kann mit nur einem Klick ein nativer Link generiert werden. Alternativ kann „Andere“ ausgewählt und ein Link eines externen Anbieters wie Zoom manuell eingefügt werden.
💡 Mehr erfahren über die notwendige Einrichtung: Kalendersynchronisierung für Planungsstatus und Meetingräume einrichten
Nach Bestätigung des Events wird der Konferenzlink automatisch in die Kalendereinladung eingefügt und ist im deskbird-Kalender sichtbar. deskbird stellt sicher, dass Konferenzlinks sowohl im deskbird-Kalender als auch im externen Kalendersystem synchronisiert sind.
💡 Bitte beachten: Konferenzlinks können nach dem Erstellen nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden.
9. Datenschutz
Admins können die Datenschutzebene für Raumbuchungen aktivieren. Dann sind Details wie Titel, Beschreibung und Organisator nur für Teilnehmende sowie für Admins und Manager sichtbar.
Alle anderen sehen nur, dass der Raum belegt ist. Auch auf Kiosk-Displays wird nur die Belegung, jedoch keine weiteren Inhalte angezeigt. Diese Einstellung lässt sich durch Admins jederzeit aktivieren oder deaktivieren: Admin > Meetingräume: Allgemeine Raumeinstellungen > Datenschutz für Meetingraumbuchungen