Meetingräume in deskbird bieten eine flexible und intuitive Möglichkeit, gemeinsam genutzte Räume zu buchen und zu verwalten. Egal ob du die Integration einrichtest oder einfach nur einen Raum für dein nächstes Meeting brauchst – in diesem Leitfaden findest du alle wichtigen Infos.
- Meetingräume einrichten
- Check-in-Optionen für Besprechungsräume
- Equipment für Meetingräume
- Meetingraum buchen
- Catering & Services
- Kiosk-Modus
- Datenschutz
1. Meetingräume einrichten
Um Raumreservierungen zu ermöglichen und die Verfügbarkeit mit deinem Kalender zu synchronisieren, folge dieser Anleitung: Kalendersynchronisierung (Planen-Status und Meetingräume).
2. Check-in-Optionen für Meetingräume
Je nach Konfiguration deines Standorts kann ein Check-in notwendig sein, um eine Raumbuchung zu bestätigen. Dadurch werden nicht genutzte Räume automatisch freigegeben.
Mehr dazu findest du hier: Check-in-Optionen für Ressourcen und Meetingräume.
3. Equipment für Meetingräume
Jedem Besprechungsraum können Ausstattungstags zugewiesen werden. Beispiele:
- Bildschirm oder TV
- Whiteboard
- Telefonkonferenz
- Konferenzkamera
Nutzer können über Filter gezielt nach Räumen mit bestimmter Ausstattung suchen. Admins verwalten dies unter Admin > Besprechungsräume > Ausstattung.
💡 Die Ausstattung ist standortspezifisch.
4. Meetingräume buchen
Gehe zum Tab Buchen. Besprechungsräume sind optisch von anderen Flächen unterscheidbar.
Klicke und ziehe den gewünschten Zeitraum (z. B. 10:30–11:30). Details wie Kapazität, Fotos und Ausstattung helfen bei der Auswahl.
Nutze Filter wie Gebäude, Etage oder Ausstattung, um schneller den passenden Raum zu finden.
5. Catering & Services
Füge einer Raumbuchung zusätzliche Anforderungen hinzu, z. B. Getränke, Snacks oder technisches Zubehör – über die Funktion Catering & Services.
Mehr erfahren: Catering & Services
6. Kiosk-Modus
Wenn dein Büro Tablets oder Displays zur Anzeige von Raumverfügbarkeit nutzt, ist der Kiosk-Modus ideal.
Mitarbeitende können direkt am Gerät checken oder buchen. Der Bildschirm aktualisiert sich automatisch.
Mehr erfahren: Kiosk-Modus für Meetingräume
7. Datenschutz
Admins können die Datenschutzebene für Raumbuchungen aktivieren. Dann sind Details wie Titel, Beschreibung und Organisator nur für Teilnehmende sowie für Admins und Manager sichtbar.
Alle anderen sehen nur, dass der Raum belegt ist. Auch auf Kiosk-Displays werden keine weiteren Inhalte angezeigt. Diese Einstellung lässt sich durch Admins jederzeit aktivieren oder deaktivieren.