Meetingräume in deskbird bieten eine flexible Möglichkeit, gemeinsam genutzte Räume zu verwalten. Egal, ob du die Google- oder Microsoft-Integration einrichtest, Räume manuell anlegst oder die Raumeinstellungen verwaltest – in diesem Artikel findest du alles, was du brauchst.
- Meetingräume einrichten
- Check-in-Optionen für Meetingräume
- Ausstattung für Meetingräume
- So buchst du einen Meetingraum
- deskbird Outlook Add-In
- Bestehendes Meeting bearbeiten
- Catering & Services
- Kiosk-Modus
- Konferenz-Links
- Datenschutz
1. Meetingräume einrichten
Mit Kalendern synchronisierte Meetingräume (Google/Microsoft):
Um Raumbuchungen zu ermöglichen und die Verfügbarkeit mit deinem Kalender zu synchronisieren, folge dieser Anleitung: Kalendersynchronisierung für Anwesenheitsstatus und Meetingräume einrichten.
Nicht-synchronisierte Meetingräume:
Wenn du keine Synchronisierung mit Microsoft oder Google möchtest, kannst du Räume erstellen, die nur in deskbird existieren.
Um einen Raum manuell zu erstellen, gehe zu Admin > Stockwerke & Räume > + Raum hinzufügen > Meetingraum und wähle Meetingraum manuell erstellen.
Füge dann die Raumdetails hinzu. Du kannst den Raum auf Aktiv/Inaktiv stellen, den Zugang festlegen (z. B. Offener Zugang) und – falls nötig – den Kiosk-Modus sowie Catering & Services aktivieren. Mit Meetingraum hinzufügen speicherst du alles.
2. Check-in-Optionen für Meetingräume
Je nach Standortkonfiguration kann ein Check-in erforderlich sein, um eine Buchung zu bestätigen. Dadurch werden nicht genutzte Räume automatisch wieder freigegeben.
Mehr dazu findest du hier: Check-in-Optionen für Ressourcen und Meetingräume.
3. Ausstattung für Meetingräume
Du kannst jedem Raum Ausstattungstags zuweisen, zum Beispiel:
- TV oder Bildschirm
- Whiteboard
- Telefon-Setup
- Konferenzkamera
Nutzer können nach Ausstattung filtern, um schneller passende Räume zu finden. Admins verwalten die Ausstattung unter Admin > Meetingräume > Allgemeine Raumeinstellungen > Ausstattung für Meetingräume.
💡 Die Ausstattung ist standortspezifisch und muss pro Standort eingerichtet werden.
4. So buchst du einen Meetingraum
Nutzer gehen auf den Tab Buchen > Meetingräume. Meetingräume sind optisch von anderen Räumen abgehoben.
Mit Klicken und Ziehen wählst du einen Zeitraum aus (z. B. 10:30–11:30). Raumdetails wie Kapazität, Fotos und Ausstattung werden angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern.
Im Tab Filter kannst du auswählen, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird: Aktuelle Verfügbarkeit zeigt, welche Räume jetzt frei sind, während Verfügbar im gewählten Zeitraum Räume anzeigt, die im gewählten Zeitraum frei sind. Außerdem kannst du nach Zugang, Kapazität und Services filtern (siehe Catering & Services).
5. deskbird Outlook Add-In
💡 Für das beste Buchungserlebnis von Meetingräumen nutze das deskbird Outlook Add-In. Damit kannst du Räume direkt in Outlook finden und buchen – mit Echtzeit-Verfügbarkeit und nahtloser Synchronisierung über Web, Windows und Mac. Mehr Infos findest du hier: deskbird Outlook Add-In
6. Bestehendes Meeting bearbeiten
Nutzer können Meetings direkt im Kalender (Buchen > Meetingräume) bearbeiten oder – wenn sie Organisator sind – über Buchungen.
Mit dem Stift-Symbol kannst du Details wie Meetingtitel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Konferenz-Link, Catering & Services und Weitere Details bearbeiten. Meetings können mit dem Mülleimer-Symbol gelöscht werden.
💡 Wird ein Organisator gelöscht, bleibt das Meeting bestehen. Der Organisator wird zu DU – Gelöschter Nutzer und Admins können das Meeting im Tab Meetingräume einem neuen Besitzer zuweisen.
Drag-&-Drop-Funktion:
Mit der Drag-&-Drop-Funktion kannst du Meetings ganz einfach in der Swimlane-Ansicht (Buchen > Meetingräume) verschieben, um Zeit oder Ort zu ändern. Der ursprüngliche Organisator wird automatisch benachrichtigt. Verfügbar in allen Rooms-Plänen und in Desks-Plänen mit Rooms Cross-Sell enthalten.
7. Catering & Services
Füge einer Raumbuchung Wünsche wie Getränke, Snacks oder zusätzliche Technik mit Catering & Services hinzu.
Mehr dazu: Catering & Services
8. Kiosk-Modus
Wenn dein Büro Tablets oder Displays nutzt, um die Raumverfügbarkeit anzuzeigen, ermöglicht der Kiosk-Modus den Check-in oder die Buchung direkt am Gerät. Der Bildschirm aktualisiert sich automatisch.
Mehr dazu: Kiosk-Modus für Meetingräume
9. Konferenz-Links
Beim Erstellen eines Raumevents können Organisatoren direkt in deskbird einen Videokonferenz-Link hinzufügen. Wenn deine Organisation Microsoft oder Google integriert hat, kann ein nativer Link mit einem Klick generiert werden. Oder du wählst „Andere“ und fügst einen Link von z. B. Zoom ein.
💡 Mehr Infos zum nötigen Setup: Kalendersynchronisierung für Anwesenheitsstatus und Meetingräume einrichten
Nach Bestätigung des Events wird der Konferenz-Link automatisch zur Kalendereinladung hinzugefügt und ist im deskbird Kalender sichtbar. deskbird hält die Links zwischen deskbird Kalender und deinem externen Kalender synchron.
💡 Bitte beachte: Nach dem Erstellen können Konferenz-Links nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden.
10. Datenschutz
Admins können eine Datenschutzebene für Meetingraum-Buchungen aktivieren. Ist diese aktiviert, sind Details wie Titel, Beschreibung und Organisator nur für Teilnehmer sowie Admins und Manager sichtbar.
Alle anderen sehen nur, dass der Raum belegt ist. Auch auf Kiosk-Bildschirmen wird nur die Verfügbarkeit angezeigt, ohne Inhalte. Admins können dies jederzeit unter Admin > Meetingräume > Allgemeine Raumeinstellungen > Datenschutz für Meetingraum-Buchungen umschalten.