Kiosk-Modus für Meetingräume – deskbird Help Center

Meetingräume

Der Kiosk-Modus von deskbird bietet eine intuitive, tabletbasierte Lösung, um das Erlebnis vor Ort für Mitarbeitende und Besucher zu vereinfachen. Es gibt zwei spezielle Modi – einen für Meetingräume und einen für das Besuchermanagement – damit Unternehmen Buchungen, Check-ins und Gästeankünfte auch ohne durchgehend besetzte Rezeption einfach abwickeln können.

Im Kiosk-Modus für Meetingräume zeigt ein Tablet vor jedem Raum die aktuelle Verfügbarkeit an, ermöglicht Sofortbuchungen und erlaubt den Check-in zu geplanten Meetings. So werden unbeaufsichtigte Buchungen vermieden, Konflikte reduziert und die Raumnutzung optimiert – unterstützt durch optionale LED-Anzeigen, die den Raumstatus visuell signalisieren.

Im Kiosk-Modus für Besuchermanagement können vorab registrierte Gäste jetzt selbst einchecken und spontane Besucher ihren Besuch direkt vor Ort anmelden. Gastgeber werden automatisch per Microsoft Teams oder E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber für eine reibungslose Kommunikation festgelegt werden. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass du alle Check-ins und laufenden Besuche auf einen Blick siehst.

So richtest du den Kiosk-Modus für Meetingräume ein
Kiosk-Modus verwenden
Datenschutz
Unterstützte Geräte und Systemanforderungen
FAQs

1. So richtest du den Kiosk-Modus für Meetingräume ein

Alle Kioske und Displays werden jetzt zentral in der Web-App verwaltet: Admin > Kiosk & Displays > Geräte. Hier kannst du jedes Gerät im Unternehmen koppeln, konfigurieren und verwalten. Einen Raum-Kiosk kannst du koppeln, indem du entweder den Setup-Code im Admin-Bereich eingibst oder den QR-Code mit der deskbird Mobile App scannst.

💡 Tipp: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du direkt auf der Geräte-Seite – klicke oben rechts auf Wie verbinde ich einen Kiosk.

Schritt 1: Die Rooms Kiosk-App auf dem Gerät starten

Es gibt drei Möglichkeiten, den Rooms Kiosk-Modus zu starten:

Installiere die deskbird Kiosk-App aus dem Google Play Store

Sobald der Kiosk läuft (App oder Browser), siehst du einen Setup-Code und einen QR-Code auf dem Bildschirm.

Schritt 2: Gerät koppeln

Option A: Setup-Code eingeben (Admin-Bereich)

Gehe in der Web-App zu Admin > Kiosk & Displays > Geräte.
Klicke auf + Gerät koppeln.
Gib unter Code eingeben den auf dem Gerät angezeigten Code ein und klicke auf Weiter.
Wähle unter Anzeigeart wählen Raum-Kiosk (Zeigt Raumverfügbarkeit, ermöglicht Sofortbuchungen und Check-in zu Meetings) und klicke auf Weiter.
Unter Anzeige konfigurieren gib dem Gerät einen eindeutigen Namen und wähle das Büro, Stockwerk und den Meetingraum aus, den das Gerät anzeigen soll. Klicke auf Koppeln.

Option B: QR-Code scannen (Mobile App)

Stelle sicher, dass die deskbird App auf deinem Handy installiert ist und du mit einem Administrator-Konto angemeldet bist.
Scanne den QR-Code auf dem Gerät mit der Kamera-App, einer QR-Reader-App oder der QR-Reader-Funktion in der deskbird App.
Wähle Raum im Bildschirm Kiosk koppeln und wähle dann das Büro, Stockwerk und den Meetingraum aus, der angezeigt werden soll.

Schritt 3: Kiosk ist einsatzbereit

Der Kiosk ist sofort nach dem Koppeln einsatzbereit und erscheint in der Liste Gekoppelte Geräte auf der Geräte-Seite.
Der Bildschirm zeigt automatisch den aktuellen Meetingplan für den zugewiesenen Raum an.
Ein sicherer Zugriffstoken speichert die Einstellungen, sodass du dich nach Neustarts oder Updates nicht erneut anmelden musst.

💡 Tipp: Admins können einen Kiosk bei Bedarf aus der Mobile App heraus deaktivieren oder im Bereich Admin > Kiosk & Displays > Geräte entkoppeln.

💡 Hinweis: Damit die Android Kiosk-App Updates automatisch installiert, muss die App im gesperrten Vollbildmodus laufen. In diesem Modus hat die App Geräte-Administratorrechte und kann Updates ohne manuelles Zutun anwenden. Ist die App nicht im gesperrten Vollbildmodus, werden Updates nicht automatisch installiert.

Allgemeine Einstellungen

Unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen kannst du standortspezifische Einstellungen für jeden Gerätetyp festlegen, zum Beispiel:

12- oder 24-Stunden-Zeitformat
Ob Nutzer mit Raum-Kiosken interagieren dürfen
Ob Nutzer Meetings vorzeitig beenden dürfen

Geräte verwalten

Unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte siehst du eine Übersicht aller verbundenen Geräte. Die Übersicht zeigt die Gesamtanzahl der Geräte und eine Aufschlüsselung nach Typ (Raum-Kioske, Besucher-Kioske, Signage – Grundriss, Signage – Raumübersicht). Die Tabelle Gekoppelte Geräte listet jedes Gerät mit Gerätename, Typ, Anzeigebereich und Zuletzt gesehen auf. Du kannst nach Gerätenamen suchen, filtern, sortieren, die Konfiguration eines Geräts bearbeiten oder Geräte entkoppeln, die du nicht mehr benötigst.

2. Kiosk-Modus für Meetingräume verwenden

Wenn die Android-App installiert ist, stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung:

Verstecktes Einstellungsmenü öffnen

Tippe fünfmal auf die linke untere Ecke des Touchscreens, um das Einstellungsmenü der App zu öffnen.

Autostart: Kiosk-App als Start-App festlegen

Wenn die App als Start-App festgelegt ist, startet die Kiosk-App direkt nach jedem Neustart des Geräts.

Gesperrter Vollbildmodus

Der gesperrte Vollbildmodus verhindert, dass Nutzer die Kiosk-App verlassen. Es gibt zwei Varianten, je nach Gerät:

Wenn das Gerät gerootet ist: Es wird eine echte Vollbildsperre aktiviert. Der Vollbildmodus kann dann nur über das versteckte Einstellungsmenü wieder verlassen werden.
Wenn das Gerät nicht gerootet ist: Stattdessen wird die native App-Pinning-Funktion genutzt. Die App bleibt im Vordergrund, bis sie durch langes Drücken der "Zurück"- und "Übersicht"-Tasten der Android-Navigation gelöst wird.

Raumstatus und Sofortbuchung

Der Kiosk-Bildschirm zeigt in Echtzeit die Verfügbarkeit des Raums an:

Grün 🟢 → Der Raum ist verfügbar und kann gebucht werden.
Orange 🟠 → Der Raum wartet auf Check-in. Wenn niemand eincheckt, wird der Raum wieder freigegeben.
Rot 🔴 → Der Raum ist gebucht und ein Meeting läuft gerade.

Wenn ein Raum verfügbar ist, können Nutzer ihn direkt am Kiosk buchen: Sie wählen einen freien Zeitraum, geben einen Meetingtitel ein oder wählen einen bestehenden aus, legen die Dauer fest und bestätigen – der Zeitplan wird sofort aktualisiert.

💡 Tipp: Nutzer können auch direkt am Kiosk-Display zu einem geplanten Meeting einchecken oder ein Meeting vorzeitig beenden. Ob Nutzer mit Raum-Kiosken interagieren und Meetings vorzeitig beenden dürfen, wird pro Standort von deinem Admin unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen festgelegt.

⚠️ Hinweis: Es ist nicht möglich, eine bestehende Buchung direkt am Kiosk zu stornieren oder zu bearbeiten. Das betrifft Änderungen am Meetingtitel, der Zeit oder den Teilnehmenden. Um eine Buchung zu stornieren oder zu ändern, nutze bitte die deskbird App oder die Web-Plattform.

3. Datenschutz

Der Kiosk-Modus hält sich an die Datenschutzeinstellungen des Unternehmens, um Meetingdetails zu schützen:

Wenn der Datenschutz aktiviert ist, wird nur der Name des Organisators angezeigt und Meetingdetails bleiben verborgen.
Wenn der Datenschutz deaktiviert ist, folgt der Kiosk den individuellen Privatsphäre-Einstellungen des Events. Vertrauliche Meetings zeigen nur den Namen des Organisators an.

4. Unterstützte Geräte und Systemanforderungen

Die Rooms Kiosk-Anwendung ist unabhängig vom Hardware-Anbieter konzipiert. Wir bieten jedoch spezielle Unterstützung für folgende Anbieter:

Anbieter	Getestete Modelle	Standardmäßig gerootet	Browser-Kompatibilität	App-Kompatibilität	Gesperrt Vollbild	Auto- Start	LED-Unterstützung
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Serie	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/a

* Tiefer Vollbildmodus, wenn kein Google-Konto eingerichtet ist. Andernfalls App-Anheftung.

** App-Anheftung

*** Je nach Modell gibt es eine eigene Auto-Start-App, die konfiguriert werden muss

**** Eingebaute Funktion zum automatischen Starten der App

Falls deine Kiosk-Hardware hier nicht aufgeführt ist, melde dich gerne bei uns. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Kiosk-App auch auf deinem Modell problemlos läuft.

Allgemeine Voraussetzungen für die Kompatibilität

Android-Tablets mit Android 12L (API-Level 32, veröffentlicht im März 2022) oder neuer werden über die deskbird Kiosk-App unterstützt, die im Google Play Store verfügbar ist
Chrome 80 oder neuer ist erforderlich, aber Chrome 85 (veröffentlicht im August 2020) oder neuer wird empfohlen, um Wake Lock zu unterstützen und zu verhindern, dass das Gerät in den Ruhezustand geht

Weitere Empfehlungen

Wähle Geräte mit einer Bildschirmgröße von mindestens 10 Zoll für ein optimales Nutzererlebnis.
Displays mit LCD-Technologie eignen sich am besten für den Dauerbetrieb. Displays mit OLED-Technologie sind gefährdet, da sie durch statische Inhalte zu Bildretention und Einbrennen neigen.

5. FAQs

Ja. Du kannst den Kiosk-Modus über den Webbrowser oder die spezielle iOS-App auf deinem iPad nutzen.

Ja, LED-Unterstützung ist für verschiedene Hardware-Anbieter verfügbar, sodass Räume ihre Verfügbarkeit in Echtzeit über farbige Beleuchtung anzeigen können. Sieh dir dazu die Tabelle oben für eine Liste unterstützter Geräte an.

Ein sicherer Zugriffstoken verhindert das Ausloggen der Sitzung, sodass der Kiosk auch nach Neustarts oder Updates verbunden und funktionsfähig bleibt.

Der Kiosk-Modus ist für Tablets vor Meetingräumen gedacht und bietet eine touchfreundliche Oberfläche für den Check-in, Sofortbuchungen und LED-Synchronisation. Er ist immer aktiv und du musst dich nicht bei jeder Nutzung einloggen.

Nein. Der Kiosk unterstützt aktuell das Erstellen neuer Buchungen, den Check-in zu bestehenden Buchungen und das vorzeitige Beenden eines Meetings. Es ist nicht möglich, eine Buchung zu stornieren oder zu löschen oder Details wie Titel, Zeit oder Teilnehmer direkt am Kiosk zu bearbeiten. Um diese Änderungen vorzunehmen, nutze bitte die deskbird App oder die Web-Plattform.

Im Kiosk-Modus bestimmen die Privatsphäre-Einstellungen, welche Informationen auf dem Display sichtbar sind. Bei einem privaten Meeting zeigt der Bildschirm nur an, dass der Raum belegt ist, und zeigt den Namen des Organisators, aber nicht den Meetingtitel, die Teilnehmer oder die Beschreibung. So bleibt die Privatsphäre gewahrt, während andere trotzdem sehen, dass der Raum genutzt wird. Bei einem öffentlichen Meeting zeigt der Kiosk den Meetingtitel an, und durch Auswahl der Buchung können weitere Details wie Beschreibung und Teilnehmerzahl eingesehen werden – das sorgt für mehr Transparenz bei geteilten oder offenen Terminen.

Buchungen, die direkt am Kiosk vorgenommen werden, werden in deskbird als "Unbekannter Nutzer" angezeigt. Da das Kiosk-Tablet ein gemeinsames Gerät ist, auf das jeder vor Ort zugreifen kann, kann das System die Buchung keinem bestimmten Nutzerkonto zuordnen. Die Buchung erscheint trotzdem im Raumkalender mit der richtigen Zeit und Dauer, aber ohne einen identifizierten Organisator.

Alle Geräte werden unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte verwaltet. Auf der Seite siehst du die Gesamtzahl der verbundenen Geräte und eine Aufschlüsselung nach Typ sowie eine Liste aller Geräte mit Gerätename, Typ, Anzeigebereich und Zuletzt gesehen. Dort kannst du Geräte suchen, filtern und sortieren, die Konfiguration eines Geräts bearbeiten oder Geräte entkoppeln, die du nicht mehr benötigst.

Ja. Unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen kannst du bürospezifische Einstellungen für jeden Gerätetyp konfigurieren, darunter 12- oder 24-Stunden-Zeitformat, ob Nutzer mit Raum-Kiosken interagieren dürfen und ob Nutzer Meetings vorzeitig beenden können.

👀 Du suchst die deskbird Kiosk-App für Besuchermanagement? – Schau mal hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement

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kiosk_1.7.0.apk
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