Der Kiosk-Modus von deskbird bietet eine intuitive, tabletbasierte Lösung, um die Abläufe vor Ort für Mitarbeitende und Besucher zu vereinfachen. Es gibt zwei separate Modi — einen für Meetingräume und einen für Besuchermanagement — damit Unternehmen Buchungen, Check-ins und Ankünfte von Gästen auch ohne durchgehend besetzte Rezeption effizient abwickeln können.
Im Kiosk-Modus für Besuchermanagement können vorab registrierte Gäste selbst einchecken, und Laufkundschaft kann den Besuch direkt vor Ort registrieren. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail benachrichtigt. Pro Büro kann ein Standard-Gastgeber zugewiesen werden, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit dem deskbird Besucher-Dashboard synchronisiert; für eine zentrale Übersicht über alle Check-ins und laufenden Besuche.
Im Kiosk-Modus für Meetingräume zeigt ein Tablet vor dem Raum die Verfügbarkeit in Echtzeit an, ermöglicht Sofortbuchungen und erlaubt Check-ins für geplante Meetings. Das hilft, ungenutzte Buchungen zu vermeiden, Konflikte zu reduzieren und die Raumnutzung zu optimieren — unterstützt durch optionale LED-Indikatoren, die den Raumstatus visuell anzeigen.
- Kiosk-Modus für Besuchermanagement einrichten
- Kiosk-Modus verwenden
- Unterstützte Geräte und Systemanforderungen
1. Kiosk-Modus für Besuchermanagement einrichten
Ein Besuchermanagement-Kiosk kann auf zwei Arten authentifiziert (gekoppelt) werden: per QR-Code scannen (mit der deskbird Mobile App) oder durch Eingabe eines Codes (über die Web-App, ohne Mobile App).
Schritt 1: (Optional) die deskbird Handy App auf dem Smartphone installieren
Die deskbird Mobile App wird nur benötigt, wenn der Kiosk per QR-Code gekoppelt werden soll. Bei codebasierter Einrichtung über die Web-App kann dieser Schritt übersprungen werden.
Schritt 2: Kiosk-App auf dem Gerät starten
Es gibt drei Möglichkeiten, den Kiosk-Modus zu starten:
deskbird Kiosk App aus dem Google Play Store oder Apple App Store installieren
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Link: Google Play Store Vorteile: LED-Support, gesperrter Vollbildmodus und Auto-Start Mindestanforderungen: Android 12L oder neuer (API Level 32) |
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Link: Apple App Store Vorteile: Offizielle iOS-App mit einfacher Installation und Updates Mindestanforderungen: Siehe App-Listing im Apple App Store für die aktuellen Anforderungen |
Android .apk-Datei manuell installieren
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Aktuelle Version: v1.4.0 Vorteile: LED-Support, gesperrter Vollbildmodus und Auto-Start Mindestanforderungen: Android 12L oder neuer (API Level 32) Die .apk-Datei steht unten auf dieser Seite zum Download bereit |
Kiosk in einem kompatiblen Browser ausführen
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Aufrufen: kiosk.deskbird.com Mindestanforderungen: Chrome 80 oder neuer; Chrome 85 oder neuer wird empfohlen (Wake Lock), damit das Gerät nicht in den Standby-Modus wechselt |
Sobald der Kiosk läuft (App oder Browser), werden ein QR-Code und ein Code auf dem Bildschirm angezeigt.
Schritt 3: Kiosk koppeln (QR-Code oder Code)
Option A: QR-Code scannen (Mobile App)
- Sicherstellen, dass die deskbird App auf dem Smartphone installiert ist und ein Administrator-Account verwendet wird.
- QR-Code auf dem Kiosk-Gerät mit der Smartphone-Kamera, einer QR-Reader-App oder der QR-Funktion in der deskbird App scannen.
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Visits im Screen Pair your kiosk auswählen:
Über die deskbird Mobile App:
App öffnen > Buchen > oben rechts > QR-Code-Symbol antippen > QR-Code scannen
Option B: Code eingeben (Web-App — keine Mobile App erforderlich)
- Auf dem Kiosk-Gerät den Code unterhalb des QR-Codes kopieren (die Sitzung kann ablaufen, in diesem Fall den Kiosk-Screen neu starten, um einen neuen Code zu generieren).
- In der Web-App zu Admin > Besuche: Einstellungen navigieren.
- In der Spalte Kiosk für das gewünschte Büro auf Einrichten klicken.
- Den Code in Code einfügen, einen Standard-Gastgeber auswählen und anschließend auf Speichern klicken.
Über die Web-App:
Admin > Besuche: Einstellungen > Einrichten
Schritt 4: Büro und Standard-Gastgeber auswählen
- Büro auswählen. Hinweis: Es können nur Büros mit einer Besuchermanagement-Lizenz ausgewählt werden.
- Standard-Gastgeber auswählen. Dieser wird benachrichtigt, wenn bei einem Besuch keine Kontaktperson hinterlegt wurde.
Schritt 5: Kiosk ist einsatzbereit
- Einrichtung im gewählten Flow abschließen: Submit (Mobile App) oder Speichern (Web-App). Der Kiosk startet automatisch, sobald die Kopplung abgeschlossen ist.
Um einen gekoppelten Kiosk auf iOS oder Android zu trennen, tippe 5-mal auf die untere linke Ecke des Kiosk-Bildschirms, um das Panel Kiosk-Einstellungen zu öffnen. Dort kann die App getrennt bzw. zurückgesetzt werden. Damit das Gerät anschließend wieder per Code gekoppelt werden kann, sind beide Schritte erforderlich: das Gerät in der Admin-Einrichtung entfernen (damit es aus dem System gelöscht wird) und die Kiosk-App auf dem Gerät zurücksetzen.
Wenn der Kiosk im Browser läuft, die Cookies und den Cache der Seite löschen und die Seite neu laden. Dadurch wird die Kopplung entfernt.
2. Kiosk-Modus für Besuchermanagement verwenden
Besucher können sich ganz einfach über das deskbird Kiosk-Tablet vor Ort einchecken. Der Kiosk unterstützt mehrere Sprachen, die vor dem Start oben rechts auf dem Bildschirm ausgewählt werden können. Es gibt zwei Möglichkeiten für den Check-in:
Option 1: Mit Besuchercode
Wenn der Besucher eine Einladung per E-Mail erhalten hat, kann auf dem Willkommensbildschirm die Option Mit Besuchercode gewählt werden.
1. Auf dem Willkommensbildschirm Mit Besuchercode auswählen.
2. Den Code aus der Einladungs-E-Mail unter Besuchercode eingeben eingeben.
3. Mit Weiter bestätigen.
Das System erkennt die Besucherdaten automatisch und zeigt den zugewiesenen Gastgeber sowie die Besuchszeit an. Anschließend werden die Angaben geprüft und bestätigt, um den Check-in abzuschließen. Nach der Bestätigung erscheint eine Meldung, dass der Gastgeber benachrichtigt wurde.
Option 2: Manueller Check-in
Für Laufkundschaft auf dem Willkommensbildschirm Manuell auswählen.
1. Vor- und Nachname eingeben.
2. Firmenname eingeben. Alternativ Überspringen auswählen, falls nicht zutreffend.
3. Angeben, wen der Besucher besucht. Wenn unklar, Ich weiß es nicht auswählen — der Standard-Gastgeber wird benachrichtigt.
4. Besuchszusammenfassung prüfen. Dieser Screen zeigt Gastgeber, Besuchsdatum & -zeit sowie die persönlichen Daten.
5. Mit Weiter abschließen.
Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigung, und der Gastgeber wird benachrichtigt.
💡 Tipp: Beide Check-in-Optionen benachrichtigen den Gastgeber automatisch über Microsoft Teams oder — falls Teams nicht verfügbar ist — per E-Mail. Der Besuch erscheint außerdem in Echtzeit im deskbird Besucher-Dashboard.
3. Unterstützte Geräte und Systemanforderungen
Die Kiosk-Anwendung ist unabhängig vom jeweiligen Hardware-Anbieter konzipiert.
Allgemeine Anforderungen für die Kompatibilität
- Android-Tablets mit Android 12L (API Level 32, veröffentlicht im März 2022) oder neuer werden über die deskbird Kiosk App unterstützt (Google Play Store).
- iPads werden über die deskbird Kiosk App unterstützt (Apple App Store).
- Für den Browserbetrieb ist Chrome 80 oder neuer erforderlich; Chrome 85 (August 2020) oder neuer wird empfohlen (Wake Lock), damit das Gerät nicht in den Standby-Modus wechselt.
Weitere Empfehlungen
- Geräte mit einer Bildschirmgröße von mindestens 10 Zoll sorgen für eine optimale Nutzererfahrung.
- Displays mit LCD-Technologie eignen sich am besten für den Dauerbetrieb. OLED-Displays können bei statischen Inhalten zu Einbrennen (Burn-in) und Bildretention neigen.
💡 Der Besuchs-Kiosk passt sich automatisch an das Systemdesign des Tablets an und wechselt das Theme, wenn das Gerät zwischen Hell- und Dunkelmodus umstellt.
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