Kiosk-Modus für Besuchermanagement – deskbird Help Center

Visitors Plus

Der Kiosk-Modus von deskbird bietet eine intuitive, tabletbasierte Lösung, um das Erlebnis vor Ort für Mitarbeitende und Besucher zu vereinfachen. Es gibt zwei spezielle Modi – einen für Meetingräume und einen für das Besuchermanagement – damit Unternehmen Buchungen, Check-ins und den Empfang von Gästen auch ohne durchgehend besetzte Rezeption einfach abwickeln können.

Im Kiosk-Modus für das Besuchermanagement können Unternehmen vorab registrierten Gästen ermöglichen, sich selbst einzuchecken, und auch spontane Besucher können ihren Besuch direkt vor Ort anmelden. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber festgelegt werden, um die Kommunikation zu erleichtern. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass du immer einen Überblick über alle Check-ins und laufenden Besuche hast.

Im Kiosk-Modus für Meetingräume zeigt ein Tablet vor jedem Raum die aktuelle Verfügbarkeit an, ermöglicht Sofortbuchungen und Check-ins für geplante Meetings. So werden unbeaufsichtigte Buchungen vermieden, Konflikte reduziert und die Raumnutzung optimiert – unterstützt durch optionale LED-Anzeigen, die den Raumstatus visuell signalisieren.

So richtest du den Kiosk-Modus für das Besuchermanagement ein
Kiosk-Modus für das Besuchermanagement nutzen
Unterstützte Geräte und Systemanforderungen

1. So richtest du den Kiosk-Modus für das Besuchermanagement ein

Alle Kioske und Displays werden jetzt zentral in der Web-App verwaltet: Admin > Kiosk & Displays > Geräte. Hier kannst du jedes Gerät im Unternehmen koppeln, konfigurieren und verwalten.

Du kannst einen Kiosk für das Besuchermanagement auf zwei Arten koppeln: Gib den Einrichtungscode im Admin-Bereich ein (keine mobile App nötig) oder scanne den QR-Code mit der deskbird Mobile App.

💡 Tipp: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du direkt auf der Geräte-Seite – klicke oben rechts auf Wie verbinde ich einen Kiosk.

Schritt 1: (Optional) Installiere die deskbird Mobile App auf deinem Smartphone

Du brauchst die deskbird Mobile App nur, wenn du den Kiosk per QR-Code koppeln möchtest. Wenn du die Einrichtung per Code im Admin-Bereich bevorzugst, kannst du diesen Schritt überspringen.

Schritt 2: Starte die Kiosk-App auf dem Gerät

Es gibt drei Möglichkeiten, den Kiosk-Modus zu starten:

Installiere die deskbird Kiosk-App aus dem Google Play Store oder Apple App Store

Sobald der Kiosk läuft (App oder Browser), siehst du einen QR-Code und einen Einrichtungscode auf dem Bildschirm.

Schritt 3: Gerät koppeln

Option A: Einrichtungscode eingeben (Admin-Bereich – keine Mobile App nötig)

Kopiere auf dem Kiosk-Gerät den Einrichtungscode, der neben dem QR-Code angezeigt wird (die Sitzung kann ablaufen – falls das passiert, starte den Kiosk-Bildschirm neu, um einen neuen Code zu generieren).
Gehe in der Web-App zu Admin > Kiosk & Displays > Geräte.
Klicke auf + Gerät koppeln.
Unter Code eingeben füge den Code bei Gib den auf deinem Gerät angezeigten Code ein ein und klicke auf Weiter.
Unter Display-Typ wählen wähle Visitors Kiosk (Besuchern ermöglichen, sich zu registrieren, erforderliche Dokumente zu unterschreiben und eigenständig einzuchecken) und klicke auf Weiter.
Unter Display konfigurieren gib dem Gerät einen eindeutigen Namen, wähle das Büro und den Standard-Gastgeber aus und klicke auf Koppeln.

💡 Hinweis: Es können nur Standorte mit einer Besuchermanagement-Lizenz ausgewählt werden. Der Standard-Gastgeber wird benachrichtigt, wenn kein Ansprechpartner für einen Besuch hinterlegt ist.

Option B: QR-Code scannen (Mobile App)

Stelle sicher, dass die deskbird App auf deinem Handy installiert ist und du mit einem Administrator-Konto angemeldet bist.
Scanne den QR-Code auf dem Gerät mit der Kamera-App deines Handys, einer QR-Reader-App oder der QR-Reader-Funktion in der deskbird App (App öffnen > Buchen > QR-Code-Symbol oben rechts antippen > Code scannen).
Wähle Besuche im Bildschirm Kiosk koppeln und schließe die Konfiguration ab (Name, Büro und Standard-Gastgeber).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Hinweis: Damit die Android Kiosk-App Updates automatisch installiert, muss die App im gesperrten Vollbildmodus laufen. In diesem Modus hat die App Geräteadministratorrechte und kann Updates ohne manuelles Eingreifen anwenden. Ist die App nicht im Vollbildmodus gesperrt, werden Updates nicht automatisch installiert.

Schritt 4: Kiosk ist einsatzbereit

Der Kiosk ist sofort nach dem Koppeln einsatzbereit und erscheint in der Liste Gekoppelte Geräte auf der Geräte-Seite. Besucher können direkt mit dem Check-in starten.

Geräte verwalten

Unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte bekommst du eine Übersicht über alle verbundenen Geräte. Die Übersicht zeigt die Gesamtanzahl der Geräte und eine Aufschlüsselung nach Typ (Room Kiosks, Visitors Kiosks, Signage – Grundriss, Signage – Raumübersicht). Die Tabelle Gekoppelte Geräte listet jedes Gerät mit Gerätename, Typ, Anzeigebereich und Zuletzt gesehen auf. Du kannst nach Gerätenamen suchen, filtern und sortieren, die Konfiguration eines Geräts bearbeiten oder Geräte entkoppeln, die du nicht mehr benötigst.

Einen Kiosk entkoppeln

Um einen gekoppelten Kiosk auf iOS oder Android zu entkoppeln, tippe 5 Mal auf die untere linke Ecke des Kiosk-Bildschirms, um das Kiosk-Einstellungsmenü zu öffnen. Dort kannst du die App entkoppeln / zurücksetzen. Um das Gerät erneut per Code zu koppeln, sind beide Schritte erforderlich: Entkopple das Gerät unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte (damit es aus dem System entfernt wird) und setze die Kiosk-App auf dem Gerät zurück.

Läuft der Kiosk in einem Browser, lösche den Cache und die Cookies der Seite und lade die Seite neu. Dadurch wird die Kopplung entfernt.

2. Kiosk-Modus für das Besuchermanagement nutzen

Besucher können sich ganz einfach über das deskbird Kiosk-Tablet vor Ort einchecken. Der Kiosk unterstützt mehrere Sprachen, die vor dem Start oben rechts auf dem Bildschirm ausgewählt werden können. Es gibt zwei Möglichkeiten für den Check-in:

Option 1: Mit Besuchercode

Wenn der Besucher eine Einladung per E-Mail erhalten hat, kann er auf dem Begrüßungsbildschirm die Option Mit Besuchercode wählen.

Wähle auf dem Begrüßungsbildschirm Mit Besuchercode aus.
Gib den individuellen Code aus der Einladung unter Gib deinen Besuchercode ein ein.
Tippe auf Weiter, um zu bestätigen.

Das System erkennt die Besucherdaten automatisch und zeigt den zugewiesenen Gastgeber sowie die Besuchszeit an. Der Besucher prüft und bestätigt die Angaben, um den Check-in abzuschließen. Nach der Bestätigung erscheint eine Nachricht, dass der Gastgeber benachrichtigt wurde.

Option 2: Manueller Check-in

Für spontane Besucher wähle auf dem Begrüßungsbildschirm Manuell aus.

Gib deinen Vor- und Nachnamen ein, wenn du dazu aufgefordert wirst.
Gib deinen Firmennamen ein. Du kannst auch auf Überspringen tippen, falls nicht zutreffend.
Gib an, wen du besuchst. Falls du es nicht weißt, wähle Ich weiß es nicht – dann wird der Standard-Gastgeber benachrichtigt.
Überprüfe deine Besuchszusammenfassung. Auf diesem Bildschirm siehst du Gastgeber, Besuchsdatum & -zeit sowie deine persönlichen Angaben.
Tippe auf Weiter, um deinen Check-in abzuschließen.

Nach dem Absenden siehst du eine Bestätigung und der Gastgeber wird benachrichtigt.

💡 Tipp: Beide Check-in-Optionen benachrichtigen den Gastgeber automatisch über Microsoft Teams oder – falls Teams nicht verfügbar ist – per E-Mail. Der Besuch erscheint außerdem in Echtzeit in der deskbird Besucherübersicht.

3. Unterstützte Geräte und Systemanforderungen

Die Kiosk-Anwendung ist unabhängig vom Hardware-Anbieter konzipiert.

Allgemeine Anforderungen für die Kompatibilität

Android-Tablets mit Android 12L (API Level 32, veröffentlicht März 2022) oder neuer werden über die deskbird Kiosk-App unterstützt, die im Google Play Store verfügbar ist
iPads werden über die deskbird Kiosk-App unterstützt, die im Apple App Store verfügbar ist
Chrome 80 oder neuer ist erforderlich, aber Chrome 85 (veröffentlicht August 2020) oder neuer wird empfohlen, damit das Gerät nicht in den Ruhezustand geht (Wake Lock-Unterstützung)

Weitere Empfehlungen

Wähle Geräte mit einer Bildschirmgröße von mindestens 10 Zoll für ein optimales Nutzererlebnis.
Displays mit LCD-Technologie eignen sich am besten für den Dauerbetrieb. Bei Displays mit OLED-Technologie besteht die Gefahr von Geisterbildern und Einbrennen durch statische Inhalte.

💡 Der Visit Kiosk passt sich automatisch an das Erscheinungsbild des Tablets an und wechselt das Design, wenn das Gerät zwischen hellem und dunklem Modus wechselt.

👀 Du suchst die deskbird Kiosk-App für Meetingräume? – Schau mal hier: Kiosk-Modus für Meetingräume

Lade die aktuelle .apk-Datei für Android herunter:

kiosk_1.7.0.apk
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