Kiosk-Modus für Meetingräume – deskbird Help Center

Räume

Der Kiosk-Modus von deskbird bietet eine intuitive, tabletbasierte Lösung, um das Vor-Ort-Erlebnis für Mitarbeitende und Besucher zu optimieren. Es gibt zwei spezielle Modi – einen für Meetingräume und einen für das Besuchermanagement – die Unternehmen dabei helfen, Buchungen, Check-ins und Gästeankünfte zu vereinfachen, auch wenn der Empfang nicht durchgehend besetzt ist.

Im Kiosk-Modus für Meetingräume zeigt ein Tablet vor jedem Raum die aktuelle Verfügbarkeit an, ermöglicht Sofortbuchungen und erlaubt den Check-in zu geplanten Meetings. So werden unbeaufsichtigte Buchungen vermieden, Konflikte reduziert und die Raumnutzung optimiert – unterstützt durch optionale LED-Anzeigen, die den Raumstatus visuell signalisieren.

Im Kiosk-Modus für Besuchermanagement können vorab registrierte Gäste sich selbst einchecken und spontane Besucher ihren Besuch direkt vor Ort anmelden. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail benachrichtigt, und pro Büro kann ein Standard-Gastgeber für eine reibungslose Kommunikation festgelegt werden. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass du alle Check-ins und laufenden Besuche im Blick hast.

So richtest du den Kiosk-Modus für Meetingräume ein
Kiosk-Modus verwenden
Hinweise zum Datenschutz
Unterstützte Geräte und Systemanforderungen
FAQs

1. So richtest du den Kiosk-Modus für Meetingräume ein

Alle Kioske und Displays werden jetzt zentral in der Web-App verwaltet: Admin > Kiosk & Displays > Geräte. Hier kannst du jedes Gerät im Unternehmen koppeln, konfigurieren und verwalten. Einen Raumkiosk kannst du koppeln, indem du entweder den Setup-Code im Admin-Bereich eingibst oder den QR-Code mit der deskbird Mobile App scannst.

💡 Tipp: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du direkt auf der Seite Geräte – klicke oben rechts auf How to connect kiosk.

Schritt 1: Räume-Kiosk-App auf dem Gerät starten

Es gibt drei Möglichkeiten, den Raumkiosk-Modus zu starten:

Installiere die deskbird Kiosk App aus dem Google Play Store

Sobald der Kiosk läuft (App oder Browser), werden auf dem Bildschirm ein Setup-Code und ein QR-Code angezeigt.

Schritt 2: Gerät koppeln

Option A: Setup-Code eingeben (Admin-Bereich)

Gehe in der Web-App zu Admin > Kiosk & Displays > Geräte.
Klicke auf + Gerät koppeln.
Gib unter Code eingeben den auf dem Gerät angezeigten Code ein und klicke auf Weiter.
Wähle unter Anzeigeart wählen Raumkiosk (Raumverfügbarkeit anzeigen, Räume direkt buchen und zu Meetings einchecken) und klicke auf Weiter.
Unter Anzeige konfigurieren gib dem Gerät einen eindeutigen Namen und wähle das Büro, Stockwerk und den Raum aus, die angezeigt werden sollen. Klicke auf Koppeln.

Option B: QR-Code scannen (Mobile App)

Stelle sicher, dass die deskbird App auf deinem Handy installiert ist und du mit einem Administrator-Account eingeloggt bist.
Scanne den QR-Code auf dem Gerät mit der Kamera-App, einer QR-Reader-App oder der QR-Reader-Funktion in der deskbird App.
Wähle Raum im Bildschirm Kiosk koppeln und wähle dann das Büro, Stockwerk und den Meetingraum aus, die angezeigt werden sollen.

Schritt 3: Kiosk ist einsatzbereit

Der Kiosk ist nach dem Koppeln sofort einsatzbereit und erscheint in der Liste Gekoppelte Geräte auf der Seite Geräte.
Der Bildschirm zeigt automatisch den aktuellen Meeting-Plan für den zugewiesenen Raum an.
Ein sicheres Zugriffstoken speichert die Einstellungen, sodass kein erneuter Login nach Neustarts oder Updates nötig ist.

💡 Tipp: Admins können einen Kiosk bei Bedarf aus der Mobile App heraus deaktivieren oder ihn unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte entkoppeln.

💡 Hinweis: Damit die Android Kiosk App Updates automatisch installiert, muss die App im gesperrten Vollbildmodus laufen. In diesem Modus hat die App Geräteinhaberrechte und kann Updates ohne manuelles Eingreifen anwenden. Ist die App nicht im gesperrten Vollbildmodus, werden Updates nicht automatisch installiert.

Allgemeine Einstellungen

Unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen kannst du bürospezifische Einstellungen für jeden Gerätetyp festlegen, darunter:

12- oder 24-Stunden-Zeitformat
Ob User mit Raumkiosken interagieren können
Ob User Meetings vorzeitig beenden können

Geräte verwalten

Unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte siehst du eine Übersicht aller verbundenen Geräte. Die Übersicht zeigt die Gesamtanzahl und eine Aufschlüsselung nach Typ (Raumkioske, Besucherkioske, Signage - Gebäudeplan, Signage - Raum-Übersicht). Die Tabelle Gekoppelte Geräte listet jedes Gerät mit Gerätename, Typ, Anzeigebereich und Zuletzt gesehen auf. Du kannst nach Gerätenamen suchen, filtern, sortieren, die Konfiguration bearbeiten oder Geräte entkoppeln, die du nicht mehr benötigst.

2. Kiosk-Modus für Meetingräume verwenden

Wenn die Android-App installiert ist, stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung:

Verstecktes Einstellungsmenü öffnen

Tippe fünfmal auf die linke untere Ecke des Touchscreens, um das Einstellungsmenü der App zu öffnen.

Autostart: Kiosk-App als Start-App festlegen

Wenn die App als Start-App festgelegt ist, startet die Kiosk-App direkt nach jedem Neustart des Geräts.

Gesperrter Vollbildmodus

Der gesperrte Vollbildmodus verhindert, dass User die Kiosk-App verlassen. Es gibt zwei Varianten, je nach Gerät:

Wenn das Gerät gerootet ist: Es wird ein echter Vollbild-Lock angewendet. Der Vollbildmodus kann dann nur über das versteckte Einstellungsmenü wieder verlassen werden.
Wenn das Gerät nicht gerootet ist: Stattdessen wird die native App-Pinning-Funktion genutzt. Die App bleibt im Vordergrund, bis sie entpinnt wird – das geht durch langes Drücken der "Zurück"- und "Übersicht"-Tasten der Android-Navigation.

Raumstatus und Sofortbuchung

Der Kiosk-Bildschirm zeigt in Echtzeit die Raumverfügbarkeit an:

Grün 🟢 → Der Raum ist verfügbar und kann gebucht werden.
Orange 🟠 → Der Raum wartet auf den Check-in. Erfolgt kein Check-in, wird der Raum wieder freigegeben.
Rot 🔴 → Der Raum ist gebucht und ein Meeting läuft.

Wenn ein Raum verfügbar ist, können User ihn direkt am Kiosk buchen: Sie wählen einen freien Zeitraum, geben einen Meeting-Titel ein oder wählen ihn aus, legen die Dauer fest und bestätigen – der Plan wird sofort aktualisiert.

💡 Tipp: User können sich auch direkt am Kiosk-Display zu einem geplanten Meeting einchecken oder ein Meeting vorzeitig beenden. Ob User mit Raumkiosken interagieren und Meetings vorzeitig beenden dürfen, wird pro Büro von deinem Admin unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen festgelegt.

⚠️ Hinweis: Es ist nicht möglich, eine bestehende Buchung direkt am Kiosk zu stornieren oder zu bearbeiten. Das betrifft z. B. Änderungen am Meeting-Titel, der Zeit oder den Teilnehmern. Um eine Buchung zu stornieren oder zu ändern, nutze bitte die deskbird App oder die Web-Plattform.

3. Hinweise zum Datenschutz

Raumkioske zeigen Meeting-Details entsprechend dem Details Sichtbarkeitsgrad an, der für das Büro unter Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen festgelegt ist. Am Kiosk ist niemand eingeloggt, daher gilt für alle vor dem Bildschirm das gleiche Level:

Alle Details (Veranstalter, Titel, Beschreibung, Teilnehmer & Link): Titel, Veranstalter, Teilnehmer, Beschreibung sowie Catering & Services. Der Link zur Konferenz wird am Kiosk nicht angezeigt.
Veranstalter & Titel: Titel, Veranstalter und Zeiten.
Nur Veranstalter: "Besetzt" statt Titel, dazu Veranstalter und Zeiten.
Nur belegt (keine Buchungsdetails): Nur "Besetzt" und Zeiten.

Ob der Raum frei oder belegt ist und die Buchungszeiten sind immer sichtbar. Vertrauliche Meetings werden immer als "Besetzt" ohne Titel oder Details angezeigt. Der Veranstalter wird ab Nur Veranstalter angezeigt.

💡 Signage: Die Raum-Übersicht-Signage nutzt die gleichen Stufen. Die Gebäudeplan-Signage folgt dieser Einstellung nicht: Sie blendet nur anonyme Buchungen aus. Siehe Meetingräume: Sichtbarkeit der Raumbuchung.

4. Unterstützte Geräte und Systemanforderungen

Die Raumkiosk-Anwendung ist unabhängig vom Hardware-Anbieter konzipiert. Wir bieten jedoch spezielle Unterstützung für folgende Anbieter:

Anbieter	Getestete Modelle	Standardmäßig gerootet	Browser-Kompatibilität	App-Kompatibilität	Gesperrter Vollbildmodus	Auto- Start	LED-Unterstützung
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Serie	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/a

* Tiefer Vollbildmodus, wenn kein Google-Konto eingerichtet ist. Andernfalls App-Anheftung.

** App-Anheftung

*** Je nach Modell gibt es eine eigene Auto-Start-App, die konfiguriert werden muss

**** Eingebaute Funktion zum automatischen Starten der App

Ist deine Kiosk-Hardware hier nicht aufgeführt, kontaktiere uns. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Kiosk-App auch auf deinem Modell problemlos läuft.

Allgemeine Anforderungen für die Kompatibilität

Android-Tablets mit Android 12L (API-Level 32, veröffentlicht im März 2022) oder neuer werden über die deskbird Kiosk App unterstützt, die im Google Play Store verfügbar ist
Chrome 80 oder neuer ist erforderlich, aber Chrome 85 (veröffentlicht im August 2020) oder neuer wird für Wake Lock-Unterstützung empfohlen, um zu verhindern, dass das Gerät in den Ruhezustand geht

Weitere Empfehlungen

Wähle Geräte mit einer Bildschirmgröße von mindestens 10 Zoll für ein optimales Nutzererlebnis.
Displays mit LCD-Technologie eignen sich am besten für den Dauerbetrieb. Displays mit OLED-Technologie sind gefährdet, da sie zu Einbrennen und Nachbildern durch statische Inhalte neigen.

5. FAQs

Ja. Du kannst den Kiosk-Modus über den Webbrowser oder die spezielle iOS-App auf deinem iPad nutzen.

Ja, LED-Unterstützung ist für verschiedene Hardware-Anbieter verfügbar, sodass Räume ihre Verfügbarkeit in Echtzeit über farbige Beleuchtung anzeigen können. Sieh dir dazu die Tabelle oben für eine Liste unterstützter Geräte an.

Ein sicheres Zugriffstoken verhindert das Ausloggen der Sitzung, sodass der Kiosk auch nach Neustarts oder Updates verbunden und funktionsfähig bleibt.

Der Kiosk-Modus ist für Tablets vor Meetingräumen gedacht und bietet eine touchfreundliche Oberfläche für Raum-Check-in, Sofortbuchungen und LED-Synchronisation. Er ist immer aktiv und erfordert kein erneutes Einloggen bei jeder Nutzung.

Nein. Der Kiosk unterstützt aktuell das Erstellen neuer Buchungen, das Check-in zu bestehenden Buchungen und das vorzeitige Beenden eines Meetings. Es ist nicht möglich, eine Buchung zu stornieren oder zu löschen oder Details wie Titel, Zeit oder Teilnehmer direkt am Kiosk zu bearbeiten. Nutze dafür die deskbird App oder die Web-Plattform.

Ein privater Termin wird immer als „Besetzt“ angezeigt, und Titel, Teilnehmer und Beschreibung sind ausgeblendet. Der Veranstalter wird weiterhin angezeigt, wenn das Büro Nur Veranstalter oder einen höheren Details Sichtbarkeitsgrad verwendet. Bei anderen Meetings zeigt der Kiosk, was der Sichtbarkeitsgrad des Büros erlaubt (siehe Privatsphäre). Mit Alle Details können User eine Buchung auswählen, um mehr zu sehen, z. B. Beschreibung und Teilnehmer.

Buchungen, die direkt am Kiosk erstellt wurden, werden in deskbird als „Unbekannter User“ angezeigt. Da das Kiosk-Tablet ein gemeinsam genutztes Gerät ist, auf das jeder Vor Ort zugreifen kann, kann das System die Buchung keinem bestimmten User-Konto zuordnen. Die Buchung erscheint trotzdem im Planen des Raums mit der richtigen Zeit und Dauer, aber ohne identifizierten Veranstalter.

Alle Geräte werden unter Admin > Kiosk & Displays > Geräte verwaltet. Die Seite zeigt die Gesamtzahl der verbundenen Geräte und eine Aufschlüsselung nach Typ sowie eine Liste aller Geräte mit Gerätename, Typ, Anzeigebereich und Zuletzt gesehen. Dort kannst du Geräte suchen, filtern und sortieren, die Konfiguration eines Geräts bearbeiten oder Geräte entkoppeln, die du nicht mehr benötigst.

Ja. Unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen kannst du bürospezifische Einstellungen für jeden Gerätetyp konfigurieren, darunter 12- oder 24-Stunden-Format, ob User mit Raumkiosken interagieren können und ob User Meetings vorzeitig beenden dürfen.

👀 Du suchst die deskbird Kiosk App für Besuchermanagement? – Schau mal hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement

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