Verwalte Service-Elemente für Meetingräume zentral – und behalte alle Anfragen im Blick! Die Funktion Catering & Services in deskbird hilft dir, Büroprozesse effizient zu gestalten und stellt sicher, dass dein Team alles hat, was es braucht – zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Mit Catering & Services kannst du Kategorien mit Elementen wie z. B. Getränken, Snacks oder Technik definieren und bestimmten Meetingräumen zuweisen. Mitarbeitende können diese Services direkt bei der Buchung anfragen. Bestimmte Admins erhalten zusätzlich Zugriff auf ein zentrales Dashboard zur Verwaltung dieser Anfragen.
- Catering & Services im Admin-Bereich einrichten
- Catering & Services für Meetingräume aktivieren
- Services bei der Raum-Buchung anfragen
- Anfragen im Service-Anfragen-Dashboard überwachen
- Servicedaten exportieren
- FAQ und bekannte Einschränkungen
1. Catering & Services im Admin-Bereich einrichten
Gehe zu Admin-Bereich > Meetingräume > Catering & Services.
Hier kannst du:
- 👤 Nutzer hinzufügen, die Zugriff auf das Service-Anfragen-Dashboard erhalten
- ➕ Kategorien und Elemente hinzufügen, z. B. Workshopmaterial, Catering oder Technik
- ✏️ Kategorien bearbeiten (Stift-Symbol) oder 🗑️ löschen (Papierkorb-Symbol)
- 📤 Daten exportieren (siehe unten)
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Kategorie kannst du folgende Angaben machen:
-
Bezeichnung der Kategorie
- E-Mail des Anbieters (Empfänger der Anfrage, kann extern sein)
- Öffentliche Notizen (sichtbar für Anfragende)
- Feld für Kostenstellencode: Keins, Optional oder Erforderlich
- Elemente der Kategorie: Name, Art (z. B. „Quantity“), Mengenbegrenzung
- Pufferzeiten: Vor und nach Meetings (nur wirksam in deskbird – wird nicht mit Outlook oder Google synchronisiert)
2. Catering & Services für Meetingräume aktivieren
So aktivierst du Services für einen Meetingraum:
- Gehe zu Admin-Bereich > Büro-Konfiguration > Stockwerke & Räume
- Wähle den gewünschten Meetingraum aus
- Aktiviere den Schalter „Catering & Services aktivieren“
- Weise diesem Raum die entsprechenden Servicekategorien zu
Damit können Mitarbeitende beim Buchen dieses Raums passende Services anfragen.
⚠️ Hinweis: Wenn du eine Kategorie aus einem Raum entfernst, bleiben bestehende Anfragen bestehen. Admins können diese bei Bedarf manuell stornieren.
3. Services bei der Meeting Raum-Buchung anfragen
Wenn ein Mitarbeitender einen Raum mit aktivierten Services bucht:
- Wird die Option „Services anfragen“ angezeigt
- Ein Klick darauf öffnet ein Modal, in dem man:
- Verfügbare Service-Elemente (z. B. Getränke, Snacks, Flipcharts) auswählen kann
- Mengen festlegen kann
- Zusätzliche Anmerkungen für den Dienstleister hinzufügen kann
Anfragen werden automatisch mit der Buchung verknüpft. In der Ansicht Buchen > Meetingräume erscheint ein Tassen-Symbol auf der Buchungskachel. Der Anfragende wird zudem in der Bestätigung über die Serviceanfrage informiert.
4. Anfragen im Service-Anfragen-Dashboard überwachen
Nutzer:innen, die im Admin-Bereich unter „Füge User hinzu, die Zugriff auf Catering & Services haben“ hinzugefügt wurden, sehen nun im Hauptmenü den neuen Tab Anfragen.
Im Dashboard können Nutzer:
- Alle bevorstehenden und abgeschlossenen Serviceanfragen einsehen
- Nach Meetingraum, Anfragendem oder Kategorie filtern
- Auf eine Anfrage klicken und Details anzeigen:
- Angefragte Elemente
- Meetinginformationen
- Notizen
- Kostenstelle
- Pufferzeiten
Das Dashboard ist nur lesbar – ideal für Office-Manager oder Facility Teams zur täglichen Koordination.
⚠️ Hinweis: Die im Feld „E-Mail des Anbieters“ hinterlegte Adresse erhält bei jeder Buchung mit Serviceanfrage eine automatische E-Mail. Anbieter können auch externe Dienstleister sein und benötigen keinen deskbird-Zugang.
5. Servicedaten exportieren
Im Bereich Catering & Services kannst du alle Kategorien und Elemente per Klick auf „Daten exportieren“ herunterladen.
Die CSV-Datei enthält:
- E-Mail des Anfragenden
- E-Mail des Anbieters
- Datum und Uhrzeit der Meetings
- Angefragte Kategorien und Elemente
- Freitexte (z. B. Notizen, Kostenstelle)
6. FAQ und bekannte Einschränkungen
- ❌ Der Export von Serviceanfragen aus dem Dashboard ist aktuell nicht möglich (Funktion kommt bald!)
- ❌ Für Serientermine (sich wiederholende Meetings) sind Catering-Anfragen derzeit noch nicht möglich
Was ist der Unterschied zwischen Catering & Services und Raumausstattung?
Catering & Services sind veranstaltungsspezifische Services (z. B. Getränke, Flipcharts), während Ausstattung dauerhafte Elemente im Raum sind (z. B. Fernseher, Whiteboard). Services sind je Termin anpassbar und filterbar – Ausstattung ist fest zugewiesen.
Wer hat Zugriff auf Catering & Services?
- Admins konfigurieren Kategorien, aktivieren sie pro Raum und exportieren Daten.
- Organisator:innen fügen Services bei der Raumreservierung hinzu.
- Berechtigte Nutzer:innen (z. B. Facility Manager) verwalten Anfragen im Dashboard.
- Dienstleister erhalten automatische E-Mails mit allen Details – kein Deskbird-Zugang nötig.