Catering & Services

Ein Raum in jedem Plan, mehr mit Rooms Plus

Richte Service-Artikel für Meetingräume ein und verwalte sie – und behalte alle Anfragen an einem Ort im Blick! Die Catering & Services-Funktion von deskbird hilft dir, die Abläufe im Büro zu optimieren und stellt sicher, dass alles, was deine Teams brauchen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Mit Catering & Services kannst du Artikel (wie Getränke, Snacks oder Services) für deine Meetingräume definieren und zuweisen. Mitarbeitende können diese Services bei der Buchung eines Raums anfragen – und ausgewählte Admins verwalten alle eingehenden Anfragen über ein eigenes Dashboard.

Jeder Plan enthält Catering & Services für einen Meetingraum. Um es in weiteren Räumen anzubieten, benötigst du Rooms Plus. Siehe Feature Availability.

1. Services im Admin einrichten
2. Catering & Services für Meetingräume aktivieren
3. Services bei einer Meetingraum-Buchung anfragen
4. Anfragen auf der Requests-Seite verwalten
5. Service-Anfragen genehmigen oder ablehnen
6. Servicedaten exportieren
7. FAQs und bekannte Einschränkungen

1. Services im Admin einrichten

Gehe zu Admin > Meetingräume: Catering & Services und wähle das Büro oben auf der Seite aus.

Hier kannst du:

• 👤 Unter Zugriff klicke auf das Stiftsymbol neben Autorisierte User, um auszuwählen, wer die Service-Anfragen für dieses Büro auf der Requests-Seite sehen und verwalten darf
• ✅ Unter Genehmigungen aktiviere Genehmigungen für Service-Anfragen aktivieren, wenn Anfragen vor der Ausführung geprüft werden sollen (siehe Service-Anfragen genehmigen oder ablehnen)
• ➕ Kategorien und Artikel hinzufügen, z. B. Workshop-Material, Catering oder spezielle Artikel
• ✏️ Bestehende Kategorien mit dem Stift bearbeiten oder 🗑️ mit dem Papierkorb löschen
• 📤 Daten exportieren (siehe unten im Artikel)

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Kategorie kannst du Folgendes konfigurieren:

• Kategoriename
  
• E-Mail des Anbieters (erhält die Anfragen, kann auch ein externer Anbieter sein)
• Öffentliche Notizen (sichtbar für Anfragende)
• Kostenstellencode: Keine, Optional oder Erforderlich

• Artikel: Klicke auf "+ Hier klicken, um einen Artikel hinzuzufügen", um einen Artikel zur Kategorie hinzuzufügen. Für jeden Artikel kannst du festlegen:

  • Artikelname (erforderlich)
  • Art des Artikels: Freitext, Anzahl oder Auswahl
  • Als erforderlich markieren – Umschalter, um den Artikel bei der Anfrage verpflichtend zu machen

  Nutze das Zieh-Symbol, um Artikel neu anzuordnen, das Kopier-Symbol, um einen Artikel zu duplizieren, oder das Papierkorb-Symbol, um ihn zu löschen. Klicke auf "Formularvorschau" (oben rechts im Artikel-Panel), um zu sehen, wie das Anfrageformular für Mitarbeitende aussieht, bevor du die Kategorie speicherst.

• Pufferzeiten: Lege Zeiten vor/nach Meetings fest. Diese Werte gelten nur, wenn diese Kategorie für eine Buchung angefragt wird (nur innerhalb von deskbird – keine Synchronisation mit Outlook/Google). Siehe Catering & Services für Meetingräume aktivieren, um zu erfahren, wie sich Kategorie-Puffer mit den Standard-Pufferzeiten des Raums verhalten.

2. Catering & Services für Meetingräume aktivieren

So aktivierst du Services für bestimmte Räume:

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume
2. Wähle einen Meetingraum aus
3. Aktiviere den Schalter "Catering & Services aktivieren"
4. Weise die passenden Servicekategorien dem Raum zu
5. Lege die Standard-Pufferzeiten vor und nach Meetings fest. Verfügbare Optionen sind 0, 5, 10, 15 oder 20 Minuten

So können Mitarbeitende Services anfragen, wenn sie diesen Raum buchen.

So funktionieren Standard-Pufferzeiten

Standard-Pufferzeiten blockieren den Raum vor und nach einem Meeting, damit das Catering-Team Zeit hat, den Raum vorzubereiten, bestellte Artikel zu liefern und alles rechtzeitig bereitzustellen.

Pufferzeiten können an zwei Stellen festgelegt werden, und beide steuern die gleiche Art von Raum-Blockierung – nur auf unterschiedlichen Ebenen:

• Raum-Ebene (Stockwerke & Räume): der minimale, standardmäßige Puffer, der bei jeder Buchung in diesem Raum angewendet wird
• Kategorie-Ebene (Catering & Services): wird nur angewendet, wenn diese spezielle Kategorie angefragt wird

Wenn beides zutrifft, gilt für jede Seite des Meetings der längere Wert – die Zeiten werden nie addiert. Es gibt keine feste Priorität „Raum schlägt Kategorie“: Der effektive Puffer wird für vor und nach dem Meeting jeweils separat berechnet, immer mit dem höchsten Wert. Das gleiche Prinzip gilt, wenn mehrere angefragte Kategorien unterschiedliche Pufferzeiten haben.

Beispiel:

💡 Empfohlene Einrichtung: Nutze die Werte auf Raum-Ebene für die Reinigungs- oder Vorbereitungszeit, die immer reserviert werden muss, und setze Werte auf Kategorie-Ebene nur dort, wo ein bestimmter Service mehr Zeit benötigt.

⚠️ Hinweis: Wenn du eine Kategorie aus einem Raum entfernst, werden bestehende Anfragen nicht automatisch gelöscht. Admins können diese bei Bedarf manuell stornieren.

3. Services bei einer Meetingraum-Buchung anfragen

Wenn ein:e Mitarbeitende:r einen Raum mit aktivierten Services bucht:

• Sie sehen die Option "Services anfragen"

• Beim Klick darauf werden die vom Admin konfigurierten Artikel für diese Kategorie angezeigt. Welche Artikel erscheinen, hängt davon ab, wie der Admin sie eingerichtet hat, und kann beinhalten:

  • Freitext-Artikel (z. B. für Sonderwünsche oder Hinweise)
  • Anzahl-Artikel (z. B. um anzugeben, wie viele Getränke oder Snacks benötigt werden)
  • Auswahl-Artikel (z. B. um aus vordefinierten Optionen zu wählen)

  Artikel, die vom Admin als erforderlich markiert wurden, müssen ausgefüllt werden, bevor die Anfrage abgeschickt werden kann.

Buchungen für Meetingräume mit zugehörigen Service-Anfragen werden mit einem Tassen-Symbol im Tab Buchungen > Meetingräume angezeigt. Die anfragende Person wird außerdem in ihrer Buchungsbestätigung informiert.

Wenn Genehmigungen aktiviert sind, wird die Anfrage zuerst zur Freigabe weitergeleitet. Der Veranstalter erhält eine E-Mail, dass die Anfrage eingereicht wurde, und eine weitere, sobald sie genehmigt oder abgelehnt wurde.

4. Anfragen auf der Requests-Seite verwalten

Autorisierte User und User mit der Manager für Service-Anfragen-Rolle für ein Büro sehen Requests im Hauptmenü. Öffne den Tab Services, um die Service-Anfragen für das oben ausgewählte Büro zu sehen.

Im Tab Services kannst du:

• Zwischen Bevorstehend und Abgeschlossen wechseln
• Die Liste mit Filter eingrenzen und die Reihenfolge mit Sortieren: Meetingdatum ändern
• Jede Anfrage auf einen Blick in den Spalten Datum & Uhrzeit, Anfrage, Raum, Angefragt von, Pufferzeit und Status sehen. Fahre mit der Maus über die Anzahl der Kategorien oder Artikel in der Spalte Anfrage, um jede Kategorie, ihren Status und die bestellten Artikel einzusehen.
• Mehrere Anfragen mit den Checkboxen auswählen, um Sammelaktionen durchzuführen
• Eine Anfrage anklicken, um die Anfragedetails zu öffnen:
  • Übersicht: die angefragten Kategorien und Artikel, inklusive zusätzlicher Hinweise
  • Anfragedetails: Status, Meetingraum, Datum und Uhrzeit, wer angefragt hat und wann
  • Link kopieren: direkten Link zur Anfrage mit Kolleg:innen teilen

Die Spalte Status und der Anfragestatus erscheinen nur, wenn Genehmigungen aktiviert sind. Koordinator:innen und Facility Manager:innen nutzen diese Seite, um sicherzustellen, dass jeder Service rechtzeitig vorbereitet ist und – bei aktivierten Genehmigungen – um Anfragen zu genehmigen oder abzulehnen.

⚠️ Hinweis: Globale Admins sehen Service-Anfragen nicht automatisch. Nur autorisierte User und Manager für Service-Anfragen eines Büros können sie öffnen; alle anderen sehen Kein Zugriff auf Service-Anfragen in diesem Büro. Um selbst mit Anfragen zu arbeiten, füge dich unter Zugriff in Admin > Meetingräume: Catering & Services hinzu.

⚠️ Hinweis: Nach einer Buchung wird immer eine E-Mail-Benachrichtigung an die Adresse gesendet, die bei der Einrichtung der Kategorie als E-Mail des Anbieters hinterlegt wurde. Bei aktivierten Genehmigungen wird diese E-Mail erst nach der Genehmigung der Anfrage verschickt. Anbieter können extern sein und haben möglicherweise keinen Zugriff auf deskbird.

5. Service-Anfragen genehmigen oder ablehnen

Mit aktivierten Genehmigungen bleiben neue Service-Anfragen Ausstehend, bis ein autorisierter User oder ein Manager für Service-Anfragen des Büros sie prüft. Genehmigungen sind standardmäßig deaktiviert.

Genehmigungen aktivieren

1. Gehe zu Admin > Meetingräume: Catering & Services und wähle das Büro oben auf der Seite aus.
2. Unter Genehmigungen aktiviere Genehmigungen für Service-Anfragen aktivieren.

Die Einstellung gilt für alle Kategorien des ausgewählten Büros. Es ist nicht möglich, Genehmigungen nur für einzelne Kategorien zu verlangen. Wenn du Genehmigungen wieder deaktivierst, werden neue Anfragen automatisch genehmigt und die Requests-Seite bleibt ohne Genehmigungsaktionen oder Status verfügbar.

Eine Anfrage prüfen

1. Gehe zu Requests > Services > Bevorstehend.
2. Klicke auf eine Anfrage, um die Anfragedetails zu öffnen.
3. In der Übersicht kannst du jede Kategorie mit dem Häkchen oder dem Kreuz genehmigen oder ablehnen. Jede Kategorie wird einzeln entschieden, du kannst also z. B. das Catering genehmigen und die Ausstattung in derselben Anfrage ablehnen.
4. Um alle ausstehenden Kategorien auf einmal zu entscheiden, nutze Schnellaktionen > Alle genehmigen oder Alle ablehnen. Beim Genehmigen aller wirst du um Bestätigung gebeten, die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
5. Wenn du eine Kategorie ablehnst, gib einen Grund (bis zu 100 Zeichen) ein und klicke auf Ablehnen. Der Grund wird in der Anfrage angezeigt.

Du kannst eine Anfrage auch direkt in der Liste mit dem Häkchen oder dem Kreuz in der Spalte Status genehmigen oder ablehnen.

Der Veranstalter erhält eine E-Mail, wenn eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.

💡 Tipp: Wenn für den Meetingraum selbst eine Freigabe von Buchungen erforderlich ist, muss zuerst die Raumbuchung genehmigt werden. Die Service-Anfrage erscheint erst danach zur Genehmigung.

Anfragestatus

⚠️ Wichtig: Eine Anfrage, die bis zum Beginn des Meetings nicht genehmigt wurde, wird automatisch storniert – genauso wie bei der Freigabe von Buchungen. Wenn bis dahin nur einige Kategorien genehmigt wurden, werden nur die ausstehenden Kategorien storniert und die Anfrage zeigt Teilweise genehmigt an.

6. Servicedaten exportieren

Im Admin-Bereich von Catering & Services kannst du alle Kategorien- und Artikeldaten exportieren, indem du auf "Daten exportieren" klickst. Das ist hilfreich für Berichte oder zum Teilen mit externen Serviceanbietern.

Dein CSV-Export enthält:

• E-Mail des Anfragenden
• E-Mail des Anbieters
• Meeting-Daten und -Zeiten
• Angeforderte Kategorien und Artikel
• Benutzerdefinierte Einträge (wie Freitextnotizen oder Kostenstellen)

7. FAQs und bekannte Einschränkungen

• ❌ Es ist aktuell nicht möglich, Service-Anfragen direkt aus dem Dashboard zu exportieren (kommt bald!)
• ❌ Für wiederkehrende Events sind Catering-Anfragen derzeit nicht verfügbar