Catering & Services

Rooms Plus

Richte Service-Artikel für Meetingräume ein und verwalte sie – und behalte alle Anfragen an einem Ort im Blick! Die Funktion Catering & Services von deskbird hilft dir, die Abläufe im Büro zu optimieren und stellt sicher, dass alles, was deine Teams brauchen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Mit Catering & Services kannst du Artikel (wie Getränke, Snacks oder Services) für deine Meetingräume definieren und zuweisen. Mitarbeitende können diese Services bei der Buchung eines Raums anfragen – und ausgewählte Admins verwalten alle eingehenden Anfragen über ein eigenes Dashboard.

1. Services im Admin-Bereich einrichten
2. Catering & Services für Meetingräume aktivieren
3. Services bei einer Meetingraum-Buchung anfragen
4. Anfragen im Service Requests Dashboard überwachen
5. Servicedaten exportieren
6. FAQ und bekannte Einschränkungen

1. Services im Admin-Bereich einrichten

Gehe zu Admin > Meetingräume > Catering & Services.

Hier kannst du:

• 👤 Nutzer:innen hinzufügen, die Zugriff auf das Service Requests Dashboard haben
   
• ➕ Kategorien und Artikel hinzufügen, z. B. Workshop-Material, Catering oder spezielle Artikel
• ✏️ Bestehende Kategorien mit dem Stift bearbeiten oder 🗑️ mit dem Papierkorb löschen
• 📤 Daten exportieren (siehe unten im Artikel)

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Kategorie kannst du Folgendes konfigurieren:

• Kategoriename
   
• Anbieter-E-Mail (Empfänger der Anfragen, kann auch ein externer Anbieter sein)
• Öffentliche Hinweise (sichtbar für Anfragende)
• Kostenstellen-Code: Keine, Optional oder Erforderlich

• Artikel: Klicke auf "+ Hier klicken, um einen Artikel hinzuzufügen", um einen Artikel zur Kategorie hinzuzufügen. Für jeden Artikel kannst du festlegen:

  • Artikelname (erforderlich)
  • Artikeltyp: Freitext, Anzahl oder Auswahl
  • Als erforderlich markieren – Umschalten, um den Artikel bei der Anfrage verpflichtend zu machen

  Nutze das Zieh-Symbol, um Artikel neu anzuordnen, das Kopier-Symbol zum Duplizieren oder das Papierkorb-Symbol zum Löschen. Mit "Formularvorschau" (oben rechts im Artikel-Bereich) kannst du vor dem Speichern sehen, wie das Anfrageformular für Mitarbeitende aussieht.

• Pufferzeiten: Lege fest, wie viel Zeit vor/nach Meetings geblockt werden soll. Diese Werte gelten nur, wenn diese Kategorie für eine Buchung angefragt wird (nur innerhalb von deskbird – keine Synchronisation mit Outlook/Google). Siehe Catering & Services für Meetingräume aktivieren, um zu erfahren, wie sich Kategorie-Puffer mit den Standard-Pufferzeiten des Raums verhalten.

2. Catering & Services für Meetingräume aktivieren

So aktivierst du Services für bestimmte Räume:

1. Gehe zu Admin > Workplace > Stockwerke & Räume
2. Wähle einen Meetingraum aus
3. Aktiviere den Schalter "Catering & Services aktivieren"
4. Weise dem Raum die passenden Service-Kategorien zu
5. Lege die Standard-Pufferzeiten vor und nach Meetings fest. Mögliche Optionen sind 0, 5, 10, 15 oder 20 Minuten

So können Mitarbeitende bei der Buchung dieses Raums Services anfragen.

So funktionieren Standard-Pufferzeiten

Standard-Pufferzeiten blockieren den Raum vor und nach einem Meeting, damit das Catering-Team Zeit hat, den Raum vorzubereiten, bestellte Artikel zu liefern und alles rechtzeitig fertig zu machen.

Pufferzeiten können an zwei Stellen festgelegt werden, beide steuern die gleiche Art von Raum-Blockierung – nur auf unterschiedlichen Ebenen:

• Raum-Ebene (Stockwerke & Räume): Der minimale, standardmäßige Puffer, der bei jeder Buchung in diesem Raum gilt
• Kategorie-Ebene (Catering & Services): Gilt nur, wenn diese spezielle Kategorie angefragt wird

Wenn beides zutrifft, gilt jeweils der längere Wert – die Zeiten werden nie addiert. Es gibt keine feste "Raum schlägt Kategorie"-Priorität: Der effektive Puffer wird für vor und nach dem Meeting jeweils separat berechnet, immer mit dem höchsten Wert. Das gleiche Prinzip gilt, wenn mehrere angefragte Kategorien unterschiedliche Pufferzeiten haben.

Beispiel:

💡 Empfohlene Einstellung: Nutze die Raum-Puffer für Reinigungs- oder Vorbereitungszeiten, die immer reserviert sein müssen, und setze Kategorie-Puffer nur dort, wo ein bestimmter Service mehr Zeit benötigt.

⚠️ Hinweis: Wenn du eine Kategorie aus einem Raum entfernst, werden bestehende Anfragen nicht automatisch gelöscht. Admins können diese bei Bedarf manuell stornieren.

3. Services bei einer Meetingraum-Buchung anfragen

Wenn ein:e Mitarbeiter:in einen Raum mit aktivierten Services bucht:

• Sie sehen die Option "Services anfragen"

• Beim Klick darauf werden die vom Admin konfigurierten Artikel für diese Kategorie angezeigt. Welche Artikel erscheinen, hängt von der Einrichtung durch den Admin ab und kann beinhalten:

  • Freitext-Artikel (z. B. für Sonderwünsche oder Hinweise)
  • Anzahl-Artikel (z. B. um anzugeben, wie viele Getränke oder Snacks)
  • Auswahl-Artikel (z. B. zur Auswahl aus vordefinierten Optionen)

  Artikel, die vom Admin als erforderlich markiert wurden, müssen ausgefüllt werden, bevor die Anfrage abgeschickt werden kann.

Buchungen für Meetingräume mit zugehörigen Serviceanfragen werden im Tab Buchen > Meetingräume mit einem Tassen-Symbol angezeigt. Die anfragende Person wird außerdem in ihrer Buchungsbestätigung informiert.

4. Anfragen im Service Requests Dashboard überwachen

Nutzer:innen, die unter "Nutzer:innen hinzufügen, die Zugriff auf Catering & Services haben" eingetragen sind, sehen jetzt einen neuen Tab im Hauptmenü: Anfragen.

Dieses Dashboard ermöglicht ihnen:

• Offene und vergangene Serviceanfragen einsehen
   
• Filter wie Meetingraum, Anfragende:r oder Kategorie nutzen
   
• Auf eine Anfrage klicken, um zu sehen:
  • Angefragte Artikel
  • Meeting-Details
  • Hinweise
  • Kostenstelle
  • Pufferzeit-Einstellungen

Dieses Dashboard ist nur lesbar und hilft Koordinator:innen oder Facility Managern, sicherzustellen, dass jeder Service rechtzeitig vorbereitet wird.

⚠️ Hinweis: Nach einer Buchung wird immer eine E-Mail-Benachrichtigung an die bei der Kategorie hinterlegte Anbieter-E-Mail gesendet. Anbieter können extern sein und benötigen keinen deskbird-Account.

5. Servicedaten exportieren

Im Admin-Bereich Catering & Services kannst du alle Kategorien- und Artikeldaten exportieren, indem du auf "Daten exportieren" klickst. Das ist hilfreich für Berichte oder zur Weitergabe an externe Dienstleister.

Dein CSV-Export enthält:

• E-Mail der anfragenden Person
• E-Mail des Anbieters
• Meeting-Daten und -Zeiten
• Angefragte Kategorien und Artikel
• Individuelle Einträge (wie Freitext-Hinweise oder Kostenstellen)

6. FAQ und bekannte Einschränkungen

• ❌ Es ist aktuell nicht möglich, Serviceanfragen direkt aus dem Dashboard zu exportieren (kommt bald!)
• ❌ Für wiederkehrende Termine sind Catering-Anfragen derzeit nicht verfügbar