Im Bereich Stockwerke & Räume in deskbird lässt sich das gesamte Bürolayout definieren und verwalten – von Stockwerken über einzelne Schreibtischbereiche und Meetingräume bis hin zu Parkplätzen und weiteren Ressourcen. Dieses Setup bildet die Grundlage für interaktive Gebäudepläne, Zugriffsbeschränkungen und die Buchungsverwaltung.
- Stockwerke und Bereiche erstellen, bearbeiten und löschen
- Meetingräume und Desks, Parkplätze und weitere Ressourcen
- Gebäudepläne
- Zugriff verwalten
- Wochentagbasierte Zugriffsregeln
1. Stockwerke und Bereiche erstellen, bearbeiten und löschen
Das Admin-Portal öffnen und zu Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume navigieren. Auf der linken Seite wird eine Liste aller Stockwerke angezeigt, sodass einfach zwischen Stockwerken gewechselt werden kann, ohne den Kontext zu verlieren.
Stockwerke
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Stockwerk hinzufügen: Auf + Stockwerk hinzufügen klicken. Ein neues Stockwerk erscheint in der Liste und im Hauptbereich rechts. Mit dem Stift-Symbol neben dem Stockwerknamen lässt sich dieser umbenennen (z. B. „Stockwerk 01"). Über Verwalten können Sperrungen hinzugefügt oder gelöscht werden.
💡 Hinweis: Neu erstellte Stockwerke werden standardmäßig als Entwurf angelegt. Die Veröffentlichung erfolgt, sobald alles bereit ist. - Stockwerk umbenennen oder löschen: Auf das Stift-Symbol neben dem Stockwerknamen klicken. Es erscheint ein Pop-up, in dem das Stockwerk umbenannt oder gelöscht werden kann.
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Status eines Stockwerks ändern: Auf Verwalten oben in der Bereichsliste klicken. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem der Status des Stockwerks angepasst werden kann.
⚠️ Das Schließen eines Stockwerks löscht alle bestehenden Buchungen auf diesem Stockwerk. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Auf einem geschlossenen (inaktiven) Stockwerk können keine Buchungen vorgenommen werden, bis es wieder aktiviert wird. Weitere Details hier: Einen Bereich sperren - QR-Codes herunterladen für das gesamte Stockwerk
Bereiche
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Bereich hinzufügen: Ein Stockwerk auswählen und auf + Bereich hinzufügen klicken. Den Bereichstyp wählen (Schreibtischbereich, Meetingraum, Parkplatzbereich oder Sonstiges) und anschließend Name, Kapazität und optional eine Beschreibung festlegen.
💡 Hinweis: Neu erstellte Bereiche sind standardmäßig aktiv. Über den Toggle kann der Bereich bei der Erstellung als Entwurf gespeichert werden. -
Bereich bearbeiten: Auf das Stift-Symbol neben dem jeweiligen Bereich klicken. Es öffnet sich eine Seite mit folgenden Optionen:
- Bereich umbenennen und Beschreibung ändern
- Bereich löschen
- Zugriff für den Bereich festlegen
- Ressourcen im Bereich erstellen und verwalten
- Status des Bereichs über Verwalten ändern
⚠️ Das Schließen eines Bereichs löscht alle bestehenden Buchungen in diesem Bereich. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein geschlossener Bereich kann erst wieder gebucht werden, wenn er erneut aktiviert wird. Weitere Details hier: Einen Bereich sperren
- QR-Codes herunterladen für den gesamten Bereich
2. Meetingräume und Desks, Parkplätze und weitere Ressourcen
Für jeden Ressourcentyp gibt es eine eigene Einrichtungsanleitung:
3. Gebäudepläne
Nach der Einrichtung der Stockwerke und Bereiche können diese visuell auf einem Gebäudeplan platziert werden, damit Nutzer einfacher navigieren und buchen können.
Eine vollständige Anleitung gibt es im Artikel Gebäudepläne.
💡 Hinweis: Bereiche müssen nicht auf dem Gebäudeplan positioniert sein, um buchbar zu sein. Solange ein Bereich aktiv ist, können Buchungen vorgenommen werden.
4. Zugriff verwalten
Mit deskbird lässt sich steuern, wer welche Bereiche buchen kann – z. B. teamspezifische Zonen, VIP-Bereiche oder geteilter Zugriff mit Prioritätsregeln.
💡 Globale Admins, Office-Admins und Manager können immer jeden Bereich buchen, unabhängig von Einschränkungen. Das gilt auch für Buchungen, die im Namen anderer vorgenommen werden.
So wird der Zugriff für einen Bereich konfiguriert:
- Stockwerke & Räume im Admin-Portal öffnen.
- Das Stockwerk auswählen.
- Auf das Stift-Symbol in der Bereichszeile klicken.
Es stehen drei Zugriffstypen zur Verfügung:
- Offener Zugriff: Standardoption. Alle User mit Bürozugang können den Bereich buchen.
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Beschränkter Zugriff: Nur ausgewählte User oder Gruppen können den Bereich buchen. Optional kann der Bereich auf dem Gebäudeplan für User ohne Zugriff ausgeblendet werden.
Hinweis: Wenn ein Bereich ausgeblendet ist, können User ohne Zugriff auf dem Gebäudeplan nicht sehen, wer in diesem Bereich gebucht hat. Das kann für bestimmte Bürofunktionen relevant sein. Globale Admins, Office-Admins und Manager können immer alle Bereiche sehen.
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Prioritärer Zugriff: Gewährt ausgewählten Gruppen oder Usern Zugriff auf einen Bereich. Andere User können erst buchen:
- Ab einem Tag im Voraus, ab einer festgelegten Uhrzeit
- Wenn nach den Buchungen der priorisierten User noch Plätze verfügbar sind
Beispiel: Finance hat Priorität für 4 Schreibtische. Wenn nur 3 gebucht sind, kann ein anderes Teammitglied (z. B. aus Marketing) den verbleibenden Schreibtisch einen Tag im Voraus ab 16:00 Uhr buchen.
💡 Tipp: Der Zugriff lässt sich mit wochentagbasierten Regeln noch granularer steuern. Siehe Wochentagbasierte Zugriffsregeln weiter unten.
5. Wochentagbasierte Zugriffsregeln
Nur für Beta-Kunden Professional und Enterprise
In deskbird können Admins festlegen, an welchen Wochentagen bestimmte User oder Gruppen einen Schreibtisch oder Parkplatz buchen dürfen. Das ermöglicht eine zusätzliche Steuerungsebene auf Basis der bestehenden Zugriffstypen Beschränkter Zugriff und Prioritärer Zugriff und funktioniert auch in Kombination mit Offenem Zugriff.
⚠️ Wichtig: Wochentagbasierte Zugriffsregeln gelten nur für Schreibtische, Parkplätze und sonstige Ressourcen. Meetingräume werden nicht unterstützt und verwenden weiterhin das bestehende Zugriffsmodell.
So funktioniert es
Jede Zugriffsregel enthält die Einstellung Erlaubte Wochentage. Pro Regel legen Admins fest, welche Wochentage gelten – z. B. Engineering an Mo./Mi./Fr. und Sales an Di./Do. Mehrere Regeln mit unterschiedlichen Tagesmustern können im selben Bereich parallel existieren.
Wochentagbasierte Zugriffsregeln einrichten
- Navigiere zu Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume.
- Das Stockwerk auswählen und auf das Stift-Symbol neben dem gewünschten Bereich klicken, oder auf die Bereichszeile klicken.
- In den Zugriff-Bereich klicken, um den Dialog Zugriffskonfiguration zu öffnen.
- Im Dropdown Beschränkter Zugriff oder Prioritärer Zugriff auswählen.
- User oder Gruppen hinzufügen und die Erlaubte Wochentage für diese Regel festlegen.
- Für eine weitere Regel mit anderem Tagesmuster auf + Regel hinzufügen klicken.
- Auf Aktualisieren klicken, um zu speichern.
Auf der Bereichsdetailseite wird eine Zusammenfassung aller konfigurierten Regeln angezeigt, einschließlich der zugewiesenen Wochentage und User bzw. Gruppen pro Regel.
Was User sehen
User erhalten klare Hinweise, wenn Wochentagsbeschränkungen gelten:
- Auf dem Gebäudeplan und in der Buchungs-Seitenleiste zeigt ein Tooltip an, an welchen Tagen gebucht werden kann – z. B.: „Du kannst hier nicht am Dienstag buchen, nur an: Montag, Mittwoch, Freitag."
- Im Buchungskalender sind eingeschränkte Tage deaktiviert. Ein Tooltip erklärt die Einschränkung – z. B.: „Du hast keine Priorität, hier am Freitag zu buchen, nur an: Dienstag, Donnerstag."
- Bei Bereichen mit Prioritärem Zugriff können User ohne Priorität an eingeschränkten Tagen weiterhin nach den Standard-Prioritätsregeln buchen.