Stockwerke und Plätze – deskbird Help Center

Der Bereich Stockwerke & Räume in deskbird ermöglicht es dir, dein Bürogebäude zu definieren und zu verwalten – von Stockwerken über einzelne Schreibtisch-Bereiche, Meetingräume, Parkplätze und mehr. Dieses Setup bildet die Grundlage für interaktive Gebäudepläne, Zugriffsbeschränkungen und das Buchungsmanagement der User.

Stockwerke und Plätze erstellen, bearbeiten und löschen
Meetingräume und Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen
Gebäudepläne
Zugriff verwalten
Zugriffsregeln nach Wochentagen

1. Stockwerke und Plätze erstellen, bearbeiten und löschen

Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume. In einem Panel auf der linken Seite werden alle Stockwerke angezeigt, sodass du einfach zwischen den Stockwerken wechseln kannst, ohne den Kontext zu verlieren.

Stockwerke

Stockwerk hinzufügen: Klicke auf + Stockwerk hinzufügen. Ein neues Stockwerk erscheint in der Liste und im Hauptbereich rechts. Mit dem Stiftsymbol neben dem Stockwerknamen kannst du es umbenennen (z. B. „Stockwerk 01“), und über Verwalten kannst du Sperrungen hinzufügen oder löschen.
💡 Hinweis: Neu erstellte Stockwerke werden standardmäßig als Entwurf hinzugefügt. Du kannst das Stockwerk veröffentlichen, sobald du bereit bist.
Stockwerk umbenennen oder löschen: Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Stockwerknamen. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem du das Stockwerk umbenennen oder löschen kannst.
Stockwerk sperren: Klicke oben in der Bereichsliste auf Verwalten und dann auf Sperrung hinzufügen. Eine unbefristete Sperrung blendet das Stockwerk für User aus, bis du die Sperrung wieder entfernst. Eine temporäre Sperrung (mit Enddatum, ab Desks Professional) hält das Stockwerk während dieses Zeitraums sichtbar, aber nicht buchbar.
⚠️ Zukünftige Buchungen im gesperrten Zeitraum werden storniert. Buchungen für den aktuellen Tag und vergangene Buchungen bleiben erhalten, und User erhalten eine E-Mail, wenn ihre Benachrichtigungen aktiviert sind. Meetingräume haben weiterhin ihren eigenen Aktiv/Inaktiv-Schalter und deren Buchungen werden nicht storniert. Alle Optionen findest du unter Sperrung von Bereichen
QR-Codes für das gesamte Stockwerk herunterladen

Bereiche

Bereich hinzufügen: Wähle ein Stockwerk aus und klicke auf + Bereich hinzufügen. Wähle den Bereichstyp (Schreibtisch-Bereich, Meetingraum, Parkplatzbereich oder Sonstiges) und definiere Name, Kapazität und optional eine Beschreibung.
💡 Hinweis: Um einen neuen Bereich während der Einrichtung vor Usern zu verbergen, wähle beim Erstellen Bereich als Entwurf speichern aus (der Button ändert sich zu Als Entwurf hinzufügen). Ein Entwurfsbereich zeigt einen Banner auf seiner Seite; klicke auf Bereich veröffentlichen, um ihn buchbar zu machen. Das Veröffentlichen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bereich bearbeiten: Klicke auf das Stiftsymbol neben dem jeweiligen Bereich. Es öffnet sich eine Seite, auf der du:
- Den Bereich umbenennen und die Beschreibung ändern kannst
- Den Bereich löschen kannst
- Den Zugriff auf den Bereich definieren kannst
- Für Buchungen ein Kennzeichen verlangen (nur Parkplatzbereiche), siehe Kennzeichenverwaltung
- Ressourcen in diesem Bereich erstellen und verwalten kannst
- Den Bereich über Verwalten unter Sperrung von Bereichen unbefristet oder temporär sperren kannst (temporäre Sperrungen: ab Desks Professional)
  ⚠️ Zukünftige Buchungen im gesperrten Zeitraum werden storniert. Buchungen für den aktuellen Tag und vergangene Buchungen bleiben erhalten. Meetingräume haben stattdessen den Aktiv/Inaktiv-Schalter. Alle Optionen findest du unter Sperrung von Bereichen
QR-Codes für den gesamten Bereich herunterladen

2. Meetingräume und Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen

Damit jede Ressourcentyp vollständig dokumentiert ist, haben wir eigene Leitfäden für das Setup erstellt:

3. Gebäudepläne

Nachdem du deine Stockwerke und Bereiche eingerichtet hast, kannst du sie visuell auf einem Gebäudeplan platzieren, damit User sich besser orientieren und einfacher buchen können.

Eine vollständige Anleitung findest du in unserem Gebäudepläne-Artikel.

💡 Hinweis: Bereiche müssen nicht auf dem Gebäudeplan positioniert sein, um buchbar zu sein. Solange ein Bereich veröffentlicht und nicht gesperrt ist, können User Buchungen vornehmen.

4. Zugriff verwalten

Mit deskbird kannst du steuern, wer welche Bereiche buchen darf – zum Beispiel team-spezifische Zonen, VIP-Bereiche oder geteilten Zugriff mit Prioritätsregeln.

💡 Globale Admins, Büro-Admins und Manager können immer jeden Bereich buchen, unabhängig von Beschränkungen. Das gilt auch für Buchungen im Namen anderer.

So konfigurierst du den Zugriff für einen Bereich:

Gehe im Admin zu Stockwerke & Räume.
Wähle das Stockwerk aus.
Klicke auf das Stiftsymbol in der Zeile des Bereichs.

Du kannst zwischen drei Zugriffstypen wählen:

Offener Zugriff: Standardoption. Alle User mit Bürozugriff können den Bereich buchen.
Beschränkter Zugriff: Nur ausgewählte User oder Gruppen dürfen den Bereich buchen. Du kannst den Bereich auch für User ohne Zugriff im Gebäudeplan ausblenden.

Hinweis: Wenn ein Bereich ausgeblendet ist, können User ohne Zugriff im Gebäudeplan keine Personen sehen, die in diesem Bereich gebucht haben. Das kann für bestimmte Bürofunktionen relevant sein. Globale Admins, Büro-Admins und Manager sehen immer alle Bereiche.

Desks Professional und höher

Prioritärer Zugriff: Gewährt ausgewählten Gruppen oder Usern die Möglichkeit, einen Bereich früher als andere zu buchen. Andere User können erst ab einer konfigurierbaren Vorlaufzeit buchen – und nur, wenn nach den Buchungen der Prioritäts-User noch Plätze frei sind.

Beispiel: Das Finanzteam hat Priorität für 4 Schreibtische. Wenn nur 3 gebucht sind, kann ein anderes Teammitglied (z. B. Marketing) den verbleibenden Schreibtisch buchen, sobald das Vorlaufzeitfenster geöffnet ist.

Konfigurierbare Prioritäts-Vorlaufzeit

Admins können eine individuelle Vorlaufzeit festlegen, ab wann User ohne Priorität Termine buchen dürfen, für die Prioritätsregeln gelten.

Die Vorlaufzeit kann auf einen Wert von 1 bis zu 365 Kalendertagen gesetzt werden.
Der Standard bleibt 1 Tag – keine Aktion nötig, wenn das aktuelle Verhalten passt.
Um die Vorlaufzeit zu konfigurieren, öffne den Dialog Zugriff konfigurieren für den Bereich, wähle Prioritärer Zugriff und passe das Feld Tage, ab unter User ohne Priorität dürfen im Voraus buchen ab an.

💡 Gut zu wissen: Wenn das eigene Buchungszeitfenster eines Users kürzer ist als die konfigurierte Prioritäts-Vorlaufzeit, gilt das eigene Limit. Beispiel: Das Buchungszeitfenster eines Users beträgt 10 Tage, die Prioritäts-Vorlaufzeit ist auf 20 Tage gesetzt – dann gelten für diesen User nur 10 Tage.

💡 Tipp: Du kannst den Zugriff zusätzlich mit Regeln nach Wochentagen verfeinern. Siehe Zugriffsregeln nach Wochentagen unten.

5. Zugriffsregeln nach Wochentagen

Desks Professional und höher

Mit deskbird können Admins steuern, an welchen Wochentagen bestimmte User oder Gruppen einen Schreibtisch oder Parkplatz buchen dürfen. Das bietet eine zusätzliche Granularität zu den bestehenden Zugriffstypen Beschränkter Zugriff und Prioritärer Zugriff und funktioniert auch zusammen mit Offenem Zugriff.

⚠️ Wichtig: Zugriffsregeln nach Wochentagen gelten nur für Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen. Meetingräume werden nicht unterstützt und nutzen weiterhin das Standard-Zugriffsmodell.

So funktioniert es

Jede Zugriffsregel enthält eine Einstellung für Erlaubte Wochentage. Pro Regel wählen Admins aus, an welchen Tagen sie gilt – zum Beispiel Engineering am Mo/Mi/Fr und Sales am Di/Do. Mehrere Regeln mit unterschiedlichen Tagesmustern können für denselben Bereich existieren.

Zugriffsregeln nach Wochentagen einrichten

Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume.
Wähle das Stockwerk aus und klicke auf das Stiftsymbol neben dem gewünschten Bereich oder auf die Zeile des Stockwerks.
Klicke auf den Bereich Zugriff, um den Dialog Zugriff konfigurieren zu öffnen.
Wähle Beschränkter Zugriff oder Prioritärer Zugriff aus dem Dropdown.
Füge die User oder Gruppen hinzu und wähle die Erlaubten Wochentage für diese Regel aus.
Um eine weitere Regel mit anderem Tagesmuster hinzuzufügen, klicke auf + Regel hinzufügen.
Klicke auf Aktualisieren, um zu speichern.

Die Detailseite des Bereichs zeigt eine Übersicht aller konfigurierten Regeln, inklusive der zugewiesenen Wochentage und User oder Gruppen pro Regel.

Was User sehen

User erhalten eine klare Info, wenn Wochentagsbeschränkungen gelten:

Im Gebäudeplan und in der Buchungs-Seitenleiste informiert ein Tooltip, an welchen Tagen gebucht werden kann, zum Beispiel: „Du kannst hier am Dienstag nicht buchen, sondern nur an: Montag, Mittwoch, Freitag.“
Im Buchungskalender sind gesperrte Tage deaktiviert. Ein Tooltip erklärt die Einschränkung, zum Beispiel: „Du hast hier am Freitag keine Priorität, sondern nur an: Dienstag, Donnerstag.“
Bei Bereichen mit Prioritärem Zugriff können User ohne Priorität an gesperrten Tagen weiterhin nach den Standard-Prioritätsregeln buchen.