Der Bereich Stockwerke & Bereiche ermöglicht es, das Büro-Layout zu definieren und zu verwalten – von einzelnen Stockwerken bis hin zu Schreibtischbereichen, Besprechungsräumen, Parkplätzen und mehr. Diese Konfiguration bildet die Grundlage für interaktive Gebäudepläne, Zugriffsbeschränkungen und die Buchungsverwaltung für Nutzer.
- Stockwerke und Bereiche erstellen, bearbeiten und löschen
- Besprechungsräume und Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen
- Gebäudepläne
- Zugriff verwalten
1. Stockwerke und Bereiche erstellen, bearbeiten und löschen
Öffne das Admin-Portal und navigiere zu Bürokonfiguration > Stockwerke & Bereiche. In der linken Seitenleiste werden alle Stockwerke angezeigt, sodass du einfach zwischen ihnen wechseln kannst, ohne den Kontext zu verlieren.
Stockwerke
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Stockwerk hinzufügen: Klicke auf + Stockwerk hinzufügen. Ein neues Stockwerk erscheint in der Liste und im Hauptbereich auf der rechten Seite. Verwende das Stift-Symbol neben dem Stockwerksnamen, um es umzubenennen (z. B. „Stockwerk 01“), und klicke auf Verwalten um Sperrungen hinzuzufügen oder zu entfernen.
💡 Hinweis: Neu erstellte Stockwerke werden standardmäßig als Entwurf angelegt. Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, kann das Stockwerk veröffentlicht werden. - Stockwerk umbenennen oder löschen: Klicke auf das Stift-Symbol neben dem Stockwerksnamen. Ein Pop-up öffnet sich, in dem du das Stockwerk umbenennen oder vollständig löschen kannst.
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Status eines Stockwerks ändern: Klicke oben in der Ansicht des Stockwerks auf Verwalten. Dadurch öffnet sich ein separates Pop-up, in dem du den Status des Stockwerks ändern kannst.
⚠️ Wenn ein Stockwerk gesperrt wird, werden alle bestehenden Buchungen auf diesem Stockwerk gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Nutzer können in einem gesperrten (inaktiven) Stockwerk erst wieder buchen, sobald es erneut aktiviert ist.
Erfahre mehr dazu: Sperren von Stockwerken, Bereichen und Resourcen - QR-Codes herunterladen für das gesamte Stockwerk
Bereiche
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Bereich hinzufügen: Wähle ein Stockwerk aus und klicke auf + Bereich hinzufügen. Wähle den Bereichstyp (Schreibtische, Meetingraum, Parkplatzbereich oder Sonstiges) und definiere anschließend Name, Kapazität und optional eine Beschreibung.
💡 Hinweis: Neu erstellte Bereiche sind standardmäßig aktiv. Du kannst den Schalter verwenden, um den Bereich bei der Erstellung zunächst als Entwurf zu speichern. -
Bereich bearbeiten: Klicke auf das Stift-Symbol neben einem Bereich. Dadurch öffnet sich eine Seite, auf der du Folgendes tun kannst:
- Bereich umbenennen und die Beschreibung ändern
- Bereich löschen
- Zugriff auf den Bereich festlegen
- Ressourcen in diesem Bereich erstellen und verwalten
- Status des Bereichs über Verwalten ändern
⚠️ Wenn ein Bereich gesperrt wird, werden alle bestehenden Buchungen in diesem Bereich gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Nutzer können in einem gesperrten (inaktiven) Bereich erst wieder buchen, sobald er erneut aktiviert wurde.
Erfahre mehr dazu: Sperren von Stockwerken, Bereichen und Resourcen
- QR-Codes herunterladen für den gesamten Bereich
2. Besprechungsräume und Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen
Damit jede Ressourcenart vollständig dokumentiert ist, haben wir dafür eigene Einrichtungsanleitungen erstellt:
3. Gebäudepläne
Nachdem du deine Stockwerke und Bereiche eingerichtet hast, kannst du diese visuell auf einem Gebäudeplan platzieren, um Nutzern die Orientierung und Buchung zu erleichtern.
Eine vollständige Anleitung findest du in unserem Artikel Gebäudepläne.
💡 Hinweis: Bereiche müssen nicht auf dem Gebäudeplan markiert sein, um buchbar zu sein. Solange ein Bereich aktiv ist, können Nutzer Buchungen vornehmen.
4. Zugriff verwalten
Mit deskbird kannst du steuern, wer welche Bereiche buchen darf – ideal für Anwendungsfälle wie teamspezifische Zonen, VIP-Bereiche oder geteilten Zugriff mit Prioritätsregeln.
💡 Admins, Office-Admins und Manager können unabhängig von Zugriffsbeschränkungen immer jeden Bereich buchen. Dies gilt auch für Buchungen für Dritte, die sonst keinen Zugriff auf den Bereich hätten.
Zugriff für einen Bereich konfigurieren:
- Öffne Stockwerke & Bereiche im Admin-Portal.
- Wähle das Stockwerk aus.
- Klicke auf das Stift-Symbol in der Zeile des Bereichs.
Du kannst zwischen drei Zugriffstypen wählen:
- Freier Zugriff: Standardoption. Alle Nutzer mit Zugriff auf das Büro können den Bereich buchen.
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Beschränkter Zugriff: Nur ausgewählte Nutzer oder Gruppen dürfen den Bereich buchen. Du kannst den Bereich außerdem für Nutzer ohne Zugriff im Gebäudeplan ausblenden.
Hinweis: Wenn ein Bereich ausgeblendet ist, können Nutzer ohne Zugriff keine Personen auf dem Gebäudeplan sehen, die dort gebucht haben. Dies kann z. B. für bestimmte Büro-Funktionen relevant sein. Globale Admins, Büro-Admins und Manager können stets alle Bereiche sehen.
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Prioritäter Zugriff: Gewährt ausgewählten Gruppen oder Nutzern früheren Zugriff auf die Buchung eines Bereichs. Andere Nutzer können nur buchen:
- Ab einem Tag vorab zu einer festgelegten Uhrzeit
- Wenn nach der Buchung durch Prioritätsnutzer noch Plätze verfügbar sind
Beispiel: Das Finance-Team hat Priorität für 4 Schreibtische. Wenn nur 3 gebucht sind, kann ein anderes Teammitglied (z. B. Marketing) den verbleibenden Schreibtisch einen Tag im Voraus ab 16:00 Uhr buchen.