Stockwerke und Räume – deskbird Help Center

Im Bereich Stockwerke & Räume in deskbird kannst du dein Büro-Layout definieren und verwalten – von Stockwerken über einzelne Schreibtischbereiche, Meetingräume, Parkplätze und mehr. Diese Einrichtung bildet die Grundlage für den Interaktiven Gebäudeplan, Zugriffsbeschränkungen und das Buchungsmanagement der Nutzer.

Stockwerke und Räume erstellen, bearbeiten und löschen
Meetingräume und Desks, Parkplätze und weitere Ressourcen
Gebäudepläne
Zugriff verwalten
Zugriffsregeln nach Wochentagen

1. Stockwerke und Räume erstellen, bearbeiten und löschen

Gehe in den Admin-Bereich und navigiere zu Workplace > Stockwerke & Räume. In einem Panel auf der linken Seite werden alle Stockwerke angezeigt, sodass du einfach zwischen ihnen wechseln kannst, ohne den Überblick zu verlieren.

Stockwerke

Stockwerk hinzufügen: Klicke auf + Stockwerk hinzufügen. Ein neues Stockwerk erscheint in der Liste und im Hauptbereich rechts. Mit dem Stiftsymbol neben dem Namen kannst du das Stockwerk umbenennen (z. B. „Stockwerk 01“), und über Verwalten kannst du Schließungen hinzufügen oder löschen.
💡 Hinweis: Neu erstellte Stockwerke werden standardmäßig als Entwurf hinzugefügt. Du kannst das Stockwerk veröffentlichen, sobald du bereit bist.
Stockwerk umbenennen oder löschen: Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Namen. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem du das Stockwerk umbenennen oder löschen kannst.
Status eines Stockwerks ändern: Klicke oben in der Bereichsliste auf Verwalten. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem du den Status des Stockwerks aktualisieren kannst.
⚠️ Wenn du ein Stockwerk schließt, werden alle bestehenden Buchungen auf diesem Stockwerk gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. Nutzer können auf einem geschlossenen (inaktiven) Stockwerk keine Buchungen vornehmen, bis es wieder aktiviert wird. Mehr Infos findest du hier: Einen Bereich schließen
QR-Codes für das gesamte Stockwerk herunterladen

Bereiche

Bereich hinzufügen: Wähle ein Stockwerk und klicke auf + Bereich hinzufügen. Wähle den Bereichstyp (Desk-Bereich, Meetingraum, Parkplatz oder Sonstiges) und definiere Name, Kapazität und optional eine Beschreibung.
💡 Hinweis: Neu erstellte Bereiche sind standardmäßig aktiv. Du kannst beim Erstellen den Schalter nutzen, um den Bereich als Entwurf zu speichern.
Bereich bearbeiten: Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Bereich. Es öffnet sich eine Seite, auf der du:
- Den Bereich umbenennen und die Beschreibung ändern kannst
- Den Bereich löschen kannst
- Den Zugriff auf den Bereich festlegen kannst
- Für Buchungen ein Nummernschild verlangen (nur für Parkplätze), siehe Nummernschildverwaltung
- Ressourcen in diesem Bereich erstellen und verwalten kannst
- Den Status des Bereichs über Verwalten steuern kannst
  ⚠️ Wenn du einen Bereich schließt, werden alle bestehenden Buchungen in diesem Bereich gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. Nutzer können einen geschlossenen Bereich erst wieder buchen, wenn er reaktiviert wurde. Mehr Infos findest du hier: Einen Bereich schließen
QR-Codes für den gesamten Bereich herunterladen

2. Meetingräume und Desks, Parkplätze und weitere Ressourcen

Damit jede Ressourcentyp vollständig dokumentiert ist, haben wir eigene Einrichtungsanleitungen erstellt:

3. Gebäudepläne

Nachdem du deine Stockwerke und Bereiche eingerichtet hast, kannst du sie visuell auf einem Gebäudeplan platzieren, damit Nutzer sich besser orientieren und einfacher buchen können.

Eine vollständige Anleitung findest du in unserem Artikel Gebäudepläne.

💡 Hinweis: Bereiche müssen nicht auf dem Gebäudeplan platziert sein, um buchbar zu sein. Solange ein Bereich aktiv ist, können Nutzer Buchungen vornehmen.

4. Zugriff verwalten

Mit deskbird kannst du steuern, wer welche Bereiche buchen darf – zum Beispiel team-spezifische Zonen, VIP-Bereiche oder geteilte Bereiche mit Prioritätsregeln.

💡 Globale Admins, Office Admins und Manager können immer jeden Bereich buchen, unabhängig von Beschränkungen. Das gilt auch für Buchungen im Namen anderer.

So konfigurierst du den Zugriff für einen Bereich:

Gehe im Admin-Bereich zu Stockwerke & Räume.
Wähle das Stockwerk aus.
Klicke auf das Stiftsymbol in der Zeile des Bereichs.

Du kannst zwischen drei Zugriffstypen wählen:

Offener Zugriff: Standardoption. Alle Nutzer mit Bürozugang können den Bereich buchen.
Beschränkter Zugriff: Nur ausgewählte Nutzer oder Gruppen dürfen den Bereich buchen. Du kannst den Bereich auch für Nutzer ohne Zugriff im Gebäudeplan ausblenden.

Hinweis: Wenn ein Bereich ausgeblendet ist, können Nutzer ohne Zugriff im Gebäudeplan nicht sehen, wer in diesem Bereich gebucht hat. Das kann für bestimmte Bürofunktionen relevant sein. Globale Admins, Office Admins und Manager sehen immer alle Bereiche.

Professional und höher

Prioritärer Zugriff: Gibt ausgewählten Gruppen oder Nutzern die Möglichkeit, einen Bereich früher als andere zu buchen. Andere Nutzer können erst ab einer konfigurierbaren Vorlaufzeit buchen – und nur, wenn nach den Buchungen der Prioritätsnutzer noch Plätze frei sind.

Beispiel: Die Finanzabteilung hat Priorität für 4 Desks. Wenn nur 3 gebucht sind, kann ein anderes Teammitglied (z. B. Marketing) den verbleibenden Platz buchen, sobald das Zeitfenster für die Vorlaufzeit geöffnet ist.

Konfigurierbare Prioritäts-Vorlaufzeit

Admins können eine individuelle Vorlaufzeit festlegen, ab wann Nutzer ohne Priorität Termine buchen dürfen, für die Prioritätsregeln gelten.

Die Vorlaufzeit kann auf einen Wert von 1 bis zu 365 Kalendertagen gesetzt werden.
Standardmäßig bleibt es bei 1 Tag – du musst nichts ändern, wenn das aktuelle Verhalten für dich passt.
Um die Vorlaufzeit zu konfigurieren, öffne den Dialog Zugriffskonfiguration für den Bereich, wähle Prioritärer Zugriff und passe das Feld Tage, ab unter Erlaube Nutzern ohne Priorität, im Voraus zu buchen an.

💡 Gut zu wissen: Wenn das eigene Buchungszeitfenster eines Nutzers kürzer ist als die konfigurierte Prioritäts-Vorlaufzeit, gilt das eigene Limit. Beispiel: Das Buchungszeitfenster eines Nutzers beträgt 10 Tage, die Prioritäts-Vorlaufzeit ist auf 20 Tage gesetzt – dann gelten für diesen Nutzer nur 10 Tage.

💡 Tipp: Du kannst den Zugriff noch weiter mit Regeln nach Wochentagen verfeinern. Siehe Zugriffsregeln nach Wochentagen unten.

5. Zugriffsregeln nach Wochentagen

Professional und höher

Mit deskbird können Admins steuern, an welchen Wochentagen bestimmte Nutzer oder Gruppen einen Desk oder Parkplatz buchen dürfen. Das bietet eine zusätzliche Granularität zu den bestehenden Typen Beschränkter Zugriff und Prioritärer Zugriff und funktioniert auch zusammen mit Offenem Zugriff.

⚠️ Wichtig: Zugriffsregeln nach Wochentagen gelten nur für Desks, Parkplätze und andere Ressourcen. Meetingräume werden nicht unterstützt und nutzen weiterhin das Standard-Zugriffsmodell.

So funktioniert es

Jede Zugriffsregel enthält eine Einstellung für Erlaubte Wochentage. Pro Regel wählen Admins aus, an welchen Tagen sie gilt – zum Beispiel Engineering am Mo/Mi/Fr und Sales am Di/Do. Mehrere Regeln mit unterschiedlichen Tagesmustern können für denselben Bereich existieren.

Zugriffsregeln nach Wochentagen einrichten

Gehe zu Admin > Workplace > Stockwerke & Räume.
Wähle das Stockwerk aus und klicke auf das Stiftsymbol neben dem gewünschten Bereich oder auf die Zeile des Stockwerks.
Klicke auf den Bereich Zugriff, um den Dialog Zugriffskonfiguration zu öffnen.
Wähle Beschränkter Zugriff oder Prioritärer Zugriff aus dem Dropdown-Menü.
Füge die Nutzer oder Gruppen hinzu und wähle die Erlaubten Wochentage für diese Regel aus.
Um eine weitere Regel mit anderem Tagesmuster hinzuzufügen, klicke auf + Regel hinzufügen.
Klicke auf Aktualisieren, um zu speichern.

Auf der Detailseite des Bereichs siehst du eine Übersicht aller eingerichteten Regeln, inklusive der zugewiesenen Wochentage und Nutzer oder Gruppen pro Regel.

Was Nutzer sehen

Nutzer erhalten eine klare Info, wenn Wochentagsbeschränkungen gelten:

Im Gebäudeplan und in der Buchungsleiste informiert ein Tooltip, an welchen Tagen gebucht werden kann, z. B.: „Du kannst hier am Dienstag nicht buchen, nur an: Montag, Mittwoch, Freitag.“
Im Buchungskalender sind gesperrte Tage deaktiviert. Ein Tooltip erklärt die Einschränkung, z. B.: „Du hast hier am Freitag keine Priorität, nur an: Dienstag, Donnerstag.“
Bei Bereichen mit Prioritärem Zugriff können Nutzer ohne Priorität an eingeschränkten Tagen weiterhin nach den üblichen Prioritätsregeln buchen.